建設(shè)工程檔案管理辦法淺析

馬 婧/民航新疆空中交通管理局工程建設(shè)指揮部

建設(shè)工程檔案管理辦法淺析

馬 婧/民航新疆空中交通管理局工程建設(shè)指揮部

隨著我國建設(shè)腳步的加快，國家對各地區(qū)的建設(shè)工程投入越來越多，市場競爭也日益激烈，工程項(xiàng)目質(zhì)量不僅與我們的生活息息相關(guān)，項(xiàng)目質(zhì)量的好壞還直接關(guān)系到工程的安全穩(wěn)定以及建設(shè)單位的生存發(fā)展。在整個(gè)的項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)工程檔案是其中的一項(xiàng)重要組成部分，檔案管理對建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量有著直接的影響作用，做好建設(shè)工程的檔案管理工作，提高檔案管理意識和水平，為工程建設(shè)保駕護(hù)航。

建設(shè)工程；檔案；管理

前言

建設(shè)工程投入的人力、物力、財(cái)力往往都很巨大，而一個(gè)項(xiàng)目的完成，所獲得成果首先是建筑實(shí)體本身，另一個(gè)經(jīng)常被人們忽視的就是建設(shè)工程的工程技術(shù)檔案，一份完整詳盡的工程檔案是對整個(gè)工程的概括總結(jié)以及建設(shè)過程的回放，對于工程來說是不可忽視的重要組成部分。但是由于檔案資料的瑣碎，整理起來十分耗時(shí)耗力，并且大部分整理工作是在工程竣工后進(jìn)行，所以就更加不受重視。近些年了總有一些工程事故發(fā)生，造成了人員傷亡以及巨大的經(jīng)濟(jì)損失，可是這些工程事故發(fā)生的原因如何查找，建設(shè)過程如何還原，怎么來認(rèn)定事故責(zé)任，這些問題都需要有合理合法的依據(jù)來解決，而工程檔案恰是最好的原始證據(jù)。因此，應(yīng)當(dāng)從新定位工程檔案在建設(shè)工程中的地位和作用，切實(shí)做好檔案管理工作，以促進(jìn)工程質(zhì)量的提高，降低工程糾紛的損失。

1.建設(shè)工程檔案對于工程建設(shè)的重要性

1.1建設(shè)工程檔案是工程的重要組成部分

建設(shè)工程檔案是在工程項(xiàng)目立項(xiàng)審批階段就已經(jīng)產(chǎn)生的，它伴隨著工程的實(shí)施而逐漸增多完善，因此建設(shè)工程檔案與工程是密不可分的，我們在工程開展之初就應(yīng)當(dāng)做好工程檔案的管理工作，類似于施工材料的相關(guān)信息，在材料進(jìn)場前要詳細(xì)記錄好材料的出廠合格證明，材料的抽查檢測記錄，確保材料符合質(zhì)量要求，在材料使用過程中，用量、配比等也是很重要的數(shù)據(jù)，貫穿于工程建設(shè)的全程，這些都是工程建設(shè)的重要參考和依據(jù)，對于工程順利竣工有著十分關(guān)鍵的推動作用。

1.2建設(shè)工程檔案是工程質(zhì)量的真實(shí)反映

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對工程質(zhì)量的要求審核手段也是越來越規(guī)范化、科學(xué)化，并且對質(zhì)量的要求也是越來越高，在當(dāng)前建設(shè)工程推行精細(xì)化管理的環(huán)境下，對于項(xiàng)目工程質(zhì)量的評定更是推出了一系列的評價(jià)體系，并在不斷的完善，我們的評價(jià)體系不再像以往一樣憑經(jīng)驗(yàn)憑主觀意識來判斷，而是形成了以圖紙、數(shù)據(jù)為準(zhǔn)的體系標(biāo)準(zhǔn)，對于工程的施工以及竣工審核也不是只去現(xiàn)場走走看看就可以過關(guān)，而是要形成完整的檔案資料作為依據(jù)，將指標(biāo)量化進(jìn)行分析，對建設(shè)工程的質(zhì)量進(jìn)行綜合的評價(jià)。從某種意義上講，建設(shè)工程檔案能夠真實(shí)、直接的反映出工程的實(shí)際質(zhì)量，并且我們在評價(jià)工程時(shí)必須以工程檔案為主要評定依據(jù)。

1.3建設(shè)工程檔案管理是保證工程質(zhì)量的重要手段

一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)之初就需要對相關(guān)資料進(jìn)行整理和歸納，而這個(gè)工作會貫穿項(xiàng)目建設(shè)的全過程，立項(xiàng)、審核、報(bào)價(jià)、設(shè)計(jì)、各項(xiàng)支出、施工流程、所用設(shè)備、材料、施工環(huán)境等一切關(guān)于工程建設(shè)的各種形式的資料都需要詳細(xì)文件記錄在案，并且這也是項(xiàng)目管理單位對施工單位明確的一項(xiàng)管理責(zé)任，必須要做好工程檔案的管理工作，提高責(zé)任意識；要求工程檔案管理要有專人負(fù)責(zé)，跟蹤管理，項(xiàng)目管理單位定期對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和完善；在項(xiàng)目工程竣工后盡快進(jìn)行檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，確保檔案質(zhì)量符合要求后進(jìn)行竣工驗(yàn)收，待確定檔案資料合格后將其上交檔案管理部門。做好檔案管理工作對于工程中可能發(fā)生的隱性失誤、疏漏能夠起到查漏補(bǔ)缺的作用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，以避免工程出現(xiàn)不可挽回的差錯(cuò)，造成糾紛，也能夠有效預(yù)防工程事故的發(fā)生，消除質(zhì)量隱患。

