淺析新形勢(shì)下的檔案管理保護(hù)工作

李 真/ 新疆地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局第九地質(zhì)大隊(duì)

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淺析新形勢(shì)下的檔案管理保護(hù)工作

李 真/ 新疆地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局第九地質(zhì)大隊(duì)

【摘 要】檔案管理的保護(hù)保密工作是一個(gè)非常重要的組成部分，檔案管理的保護(hù)關(guān)系著單位與國(guó)家人民的安全，因此需要做好。檔案管理人員需要處理好檔案保密及利用之間的關(guān)系，既要充分保密，又要發(fā)揮其使用功效，在檔案形成、保管及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好保護(hù)與保密工作，促進(jìn)單位檔案管理工作的順利正常開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；保護(hù)；工作

檔案是一種珍貴的記錄資料，其中記錄了社會(huì)歷史變遷及人們真實(shí)的生活與工作，檔案信息因此具有真實(shí)性與歷史性，這主要體現(xiàn)在檔案內(nèi)容及保存媒介方面。檔案在管理過(guò)程中非常重要的作用就是存儲(chǔ)物質(zhì)，檔案管理在新形勢(shì)新條件下，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)、積極改進(jìn)工作方法，做好檔案保護(hù)保密工作，適應(yīng)當(dāng)下發(fā)展趨勢(shì)。

一、檔案保護(hù)工作的基本特點(diǎn)

檔案室及檔案館中不可缺少的工作就是檔案保護(hù)技術(shù)工作，這項(xiàng)工作具有一定特殊性及較大保密性。檔案管理過(guò)程中的收集、整理、鑒定及使用工作都必須將檔案內(nèi)容作為線索依據(jù)，檔案保護(hù)工作與檔案工作的其他環(huán)節(jié)相比還是有一些差別的，雖然兩者的主要工作對(duì)象都是檔案文件。檔案制作成材料后，需要借助一定物質(zhì)載體來(lái)保管，在保管過(guò)程中使用檔案保護(hù)技術(shù)，檔案管理人員能夠了解掌握檔案物質(zhì)材料運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律，還要依據(jù)檔案物質(zhì)材料的物理、化學(xué)性質(zhì)及變化規(guī)律，找到相應(yīng)的技術(shù)方法做好檔案的保護(hù)工作。檔案的完整性與安全性需要通過(guò)先進(jìn)高超的檔案保護(hù)技術(shù)來(lái)完成[1]。

二、新形勢(shì)下檔案管理保護(hù)工作的有效完善

（一）重視檔案形成過(guò)程的保密工作

檔案管理過(guò)程中的保護(hù)、保密工作需要從源頭上做起，這樣才能確保檔案管理保護(hù)工作的順利開(kāi)展。單位及部門的檔案保密工作不單單是保密工作人員的義務(wù)與責(zé)任，也是單位部門全體員工的責(zé)任與義務(wù)。檔案保密工作在實(shí)際情況中，具有非常廣的涉及面，檔案資料中簡(jiǎn)單圖紙或者是一份非常普通的文件都很可能有涉密的內(nèi)容。如果這些圖紙或者是文件流失，將會(huì)給國(guó)家及單位造成不可彌補(bǔ)的損失，因此檔案管理人員在日常工作中就要做好保密工作。單位開(kāi)展檔案管理的保護(hù)、保密工作時(shí)，需要按照以下方式、活動(dòng)開(kāi)展，首先是成立專門的保密領(lǐng)導(dǎo)小組，選派單位主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，這個(gè)小組要負(fù)責(zé)起單位日常事務(wù)秘密進(jìn)行保護(hù)、宣傳及監(jiān)督檢查工作等。檔案管理部門還要重視對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部及涉密工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，逐級(jí)逐層地與涉密人員簽訂保密合同。劃分涉密文件資料密級(jí)及保密期限，在檔案保密管理工作中遵守權(quán)責(zé)明確、分工明確的原則[2]。最后就是要制定一個(gè)嚴(yán)格的檔案保密工作，在檔案管理過(guò)程中做到有章可循、有據(jù)可依，單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員應(yīng)該在思想意識(shí)上重視關(guān)心這方面工作，而且還要將其納入到單位重要的議事日程上，保護(hù)好國(guó)家及單位的利益。

