高校名人檔案收集工作的策略研究

蘇雅澄

摘要：本文在對高校名人檔案收集工作現(xiàn)狀進行分析的基礎(chǔ)上，以筆者所在單位名人檔案收集工作為例，就目前存在的缺少制度保障，難以有效收集；缺乏資金，難以持續(xù)開展收集工作；被動接收為主，收集方式單一；名人檔案資料收集不完整等問題，提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：高校名人檔案檔案收集檔案管理

高校名人檔案主要是指在高校發(fā)展和各個學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)，造詣精深、學(xué)術(shù)超群、成就卓越，在國內(nèi)外具有一定影響的教授、專家、學(xué)者等人的檔案。高校名人檔案不僅是對高校名人成長過程的完整反映，也蘊含著高校的歷史變遷，甚至某一學(xué)科的發(fā)展歷程，收集整理高校名人檔案是對高校檔案資源的有力補充，也是記載和延續(xù)高校獨特文化精神的重要方式。鑒于此，本文重點以筆者所在單位為例，在對高校名人檔案收集工作進行梳理的基礎(chǔ)上，就其存在的問題提出相應(yīng)的解決對策。

一、高校名人檔案收集工作的現(xiàn)狀

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，名人檔案所具有的巨大社會價值、文化價值、科學(xué)價值正日益凸顯，名人檔案的收集工作亦變得尤為重要，在這樣的背景下，國內(nèi)各高校相繼開展了一系列名人檔案的收集工作。自1984年起，南京大學(xué)檔案館率先組建名人檔案后，許多高校檔案館便開始進行名人檔案的收集工作。2000年，北京大學(xué)在校長辦公會通過了《北京大學(xué)“人物檔案”征集、歸檔暫行辦法》；2002年，華中農(nóng)業(yè)大學(xué)開始啟動名人檔案的收集工作；2006年，武漢大學(xué)開始建立名人檔案。截至目前，南京理工大學(xué)、東南大學(xué)、中南大學(xué)、北京師范大學(xué)、北京郵電大學(xué)等高校均建立了名人檔案。就筆者所在單位而言，自20世紀90年代初便開始收集名人檔案，至今已收集49人的4900余件檔案，其中包括如毛澤東、周恩來等簽發(fā)的校領(lǐng)導(dǎo)的任命書，部分高校名人獲得的國家科技獎勵的證書、獎杯，專利證書，珍貴的手稿、筆記等，有效地補充了館藏資源。

二、國內(nèi)高校名人檔案收集工作中存在的問題及原因

（一）缺少相關(guān)制度的保障，難以有效開展收集工作

健全的制度保障對高校名人檔案收集工作具有較大影響，然而，據(jù)筆者了解，目前與高校名人檔案收集相關(guān)的制度并不完善。從宏觀層面看，國家在檔案收集方面的法律法規(guī)主要有《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，雖然上述法律法規(guī)在檔案收集以及高校檔案管理方面進行了規(guī)定，但是并沒有針對高校名人檔案收集工作進行具體要求。從微觀層面看，如高校名人檔案包括哪些具體內(nèi)容；對于具有重要意義的檔案資料，檔案所有者是否有義務(wù)交予檔案館保存；判斷檔案重要性的標準又該由誰來制定等在高校名人檔案收集工作中遇到的重點難點問題并沒有給予具體的闡釋，這在一定程度上導(dǎo)致高校名人檔案收集工作開展得較為緩慢。

（二）缺乏必要的財力、人力，導(dǎo)致難以持續(xù)開展收集工作

從資金方面看，高校檔案館與其他單位相比，在經(jīng)費上往往捉襟見肘，其自身現(xiàn)有的力量不足以承擔(dān)巨大的名人檔案收集工作，導(dǎo)致名人檔案收集工作很難持續(xù)開展。從人員保障方面看，近年來，名人檔案中口述歷史的收集工作變得十分重要，雖然檔案館可以借助人物的講述獲得豐富、珍貴的歷史資料，但是由于此項工作涉及范圍較廣，特別是在后期更需要大量的人力對收集來的材料進行整理，目前高校檔案館已經(jīng)在該方面表現(xiàn)出明顯的人力不足。

（三）被動接收為主的收集方式，極大地影響了收集工作的質(zhì)量

高校名人檔案收集工作在多數(shù)情況下采取發(fā)布通知的方式，輔之以等待本人或其檔案持有者與檔案館取得聯(lián)系，表示愿意捐贈，詢問是否能夠接收檔案的收集方式。同時，高校檔案館通常在有需要，如梳理名人人生歷程、整理事跡、舉辦展覽等活動時，才會主動去收集名人檔案，平時較少及時主動地進行相關(guān)工作。這樣的收集方式，不僅造成收集上來的名人檔案數(shù)量嚴重不足，而且在質(zhì)量上也難以保證。

（四）對名人檔案缺乏系統(tǒng)認識，使得收集的檔案不完整

為了較好地反映名人檔案的全貌，高校名人檔案中關(guān)于名人日常生活中形成的如日記、信函、各時期照片，各種音頻和口述材料以及名人所獲得的榮譽證書及其他有意義的實物等材料，都應(yīng)該作為高校名人檔案收集工作的內(nèi)容之一。然而，目前高校檔案館更多地收集其生平材料，如自傳、傳記、履歷表和業(yè)績材料、論文、著作、研究成果等材料，一定程度上影響了名人檔案的完整性。

