電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

王江宇/文水縣民政局雙擁辦

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電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

王江宇/文水縣民政局雙擁辦

【摘 要】隨著時(shí)代的不斷發(fā)展與變遷，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再合適于時(shí)代時(shí)代發(fā)展的潮流，因此，當(dāng)前社會(huì)更傾向于電子文件檔案化管理的模式。電子文件檔案花管理是在信息化社會(huì)大背景下產(chǎn)生的，也是檔案專業(yè)融入現(xiàn)代社會(huì)的必然選擇的新型管理模式。電子文件檔案管理已逐漸成為大眾普遍喜愛(ài)的方式之一。電子文件檔案化管理具有便捷性、實(shí)效性、快速性、永久性等優(yōu)點(diǎn)。本文通過(guò)一是分析電子文件檔案花管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)，二是著重探討了電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，突出電子文件檔案化管理的優(yōu)越性。

【關(guān)鍵詞】電子文件檔案化管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別

引言

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展使得自動(dòng)化辦公管理系統(tǒng)模式越來(lái)越受到大眾的喜愛(ài)，并逐漸的走入人們的生活之中，使得更多的工作人群習(xí)慣并喜歡用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦工。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，電子文件檔案化管理就有很多的優(yōu)勢(shì)。面對(duì)時(shí)代的告訴發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理在各方面都是更新不上，因而必須借助電子文件檔案化管理進(jìn)行工作。

1.電子文件檔案化管理概述

1.1電子文件檔案化管理

電子文件檔案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，結(jié)合了兩者的優(yōu)點(diǎn)，是一種利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)為管理載體的信息管理模式。電子文件檔案化管理特色包含了涉取文件時(shí)的針對(duì)性虛擬立卷；電子檔案的文件級(jí)管理；個(gè)別部門(mén)與地區(qū)內(nèi)電子文件的社會(huì)化、網(wǎng)絡(luò)化與自動(dòng)化；檔案管理的快捷新與高效性等。在具體的操作中，可以建立電子文件專用的中心設(shè)施或是檔案部門(mén)集中的儲(chǔ)存管理，充分發(fā)揮檔案管理部門(mén)工作人員的工作優(yōu)勢(shì)。電子文件的檔案管理多采用技術(shù)與理念先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)。一是檔案部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等資源收集電子文件。二是將這些電子文件檔案信息按照部門(mén)要求保管和儲(chǔ)存。三是還要防止不法分子進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源竊取。

1.2電子文件檔案化管理存在的問(wèn)題

第一，電子文件在保存過(guò)程中，原始性、真實(shí)性容易被破壞。以目前的有關(guān)技術(shù)，在保障電子文件的原始性、真實(shí)性上比較薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改變電子文件的真實(shí)性，制造假的電子文件，而在此過(guò)程中又不易被發(fā)現(xiàn)。

第二，電子文件檔案信息安全問(wèn)題日益突出。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地區(qū)之間的距離越來(lái)越小，電子文件可以遠(yuǎn)程傳輸，但是在這個(gè)過(guò)程中容易被黑客入侵，造成電子文件失效或是中毒。目前，很多國(guó)家或是地區(qū)都不同程度的遭受到黑客的入侵，而這些人往往電腦技術(shù)較強(qiáng)，一般檔案管理部門(mén)的工作人員時(shí)應(yīng)付不了的。因此，電子文件的安全相對(duì)來(lái)說(shuō)受到了影響。

第三，電子文件的保存問(wèn)題。電子文件在社會(huì)生形成的時(shí)間較短，在儲(chǔ)存方面任然是有很多缺點(diǎn)的。是否長(zhǎng)期有效的保存電子文件是放在檔案部門(mén)每一個(gè)工作人員面前的重要問(wèn)題，也是值得他們?nèi)パ芯?，去深思的。在社?huì)上往往會(huì)看到一系列的電影、電視劇被盜的情況，這都是由于電子文件在保存的過(guò)程中存在的問(wèn)題而導(dǎo)致的。

第四，軟件沒(méi)有信息管理功能，部門(mén)之間卻反通用性。目前，各檔案部門(mén)的使用的計(jì)算機(jī)軟件是不通用的，也沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的檢索軟件。也就是說(shuō)，查詢資料時(shí)，需要注冊(cè)每一個(gè)地方或是每一家的會(huì)員，才能分享其中的資料。相對(duì)來(lái)說(shuō)也是比較麻煩，需要在不用的網(wǎng)頁(yè)上裝換才能找到自己想要的資料。

