強(qiáng)化高校檔案管理工作的思考

◎劉麗

強(qiáng)化高校檔案管理工作的思考

◎劉麗

對(duì)于各大高校來(lái)說(shuō)，檔案管理是日常管理工作體系中至關(guān)重要的一部分，當(dāng)前，高校檔案管理工作顯至關(guān)重要，在該項(xiàng)工作中實(shí)際上依然存在不可忽視的問(wèn)題，由于其自身具有強(qiáng)度大、信息廣的特點(diǎn)，所以，未能達(dá)到理想的效果。本文首先對(duì)高校檔案管理工作目前的實(shí)際情況進(jìn)行分析，再重點(diǎn)闡述如何強(qiáng)化高校檔案管理工作，進(jìn)一步保證檔案管理工作達(dá)到理想的實(shí)際效果，為其提供更加良好的服務(wù)。

高校檔案管理工作是直接記錄高校履行培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)功能與開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)。由于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，我國(guó)高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，也推動(dòng)高校檔案管理工作產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，面對(duì)當(dāng)前嶄新的歷史發(fā)展階段，還存在大量的新問(wèn)題與新情況，尤其是由于高校辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，日益深化改革，在高校管理中高校檔案工作占據(jù)著更為重要的地位，發(fā)揮著巨大的作用。面對(duì)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，高校檔案工作必須逐漸日益更新和進(jìn)步，為建設(shè)和發(fā)展學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為社會(huì)提供良好的服務(wù)。

高校檔案管理工作現(xiàn)狀

高校檔案管理包含各種信息流通，因而對(duì)配套設(shè)施、人員素質(zhì)和管理機(jī)制等方面的要求也逐漸提高。由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平日益提高，高等教育逐漸發(fā)展，高校檔案管理面對(duì)著良好的發(fā)展大環(huán)境，有利于順利開(kāi)展各項(xiàng)工作。目前，各大高校對(duì)檔案管理越來(lái)越重視，同時(shí)通過(guò)先進(jìn)技術(shù)對(duì)自己進(jìn)行武裝，構(gòu)建健全的工作機(jī)制，然而依然遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)。一些高校檔案管理缺乏較高的信息化水平，也未形成搜集、整理、查詢等完善的工作體系，因而導(dǎo)致大量資源流失，服務(wù)功能不強(qiáng)。所以，該模式應(yīng)用于高校檔案管理中，必須對(duì)工作人員提出更好的能力要求與素質(zhì)要求。

強(qiáng)化高校檔案管理工作的對(duì)策

完善管理機(jī)制。在工作體制上，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，部門(mén)建立檔案，由學(xué)校統(tǒng)一管理，避免發(fā)生管理過(guò)于分散的現(xiàn)象。構(gòu)建健全的管理制度，完善學(xué)校、部門(mén)與單位的檔案管理制度，進(jìn)而從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔頂級(jí)至查看借閱直至責(zé)任追究均建立健全的規(guī)章制度，進(jìn)而建立規(guī)范的檔案管理工作制度；尤其是要收集好檔案，對(duì)檔案進(jìn)行有效整理與歸檔。第一，嚴(yán)格把好收集關(guān)，對(duì)學(xué)校教學(xué)科研與管理服務(wù)形成的各類材料及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地進(jìn)行收集，及時(shí)收集補(bǔ)充學(xué)校重大活動(dòng)與事件的情況，保證完整的檔案；第二，嚴(yán)格把控鑒別關(guān)。認(rèn)真仔細(xì)地鑒別審核收集來(lái)的歸檔材料，實(shí)現(xiàn)取之有據(jù)、舍之有理；第三，嚴(yán)格把控整理關(guān)。將收集來(lái)的歸檔材料，根據(jù)要求有效整理立卷，明確劃分類別，按照順序編排清楚的目錄，綱目分明，整齊裝訂；第四，創(chuàng)新工作機(jī)制，有效提升服務(wù)水平。為保證對(duì)檔案材料的收集整理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變基層單位檔案長(zhǎng)時(shí)間混亂不堪、未裝訂、管理不當(dāng)以及缺乏收集途徑等問(wèn)題，適應(yīng)管理信息化發(fā)展的需求，必須相應(yīng)地轉(zhuǎn)變檔案管理職能。檔案的保管基地與利用中心將高校檔案館的作用轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息控制管理中心，并實(shí)現(xiàn)由案卷管理實(shí)體作為管理對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?nèi)容管理作為管理對(duì)象。檔案人員不僅僅只是死守庫(kù)房，而是利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，對(duì)其正常運(yùn)行進(jìn)行有效維護(hù)，保證其完整性、穩(wěn)定性與安全性，實(shí)現(xiàn)信息管理員的職責(zé)；第五，執(zhí)行責(zé)任追究制。將檔案管理工作的第一責(zé)任人確定為單位的主要負(fù)責(zé)人，并確定直接負(fù)責(zé)人為專兼職管理人員，在年度目標(biāo)考核與干部個(gè)人評(píng)優(yōu)考核中納入檔案管理工作，實(shí)施責(zé)任追究制。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。學(xué)校能否實(shí)現(xiàn)良好辦學(xué)的一個(gè)重要基礎(chǔ)即為是否能做好檔案工作，因而在學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中必須將檔案工作放在突出的位置，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)與管理檔案工作。在高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展中，高校檔案管理工作至關(guān)重要，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)作為一種特殊價(jià)值信息資源的檔案給予高度重視。檔案信息資源在國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中是一個(gè)至關(guān)重要的組成部分，其具有全面、穩(wěn)定、可靠的綜合貢獻(xiàn)力。對(duì)于學(xué)校而言，高校檔案記錄了一所學(xué)校從成立到目前發(fā)展的整個(gè)歷史，如鏡子般照出學(xué)校的教學(xué)及管理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，帶有客觀性、真實(shí)性，集中了廣大教師與學(xué)生的勞動(dòng)智慧與經(jīng)驗(yàn)結(jié)晶，對(duì)學(xué)校而言尤為重要，能作為熟悉掌握高校發(fā)展客觀規(guī)律的依據(jù)和基礎(chǔ)。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視度，增加資金投入和人才投入，尤其是要在工作計(jì)劃與議事日程中凸出檔案現(xiàn)代化管理工作的作用與重要性，為檔案部門(mén)創(chuàng)造優(yōu)良的工作環(huán)境，為檔案部門(mén)參加學(xué)校活動(dòng)提供支撐，并且廣大教職員工要增強(qiáng)檔案工作的管理意識(shí)。作為一門(mén)博大精深的學(xué)問(wèn)，檔案工作包含各個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，因而教職員工必須給予高度重視，尤其是增強(qiáng)管理工作者的意識(shí)，形成統(tǒng)一的思想，進(jìn)而帶動(dòng)全體工作人員加強(qiáng)檔案管理，讓各個(gè)崗位上的人員都能高度重視檔案工作，動(dòng)員全體人員參與檔案工作。

