對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

方　麗/山東省威海市文登區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目辦公室

對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

方麗/山東省威海市文登區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目辦公室

人事檔案是一個(gè)人才的主要信息來源，它能充分反映一個(gè)人的工作生活經(jīng)歷，工作學(xué)習(xí)表現(xiàn)，歷史背景，特殊才能，及一個(gè)人生中的重要經(jīng)歷。很多人才的挖掘和提升都是依靠著這部分信息來進(jìn)行判斷。隨著國家的發(fā)展，對著這類信息的保護(hù)也越來越嚴(yán)密，但是還有相當(dāng)一部分事業(yè)單位存在有很大的弊端，由于自身?xiàng)l件的限制或者對這類信息的安全認(rèn)識不足導(dǎo)致人事檔案不斷地缺少和泄露，本文就對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行一個(gè)剖析和對策思考。

事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；對策思考

前言

事業(yè)單位的人事檔案是一個(gè)人信息的主要載體，在大多數(shù)情況下，很多人的隱私都會在事業(yè)單位中有相當(dāng)?shù)挠涊d，人事檔案也是很多領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)現(xiàn)人才和選拔人才的重要途徑，所以對于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對此，下文在基于筆者工作實(shí)踐基礎(chǔ)上，重點(diǎn)圍繞于事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及其對策展開探究，力圖為做好此項(xiàng)工作貢獻(xiàn)自己綿薄之力。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理得不重視

很多事業(yè)單位對于人事檔案管理都缺乏一定的重視，認(rèn)為人事檔案管理就是一個(gè)走流程的過程，對于用于保存人事檔案的地點(diǎn)也是沒有任何的保密措施，甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存人事檔案的工具相對落后或者保密性不足。紙質(zhì)版的檔案通常會由于年份原因或多或少都會有遺失甚至是錯(cuò)漏，電子版大多也會因?yàn)楣芾聿划?dāng)而遺失或者泄露。

（二）人事管理人員的專業(yè)不足

由于很多領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理得重視不足，所以相對的，處理這份人員的招收上也是一個(gè)隨意的過程，往往這種情況就很容易造成人事檔案的安放錯(cuò)亂，導(dǎo)致很多人檔分離的人員的檔案沒有得到及時(shí)的清理，也有很多人員的人事檔案的填寫不夠關(guān)注，造成大量虛假偽造的信息。很多人事管理的人員一般而言都相對輕松，造成了他們自身很容易疏忽大意，又因?yàn)榻^大多數(shù)情況下，沒有一個(gè)相對嚴(yán)格的管理，所以人事檔案的信息泄露也是極為容易。

（三）檔案收集的不齊全

很多時(shí)候事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者都對人事檔案不太關(guān)注，所以導(dǎo)致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息，缺乏一個(gè)系統(tǒng)的收集程序和一套完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。這也導(dǎo)致很多人事在收集這些信息的時(shí)候會出現(xiàn)錯(cuò)漏，很多信息都收集的不齊全，不夠細(xì)致，甚至?xí)霈F(xiàn)一堆過期信息，導(dǎo)致在人才的選拔方面后知后覺。

（四）人事部門管理疏松

因?yàn)槁殬I(yè)的特殊性，很多情況的下，對于這部分人都沒有一個(gè)嚴(yán)格的管理程序，導(dǎo)致很大程度上，人事檔案的嚴(yán)密性，完整性，系統(tǒng)性都缺乏一個(gè)重要保障。對于事業(yè)單位來說，人事檔案的安全性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于普通企業(yè)，但是這類單位在很多程度上對于檔案的保護(hù)卻要普遍低于普通企業(yè)。很多事業(yè)單位聘用的人事管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導(dǎo)致人事信息存在有很大的誤差，不能及時(shí)的對一些手續(xù)不全的材料退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)辦，也對人事信息的采集工作有很大干擾，造成信息滯納，讓人們往往在這方面耗費(fèi)大量的時(shí)間去錄入信息。