2.電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

2.1電子文件檔案化管理的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件檔案的歸檔時(shí)間相對(duì)傳統(tǒng)檔案比較自由，其可以在文件生成以后便可以存檔，會(huì)是文件自動(dòng)設(shè)置的一段內(nèi)都是可以自動(dòng)存檔的。在文件形成過(guò)程中，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到有關(guān)部門(mén)，但是在傳輸過(guò)程中必須使用工作單位特定的數(shù)碼簽名進(jìn)行封簽認(rèn)證，以保證在傳輸過(guò)程中的安全性。檔案部門(mén)工作人員在接受后并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按照檔案部門(mén)的歸檔原則進(jìn)行分類并設(shè)定分類號(hào)和檔案實(shí)踐、歸檔時(shí)間和檔案查閱的限制級(jí)別。這相對(duì)于傳統(tǒng)檔案缺失、缺歸、漏歸的現(xiàn)象來(lái)說(shuō)，電子文件檔案化管理就避免了這些問(wèn)題的產(chǎn)生。

2.2電子文件檔案化管理的歸檔方式和傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件的關(guān)鍵技術(shù)就是是電子編碼技術(shù)，因此，在今后的修改中是不留下痕跡的。相對(duì)傳統(tǒng)文件來(lái)說(shuō)，電子文件很難確保原始文件的樣本，加之文件載體不固定，更難區(qū)別出原始文件了。所以在電子文件檔案化管理中要解決這一問(wèn)題，使得電子文件具有真實(shí)性。因此，在電子文件歸檔時(shí)，經(jīng)手人需要在電子文件上簽名、后息認(rèn)真、身份認(rèn)真、指紋認(rèn)證、加密保護(hù)等驗(yàn)證手段，使得電子文件在傳輸過(guò)程中不受到外界的干擾，確保電子文件的真實(shí)性、原始性、準(zhǔn)備性，法律性。

2.3電子文件檔案化管理的保存方式和傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件的載體容易老化，這相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)弱點(diǎn)。其次，現(xiàn)代社會(huì)的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度極快，信息媒體和信息的儲(chǔ)存介質(zhì)的更新速度也是很快速的，這也是電子文件檔案管理的一點(diǎn)缺點(diǎn)。這可能會(huì)導(dǎo)致電子文件真實(shí)性和可讀性收到破壞。檔案管理部門(mén)可以在接受檔案后，按照規(guī)定可以將電子文件打印下來(lái)，封存。這種只是一種暫時(shí)的做法，相對(duì)來(lái)說(shuō)耗時(shí)，成本高。最好還是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)保存資料。檔案部門(mén)對(duì)電子類的內(nèi)容要大于下位類的內(nèi)容，也就是說(shuō)類目之間橫向是平行關(guān)系，其次要做好相對(duì)穩(wěn)定性，要保持類目名詞不變。最后對(duì)不確定屬于哪一類目的檔案要做出規(guī)定，在確定不確定屬于類的歸目。類目的標(biāo)識(shí)通常都是用數(shù)字或是英文字母，數(shù)字多組合可以采用“八分制”“雙位制”。

2.4電子文件檔案化管理的分類、編目等和傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件具有一定的特殊性，因而在管理過(guò)程中也是有所不同的。文件到達(dá)一級(jí)管理時(shí)，檔案部門(mén)在接收電子文件的同時(shí)，應(yīng)給每份文件編制一個(gè)屬于此文件的唯一電子文件號(hào)，并給出相應(yīng)的檔案號(hào)和分類號(hào)，再依據(jù)上下文之間的關(guān)系，給文件編號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引。在條件允許的情況下，編制多角度、全方位的檢索工具，以便檢查信息。用戶只需要輸入名字或是關(guān)鍵字就可以查到資料，從而大大的減少了檔案工作人員的勞動(dòng)力度。

2.5電子文件檔案化管理的查詢方式和傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件保存相對(duì)來(lái)說(shuō)，不像傳統(tǒng)的檔案管理一樣多以紙質(zhì)檔的為主，查詢相對(duì)簡(jiǎn)單許多，而電子文件屬于虛擬內(nèi)容，必須要輸入文字才能查詢到。只有符合一定的條件，查詢者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心的會(huì)員，會(huì)員方能通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)登錄者的身份并獲取權(quán)限，才有權(quán)利查詢有關(guān)的資料及有關(guān)的查詢方式。電子文件檔案化的查詢方式相對(duì)來(lái)說(shuō)更加的方便，查詢者不用到檔案管理中心進(jìn)行查詢，通過(guò)無(wú)線遠(yuǎn)程便能查詢自己想要的資料。這不僅減輕了檔案工作人員的工作量，而且也節(jié)約了查詢者到處奔走的時(shí)間。

3.結(jié)語(yǔ)

總而言之，電子文件檔案化管理為辦事人群提供了很多有用的幫助，使得人們的工作更加的方便、快捷。而且電子文件檔案化管理模式也適應(yīng)的時(shí)代發(fā)展的潮流，更新時(shí)代發(fā)展的腳步。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，有著文件保存簡(jiǎn)單方便，儲(chǔ)存內(nèi)存大、查找方便、資料清晰等優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)然，電子文件檔案化管理也需要眾多的部分相互協(xié)作，增加各界人士對(duì)電子文件檔案化管理的了解，避免一些違法的現(xiàn)象發(fā)生，使得電子文件檔案化管理更加的科學(xué)、有效、安全，為人們提供更多的利處。

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