醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討

金朝紅

（石門縣中醫(yī)醫(yī)院，湖南 石門 415300）

醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討

金朝紅

（石門縣中醫(yī)醫(yī)院，湖南 石門 415300）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活水平有了很大的提升，醫(yī)學(xué)行業(yè)的發(fā)展也有了很大的突破，但這也給醫(yī)院的管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。針對這種狀況，醫(yī)院管理人員在實踐中要發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，改變舊的管理制度，使醫(yī)院的管理，尤其是檔案管理更加具有科學(xué)性、合理性，更好地服務(wù)人民。

醫(yī)院；檔案；管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

醫(yī)院進行不同工作的根據(jù)就是醫(yī)院的檔案，同時，一個醫(yī)院檔案數(shù)目的豐富度代表了醫(yī)院的發(fā)展?jié)摿Γ彩枪ぷ魅藛T工作正常進行的條件。由此可見，檔案管理工作的完善對于一個醫(yī)院來說是十分重要的，關(guān)乎醫(yī)院的不斷發(fā)展。當(dāng)下社會，市場的格局在不斷地發(fā)生變化，醫(yī)院也應(yīng)該順應(yīng)時代的潮流，從基本工作開始，不斷地發(fā)展完善自己，在建立科學(xué)合理檔案管理體制的同時，將其應(yīng)用到實際工作中。這就要求醫(yī)院的工作人員具有高度的責(zé)任心，認(rèn)真負(fù)責(zé)地去工作并且在實際工作中發(fā)現(xiàn)問題，不斷創(chuàng)新，為醫(yī)院檔案管理制度的完善工作貢獻自己的光和熱。只有這樣，才能使醫(yī)院在市場格局大變革的時代背景下不斷地發(fā)展。

1　當(dāng)前醫(yī)院檔案管理情況

1.1 檔案管理工作力度不夠

目前，一般醫(yī)院都只關(guān)注醫(yī)療設(shè)備的建設(shè)、醫(yī)學(xué)技術(shù)的研究以及醫(yī)院是否獲得利益，但是對于醫(yī)院的檔案管理工作，沒有給予一定的支持，這就使醫(yī)院的發(fā)展并不完善。比如：有的醫(yī)院里負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員沒有充分的工作責(zé)任心，沒有意識到檔案管理這項工作直接關(guān)乎病人的隱私以及醫(yī)院的聲譽，在進行檔案管理上敷衍了事。除此之外，檔案管理的相關(guān)工作人員在進行檔案整理時，只完成醫(yī)院管理制度所規(guī)定的工作，一板一眼，缺乏創(chuàng)新，缺乏對于工作認(rèn)真的了解。這給醫(yī)院在實踐過程中發(fā)現(xiàn)問題帶來了很大的阻礙，影響著醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新。

1.2 檔案管理工作存在漏洞

由于醫(yī)院沒有對檔案管理工作給予一定程度的重視，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作的進行毫無規(guī)章制度可言，管理體系也存在著很多的漏洞。正是由于檔案管理制度的不健全，導(dǎo)致醫(yī)院不同部門的管理各有差異，相互之間的溝通交流也存在很多的障礙，不利于醫(yī)院管理部門整體管理工作的進行。除此之外，醫(yī)院管理體系的不完善也導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理的相關(guān)工作人員工作任務(wù)混亂，每個人分配的工作不夠具體明確，使管理工作的難度更大。當(dāng)然，正是由于管理制度體系的不完善，缺乏明確的管理考核制度，導(dǎo)致負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員在工作馬虎了事，使醫(yī)院檔案管理工作的管理效率低下。

1.3 檔案管理制度不規(guī)范

在醫(yī)院的管理工作體系中，檔案管理是保密性比較高的一種工作，這就需要醫(yī)院有完善的管理制度，檔案管理人員具備高度的工作責(zé)任心。而國內(nèi)醫(yī)院的檔案管理者對此意識不夠。這種漏洞的主要表現(xiàn)就是醫(yī)院檔案的整理沒有規(guī)范化的管理制度，檔案類型沒有明確的規(guī)定，對于一些醫(yī)療使用的設(shè)備記錄不完全，僅僅記錄了一些實物的使用情況。這種管理體系存在著很大的漏洞，有著很大的安全隱患，使檔案管理工作進行中出現(xiàn)重復(fù)記錄的情況，降低了醫(yī)院的工作效率，浪費了原本并不需要的資源。

1.4 檔案管理工作中資源投入不足

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人們的生活水平也有了很大的提高，為人們生活服務(wù)的行業(yè)也有著很大的發(fā)展，當(dāng)然，醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展也不例外。然而，資源的分配不均，導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作效率低下，發(fā)展也不全面。對此，醫(yī)院應(yīng)改革管理體系，均衡發(fā)展力度，促進管理效率的提升。然而，我國不同地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展也存在著很大的差距，一些地區(qū)的醫(yī)院管理工作缺乏資源的支持，比如：先進的醫(yī)療技術(shù)、先進的醫(yī)療設(shè)備以及先進的科學(xué)管理技術(shù)。由于資源不足，導(dǎo)致醫(yī)院設(shè)置的檔案室不僅簡陋，而且技術(shù)落后，需要分配大量的人力去進行資料的整理，這就降低了檔案管理工作的效率。這些都是許多醫(yī)院跟不上時代發(fā)展潮流的原因，是當(dāng)前急需解決的問題。