有效提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)水平直接決定了檔案工作的成效。必須利用各種渠道和方法，充分提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，健全管理人員隊(duì)伍，組建一支專兼職相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍。學(xué)校檔案館必須根據(jù)國(guó)家要求配備相應(yīng)的高素質(zhì)人才，充分保證完整有序地開(kāi)展檔案管理工作。檔案工作必須由一些經(jīng)驗(yàn)豐富、素質(zhì)水平高且原則性強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)，同時(shí)結(jié)合所需對(duì)管理人員進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充，對(duì)移交檔案手續(xù)進(jìn)行規(guī)范，充分保證穩(wěn)定開(kāi)展基層檔案工作；第二，積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。必須堅(jiān)持“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的原則，按照不同的階段、層次、計(jì)劃與步驟循序漸進(jìn)地開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)而有效提升管理人員的整體素質(zhì)。動(dòng)員基層檔案管理人員到學(xué)校檔案館或地方檔案館進(jìn)行實(shí)習(xí)操作，使其充分熟悉和掌握鑒別、整理、分類、編號(hào)、裁剪、裝訂檔案材料的各個(gè)環(huán)節(jié)。進(jìn)一步有效增強(qiáng)檔案管理工作者的現(xiàn)代化意識(shí)，創(chuàng)新思想，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念。使各大高校成為具有高科技人才與設(shè)備的單位，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理水平日益提升。檔案管理人員必須高度重視檔案現(xiàn)代化的重要性，廣泛參與學(xué)校的活動(dòng)，竭盡全力服務(wù)于學(xué)校工作，積極學(xué)習(xí)與研究現(xiàn)代化管理 技術(shù)，及時(shí)更新最新現(xiàn)代化管理，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。促使個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)水平能滿足高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的需求；第三，建立完善的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。必須仔細(xì)全面劃分各種任務(wù)，落實(shí)到人，展開(kāi)量化考核，將管理人員的主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮出來(lái)。

實(shí)現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校的文獻(xiàn)的范疇包括檔案、圖書(shū)、情報(bào)、資料等，建立形成完善的社會(huì)信息服務(wù)體系，所以相互之前必須構(gòu)建聯(lián)合目錄，共享資源信息。構(gòu)建聯(lián)合目錄即為通過(guò)使用統(tǒng)一的著錄格式與編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或超過(guò)兩個(gè)檔案館藏的檔案目錄。促使文獻(xiàn)部門(mén)相互分享各自的檔案、資料、圖書(shū)、情報(bào)等資源，讓利用者學(xué)習(xí)知識(shí)更方便，獲取信息與情報(bào)更便捷。利用構(gòu)建聯(lián)合目錄構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)，并共享資源信息，將文獻(xiàn)部門(mén)各自的潛力充分激發(fā)出來(lái)，相互補(bǔ)充資源缺陷，提升館藏資源利用率，減少浪費(fèi)，防止重復(fù)利用，以便為社會(huì)提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新。技術(shù)創(chuàng)新是加快優(yōu)化檔案管理工作的重要推動(dòng)力。面對(duì)當(dāng)前的信息化社會(huì)，積極強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新至關(guān)重要。所以，高校應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的作用給予高度重視，同時(shí)和目前現(xiàn)狀相結(jié)合，增加技術(shù)創(chuàng)新投入，進(jìn)而有效保證良好的質(zhì)量服務(wù)水平。就此來(lái)看，高校必須對(duì)檔案管理工作的要求與性質(zhì)進(jìn)行充分明確，進(jìn)而引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段與優(yōu)良設(shè)備，進(jìn)而對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行凈化，盡可能開(kāi)發(fā)和充分利用檔案資源。高?？赏ㄟ^(guò)光纖技術(shù)、數(shù)字技術(shù)與監(jiān)控技術(shù)等，并且還能構(gòu)建健全的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分結(jié)合信息管理者、提供者與查詢者，利用網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，通過(guò)提供者填寫(xiě)自身的調(diào)查信息，再信息管理者確認(rèn)之后再錄進(jìn)管理系統(tǒng)。信息查詢者可基于自身的權(quán)限范圍，自主對(duì)自己所需的信息進(jìn)行查找，并提升管理者的工作效率，減少錯(cuò)誤率。

綜上所述，由于高校檔案管理工作具有至關(guān)重要的作用，可見(jiàn)各大高校亟待強(qiáng)化該項(xiàng)工作，對(duì)檔案管理工作中目前的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，并制定相應(yīng)的改善措施，有利于進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展。

（工作單位:湖北水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）