電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化有關(guān)問題的探討

黃 芳（國網(wǎng)湖南省電力公司永州供電分公司，湖南永州425000）

電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化有關(guān)問題的探討

黃 芳（國網(wǎng)湖南省電力公司永州供電分公司，湖南永州425000）

所謂電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化就是指利用系統(tǒng)的檔案管理方法對電力企業(yè)的檔案建設(shè)進(jìn)行有效指導(dǎo)，實現(xiàn)全方位的管理，提高電力公司檔案管理質(zhì)量和效率。本文從我國當(dāng)前電力公司檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，研究了加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的方法，希望對相關(guān)行業(yè)有所幫助。

電力公司；檔案管理；現(xiàn)代化；實踐

1 引言

電力企業(yè)管理包括很多內(nèi)容，檔案管理就是其中一項。隨著社會的發(fā)展，檔案管理方式也有了一定的發(fā)展，但仍存在著不少問題，檔案管理方式落后、管理制度不夠完善、管理人員專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)較低。這些都嚴(yán)重制約著電力企業(yè)的發(fā)展，必須采取措施優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理。

2 電力公司檔案管理的意義

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，檔案不僅是對一個公司生產(chǎn)、運(yùn)營等實踐活動的記錄，同時也是對公司發(fā)展過程中專業(yè)知識與技術(shù)的總結(jié)。電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展離不開檔案的管理，一個高效、安全的檔案管理對加快公司的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型具有重要意義。①行政管理意義。檔案管理是電力公司行政管理工作的基礎(chǔ)工具，制度的完善、創(chuàng)新，人員的獎勵、處罰，計劃決策的制定、改變都需要依賴檔案記錄的資料，高效、綜合的檔案管理不僅有助于制度、決策制定的科學(xué)性、合理性，還有利于提高行政管理的效率和公正性。②生產(chǎn)運(yùn)營意義。檔案記錄了公司所有的生產(chǎn)運(yùn)營和其他業(yè)務(wù)活動，有很大的憑證和參考作用，新項目的運(yùn)營可以借鑒檔案中記錄的成功案例，整理、分析以前的檔案文件，有助于提升公司的管理水平，促進(jìn)公司的生產(chǎn)運(yùn)營工作，同時減少公司的運(yùn)營成本。③培訓(xùn)作用。已有的檔案記錄是培訓(xùn)新員工，使其快速掌握業(yè)務(wù)知識最好的教材，一個成功的案例能大大提高員工培訓(xùn)的效率和應(yīng)用效果，對公司的健康發(fā)展有很好的促進(jìn)作用。

3 電力公司檔案管理現(xiàn)狀

3.1 檔案管理制度體系不完善

為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業(yè)因其特殊性，更需要做好檔案管理。電力企業(yè)在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規(guī)章制度以及責(zé)任追究制度。很多大中型電力企業(yè)能夠嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照制度要求執(zhí)行，但還是有一部分基層企業(yè)忽視制度的作用，具體工作不按照制度規(guī)定的執(zhí)行，導(dǎo)致很多制度成為了擺設(shè)。企業(yè)的責(zé)任追究制度也未真正發(fā)揮作用，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員在思想上沒有足夠的重視，加之一些電力單位管理不善，許多文件不同程度遺失。

3.2 部分檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進(jìn)行分類、使用和歸還，它不僅是一項工作量巨大、工作程序復(fù)雜的工作，而且檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理操作。然而很多電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業(yè)的人員對檔案進(jìn)行管理，尤其是電力企業(yè)中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業(yè)知識，缺少檔案管理的專業(yè)技術(shù)資格證書，且計算機(jī)水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。即使有些人員有專業(yè)技術(shù)資格證書，具備了檔案管理的專業(yè)技術(shù)能力，這些人具備良好的檔案專業(yè)理論知識，但缺乏工作經(jīng)驗，不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

3.3 檔案管理方式方法較落后

檔案管理需要運(yùn)用科學(xué)的原則和方法對檔案進(jìn)行管理，以便為企業(yè)發(fā)展提供更好服務(wù)的一項工作。不同的檔案類型需要不同的管理方式。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理方式比較單一，主要分為三種：檔案集中統(tǒng)一管理、檔案分散管理以及檔案分級管理。集中統(tǒng)一管理有利于保護(hù)檔案的完整性、統(tǒng)一性。但往往受企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理方式的限制，且這些管理方式過于繁瑣，工作量大，工作效率極低，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。檔案管理是為企業(yè)服務(wù)的，必須創(chuàng)新檔案管理方式。

4 加強(qiáng)電力公司檔案現(xiàn)代化管理的方法

在電力企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，加強(qiáng)電力檔案的科學(xué)化管理，不斷提高電力企業(yè)的市場競爭力，才能滿足新時期電力檔案管理工作的各種需求，最終推動我國電力檔案管理科學(xué)化發(fā)展。在實踐過程中，新時期電力檔案的科學(xué)化管理策略主要有如下幾個方面：