2　加強醫(yī)院檔案管理的措施

2.1 完善檔案管理體系，規(guī)范醫(yī)務(wù)人員的工作

在醫(yī)院的檔案管理工作中，需要建立完善的管理制度體系，消除目前管理工作中的隱患，保證醫(yī)院檔案管理工作的正常運行。一些相關(guān)的法律規(guī)定，比如《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》《檔案法》都對醫(yī)院的管理工作提出了很大的要求，要求醫(yī)院能夠根據(jù)實踐進行檔案管理工作，保證檔案管理工作的每一個細(xì)節(jié)都不出現(xiàn)問題。除此之外，醫(yī)院在管理上也需對不同部門、不同的檔案管理方式都能夠提出明確的規(guī)定，只有這樣，才能夠確保醫(yī)院檔案管理工作的正常運行。

2.2 對檔案進行科學(xué)分類

醫(yī)院檔案管理工作需要管理的檔案種類比較復(fù)雜，比如：記錄醫(yī)院重大事件的文件，一些有著重大歷史意義的視頻、圖片等都需要進行科學(xué)的管理。檔案管理的工作人員需要有序歸檔文件、聲像與影視制品。醫(yī)院可通過日常、定期及年終3個階段進行檔案資料的采集。醫(yī)院在年終時，可以對各個科室資料文件統(tǒng)一清理和整合，確保檔案的完整性。按內(nèi)容可將檔案大體分為財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、文書檔案及基建檔案等；按照保存時間可分為定期的和永久的；按照檔案屬性可將檔案分為業(yè)務(wù)類型、綜合類型及政工類型等。檔案種類繁雜，所以檔案管理工作人員要先熟悉各種分類，才能保證醫(yī)院充分利用檔案資料，這體現(xiàn)出檔案分類管理的重要性。

2.3 配備和培訓(xùn)專業(yè)管理人員

檔案管理人員的專業(yè)性和較高的綜合素質(zhì)是檔案管理順利進行及持續(xù)進行的重要條件，因此醫(yī)院要挑選德才兼?zhèn)涞娜藖磉M行管理。檔案管理人員對待工作需要認(rèn)真負(fù)責(zé)，落實每一個環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)。檔案管理工作比較復(fù)雜性，這就要求管理人員具有高度責(zé)任感，也要具備基本技能和專業(yè)水平。由此可以看出，醫(yī)院檔案管理水平與人才培育及檔案管理人員的素質(zhì)等有很大關(guān)系。目前，醫(yī)院要重視將檔案管理人才的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中。檔案管理人員應(yīng)定期參加專業(yè)培訓(xùn)及進修，不斷提升專業(yè)水平。另外，檔案管理人員要自覺學(xué)習(xí)，不斷提升能力，才能投身管理工作，促進醫(yī)院檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2.4 檔案網(wǎng)絡(luò)化，管理信息化

目前網(wǎng)絡(luò)化、信息管理及辦公自動化，開始快速在人們的生活中普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時代?？萍技夹g(shù)的進步，使檔案的內(nèi)涵不斷延伸。醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)越來越繁忙，產(chǎn)生的檔案非常冗雜，每年數(shù)萬份病案等都要進行整理歸檔，傳統(tǒng)的儲存方式會占用太多的位置和空間，甚至使醫(yī)療用房變得緊張。此時，如果通過計算機存儲檔案，可以節(jié)省很多的存儲空間。此外，傳統(tǒng)的檔案存儲工作量較大，很浪費時間和人力，也不方便使用者查閱檔案。檔案實現(xiàn)信息化管理后，很大程度上可以提升存儲檔案的工作效率，避免很多浪費，使用者能夠通過計算機快速查到所需檔案和相關(guān)資料，幫助各項工作順利開展?？傊瑱n案一旦實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，就可以實現(xiàn)信息資源共享，更加方便地保存信息同時減少存檔空間。因此，在未來醫(yī)院必須實現(xiàn)檔案管理信息化，將辦公自動化、數(shù)字化及信息化融入檔案的起草、檢索、修改、打印等每一個環(huán)節(jié)，這樣才能讓檔案管理與時俱進。

3　結(jié) 語

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展的基礎(chǔ)，科學(xué)合理的檔案管理體系可使醫(yī)院在管理上更加方便快捷。社會在發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作不管在工作方式上還是模式、意識上，都要學(xué)會改變，不應(yīng)困在傳統(tǒng)而陳舊的模式里一成不變。社會的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化為醫(yī)院的發(fā)展帶來了機遇和便利，也帶來挑戰(zhàn)，醫(yī)院必須重視現(xiàn)階段的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題并予以糾正，提出合理科學(xué)并且有效的解決辦法，不斷促進醫(yī)院的發(fā)展。

主要參考文獻

［1］李萍.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策［J］.中國醫(yī)藥導(dǎo)報，2011（3）.

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.111

G271；R197.3

A

1673-0194（2016）10-0159-02

2016-04-08