2.建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)

2.1技術(shù)含量高

建設(shè)工程項(xiàng)目本身涉及到很多建設(shè)技術(shù)，不同的領(lǐng)域交融合作，工程檔案是多種技術(shù)與成果的有機(jī)結(jié)合，并且建設(shè)工程項(xiàng)目文件的收集和整理工作也是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作。

2.2涉及的領(lǐng)域廣

建設(shè)項(xiàng)目的檔案涉及到的領(lǐng)域十分廣泛，比如規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)、政策、環(huán)保、土建、水電、供熱、設(shè)計(jì)等多個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)性文件，這些都是檔案的重要構(gòu)成；另外對于形成文件的部門涉及面也十分廣泛，建設(shè)、施工、監(jiān)察、勘探、城市規(guī)劃、土地管理、環(huán)保等等，這些都是客觀存在，不可或缺的。

2.3載體的多樣性

紙質(zhì)載體是工程檔案的主要記錄形式，包括文件、圖紙，另外還有錄音、錄像、攝像、磁盤、光盤等載體形式，隨著科技的發(fā)展，電子數(shù)據(jù)的應(yīng)用也越來越多，以其便捷性、易存儲性、時(shí)效長而普遍應(yīng)用，已經(jīng)成為工程檔案存儲的一種重要形式。

2.4文件數(shù)量龐大

建設(shè)工程項(xiàng)目的工程文件數(shù)量十分龐大，一般項(xiàng)目的文件有百頁、千頁，大型工程的文件甚至有萬頁到幾十萬頁，如此龐大的歸納整理的工作量，對檔案分門別類、編制案卷都是十分有難度的。

3.做好建設(shè)工程檔案管理的措施

3.1加強(qiáng)檔案管理思想意識，提高檔案管理人員素質(zhì)

一直以來檔案管理工作不受重視，從上層領(lǐng)導(dǎo)至檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，再加上工程施工隊(duì)伍流動性大，人員變更比較頻繁，沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理松散，文件流向不清，與各單位之間也欠缺溝通，資料不齊，檔案管理的工作落不到實(shí)處，常常到工程竣工的時(shí)候才想起來整理檔案，這些問題都是需要引起管理層重視的，要從上至下改變觀念，切實(shí)抓好檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的法制教育，配備專業(yè)的檔案管理人員，要對檔案管理工作負(fù)責(zé)，熱愛本職，具有較高的法律意識和檔案管理的專業(yè)技能，同時(shí)還要具備土建、水、暖、電等相關(guān)的專業(yè)技術(shù)知識，能夠真正做好檔案的管理工作。

3.2確保檔案的完整性

工程檔案是工程質(zhì)量檢測的重要依據(jù)和憑證，因此要保證檔案的完整性，相關(guān)文件資料要保留齊全，要保證檔案的真實(shí)可靠。工程建設(shè)是一項(xiàng)長期的、持續(xù)的過程，要做好工程的檔案管理工作，要在工程的準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工階段這三個(gè)階段中做好檔案的整理與存儲，控制好這三個(gè)階段的工作，基本上就可以保證檔案的質(zhì)量。

3.2.1工程準(zhǔn)備階段：此階段的檔案管理主要是項(xiàng)目報(bào)建的程序以及設(shè)計(jì)資料。報(bào)建程序按照國家規(guī)定的程序進(jìn)行，設(shè)計(jì)資料的重點(diǎn)在于施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)檔案的質(zhì)量控制，檔案管理人員要清楚各個(gè)設(shè)計(jì)院的特點(diǎn)，做好相應(yīng)的校驗(yàn)工作，以確保圖紙準(zhǔn)確無誤。

3.2.2施工建設(shè)階段：施工是項(xiàng)目具體實(shí)施的階段，本階段的檔案質(zhì)量控制是直接關(guān)系到工程質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這一階段的檔案管理工作重點(diǎn)在于控制材料、設(shè)備的質(zhì)量，工序的形成、實(shí)施，施工管理文件。首先對于廠家質(zhì)量檔案的管理要基于施工設(shè)計(jì)圖紙的要求，把握住應(yīng)采購貨物的具體情況，進(jìn)行對比匯總；其次要嚴(yán)格規(guī)范、審核采購合同，一切采購以合同為標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)；再次要查驗(yàn)廠家質(zhì)量文件的真實(shí)性和完整性；第四校驗(yàn)所有的資料是否符合歸檔的要求，填寫是否清楚，簽章是否齊全。

3.2.3竣工階段：竣工審核是對工程的總體評價(jià)，對工程質(zhì)量的審定，由此可見該階段的檔案管理的重要性，首先在竣工預(yù)驗(yàn)收時(shí)要對檔案資料進(jìn)行自查，檢查是否有疏漏之處；其次竣工驗(yàn)收時(shí)檔案管理部門以及質(zhì)檢單位要對工程項(xiàng)目的檔案資料進(jìn)行抽查，嚴(yán)格執(zhí)行竣工驗(yàn)收制度，保證檔案的質(zhì)量。

4.總結(jié)

通過對檔案管理的重要性以及檔案管理的特點(diǎn)分析，我們知道了檔案對于工程質(zhì)量的不可忽視的保障、促進(jìn)作用，因此我們要做好工程建設(shè)的檔案管理工作，真實(shí)記錄下工程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，并將此長久保存下去，這些不僅是一個(gè)工程的書面體現(xiàn)，更是寶貴的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為今后其他的建設(shè)工程提供有價(jià)值的參考，保證工程質(zhì)量更上層樓。

[1]鄭少娟.如何完善建設(shè)工程檔案管理及對策研究[J].城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點(diǎn).2009(19).