行政檔案管理的保密工作思考

文/陳曉帆，遼寧中醫(yī)藥大學(xué)

行政檔案管理一直都是我國比較重視的一份工作，隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，行政管理工作在實(shí)際過程中面臨著很多問題。如管理方法混亂、檔案鑒定松懈、管理工作業(yè)余、相關(guān)工作人員素質(zhì)較低及檔案利用過程中保密工作欠缺。在解決和規(guī)避這些問題的對(duì)策中，需要詳細(xì)分析行政管理工作的基本性質(zhì)和基本內(nèi)容，有針對(duì)性的提出解決方法和完善對(duì)策，如完善行政檔案管理、加強(qiáng)檔案管理保密工作、行政檔案管理融合現(xiàn)代科技、提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)及做好檔案利用過程中的保密工作。

1 行政檔案管理的概述

行政檔案管理工作顧名思義就是負(fù)責(zé)管理部門的檔案管理，對(duì)于部門日常工作中所衍生出的文件資料進(jìn)行管理保存，同時(shí)在行政檔案管理過程中最重要的就是管理工作人員。行政檔案的管理工作不僅有效的將公司重要文件進(jìn)行統(tǒng)一收集管理，是促進(jìn)部門安全發(fā)展的基礎(chǔ)。同時(shí)，在行政檔案管理的過程中，可以對(duì)保密文件進(jìn)行特殊管理，防止機(jī)密文件的外泄。行政檔案管理工作人員需要具備強(qiáng)大的責(zé)任心和專業(yè)工作素養(yǎng)，對(duì)管理文件工作細(xì)心認(rèn)真，對(duì)檔案管理的過程中核查資料嚴(yán)格負(fù)責(zé)，同時(shí)，管理工作人員需要具備一定的職業(yè)操守。

2 行政檔案保密的意義

檔案保密是保密工作的一個(gè)重要組成部分。作為信息存儲(chǔ)的載體，檔案蘊(yùn)含著豐富的信息。在國家關(guān)于安全建設(shè)綜合管理的建議中，檔案保密尤為重要。從國家安全的角度，明確指出，在涉及國家全面治理和安全建設(shè)的若干問題上，所有公民都有責(zé)任，也有義務(wù)保護(hù)國家安全和利益。因此,對(duì)于重要的國家檔案信息，如涉及軍事方面、政治方面、外交方面、經(jīng)濟(jì)方面及科學(xué)方面等信息必須確保這些檔案是保密的，從而防止被他人盜竊及使用這些信息。其次，從國家長期穩(wěn)定的基本國策中可以看出，任何團(tuán)體和個(gè)人都不得非法泄露或竊取他人的檔案信息，應(yīng)積極推動(dòng)社會(huì)處在一個(gè)公平、公正、有序的和諧環(huán)境中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,新形勢(shì)下的檔案信息被很多不法分子看作是一個(gè)謀求利益的機(jī)會(huì)，這為廣大公民的個(gè)人信息安全造成很大的隱患。從長遠(yuǎn)來看,將會(huì)刺激更多的社會(huì)問題,影響人們的正常生活,而且還可以減少公民對(duì)國家的信心,導(dǎo)致國家信譽(yù)的損失,加大政府治理的難度,不利于促進(jìn)名族團(tuán)結(jié)與社會(huì)穩(wěn)定。最后，隨著2001年中國加入世界貿(mào)易組織，中國開始參與全球經(jīng)濟(jì)一體化的國際競爭。國家、政府機(jī)構(gòu)、公共機(jī)構(gòu)和企業(yè)檔案信息的安全和保密，將使所有行業(yè)在國際競爭中更加公平與誠實(shí)。一旦某個(gè)單位泄露的文件信息,這必然會(huì)導(dǎo)致惡意競爭的出現(xiàn),相關(guān)業(yè)務(wù)操作的影響,以及經(jīng)濟(jì)利益遭受損失,最終導(dǎo)致國家的經(jīng)濟(jì)創(chuàng)傷,這不利于國家努力促進(jìn)和平的綜合治理和建設(shè)。因此，無論是國家安全的宏觀層面，還是從國家長期穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程的中、微觀層面，在國家安全建設(shè)環(huán)境綜合治理中，檔案保密工作都具有十分重要、十分深遠(yuǎn)的意義。

