管理者時(shí)間管理的藝術(shù)——和德魯克學(xué)習(xí)做一個(gè)高效率的管理者

◎李宏宇 滕宏旭

管理者時(shí)間管理的藝術(shù)——和德魯克學(xué)習(xí)做一個(gè)高效率的管理者

◎李宏宇 滕宏旭

管理者需要處理的問(wèn)題多，千頭萬(wàn)緒。而且管理問(wèn)題的緊迫性也要求管理者的效率的高效。成功的管理者都是運(yùn)用時(shí)間的高手，據(jù)說(shuō)蘋(píng)果公司的創(chuàng)始人喬布斯每天早上四點(diǎn)起來(lái)工作，到早上九點(diǎn)就完成了一天的工作，剩下的時(shí)間用來(lái)思考和享受生活。可是，隨著社會(huì)的發(fā)展，管理者的工作越來(lái)越無(wú)序，很多管理者常常把“太忙了”，因此，管理者如何高效利用時(shí)間是非常值得研究的。

時(shí)間及時(shí)間管理的重要性

有這樣一個(gè)問(wèn)題：時(shí)間上最長(zhǎng)又最短的東西是什么？答案是時(shí)間。人的生命就是由時(shí)間組成，人和人的區(qū)別不在于智商，更重要的是對(duì)于時(shí)間的運(yùn)用。魯迅先生說(shuō)：浪費(fèi)時(shí)間等于自殺，浪費(fèi)別人的時(shí)間更等于謀殺。因此，時(shí)間對(duì)于人的重要性不必多言。前人的研究主要在個(gè)人的時(shí)間管理上面，然而對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，時(shí)間更加是重要。因?yàn)楣芾碚咝枰幚淼膯?wèn)題多，千頭萬(wàn)緒。而且管理問(wèn)題的緊迫性也要求管理者的效率的高效。成功的管理者都是運(yùn)用時(shí)間的高手，據(jù)說(shuō)蘋(píng)果公司的創(chuàng)始人喬布斯每天早上四點(diǎn)起來(lái)工作，到早上九點(diǎn)就完成了一天的工作，剩下的時(shí)間用來(lái)思考和享受生活。可是，隨著社會(huì)的發(fā)展，管理者的工作越來(lái)越無(wú)序，很多管理者常常把“太忙了”掛在嘴邊。

管理者時(shí)間管理的藝術(shù)

作為高校教師，在平時(shí)的工作中，我有大量的教學(xué)、科研、講座工作，還要去企業(yè)調(diào)研講課，因此在工作中如何安排好時(shí)間非常重要。結(jié)合我的工作，我給管理者介紹幾個(gè)時(shí)間管理的藝術(shù)。

合理規(guī)劃好時(shí)間。管理者必須規(guī)劃好時(shí)間，列出一天、一周、一個(gè)月、一年的工作計(jì)劃，按照“近密遠(yuǎn)疏”的原則，把工作合力安排，把時(shí)間步驟安排的緊密、合理，只有這樣才能讓工作有條不紊，讓自己的時(shí)間游刃有余。

抓緊時(shí)間做好重要不緊急的事情。著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。這就是關(guān)于時(shí)間管理的“四象限法則”。

很多人以為要多做重要而且緊急的事情，其實(shí)恰恰相反。管理者要做第二象限，也就是重要但是不緊急的事情上。這二象限不同于第一象限，這一象限的事件不具有時(shí)間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對(duì)于個(gè)人或者企業(yè)的存在和發(fā)展以及周?chē)h(huán)境的建立維護(hù)，都具有重大的意義。未雨綢繆，這是我國(guó)古代的一個(gè)成語(yǔ)，它的意思是說(shuō)在下雨之前或者是不下雨的時(shí)候要先修繕?lè)课蓍T(mén)窗，以防備下雨的時(shí)候挨雨淋。我經(jīng)常拿大學(xué)生身邊的例子如：體育鍛煉、英語(yǔ)學(xué)習(xí)、專業(yè)課學(xué)習(xí)，這些事平時(shí)要抓緊，付出大量的時(shí)間和經(jīng)歷，否則的話，到考試之前，很多人會(huì)措手不及。

懂得授權(quán)——管理者自己有更多的空余

授權(quán)，又叫做放權(quán)或者分權(quán)，是指管理者把原本屬于自己的權(quán)力或者職責(zé)暫時(shí)或者永久、全部或者部分授予下屬個(gè)人或者下屬團(tuán)隊(duì)的過(guò)程。管理者由于能力、知識(shí)、時(shí)間、精力的限制，干工作不可能面面俱到。因此，必須學(xué)會(huì)大膽授權(quán)下屬，才能給自己留出空間去思考重大問(wèn)題，同時(shí)也給下屬一定的工作的空間，發(fā)揮一定的主觀能動(dòng)性的余地。這樣不僅提高了下屬的能力，而且給下屬工作的主動(dòng)性、責(zé)任心都有很大的加強(qiáng)。下屬會(huì)感覺(jué)到得到重用、得到信任，工作會(huì)有更大的責(zé)任感。很多管理者不懂得授權(quán)的藝術(shù)，做事情眉毛胡子一把抓，事無(wú)巨細(xì)、事必躬親，往往把自己搞得焦頭爛額，工作和生活都得不到平衡。

