圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在圖書(shū)管理中的應(yīng)用

李 輝

（國(guó)家新聞出版廣電總局五五四臺(tái)，河南 滎陽(yáng) 450199）

圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在圖書(shū)管理中的應(yīng)用

李 輝

（國(guó)家新聞出版廣電總局五五四臺(tái)，河南 滎陽(yáng) 450199）

伴隨著時(shí)代的進(jìn)步，書(shū)籍的數(shù)量在歷史的沉積下變得越來(lái)越多。因此，圖書(shū)管理的難度也在不斷增加，傳統(tǒng)的人工管理、紙筆記錄已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的圖書(shū)管理情況了。采用一個(gè)高效率的系統(tǒng)進(jìn)行圖書(shū)管理，不僅省時(shí)、省力、準(zhǔn)確、高效，還能滿足當(dāng)前的圖書(shū)管理需要。因此，圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在當(dāng)前的圖書(shū)管理中是不可或缺的，其能對(duì)圖書(shū)進(jìn)行妥善的記錄和保存，在書(shū)籍的增添或者下架時(shí)，可以做到高效記錄，能夠讓人們清晰地看到當(dāng)前圖書(shū)的數(shù)量、種類(lèi)，更快地找到自己所需要的圖書(shū)。

圖書(shū)管理系統(tǒng)；高效；應(yīng)用

當(dāng)前，面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)和快速的生活節(jié)奏，圖書(shū)檔案的管理也需要更上一個(gè)層次，無(wú)論是在新的圖書(shū)檔案增添資料中，還是在舊的圖書(shū)檔案銷(xiāo)毀中，圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)對(duì)其的管理都很重要，其不僅僅極大地提高了效率，還在一定程度上節(jié)省了人力、物力。因此，了解圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在圖書(shū)管理當(dāng)中的應(yīng)用和重要性是有必要的。

1　圖書(shū)管理當(dāng)中的影響因素

影響圖書(shū)管理的因素有眾多。首先最基本的影響因素是圖書(shū)管理當(dāng)中的圖書(shū)數(shù)量因素。圖書(shū)的數(shù)量決定了圖書(shū)管理程序當(dāng)中的復(fù)雜性。大量的圖書(shū)管理起來(lái)自然也是比較難辦的事情。圖書(shū)的管理并不是指將圖書(shū)逐一碼在書(shū)架上即可。圖書(shū)管理是指將圖書(shū)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，然后將其碼在書(shū)架上，并且歸檔的行為。

對(duì)于圖書(shū)的管理需要一定的分類(lèi)方法。針對(duì)于不同的分類(lèi)方法，圖書(shū)可以分為不同的類(lèi)別。比如：按照書(shū)籍的內(nèi)容不同就可以分為人文、藝術(shù)、數(shù)學(xué)、外語(yǔ)等，但是按照?qǐng)D書(shū)的體裁不同就可以分為散文、小說(shuō)、游記等。確定分類(lèi)方法并且實(shí)施是圖書(shū)管理過(guò)程中的一個(gè)基礎(chǔ)。無(wú)論書(shū)籍多少都需要進(jìn)行分類(lèi)，即便是只有少量的圖書(shū)，如果不進(jìn)行分類(lèi)也不能進(jìn)行良好的管理。

另外，影響圖書(shū)管理的因素還有歸檔的及時(shí)性。對(duì)于圖書(shū)，必須進(jìn)行及時(shí)的整理，及時(shí)的歸檔，不能延誤，否則就會(huì)造成圖書(shū)補(bǔ)充不及時(shí)，下架不及時(shí)的問(wèn)題，從而導(dǎo)致圖書(shū)的使用效率下降。這對(duì)于圖書(shū)的管理是一個(gè)極其不良的影響。