3 行政檔案管理的保密工作中存在的問題

3.1 管理方法混亂

雖然我國在行政檔案管理工作的過程中有明確的管理制度，但是由于工作人員的不穩(wěn)定性導(dǎo)致交接過程中出現(xiàn)交接手續(xù)不完全等問題，同時(shí)各個(gè)崗位之間的人員調(diào)動(dòng)頻繁也是造成行政檔案管理的重要困境。在檔案管理的過程中，其他部門會(huì)自己進(jìn)行檔案更換，這就直接導(dǎo)致行政檔案在管理過程中非常混亂。這些現(xiàn)象的產(chǎn)生在一定程度上加重了行政檔案管理人員的工作量，也是行政檔案管理保密工作的疏忽。

3.2 檔案鑒定松懈

目前，在行政檔案管理過程中的問題還包括工作人員對(duì)檔案的鑒定松懈，行政檔案管理的最重要的工作就是保證對(duì)內(nèi)容的核查真實(shí)有效。然而在實(shí)際核查的過程中，工作人員對(duì)于檔案的內(nèi)容檢查松懈，甚至對(duì)很多資料都沒有進(jìn)行核查，這在一定程度上造成了虛假檔案的存在。這種虛假材料的出現(xiàn)，不僅在管理過程中給工作人員帶來很大的麻煩，同時(shí)也會(huì)影戲nag整個(gè)行政檔案管理的工作正常運(yùn)行。

3.3 管理工作業(yè)余

行政檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)性和細(xì)心程度很強(qiáng)的工作，只有具備細(xì)心和耐心的品質(zhì)以及專業(yè)的工作素養(yǎng)才能管理好檔案資料。然而在實(shí)際檔案管理過程中，由于工作人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，對(duì)相關(guān)的檔案資料檢查不嚴(yán)格，造成檔案資料管理模式的混亂。同時(shí)，行政檔案管理工作具有多方面合作協(xié)調(diào)性，并不是獨(dú)立存在的，所以在處理的過程中，很容易影響到其他部門的發(fā)展工作。

3.4 相關(guān)工作人員素質(zhì)較低

能夠讓行政檔案保密的關(guān)鍵因素是人。但是各級(jí)部門對(duì)相關(guān)工作人員的專業(yè)知識(shí)缺乏培訓(xùn)，相關(guān)工作人員不知道如何有效防止行政檔案被盜或者是行政檔案信息泄漏。在一些單位中，即使是核心行政檔案也不是保密的，即使是非工作人員也可以進(jìn)行自由訪問，沒有任何機(jī)密性而言。此外，一些相關(guān)工作人員自身的素質(zhì)較低，他們工作的動(dòng)機(jī)僅僅之是金錢，他們可以做到無視集體或國家的信息安全，為了自己的利益，把重要的行政檔案賣給別有用心的團(tuán)體或個(gè)人，導(dǎo)致集體或國家的財(cái)產(chǎn)受損與名譽(yù)受損。這些問題是真實(shí)存在的，是不容忽視，尋求優(yōu)質(zhì)有效的方法策略對(duì)這些問題予以解決刻不容緩。

