新時期如何做好地勘檔案的保密工作

李春紅/吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院

新時期如何做好地勘檔案的保密工作

李春紅/吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院

地址檔案是國家寶貴的財富，也是相關(guān)工作人員經(jīng)過長期整理，積累而成的結(jié)晶。因此，在日常工作當(dāng)中做好對地勘檔案的保密工作則顯得尤為重要。本文以此著手，針對如何做好地勘檔案的保密工作展開論述，希望可以在之后的實(shí)際工作中起到相關(guān)作用。

地勘檔案；保密；分類；整理

地質(zhì)檔案是是廣大地質(zhì)科技人員辛勤勞動的智慧結(jié)晶，是地勘單位地質(zhì)科技活動的真實(shí)記錄,更是國家寶貴的財富。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，各地勘單位都積累了大量地質(zhì)科技材料，隨著地質(zhì)工作的發(fā)展，地勘單位融入市場的競爭，形成地勘單位本行業(yè)特有的商業(yè)秘密。做好地質(zhì)檔案資料的保密工作,對地勘單位的生存和發(fā)展具有重要意義，傳統(tǒng)的保密工作正受到巨大的沖擊，如何才能在新形勢下做好地勘檔案保密工作是所有檔案保密工作人員值得深思的問題。

檔案保密工作是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，必須從歸檔、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)加以重視，同時要處理好檔案保密與開放的關(guān)系，確保檔案的完整與安全，真正維護(hù)國家和集體的利益。在此，結(jié)合日常業(yè)務(wù)工作，談?wù)勛龊脵n案保密工作的幾點(diǎn)看法。

一、增強(qiáng)地勘單位保密工作意識，使之日常工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化

1、提高地質(zhì)檔案保密管理人員的素質(zhì)。地質(zhì)檔案保密管理人員具有特殊的身份，實(shí)際上，保密工作涉及的范圍很廣，一張簡單的圖紙、一份普通的文件都有可能含有涉密內(nèi)容。它們的流失，都會給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。檔案人員有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們負(fù)有對保護(hù)黨和國家的秘密比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。 保密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以地質(zhì)檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守單位秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。因此，培養(yǎng)地勘單位檔案人員的保密意識。提高檔案保密人員的保密意識，提高保密素質(zhì)，成為地勘單位保密工作的重要內(nèi)容。

2、準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限與保密期限是不同的兩個概念。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本單位的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時間內(nèi)如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的。它表示該國秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時限。

3、對涉密檔案進(jìn)行科學(xué)分類。對密級文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單獨(dú)保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，避免涉密檔案文件分散，日后調(diào)密不便的問題。

二、做好檔案保管過程中的保密工作

1、檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。檔案庫房不宜設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊，同時還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

2、加強(qiáng)保密檔案的日常管理。保密檔案是地勘單位和國家的核心秘密，它關(guān)系到本單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。因此，為確保本單位核心秘密的安全，必須管理好保密檔案。保密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀 等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

3、掌握檔案涉密情況的變化。地勘檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的?；咀兓怯删植康秸w、由當(dāng)前到長遠(yuǎn)；隨著時間的推移，檔案的機(jī)密性會逐漸減弱甚至消失、由實(shí)際價值向科學(xué)價值拓展，并且會受一定的條件的制約。

4、加強(qiáng)《保密法》學(xué)習(xí)，提高保密意識。通過法律、規(guī)章制度的學(xué)習(xí)和泄密案例教育作為重點(diǎn)內(nèi)容學(xué)習(xí)，牢固樹立并提高保密人員的責(zé)任意識。提高政治鑒別力和革命警惕性，根據(jù)新時期保密工作的新趨勢、新特點(diǎn)，積極開展對保密人員的培訓(xùn)，嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，增強(qiáng)保密人員的適應(yīng)能力，切實(shí)將保密工作落到實(shí)處。

三、做好檔案利用過程中的保密工作

1、正確處理檔案保密與利用的關(guān)系。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保密輕利用的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣， 變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念， 在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

2、做好檔案開放的基礎(chǔ)性工作。一是提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、 排列系統(tǒng)的要求。 二是建立健全檔案號，以適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。三是編制新的檢索工具。 四是準(zhǔn)備好副本。對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，做好檔案副本， 提高檔案資料使用壽命。

結(jié)束語：總之，檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、信息化是必然趨勢，在地勘檔案管理中做好保密工作是每一個檔案工作者責(zé)無旁貸的使命。在探索中學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中提高。更新觀念，牢固樹立強(qiáng)烈的檔案保密意識，不斷提高管理水平和工作質(zhì)量，努力探索和實(shí)踐，為地勘檔案事業(yè)的改革和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。