2　傳統(tǒng)的圖書(shū)管理辦法

對(duì)于書(shū)籍的管理，不同的書(shū)籍所對(duì)應(yīng)的種類(lèi)不同，面向的人群也就不同。因此，做好書(shū)籍的信息采集是很重要的。了解每一本書(shū)籍的信息，對(duì)于圖書(shū)管理人員來(lái)說(shuō)一件并不輕松的工作，采集大量的書(shū)籍信息是需要耗費(fèi)大量時(shí)間的。在傳統(tǒng)的圖書(shū)管理中，管理人員一直采用人工記錄的方式，可能會(huì)導(dǎo)致書(shū)籍的遺漏。因此，在管理大量的書(shū)籍信息時(shí)，傳統(tǒng)的圖書(shū)管理方式會(huì)浪費(fèi)相當(dāng)?shù)娜肆?。由于不同的人所需要的?shū)籍是不一樣的，尤其是對(duì)于相似類(lèi)別的書(shū)籍，尋找起來(lái)也是很費(fèi)時(shí)間的。如果記錄的不夠詳細(xì)或者不夠精準(zhǔn)，就會(huì)導(dǎo)致人們?cè)趯ふ視?shū)籍時(shí)，一本本的去找，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還可能不能找到自己想看的書(shū)籍。因此，精確記錄圖書(shū)信息，對(duì)于圖書(shū)的管理是很重要的，顯然，人工的傳統(tǒng)管理的方法并不適合當(dāng)前的圖書(shū)管理。

在傳統(tǒng)的圖書(shū)管理當(dāng)中，一直采用的是人工記錄的方法，對(duì)于圖書(shū)的分類(lèi)和圖書(shū)檔案的歸類(lèi)都純粹依靠人工的力量。首先是關(guān)于圖書(shū)的分類(lèi)問(wèn)題，圖書(shū)的分類(lèi)是多種多樣的，大致有計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)、文學(xué)、藝術(shù)、少兒、法律等。按照不同的內(nèi)容、不同的體裁可以有不同的分類(lèi)方法。在不同的圖書(shū)管理中有著不同的分類(lèi)。因此，如果采用人工分類(lèi)方式，極有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤歸類(lèi)問(wèn)題，而且調(diào)整也會(huì)特別麻煩。另外，人工的力量畢竟是有限的，在分類(lèi)過(guò)后的檔案管理中，進(jìn)行備份也會(huì)是很耗費(fèi)人力的一件事，不備份的話，如果出現(xiàn)檔案丟失的情況就會(huì)又耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力去重新整理。在大量的書(shū)籍檔案管理中，總是會(huì)出現(xiàn)書(shū)籍撤出或者增添的情況，在撤出書(shū)籍或者增添書(shū)籍時(shí)，必須進(jìn)行及時(shí)的檔案調(diào)整。如果采用傳統(tǒng)的人工方法進(jìn)行整理，總會(huì)浪費(fèi)一定的時(shí)間，不能夠做到及時(shí)、精確。

3　現(xiàn)代圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

現(xiàn)代的圖書(shū)管理系統(tǒng)是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立的管理系統(tǒng)。根據(jù)圖書(shū)管理的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)出的圖書(shū)管理系統(tǒng)是非常適用的。不僅僅提高了效率，而且省去了大部分的人工。以往的圖書(shū)管理需要大量的人力去整理、記錄書(shū)籍，管理書(shū)籍的檔案，但是現(xiàn)在的圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)采用紅外線掃描技術(shù)，將書(shū)籍背面的條形碼信息錄入到相應(yīng)的系統(tǒng)當(dāng)中。即便是大量的書(shū)籍也不會(huì)因?yàn)閿?shù)量的問(wèn)題而產(chǎn)生遺漏。每一本的圖書(shū)信息是不同的，即便是內(nèi)容再相似的圖書(shū)也是有著差別的，對(duì)應(yīng)的閱讀群體也是不同的。因此，在相似圖書(shū)的管理當(dāng)中，計(jì)算機(jī)可以清晰地分辨出相似圖書(shū)的不同之處。條形碼的掃描是幾乎不費(fèi)時(shí)間的，大大節(jié)省了時(shí)間。比起以往的人力手工記錄，更為方便快捷，并且省去了大量的時(shí)間。