3.5 檔案利用過程中保密工作欠缺

雖然相關(guān)工作人員能夠較好的保證不對(duì)外開放的行政檔案的機(jī)密性，但是對(duì)那些已經(jīng)對(duì)外開放的行政檔案 導(dǎo)致這種情況的出現(xiàn)主要有兩個(gè)原因。一是立卷歸檔與文檔保密之間不相適應(yīng)。通常情況下，傳統(tǒng)行政檔案保密工作中的立卷歸檔所采用的方法都是“四分法”，這樣的方法非常容易忽略一些保密工作的重要影響因素，使得在檔案保密工作的技術(shù)操作問題上，存在著涉密文件資料與非密級(jí)文件資料混著交叉保存的情況。 二是檔案部門與保密部門在責(zé)任取向沒有統(tǒng)一。在實(shí)際工作當(dāng)中，行政檔案管理部門與行政檔案保密部門在責(zé)任取向上存在著嚴(yán)重的差異。一般來說，行政檔案管理部門更關(guān)注行政檔案的管理與使用，而行政檔案保密部門則側(cè)重于行政檔案的安全，特別是一些較高級(jí)別的行政檔案的安全。這種差異使得兩個(gè)部門只能沒有很好進(jìn)行合作共同提升行政檔案的機(jī)密性。

4 行政檔案管理的保密工作中問題的解決措施

4.1 完善行政檔案管理

對(duì)于行政檔案管理中出現(xiàn)的內(nèi)部混亂等問題，需要完善行政檔案管理制度，對(duì)信息化的檔案進(jìn)行更加嚴(yán)格的看管保存。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理工作制度也應(yīng)該即使更新完善，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人們對(duì)于管理工作的需求。在實(shí)際管理過程中，需要根據(jù)工作的方式和管理人員的特點(diǎn)進(jìn)行分析探究，從而制定規(guī)范工作人員的準(zhǔn)則，讓工作人員更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理。在完善行政檔案制度的時(shí)候，應(yīng)注意針對(duì)管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有針對(duì)性的改進(jìn)，從源頭上解決問題。

4.2 加強(qiáng)檔案管理保密工作

檔案管理的保密要求是管理人員的職責(zé)之一，在行政檔案管理對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密是管理工作人員的重要任務(wù)。這種保密工作可以從多層次進(jìn)行，如通過選擇相對(duì)比較隱秘的地方進(jìn)行檔案保存。同時(shí)檔案保存需要對(duì)所有檔案的位置進(jìn)行嚴(yán)格的防盜工作，對(duì)所有進(jìn)入的人員進(jìn)行嚴(yán)格篩查，只限定與工作相關(guān)的人員出入。加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理制度，需要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，對(duì)保密文件不準(zhǔn)外泄等。

4.3 行政檔案管理融合現(xiàn)代科技

傳統(tǒng)的檔案管理模式大部分是依靠管理人員，然而隨著時(shí)代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，行政檔案管理工作中融入現(xiàn)代科技的手段，進(jìn)行完整詳細(xì)的檔案管理模式?？梢酝ㄟ^對(duì)檔案進(jìn)行二維碼的掃描模式，將所有的信息錄入電子計(jì)算機(jī)，這種管理方式不僅更加便捷，同時(shí)在對(duì)檔案管理過程中可以更高效的進(jìn)行檔案管理分類或查詢。在行政管理檔案的過程中，可以高效迅速的查找有效信息，通過對(duì)信息的整理收藏提高信息的有效性。

4.4 提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)

行政檔案管理人員的基本職責(zé)是確保檔案保存的完整性與安全性。作為一名行政檔案管理人員，第一件事是要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，確保行政檔案是完整的、有序的和齊全的，并盡力阻止任何可能導(dǎo)致行政檔案丟失或損壞的現(xiàn)象發(fā)生。為此，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)是十分必要的同時(shí)也是十分重要的。行政檔案管理人員不僅需要具備較高的專業(yè)知識(shí)，而且還要具有強(qiáng)烈的責(zé)任感以及良好的政治素養(yǎng)，只能這樣才能更好地勝任行政檔案保管工作。而且作為行政檔案管理人員，他還應(yīng)該在枯燥的工作中保持靈活，善于總結(jié)、提取和應(yīng)用自己及他人的工作經(jīng)驗(yàn)。與此同時(shí)，行政檔案管理人員還具備高尚的情操與強(qiáng)烈的奉獻(xiàn)精神，要耐得住寂寞與清貧。行政檔案管理人員只有天天努力做好自己的本質(zhì)本質(zhì)工作，才能在此過程中不斷地提升自己的工作效率，使行政檔案管理工作得到改進(jìn)，使行政檔案的保密性得到有效提升。