（五）人事檔案的現(xiàn)代化、信息化不足

由于很多事業(yè)單位自身的局限性，大多事業(yè)單位的檔案管理相對還是很落后，甚至有的事業(yè)單位只是采用簡單的A4紙進(jìn)行保存，這樣不單對檔案的嚴(yán)密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學(xué)和信息化的存儲了，可是即使有的事業(yè)單位有條件購買設(shè)備也沒有相應(yīng)的技術(shù)人員進(jìn)行操作，導(dǎo)致工作效率的低下，也導(dǎo)致人事信息時(shí)效性嚴(yán)重不足。

二、人事檔案管理的對策及思考

（一）加強(qiáng)對于人事檔案管理的重要性，提高對于人事檔案的管理，對于人事檔案的保存加大安保力度，對于存放人事檔案的地方要保持整潔，統(tǒng)一，對于人事檔案的嚴(yán)密性一定要多加防范，存放人事檔案的地方也要有多重防護(hù)。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于現(xiàn)代高速的發(fā)展，使得人事信息更新也不斷加快，如何更能準(zhǔn)確的保存人事檔案對于事業(yè)單位來說都是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

（二）對于人事管理人員的嚴(yán)格挑選，人事檔案是人才一個(gè)很隱私很重要的信息，這些檔案的妥善存放和嚴(yán)密性對人才來說都是一個(gè)很重要的保障，所以對于管理人員檔案的員工也要進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的防護(hù)意識。要求他們進(jìn)行信息采集的時(shí)候能夠認(rèn)真、細(xì)致，將各種信息都能準(zhǔn)確的錄入。要求必要時(shí)采取一定的制度，嚴(yán)懲那些不太重視的人員。

（三）對于檔案收集重視。建立一個(gè)完善的人事管理體系，將人事資料收集作為一個(gè)很重要的流程，讓人事部門加強(qiáng)這方面的認(rèn)識，對于每一個(gè)收集的資料都要有一定的責(zé)任感，對于檔案的存放也要有一定的秩序，讓人事檔案管理變得全面，客觀，動態(tài)性，對檔案的不同功能進(jìn)行歸類，加強(qiáng)人事信息的權(quán)威性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。只有完善的管理體系才能規(guī)范人事員工的行為，從而達(dá)到最大的工作效益。

（四）加強(qiáng)人事方面的管理，建立人事與員工的交流通道，這使人事檔案能夠得到及時(shí)的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案，使得人事檔案管理起來能夠有序高效，也使得資料更加真實(shí)有效。

（五）將人事檔案建設(shè)成現(xiàn)代化和信息化。人事檔案相當(dāng)于是一個(gè)人才信息一段時(shí)間內(nèi)的總結(jié)，是人們?nèi)嬲J(rèn)知一個(gè)人才的資源庫。想要合理利用人事檔案，最大限度的發(fā)揮這個(gè)資源庫的作用，就必須要進(jìn)行一個(gè)現(xiàn)代化的建設(shè)，將人事檔案通過高科技進(jìn)行一個(gè)整合，不單只可以加強(qiáng)人事檔案的安全性和完整性，更加能極大的延長檔案的存放時(shí)間。充分的利用網(wǎng)路對于人事信息的處理是相當(dāng)必要的，加上部門的配合，技術(shù)人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，也能在有需要的時(shí)候準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，加強(qiáng)人事信息的時(shí)效性。在不斷發(fā)展的現(xiàn)在，人事信息對于人事制度的變更，人事調(diào)動都有的巨大的作用，所以人事信息的時(shí)效性就顯得至關(guān)重要，人事檔案管理是社會發(fā)展一個(gè)重要把關(guān)點(diǎn)。

三、結(jié)束語

總之，隨著現(xiàn)在人事制度的不斷改革創(chuàng)新，人員信息的不斷調(diào)整，個(gè)人社會地位的不斷改變，致使人事信息在短短的時(shí)間內(nèi)不斷地進(jìn)行多樣化的改變，這同時(shí)也會讓人事檔案管理迎來一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，但同時(shí)我們更應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，不但從制度進(jìn)行創(chuàng)新，還要從最基本的觀念開始改變，使得人事信息能夠跟的上現(xiàn)在社會變化的腳步，貼近人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取更為有效積極的措施來探索人事信息現(xiàn)代化的管理模式，只有這樣才能走出目前人事檔案管理所存在的困境。

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