在圖書(shū)管理系統(tǒng)當(dāng)中，在軟件設(shè)計(jì)時(shí)就按照當(dāng)前世界上所擁有的書(shū)籍種類(lèi)分好了類(lèi)別，不需要人為再去分類(lèi)，在不同的圖書(shū)館或者企業(yè)當(dāng)中圖書(shū)管理系統(tǒng)中圖書(shū)分類(lèi)是相同的，當(dāng)人們進(jìn)行圖書(shū)管理時(shí)，不會(huì)因?yàn)椴煌胤降姆诸?lèi)不同而迷茫。因此，現(xiàn)代圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在各個(gè)地方是通用的。并且在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中有著對(duì)于圖書(shū)的各種分類(lèi)，按照不同的內(nèi)容、體裁分為不同的各種大類(lèi)，在各個(gè)大類(lèi)下按照書(shū)籍的特性又分為不同的小類(lèi)別。每次錄入圖書(shū)的相關(guān)信息時(shí)，其會(huì)自動(dòng)進(jìn)入到相應(yīng)的類(lèi)別當(dāng)中。

大量的圖書(shū)需要根據(jù)不同的類(lèi)別整理出相應(yīng)的檔案，而使用電子文檔，不僅僅是省去了大量的人力去分類(lèi)，而且在檔案?jìng)浞葜幸蚕鄬?duì)的方便、簡(jiǎn)捷了很多，只需要在計(jì)算機(jī)中備份到U盤(pán)中就可以。對(duì)于紙質(zhì)版的檔案可以用打印機(jī)直接打印，不必再次耗費(fèi)人工去抄寫(xiě)等。另外，在圖書(shū)添加和撤出時(shí)，采集信息的過(guò)程會(huì)大大的縮短，完全不必?fù)?dān)心因耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)造成檔案管理不及時(shí)的問(wèn)題。在檔案添加和抽撤的過(guò)程中可以完全憑借計(jì)算機(jī)來(lái)完成，不必再手寫(xiě)，或者劃掉。因此，圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)極大提高了圖書(shū)的管理效率。

不管是圖書(shū)管理人員，還是圖書(shū)借閱人員，現(xiàn)在的管理系統(tǒng)都極大地提供了方便。對(duì)于管理人員而言，不管是圖書(shū)的增添，還是撤出，只需要掃描一下即可，不必再去檔案室進(jìn)行一一整理。刪除以后會(huì)形成新的檔案，大大方便了圖書(shū)管理人員對(duì)于圖書(shū)的管理。管理人員可以將圖書(shū)檔案管理的時(shí)間放在圖書(shū)質(zhì)量的管理方面，更好地保證圖書(shū)的質(zhì)量，更好地保證新出的圖書(shū)的及時(shí)上架，舊圖書(shū)的及時(shí)撤出。對(duì)于圖書(shū)的借閱人員來(lái)說(shuō)也是很方便的，有了圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)，他們?cè)趯ふ易约盒枰臅?shū)時(shí)，只需要在系統(tǒng)中輸入需要的書(shū)籍名稱(chēng)或者種類(lèi)，就會(huì)顯示出對(duì)應(yīng)的書(shū)架編號(hào)或者對(duì)應(yīng)書(shū)籍的大致位置，準(zhǔn)確地在大量的圖書(shū)當(dāng)中找到自己所需要的資料，不會(huì)擔(dān)心因?yàn)闀?shū)籍的相似而找到的并不是自己想要的書(shū)籍。

4　結(jié) 語(yǔ)

圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)對(duì)于圖書(shū)的管理是非常重要的。在圖書(shū)管理的各個(gè)方面，運(yùn)用圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)，圖書(shū)管理人員可以更加清楚地知道圖書(shū)的種類(lèi)，哪方面的圖書(shū)應(yīng)當(dāng)增加，哪方面的書(shū)籍應(yīng)當(dāng)撤出也很清楚。并且在圖書(shū)借閱過(guò)程中，圖書(shū)管理人員運(yùn)用圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)可以更加清晰地知道圖書(shū)的借出量。因此，當(dāng)前，在各個(gè)圖書(shū)館或者其他的圖書(shū)管理機(jī)構(gòu)正確、合理地運(yùn)用圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)，可以更好地管理圖書(shū)，省去不必要浪費(fèi)的人工和時(shí)間，提高圖書(shū)管理效率和水平。

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