涉密檔案保密工作中的問題和解決方法

許艷飛

摘 要

無論什么檔案都有屬于自己的密級(jí)，而且涉密檔案的密級(jí)也不是一直不變的，會(huì)隨著時(shí)間的變化以及文件貫徹情況的變化而變化。涉密檔案涉及不僅涉及到個(gè)人隱私，還涉及到企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部機(jī)密，因此，如何做好涉密檔案保密工作是目前非常值得研究的。本文筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)當(dāng)前神秘檔案保密工作存在的問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上提出做好涉密檔案保密工作的具體措施。

【關(guān)鍵詞】涉密檔案 保密 工作

檔案是隨著社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)而直接形成的，檔案能夠清晰、確定、具有完整記錄作用的固化信息。文件是構(gòu)成檔案的主要因素，文件是根據(jù)相關(guān)條件轉(zhuǎn)化而來的，檔案可以說是已經(jīng)辦理完畢的文件。由此可見，檔案的前身就是文件，檔案就是文件的最終歸宿。文件則是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的凈化。涉密檔案是出于商業(yè)目的或者軍事目的在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)，限定人員才能知曉的檔案。而且檔案涉及到歷史的真實(shí)面貌，屬于原始文獻(xiàn)，涉密檔案一旦泄露必定對(duì)商業(yè)或者軍事造成不可估量的損失，因此，加強(qiáng)涉密檔案的保密工作是值得我們深入研究的問題。

1 涉密檔案概述

涉密檔案指的是擁有檔案管理權(quán)限的單位或者是團(tuán)體、組織亦或是個(gè)人機(jī)關(guān)在各種類型社會(huì)活動(dòng)開展過程中形成的了備查的，擁有一定保存價(jià)值的檔案，并且對(duì)時(shí)間、空間與范圍的限制都進(jìn)行明確規(guī)定的原始記錄。根據(jù)我國頒布的《保密法》相關(guān)內(nèi)容來分析，國家所規(guī)定的涉密檔案保密期限，通常劃分為秘密、機(jī)密、絕密，這三種保密期限在檔案中都有一定程度的體現(xiàn)。

2 涉密檔案保密工作的現(xiàn)行做法

涉密檔案保密工作的現(xiàn)行做法主要有：

（1）涉密檔案的存放，從技術(shù)管理的角度來看，涉密檔案必須要存放在在帶密碼的資料柜中，并且設(shè)定登錄限權(quán)。

（2）涉密檔案的管理流程是：資料收集-資料整理-資料保管-資料查閱。

（3）涉密檔案復(fù)制。涉密檔案涉及到復(fù)制情況時(shí)，必須要嚴(yán)格填寫復(fù)制申請單，而且必須要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格進(jìn)行審批才能進(jìn)行復(fù)制與使用。

（4）涉密檔案移交。涉及檔案在移交的過程中，必須要讓移交雙方進(jìn)行簽字，共同確認(rèn)之后才能進(jìn)行涉密檔案移交。

（5）涉密檔案銷毀。部分涉密檔案需要銷毀時(shí)，必須填寫涉密檔案載體移交銷毀審批記錄表，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)必須層層審批之后，由于專業(yè)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行集中銷毀。

3 涉密檔案保密工作中存在的問題

從涉密檔案保密工作的現(xiàn)行做法來看，雖然一定程度能夠防止涉密文件的泄露，但是根據(jù)涉密檔案保密部門工作人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來分析，涉密檔案保密工作存在這些方面的問題：

3.1 涉密檔案保密規(guī)章制度需要完善

涉密檔案畢竟也是屬于檔案資源的一個(gè)重要部分，保密工作無非就是“同中求異”，“異中求同”的管理方式。所謂“同中求異”四根據(jù)涉密檔案保密工作的特性建立的對(duì)應(yīng)的獨(dú)有的規(guī)章制度。然而“異中求同”主要是涉密檔案也應(yīng)該納入檔案管理的共同管轄范圍當(dāng)中，并針對(duì)檔案管理建立相關(guān)規(guī)章制度，這樣才能確保涉密檔案規(guī)章制度的完善。但是實(shí)際操作中，對(duì)涉密檔案規(guī)章制度管理的實(shí)踐過程中不僅缺乏共性，而且還缺乏該有的個(gè)性，這些因素非常不利于涉密檔案保密工作的開展。