善于利用零碎時(shí)間。當(dāng)前，時(shí)間的碎片化現(xiàn)象嚴(yán)重，管理者的一天會(huì)被各種活動(dòng)分成若干個(gè)碎片化的時(shí)間。因此，管理者應(yīng)該學(xué)會(huì)珍惜時(shí)間，尤其利用好碎片化的時(shí)間，只有這樣才能高效利用時(shí)間。

杜絕時(shí)間浪費(fèi)。領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該珍惜時(shí)間，杜絕時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象。很多領(lǐng)導(dǎo)人樂(lè)意參加各種活動(dòng)，疲于應(yīng)付。例如：出息各種宴請(qǐng)、剪裁、開(kāi)幕儀式，習(xí)近平同志號(hào)召干部多回家吃飯，不要老在外面吃飯。領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該注意休息，不要熬夜。很多領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)常熬夜，很多人是由于上面說(shuō)的，疲于應(yīng)付，參加各種活動(dòng)，也有人深夜工作，批改文件，或者開(kāi)會(huì)、參加各種活動(dòng)。在給全國(guó)縣委書(shū)記培訓(xùn)的課程當(dāng)中，習(xí)近平同志親自授課。授課過(guò)程中，習(xí)近平同志講到時(shí)間管理的問(wèn)題。他習(xí)近平同志建議干部們，12點(diǎn)前睡覺(jué)，不要熬夜，有工作第二天繼續(xù)工作。這樣才能保持旺盛的精力。

杜絕拖延癥——凡事不拖延，遠(yuǎn)離拖延癥

現(xiàn)代社會(huì)，由于生活節(jié)奏加快，管理者的工作也是千頭萬(wàn)緒，因此，很多人出現(xiàn)了拖延癥的壞習(xí)慣。例如，很多工作必須等到最后期限才去完成。我本人在工作當(dāng)中就很有這方面的很?chē)?yán)重的問(wèn)題，基于研究以及對(duì)自己學(xué)習(xí)工作的反思，我想到了以下幾個(gè)方法來(lái)克服拖延癥。

凡事不要追求完美——給自己一個(gè)低的起點(diǎn)。我們所拖延的大多數(shù)任務(wù)，都是因?yàn)槲覀儼阉氲锰y了，太痛苦了，當(dāng)我們把起點(diǎn)放低，我們會(huì)立即去做。很多事情，總想著準(zhǔn)備好了再去行動(dòng)，實(shí)際上，不如慢慢開(kāi)始，畢竟萬(wàn)事開(kāi)頭難。

創(chuàng)建任務(wù)列表——讓任務(wù)清清楚楚。管理者每天做的事情一定是多頭的，但是，創(chuàng)建好工作列表，就可以把一天的工作分清主次先后，列出最后期限，使得自己的工作任務(wù)清清楚楚。

切斷干擾源——讓自己更加專注。在我們的生活中有很多干擾源，例如手機(jī)、電腦、網(wǎng)絡(luò)等，當(dāng)我們想要專心做一件事情的時(shí)候，尤其是在做一件很想拖延到明天的事情時(shí)，一個(gè)他人的短信也許就可以讓我們轉(zhuǎn)移注意力，去干其他事情，甚至很難再回到最初的狀態(tài)。管理者要做的就是簡(jiǎn)化周?chē)械母蓴_源，把所有認(rèn)為可能會(huì)打斷我們專注狀態(tài)的東西全部通通切斷。

禁止多任務(wù)操作——變得簡(jiǎn)單高效。雖然說(shuō)我們的大腦是多任務(wù)操作系統(tǒng)，我們可以一邊唱歌一邊洗澡，一邊上課一邊玩手機(jī)，一邊寫(xiě)作業(yè)一邊看電視，一邊聽(tīng)音樂(lè)一邊走路。但有的時(shí)候，單一性的工作可以讓我們保持高度的注意力，讓我們更快的完成任務(wù)，從而減少拖延的次數(shù)，進(jìn)一步培養(yǎng)立即完成工作的好習(xí)慣。

作為管理者，只有高效利用時(shí)間，才能實(shí)現(xiàn)卓有成效。高效利用時(shí)間，必須學(xué)會(huì)合理規(guī)劃好時(shí)間、集中時(shí)間做好重要不緊急的事情、善于利用零碎時(shí)間、杜絕時(shí)間浪費(fèi)，杜絕拖延，才能成為卓有成效管理者。德魯克的《卓有成效的管理者》對(duì)時(shí)間的管理非常深刻，在學(xué)習(xí)和工作中，我也受益頗豐。好好把握自己的時(shí)間，好好利用時(shí)間，才可以成為一個(gè)高效的管理者。

（作者單位：河北民族師范學(xué)院）