試析檔案管理工作的重要性

陳榮

摘 要：在本文中主要就如何將檔案的管理工作做的更好更加的完善進(jìn)行了相關(guān)的探討，基本的內(nèi)容是如何有效的對(duì)檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)上能夠協(xié)調(diào)的發(fā)展做出了合理的建議，可以在實(shí)際的工作中對(duì)檔案的管理提供更加規(guī)范的操作，知道檔案工作在正常的運(yùn)轉(zhuǎn)中能夠更加的標(biāo)準(zhǔn)化與制度化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性

隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，需要對(duì)生活資料進(jìn)行檔案保存處理的事物也越來越多，其中檔案的數(shù)量也在隨著時(shí)代的進(jìn)步漸漸增加著。數(shù)量上的增加就會(huì)給檔案的保存與整理帶來很多方面的困難，這時(shí)，就需要我們利用現(xiàn)代化技術(shù)手段與方法來對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行替代。這樣才是正確解決檔案管理上問題的方法。

1 做好檔案管理工作的重要意義

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)與管理水平

任何工作想要做好都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣才能視工作能夠順利的進(jìn)行下去。所以說檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。我們前提是要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)度，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度直接決定了檔案工作能否順利開展。領(lǐng)導(dǎo)能否將檔案工作列入議事日程，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，做為檔案管理人員需要做到以下幾個(gè)方面。

2.1 宣傳檔案管理的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)

部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，這部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無的部門。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理方面的認(rèn)識(shí)，作為檔案的管理人員要經(jīng)常把相關(guān)文件以及材料經(jīng)常讓領(lǐng)導(dǎo)看，尤其是與本單位密切相關(guān)的檔案材料必須在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下。

2.2 作為檔案管理人員要做到愛崗敬業(yè)，使檔案工作更加得到重視

檔案管理工作人員的工作態(tài)度的好壞，直接影響了單位領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作。因此，作為一名合格的檔案管理人員我們要做到愛崗敬業(yè)、忠于職守。

3 加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代建設(shè)，保證現(xiàn)有資源的綜合利用

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)

檔案管理在技術(shù)的要求很高其中還包括專業(yè)上的要求，檔案在管理上要求管理人員需要具備高度的責(zé)任感與良好的職業(yè)素質(zhì)，并在工作的進(jìn)行中擁有細(xì)心的工作態(tài)度，檔案的管理人員要具備樂于助人的精神，運(yùn)用好自身在理論上與技術(shù)上的管理手段，對(duì)每一份檔案都要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，并且不能甘于平凡，要在實(shí)際的工作中對(duì)自己的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的更新，不斷對(duì)自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行提升，努力的將自身的綜合素質(zhì)進(jìn)行全面的提高，只有這樣的嚴(yán)格要求自己，檔案的管理事業(yè)才會(huì)穩(wěn)定的向前發(fā)展。

3.2 利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行整理

檔案的整理工作可以說是非常的繁瑣，并且在勞動(dòng)的強(qiáng)度上也是異常的大，其中重復(fù)性的動(dòng)作還很多。隨著技術(shù)的發(fā)展，我們可以利用計(jì)算機(jī)在上面的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案進(jìn)行歸納與管理，對(duì)工作的效率進(jìn)行質(zhì)量上的提高，降低工作人員的工作強(qiáng)度。人工做立卷工作時(shí)，立卷人的需要根據(jù)的自己的對(duì)檔案上的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，這樣的工作模式具有一定的弊端，因?yàn)槊總€(gè)管理人員的理解與工作上的能力不盡相同，盡管檔案的管理工作有相關(guān)的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際的工作中，依然會(huì)存在同一個(gè)文件出現(xiàn)在不同的領(lǐng)域中。這樣的結(jié)果就會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生相應(yīng)的影響，檔案的分類上也會(huì)出現(xiàn)不準(zhǔn)的情況。面對(duì)這樣的情況我們可以利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行處理，也就是使用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)人工的立卷操作進(jìn)行模擬，再使用計(jì)算機(jī)的將條目的內(nèi)容給打印出來，也可以采取排列打印的的方式對(duì)排列好的文件進(jìn)行先后順序上的整理。這時(shí)不僅可以有效降低人為因素對(duì)檔案的影響，還在一定的程度上將工作的效率給提高了。

3.3 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)的學(xué)習(xí)

技術(shù)的進(jìn)步也在一定的范圍內(nèi)推動(dòng)著計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，這就要求檔案的管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)能做到熟練的運(yùn)用，并對(duì)現(xiàn)代化科技手段與先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行熟練的掌握。檔案的管理人員可以通過公司組織的培訓(xùn)進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，也可以運(yùn)用自己在工作中的空余時(shí)間邊學(xué)習(xí)邊操作，對(duì)自身業(yè)務(wù)上的綜合素質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的提高，并將自己的信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與文化水平做到一個(gè)大幅度的提升，成為一名具備綜合素質(zhì)的檔案型管理人才。

3.4 提高大難管理人員的綜合素質(zhì)，定期培訓(xùn)

首先，應(yīng)對(duì)檔案管理人員的思想認(rèn)方面的問題進(jìn)行處理，讓檔案的管理人員對(duì)自身的工作中的重要性與實(shí)際的意義進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員綜合素質(zhì)都能得到全面的提高，才會(huì)使自己的工作上的服務(wù)質(zhì)量也得到相應(yīng)的提升。其次，是對(duì)檔案的管理人才的培養(yǎng)，就是將檔案培訓(xùn)的工作進(jìn)行等級(jí)上的測(cè)評(píng)，定期的對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)技能上的培訓(xùn)，也在培訓(xùn)過后進(jìn)行定期的素質(zhì)測(cè)評(píng)，對(duì)于測(cè)評(píng)不合格的人員要進(jìn)行二次培訓(xùn)，表現(xiàn)優(yōu)秀的人員也進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以這樣的方式對(duì)人才進(jìn)行選拔。

3.5 加強(qiáng)檔案管理人員綜合培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。從實(shí)際工作出發(fā)，多形式的開展檔案管理人員繼續(xù)教育培訓(xùn)。第一，要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，豐富檔案管理的專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提供補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)工作中存在的問題。第二，普及與檔案相關(guān)的學(xué)科知識(shí)。檔案管理工作涉及了哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等學(xué)科的相關(guān)知識(shí)，檔案管理工作人員在繼續(xù)教育過程中需要注重相關(guān)學(xué)科知識(shí)方面的補(bǔ)充。

結(jié)束語

檔案在管理上的質(zhì)量就是檔案的主要的生命線，質(zhì)量上的好與壞，也在直接影響著檔案資料的完整性。對(duì)于每個(gè)在檔案管理工作崗位中堅(jiān)守的人員來說，應(yīng)在工作中始終樹立對(duì)檔案全面管理的思想，不斷地學(xué)習(xí)新進(jìn)的知識(shí)與技術(shù)，做到與社會(huì)的進(jìn)步不脫節(jié)，才能在日新月異的工作進(jìn)程中始終擁有一個(gè)積極的心態(tài)，將全部的身心投入到日常的工作中去，使檔案的工作的質(zhì)量得到不斷地提升。

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