4.5 做好檔案利用過程中的保密工作

在行政檔案利用的過程中，對(duì)其保密工作有三個(gè)要求，即加強(qiáng)對(duì)行政檔案使用的監(jiān)督，處理好行政檔案利用與保密之間的關(guān)系，以及處理好行政檔案開放過程中的保密工作。具體而言，滿足以上三個(gè)要求應(yīng)做到以下這些。第一，加強(qiáng)對(duì)行政檔案使用的監(jiān)督。在行政檔案使用過程中存在行政檔案信息泄漏的巨大風(fēng)險(xiǎn)，因此必須加強(qiáng)對(duì)行政檔案使用的監(jiān)督，以確保行政檔案的機(jī)密性。對(duì)行政檔案使用的嚴(yán)格監(jiān)督不僅有助于在行政檔案使用過程中可以有效發(fā)現(xiàn)一些不良的行為，而且還能提高行政檔案的完整性與安全性。為此，相關(guān)管理人員應(yīng)制定科學(xué)的、全面的的監(jiān)督管理制度，嚴(yán)格規(guī)范行政檔案的閱讀、借閱、復(fù)制等行為。再者，相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)行政檔案使用者的使用目的，準(zhǔn)確把握檔案使用者的心理，并進(jìn)行針對(duì)性的重點(diǎn)監(jiān)控，以便更加高效地確保行政檔案的使用安全。最后，在相關(guān)監(jiān)控設(shè)備的幫助下，相關(guān)管理人員可以實(shí)時(shí)監(jiān)控行政檔案室，有效防止行政檔案信息被盜或者是篡改行政檔案數(shù)據(jù)行為的出現(xiàn)。第二，處理好行政檔案利用與保密之間的關(guān)系。處理好行政檔案利用與保密之間的關(guān)系是提高行政檔案利用價(jià)值的重要手段，為此應(yīng)以正確的方法處理好行政檔案利用與保密之間的關(guān)系。為了更好地利用行政檔案，充分發(fā)揮行政檔案的價(jià)值，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)行政檔案資料有一個(gè)全面的了解。相關(guān)管理人員要改變過去錯(cuò)誤的行政檔案管理理念，做到不但能夠確保行政檔案具有較高的機(jī)密性，而且行政檔案的使用價(jià)值能夠較大程度的發(fā)揮。如果僅僅只是為了提升行政檔案的機(jī)密性，而使得行政檔案的使用價(jià)值得不到任何發(fā)揮，那么這樣的行政檔案保密工作也就失去了真正的意義。行政檔案的保密和利用應(yīng)同時(shí)進(jìn)行。只有妥善處理兩者之間的關(guān)系，行政檔案才能在安全的情況下發(fā)揮其更高的使用價(jià)值。第三，處理好行政檔案開放過程中的保密工作。對(duì)于已經(jīng)處在開放中的行政檔案，相關(guān)管理人員也應(yīng)該維護(hù)必要其機(jī)密性。在確定行政檔案開放之前，相關(guān)管理人員應(yīng)該仔細(xì)檢查行政檔案，以確保對(duì)其進(jìn)行開放不會(huì)對(duì)國家和社會(huì)產(chǎn)生任何負(fù)面的影響，同時(shí)必要的話還應(yīng)對(duì)其開放的范圍進(jìn)行嚴(yán)格控制。此外,還要切實(shí)執(zhí)行行政檔案的解密工作，以便最大限度地利用行政檔案,確保其使用價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮。

5 結(jié)束語

針對(duì)目前我國對(duì)于行政檔案管理的保密工作中出現(xiàn)的各種問題，從完善管理制度到加強(qiáng)管理工作等多方面進(jìn)行規(guī)避。只有增加我國的行政檔案管理工作才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的保密和信息化，所以我國在對(duì)管理人員的要求上，必須具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)以及責(zé)任感。