（二）重視檔案保管過(guò)程中的保密工作

檔案形成之后的保管過(guò)程中的保密工作也是一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，單位檔案保管重要基地是檔案的庫(kù)房，因此要重點(diǎn)治理庫(kù)房來(lái)做好檔案保密工作。根據(jù)我國(guó)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，檔案庫(kù)房最好單獨(dú)建館，但是實(shí)際情況是大多數(shù)單位都不具備單獨(dú)建立檔案保密館的資質(zhì)與條件，因此多數(shù)單位通常將庫(kù)房設(shè)置在單位的普通辦公樓內(nèi)。如果有條件建設(shè)檔案庫(kù)房，在選址時(shí)應(yīng)該謹(jǐn)慎，更加重視其保密功能，不能將檔案庫(kù)房設(shè)置在辦公樓最底層，而且檔案庫(kù)房的門窗也要進(jìn)行加固處理，避免出現(xiàn)盜竊情況；另外，檔案庫(kù)房還需要專人看管，嚴(yán)格遵守執(zhí)行《庫(kù)房管理制度》，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)，這種對(duì)檔案庫(kù)房的科學(xué)化治理，為檔案保密及檔案安全工作做好了基本保障。檔案保護(hù)保密工作的順利開(kāi)展，還要提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，這些工作人員因?yàn)樵谏矸菖c地位上具有特殊性，對(duì)保密檔案知道早、知道多機(jī)知道深等特點(diǎn)。檔案保密管理人員對(duì)黨與國(guó)家秘密檔案管理中擔(dān)負(fù)著更大責(zé)任與義務(wù)，因此檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系著檔案保護(hù)保密工作的質(zhì)量。檔案保護(hù)工作人員需要具備以下素質(zhì)，首先就是應(yīng)該具備一定的政治素質(zhì)，在內(nèi)心及思想上樹(shù)立起為人民服務(wù)的精神理念，愛(ài)崗敬業(yè)；第二種素質(zhì)是檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員應(yīng)該具備檔案管理專業(yè)知識(shí)技能，了解熟悉檔案法律法規(guī)內(nèi)容；最后一個(gè)是文化素質(zhì)，檔案保管人員應(yīng)該具有較高文化素質(zhì)知識(shí)，對(duì)檔案管理工作遇到的問(wèn)題能夠及時(shí)總結(jié)與分析，總結(jié)把握保管工作的規(guī)律，檔案工作人員應(yīng)該具備高度責(zé)任心、事業(yè)心及保密意識(shí)，在任何情況下盡好自己的責(zé)任與義務(wù)[3]。檔案的日常管理工作也應(yīng)該加強(qiáng)，涉密如果需要移出、銷毀的話，應(yīng)該嚴(yán)格遵守有關(guān)辦理程序與規(guī)定，經(jīng)過(guò)單位指定領(lǐng)導(dǎo)人的審批后，完成好各項(xiàng)手續(xù)辦理工作，不經(jīng)允許，任何人都不能擅自調(diào)閱。使用完涉密檔案后，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)做好檢查、清對(duì)工作，防止使用過(guò)程中出現(xiàn)失密或者是泄密現(xiàn)象，如果一旦發(fā)現(xiàn)有這種現(xiàn)象，應(yīng)該立即找出原因，給出相應(yīng)的解決方法。

（三）注重在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案利用過(guò)程中的保密工作

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)與時(shí)代，檔案管理中也需要借助這些信息技術(shù)手段與方法，這也是檔案發(fā)展的必然要求，處理好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的保護(hù)及利用工作現(xiàn)在已經(jīng)構(gòu)成了檔案管理的重要組成部分。檔案管理人員首先在思想上要解放、轉(zhuǎn)變觀念，在工作時(shí)堅(jiān)持“保，放”相結(jié)合的指導(dǎo)思想，處理好檔案的保密與開(kāi)放關(guān)系，做好信息公開(kāi)共享工作，既要做好檔案保密防范工作，又要為工作開(kāi)展提供便利，保密與公開(kāi)交流渠道要處理好。單位檔案部門應(yīng)該改變以往的管理觀念及理念，做好檔案嚴(yán)格保密工作，保密好涉密檔案的同時(shí)，還要發(fā)揮出保密檔案的意義與價(jià)值，使涉密檔案在規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)等限制性范圍內(nèi)使用，在做好保密工作同時(shí)，也要發(fā)揮其使用價(jià)值。檔案使用一定是建立在保密基礎(chǔ)上的，否則就會(huì)造成單位及國(guó)家安全及利益受損，因此管理人員應(yīng)該處理好保密與利用的關(guān)系。單位的檔案管理部門對(duì)涉密信息的計(jì)算機(jī)機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該加強(qiáng)管理，建立嚴(yán)格的規(guī)章和制度，選派專人管理與維護(hù)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)。本單位向其他單位傳送涉密信息時(shí)，一定要采取相應(yīng)的加密措施，當(dāng)單位局域網(wǎng)與其他計(jì)算機(jī)或者是網(wǎng)絡(luò)連接時(shí)，應(yīng)該采用安裝防火墻等保護(hù)技術(shù)措施[4]。涉密信息計(jì)算機(jī)安裝、調(diào)試及維護(hù)時(shí)，本單位一定要親自監(jiān)督進(jìn)行，如果需要送出維修，必須首先清理計(jì)算機(jī)硬盤上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，維修后還要檢查。絕密信息不準(zhǔn)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤內(nèi)，存儲(chǔ)有絕密信息的軟盤，應(yīng)該依據(jù)相關(guān)規(guī)定的密級(jí)期限，像紙制檔案一樣進(jìn)行分級(jí)管理，嚴(yán)格遵守執(zhí)行借閱、使用及保管、銷毀制度等等，提高檔案管理保護(hù)質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代與社會(huì)，經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)更加明顯，檔案?jìng)鹘y(tǒng)保密工作也受到了較大沖擊。檔案是一種資源，具有較大的社會(huì)價(jià)值，檔案管理中最重要的就是要做好保密工作。檔案蘊(yùn)含的信息資源對(duì)個(gè)人及國(guó)家來(lái)說(shuō)都是較為重要的，檔案管理有關(guān)部門在實(shí)際工作過(guò)程中，要重視檔案信息載體的保管與保護(hù)，重視信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

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