3.2 涉密檔案保密與管理不清

涉密檔案保密與檔案管理其實(shí)在概念上卻在一定的差異性。涉密檔案保密四利用科學(xué)合理的技術(shù)建立庫房對(duì)涉密檔案進(jìn)行安全有效的控制，最終目的是安全。涉密檔案管理主要是對(duì)涉密檔案進(jìn)行科學(xué)合理控制的手段、思想、方式方法的總稱，可以說涉密檔案管理是要發(fā)揮涉密檔案的真正價(jià)值，滿足相關(guān)部門、人員的具體要求。從兩者的概念可以看出，涉密檔案管理是涉密檔案保密的內(nèi)容之一，但是并非是全部內(nèi)容。但是在實(shí)踐過程中，相關(guān)人員會(huì)將神秘檔案保密當(dāng)做涉密檔案管理工作來實(shí)施，形成的思想便是涉密檔案保密工作就是做好涉密檔案管理工作，這種工作思想其實(shí)是錯(cuò)誤的。

4 加強(qiáng)涉密檔案保密工作的具體措施

4.1 對(duì)涉密性鑒定職責(zé)加強(qiáng)明確與規(guī)范

一般來說，包含了兩個(gè)方面：

（1）管轄涉密檔案形成單位；

（2）事社會(huì)的統(tǒng)管。

由于階段不同，其主體責(zé)任也會(huì)有所差異，并且鑒定職責(zé)也會(huì)有所改變。單位內(nèi)觀，主要是進(jìn)行如下職責(zé)分工：在檔案保密工作中，涉密檔案形成單位屬于單位的負(fù)責(zé)主體，相對(duì)于圍觀鑒定責(zé)任，也屬于主要的責(zé)任，主要是用于協(xié)助與報(bào)關(guān)單位，能夠基于社會(huì)的角度來分析其鑒定的結(jié)果，從而對(duì)其合理性進(jìn)行檢驗(yàn)。社會(huì)的統(tǒng)管這一個(gè)方面，就存在職責(zé)明顯的差異，其主要是以宏觀的鑒定作為主體，而微觀的協(xié)助進(jìn)行扶助，社會(huì)統(tǒng)管出現(xiàn)極端，主要是因?yàn)樾枰獙⑸婷軝n案的價(jià)值全部發(fā)揮出來，進(jìn)而更好的服務(wù)于社會(huì)。所以，這一個(gè)階段，社會(huì)鑒定才是核心，也就是說，地方涉密檔案機(jī)關(guān)的鑒定才是最關(guān)鍵的一項(xiàng)，形成單位只不過需要將其輔助的作用發(fā)揮出來即可。

4.2 加強(qiáng)鑒定，提高鑒定的質(zhì)量

根據(jù)鑒定隊(duì)形的要求與內(nèi)容來進(jìn)行針對(duì)性的鑒定，其過程需要考慮到人員所擁有的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，然后進(jìn)行綜合性的評(píng)價(jià)與分析。在鑒定中，對(duì)于技能、知識(shí)以及經(jīng)驗(yàn)的要求都非常高。所以，為了強(qiáng)化鑒定質(zhì)量，就需要考慮下述幾個(gè)方面：

（1）對(duì)涉密檔案鑒定工作引起足夠的重視；

（2）將鑒定人員的素質(zhì)要求提升到一個(gè)新的高度，以便滿足高質(zhì)量鑒定的規(guī)范要求，以確保涉密檔案保密工作物有所值，為國家節(jié)約必要的人力、物力與財(cái)力，充分實(shí)現(xiàn)涉密檔案保密工作。

4.3 加強(qiáng)培訓(xùn)與交流

涉密檔案保密工作主要是配偶新檔案涉密性的鑒定技能培訓(xùn)，提高涉密檔案保密工作人員的綜合素質(zhì)，確保涉密檔案保密工作信息的安全，加強(qiáng)交流是共謀發(fā)展的主要措施之一，在交流的過程中能夠取長補(bǔ)短，能夠更好的實(shí)現(xiàn)雙贏，還能實(shí)現(xiàn)行業(yè)的整體推進(jìn)，促進(jìn)涉密檔案保密事業(yè)的健康發(fā)展，因此，我們需要加強(qiáng)涉密檔案保密工作的交流與互助，共謀涉密檔案管理工作的美好未來。

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作者單位

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