4.1 提高電力檔案管理制度的規(guī)范性

在嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行的情況下，制定合適的電力檔案管理制度，不斷提高電力檔案管理制度的規(guī)范性，注重各種文件編制方法的不斷細(xì)化，可以有效保證電力檔案的條理性、完整性和標(biāo)準(zhǔn)化，從而為相關(guān)人員提供可靠的參考依據(jù)，如可以建立如圖1所示的管理網(wǎng)絡(luò)，對檔案的管理工作進(jìn)行細(xì)化。在實踐過程中，增強(qiáng)電力檔案管理工作人員的責(zé)任意識，明確落實檔案歸檔的責(zé)任，才能讓他們擁有明確的檔案收集、整理和分類等多個方面的目標(biāo)，在遵守相關(guān)規(guī)章制度的情況下，有效保證電力檔案管理的整體質(zhì)量。根據(jù)不同電力企業(yè)的發(fā)展情況，制定合適的檔案管理制度，并對檔案收集、歸類、編輯等多個方面提出具體標(biāo)準(zhǔn)，可以充分發(fā)揮相關(guān)工作人員的工作職責(zé)，從而促進(jìn)電力檔案科學(xué)化管理有序進(jìn)行。在不斷增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理意識的情況下，提高檔案管理工作人員的工作熱情，為他們提供廣闊的發(fā)展空間，是電力檔案管理規(guī)范化發(fā)展的重要支撐，很好地滿足了電力檔案科學(xué)化管理的相關(guān)要求。

圖1 電力檔案現(xiàn)代化管理流程圖

4.2 提高電力檔案管理工作人員的素質(zhì)水平

在有效開展電力檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員的素質(zhì)水平是電力檔案管理工作順利開展的重要保障。因此，在實踐過程中：①要不斷提高電力檔案管理工作人員的專業(yè)技能，不斷提升他們的職業(yè)道德素養(yǎng)，并幫助他們提高管理能力和處理事情的能力，有效提高電力檔案管理工作效率。②注重先進(jìn)管理知識、方法的學(xué)習(xí)，不斷豐富電力檔案管理工作人員的工作經(jīng)驗，有效提高他們的協(xié)調(diào)能力、分析能力等，只有這樣，才能提高他們及時處理各種突發(fā)問題的能力。③注重計算機(jī)技術(shù)的合理應(yīng)用，不斷增強(qiáng)電力檔案管理工作人員的團(tuán)隊意識、服務(wù)意識和責(zé)任感，加強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，這樣才能在合理實施考核機(jī)制和獎懲制度的情況下，不斷提高電力檔案管理工作人員的工作積極性，最終全面提升電力檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平。

4.3 加大電力檔案管理信息化建設(shè)力度

根據(jù)上述新時期電力檔案管理存在的各種問題，不斷提高電力檔案管理的科學(xué)化水平，必須加大電力檔案管理信息化建設(shè)力度，才能不斷完善基礎(chǔ)配套設(shè)施，以促進(jìn)電力檔案管理信息化系統(tǒng)不斷完善，從而提高電力檔案各種資料的利用價值。在我國市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的過程中，注重電力檔案管理工作人員的思想教育工作，讓他們樹立科學(xué)的管理理念，并注重科學(xué)管理模式和方法的充分運(yùn)用，才能真正發(fā)揮信息技術(shù)的作用，從而實現(xiàn)電力檔案中各種資源的共享，以滿足新時期電力檔案管理的各種需求。在電力企業(yè)管理機(jī)制不斷完善的過程中，信息化建設(shè)力度的不斷加大，是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的必然趨勢，可以為企業(yè)生產(chǎn)、銷售、管理等多個方面提供相關(guān)資源，對實現(xiàn)電力檔案的真正價值有著重要影響。因此，在電力企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，注重信息技術(shù)的充分應(yīng)用，不斷提高電力企業(yè)的競爭力，可以有效提高電力檔案科學(xué)化管理水平，真正推動電力檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

4.4 注重保密工作

隨著高科技信息技術(shù)的不斷推廣和應(yīng)用，新時期電力檔案的科學(xué)化管理，注重各種保密工作，合理運(yùn)行先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法，才能避免電力企業(yè)出現(xiàn)重大損失。在實踐過程中，對需要保密的檔案進(jìn)行加密管理，并加強(qiáng)電子檔案、信息系統(tǒng)的保密管理，才能確保企業(yè)的核心技術(shù)不被外泄，以在有效防范各種病毒、黑客的基礎(chǔ)上，全面提高電力檔案管理安全性。例如：利用鑰匙加密技術(shù)，對重要的電子檔案進(jìn)行加密管理，并結(jié)合防火墻技術(shù)進(jìn)行安全防范，在一定程度上可以降低檔案泄露的可能性，最終維護(hù)電力檔案科學(xué)化管理的安全性。由此可見，檔案管理工作人員必須注重先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，不斷提升自身綜合技能，才能更好完成檔案管理工作，以推動電力檔案管理的科學(xué)化、信息化發(fā)展。

5 結(jié)束語

電力公司檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)目前所要做出的改進(jìn)較多，要把管理工作真正落到實處，就要先對管理工作做出合理的規(guī)劃，完善資金預(yù)算管理，在建設(shè)過程中嚴(yán)格把控每一步的質(zhì)量，同時做好風(fēng)險的預(yù)見和規(guī)避工作，只有這樣才能使電力檔案的現(xiàn)代化管理得到有效實施，才能使我國電力事業(yè)建設(shè)節(jié)節(jié)高升，為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和人民安居樂業(yè)提供更可靠的保障。

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[2]吳以琳.如何進(jìn)行新時期電力企業(yè)檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（8S）：190.

[3]顧智純，蔡興海.淺談電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：114.

G271

A

2095-2066（2016）05-0055-02

2016-2-1

黃 芳（1970-），女，工程師，本科，主要從事檔案管理工作。