管理信息系統(tǒng)在火電EPC項(xiàng)目文件管理中的應(yīng)用研究

國(guó) 健/山東電力工程咨詢?cè)河邢薰?/p>

管理信息系統(tǒng)在火電EPC項(xiàng)目文件管理中的應(yīng)用研究

國(guó) 健/山東電力工程咨詢?cè)河邢薰?/p>

加強(qiáng)信息系統(tǒng)應(yīng)用是提高項(xiàng)目文件管理水平的有效舉措。本文結(jié)合火電建設(shè)項(xiàng)目工作實(shí)踐，對(duì)基于PowerOn平臺(tái)開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)在項(xiàng)目文件控制工作中的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用進(jìn)行總結(jié)、分析，以期為火電項(xiàng)目信息化建設(shè)提供參考。

管理信息系統(tǒng)；火電EPC項(xiàng)目文件；項(xiàng)目文件管理；全過(guò)程控制

1. 火電EPC項(xiàng)目文件及其管理

項(xiàng)目文件是“建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件?！被痣奅PC項(xiàng)目文件是在EPC項(xiàng)目管理模式下產(chǎn)生的各類文件，其本身除具有真實(shí)性和原始記錄性等檔案基本特點(diǎn)外，還具有“種類繁多、數(shù)量巨大，文件形成單位較多、保管分散，專業(yè)性強(qiáng)和載體多樣性”[1]等特點(diǎn)，加之國(guó)內(nèi)火電項(xiàng)目“重工程、輕檔案”、人員配備及業(yè)務(wù)水平不足、過(guò)程控制不到位等問(wèn)題，造成火電EPC文件控制難以達(dá)到理想效果，這為竣工文件最終向建設(shè)單位移交以及項(xiàng)目達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)等工作帶來(lái)了不利影響。

2. 火電EPC項(xiàng)目文件管理信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

目前我國(guó)的火電項(xiàng)目文件管理的信息化應(yīng)用水平相對(duì)較低，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及應(yīng)用相對(duì)落后，依靠“人”來(lái)管理的傳統(tǒng)模式依然占據(jù)著主導(dǎo)地位（目前大部分項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)也僅將生效的紙質(zhì)文件掃描后上傳到系統(tǒng)），但限于項(xiàng)目文檔管理人員業(yè)務(wù)水平較低、人力配備不足，加之人為主觀因素、電腦設(shè)置不同、文件數(shù)量大等因素的影響，導(dǎo)致項(xiàng)目文件的質(zhì)量參差不齊，文件的流轉(zhuǎn)效率較低、追溯性較差。項(xiàng)目文件的編碼、文件表式、文件簽署等規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化管理困難。因此，通過(guò)加強(qiáng)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用是提高項(xiàng)目文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要手段，也是提高項(xiàng)目文檔管理水平的有效路徑。

3. 基于PowerOn平臺(tái)的管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用

3.1 組建“四方一體”的開(kāi)發(fā)小組

組建“四方一體”的信息化小組是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作的保障。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)小組主要由領(lǐng)導(dǎo)小組、信息化小組和業(yè)務(wù)小組組成。其中，領(lǐng)導(dǎo)小組由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、總承包單位及施工單位的信息化分管領(lǐng)導(dǎo)組成，并根據(jù)情況設(shè)定組長(zhǎng)一名。下設(shè)信息化小組和業(yè)務(wù)小組，信息化小組主要是負(fù)責(zé)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、培訓(xùn)和推廣，業(yè)務(wù)小組主要負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)需求確認(rèn)和系統(tǒng)應(yīng)用。

3.2 分析需求，確定業(yè)務(wù)板塊

需求分析是管理信息系統(tǒng)框架搭建的前提條件。沒(méi)有明確的需求，開(kāi)發(fā)工作便會(huì)無(wú)的放矢。項(xiàng)目工程部、采購(gòu)部、安全質(zhì)量部、費(fèi)用控制部、信息文控部等主要業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)管理的需要，提出本部門(mén)的開(kāi)發(fā)需求。開(kāi)發(fā)需求應(yīng)以管理體系文件為依據(jù)，確定需要開(kāi)發(fā)的業(yè)務(wù)模塊，并對(duì)每一分支業(yè)務(wù)流程文件編碼規(guī)則、文件表式（例如頁(yè)面距、字體大小、表格屬性等格式要求）、文件審批過(guò)程及每一節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人等事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)。

3.3 確定開(kāi)發(fā)方案，完成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

需求分析完成后，需在其基礎(chǔ)上形成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方案。信息化小組人員應(yīng)根據(jù)各部門(mén)業(yè)務(wù)需求，對(duì)照管理體系文件的有關(guān)要求，最終確定開(kāi)發(fā)方案。技術(shù)開(kāi)發(fā)人員根據(jù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方案完成系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作。

3.4 系統(tǒng)培訓(xùn)及推廣應(yīng)用

系統(tǒng)上線運(yùn)行后，要組織參建單位有關(guān)人員開(kāi)展培訓(xùn)工作，對(duì)系統(tǒng)的操作步驟和注意事項(xiàng)進(jìn)行培訓(xùn)。編制管理信息系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)，為用戶的使用提供指南。在系統(tǒng)上線運(yùn)行后，還應(yīng)做好運(yùn)維工作。技術(shù)開(kāi)發(fā)人員要及時(shí)跟進(jìn)，掌握系統(tǒng)應(yīng)用情況，對(duì)系統(tǒng)存在的不足及時(shí)修復(fù)、完善，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4. 管理信息系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)效