三、國內(nèi)高校名人檔案收集工作的對策

（一）建立健全高校名人檔案收集工作制度，推動名人檔案收集工作的有序開展

首先，國家層面應(yīng)該在《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，針對高校名人檔案收集工作中遇到的難點問題，從宏觀層面上給予具有針對性的指導(dǎo)，為高校名人檔案工作收集工作提供較為明確的方向。其次，各高校應(yīng)該以國家相關(guān)法律法規(guī)為原則，結(jié)合各自的歷史發(fā)展、社會定位制定詳細的管理規(guī)范，在規(guī)范指導(dǎo)下開展名人檔案收集工作。2011年到2014年，筆者所在單位制定了《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理辦法》《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)“人物檔案”征集、歸檔管理辦法》《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)人物檔案管理實施細則》等具體規(guī)范。其中，針對名人檔案，從建檔對象，材料征集范圍，檔案的征集、保管和利用等方面做了具體規(guī)定。例如“征集檔案要辦理移交手續(xù)（一式三份，檔案館、單位、個人各保存一份），并由檔案館向捐贈者頒發(fā)捐贈證書”等，為實現(xiàn)名人檔案收集工作的規(guī)范化管理奠定了基礎(chǔ)。

（二）爭取資金和人力支持，保障名人檔案工作的持續(xù)開展

1.調(diào)動社會積極性來爭取專項基金。高校檔案館可以通過建立高校名人檔案收集專項基金來提供經(jīng)費支持，在籌備專項基金上，除了考慮學(xué)校撥款以外，最主要的來源還有社會公眾的捐助。筆者認為已經(jīng)畢業(yè)的校友，在校就讀的學(xué)生，甚至其他社會人士等，都可以成為高校檔案館籌備專項資金工作中積極爭取的力量。

2.為了保證名人檔案收集工作的持續(xù)進行，在人員分配上，筆者認為可以通過舉辦名人檔案展覽來引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，進而獲得其他部門的支持。名人檔案展覽充分反映了檔案館對檔案的理解、詮釋和展示能力，可以說成功的檔案展覽是檔案館綜合實力和水平的直觀體現(xiàn)，同時，可以借此引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和社會公眾的關(guān)注，在以后的名人檔案收集工作中更容易得到其他部門的支持，從而確保名人檔案收集工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）加強主動收集，豐富收集方式

高校檔案館除了應(yīng)該主動到名人本人或其檔案保存者處盡力說服其捐贈檔案以外，還要通過召開座談會，借助重大活動，利用圖書館、博物館等相關(guān)資源去積極地開展名人檔案收集工作。一是召開座談會，收集珍貴的名人資料。通過多次走訪，俞大紱先生的學(xué)生、助手紛紛拿出自己珍藏多年的俞先生給他們的信件。其中，雖然俞先生的學(xué)生鄭麗糯人在美國，但是聽到相關(guān)消息，主動將信件的掃描件發(fā)送了過來。二是借助重大活動開展名人檔案收集工作。筆者所在單位2011年舉辦了俞大紱誕辰110周年紀念活動，檔案館結(jié)合紀念慶典活動舉辦檔案展覽，期間走訪了俞先生的兒子，并從俞先生的居住地收集到相關(guān)檔案百余件。三是借助圖書館、博物館等，收集部分散存在社會上的名人檔案材料。通過在圖書館、博物館展覽或者為上述機構(gòu)提供檔案材料，使得眾多在世的知名人士本人或離世的知名人士的親人、朋友、同事、學(xué)生為我們提供有價值的散存檔案線索，他們中的一些人還主動捐贈自己保存的照片、實物、資料等。在上述措施的推動下，館藏資源得到了極大豐富。

（四）拓寬收集領(lǐng)域，豐富檔案內(nèi)容

豐富全面的檔案資料能夠立體地展示一個人的人生歷程和偉大貢獻，使人物更加生動、豐滿。筆者認為，在收集名人檔案的過程中，不僅要注重人物科研和教學(xué)方面的檔案收集，如論文、報告、研究成果、榮譽證書等收集，更要從館藏資源入手，注重其日常生活資料的收集。截至目前，筆者所在單位收集了閻隆飛教授生前用過的鋼筆、辛德惠教授生前用過的剪刀、蔡旭教授和學(xué)生的往來信件等。并在收集俞大紱教授（已故）的檔案時，找到了他的京劇唱片、老式打印機、眼鏡盒、鋼筆等與其日常生活息息相關(guān)的資料，較珍貴的還有陳寅恪送給俞大紱的手杖，1980年俞大維從臺灣寄給胞弟的新年賀卡，以及在特定年代俞先生的學(xué)習(xí)筆記等。通過對上述名人生活資料的收集，讓人們對名人有了較為全面的認識，也為檔案的利用服務(wù)工作提供了保證。

*本文為中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費專項資金資助“高校記憶檔案收集對策研究”（項目編號：2015QC032）的研究成果。

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