管理信息系統(tǒng)在火電EPC項(xiàng)目文檔管理中的應(yīng)用實(shí)踐，使項(xiàng)目文檔管理水平顯著提高。系統(tǒng)的應(yīng)用有效的提高了文件的前端和過(guò)程控制，將文件的生命周期內(nèi)化在系統(tǒng)之中，在提高文檔管理準(zhǔn)確性和效率的同時(shí)，真正實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目文件的全過(guò)程控制。

4.1 “四方一體”，溝通渠道

項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目管理過(guò)程中形成的各種記錄，它是項(xiàng)目管理溝通的重要載體，也是各項(xiàng)工作的可靠證據(jù)。傳統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)方式并不能高效完成，也難以通過(guò)文件信息的準(zhǔn)確傳遞將項(xiàng)目全體參建單位融合在一起，導(dǎo)致溝通工作效率低下。通過(guò)應(yīng)用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建統(tǒng)一平臺(tái)，文件依托網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速交換傳遞，極大的提高了文件的流轉(zhuǎn)效率和信息價(jià)值，在提高文件管理水平的同時(shí)，也提高了項(xiàng)目的管理水平。

4.2 提高效率，流轉(zhuǎn)及時(shí)

火電建設(shè)項(xiàng)目將在建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生大量的溝通管理文件、施工文件、設(shè)計(jì)文件等，特別是施工文件所占權(quán)重很大。在報(bào)審中，由于要對(duì)文件進(jìn)行臺(tái)賬登記、分發(fā)簽收，格式及內(nèi)容審查等工作，容易造成施工文件在文控部門(mén)大量積壓的問(wèn)題，流轉(zhuǎn)效率無(wú)法得到保證。管理信息系統(tǒng)可以有效解決文件數(shù)量多的問(wèn)題，全部文件在系統(tǒng)的預(yù)設(shè)流程中生成、流轉(zhuǎn)，文控人員在系統(tǒng)中對(duì)文件進(jìn)行接收和審查，保證了文件的及時(shí)流轉(zhuǎn)，大大提高了文件的報(bào)審效率。

4.3 表式標(biāo)準(zhǔn)，流程規(guī)范

盡管在項(xiàng)目初期都會(huì)發(fā)布統(tǒng)一規(guī)范的文件表單樣式，但是在文件的生成過(guò)程中，由于人為主觀因素及電腦設(shè)置不同等問(wèn)題的影響，報(bào)審過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)大量的文件表式不標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，造成文件生成質(zhì)量較差，反復(fù)打印也造成了紙張資源的浪費(fèi)。此外，由于項(xiàng)目部人員的頻繁變動(dòng)，加之對(duì)管理體系文件的掌握不全面，造成部分文件的簽審流程和簽署人員變更隨意性較大，文件合規(guī)性缺乏保障機(jī)制，這些因素的存在削弱了檔案的真實(shí)性和有效性。由于技術(shù)人員將文件表式及報(bào)審流程固化在系統(tǒng)中，文件從生成到生效過(guò)程中的全部人員必須在系統(tǒng)中填寫(xiě)內(nèi)容和提交流程，紙質(zhì)文件表單在流程結(jié)束后由系統(tǒng)生成打印，這充分保證了文件表式的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，同時(shí)確保了文件的合規(guī)性。

4.4 統(tǒng)計(jì)分析，追蹤閉環(huán)

準(zhǔn)確高效的統(tǒng)計(jì)分析是項(xiàng)目文件管控工作的重要內(nèi)容，也是項(xiàng)目文件管理向精細(xì)化發(fā)展的必由之路。面對(duì)數(shù)量龐大的項(xiàng)目文件，涉及上百人的文件編制、審核人員，依靠傳統(tǒng)的人工模式很難做好項(xiàng)目文件的統(tǒng)計(jì)分析工作。管理信息系統(tǒng)設(shè)置統(tǒng)計(jì)分析模塊，用戶可根據(jù)檢索條件立刻輸出對(duì)應(yīng)表格，對(duì)各類文件的報(bào)審數(shù)量、閉環(huán)情況以及當(dāng)前責(zé)任人等信息進(jìn)行精確統(tǒng)計(jì)。這一功能的實(shí)現(xiàn)極大的提高了文件管控精度，同時(shí)提高了統(tǒng)計(jì)工作效率，對(duì)掌握工程建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目文件的審批狀態(tài)提供了便捷工具。

4.5 檢索利用，提升價(jià)值

提供借閱服務(wù)是項(xiàng)目文件管理的重要內(nèi)容之一。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目部管理人員會(huì)經(jīng)常查閱生效文件，例如工程聯(lián)系單、施工方案、承包商資質(zhì)等文件。傳統(tǒng)的借閱以向利用人員提供紙質(zhì)文件來(lái)提供服務(wù)，其效率較低，且容易在借閱過(guò)程中造成丟失、損壞等問(wèn)題。隨著項(xiàng)目文件在系統(tǒng)中生成，同步在系統(tǒng)中歸檔，逐漸形成了管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。項(xiàng)目人員登錄系統(tǒng)后可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中準(zhǔn)確的檢索到所需的各類文件信息，系統(tǒng)的應(yīng)用提高了借閱工作的質(zhì)量和效率，同時(shí)提升了文件的利用價(jià)值。

[1]DL/T 241-2012,《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》[S].北京中國(guó)電力出版社,2012.

[2]王紅娟,火電EPC項(xiàng)目文檔全過(guò)程控制研究[J].檔案學(xué)通訊,2015(1):2-3.