淺談高校人事檔案管理方式創(chuàng)新

劉曉麗

【摘要】創(chuàng)新是人事檔案管理與時(shí)代接軌的必然要求，深入認(rèn)識(shí)到只有迎接挑戰(zhàn)、抓住機(jī)遇，并運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)才能促進(jìn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。創(chuàng)新人事檔案管理，必須從細(xì)節(jié)開始創(chuàng)新;發(fā)揮主觀能動(dòng)性，運(yùn)用擁有專業(yè)知識(shí)的人才推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展;確立正確意識(shí)、工作目標(biāo)和工作機(jī)制等。

【關(guān)鍵詞】高校;人事檔案;創(chuàng)新

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我國(guó)政治體制改革和高等人事制度改革的不斷深入，高校人事檔案管理顯得日益重要，改革的需求也迫在眉睫。然而，目前高校人事檔案管理存在著各種各樣的問(wèn)題，如，從事高校人事檔案管理的工作人員缺乏檔案意識(shí)、缺乏專業(yè)素養(yǎng)，高校檔案管理缺乏資金設(shè)備，管理缺乏規(guī)范性、秩序性，管理方式和模式傳統(tǒng)而落后，缺乏靈活性等。高校人事檔案管理的現(xiàn)有模式已經(jīng)很難滿足當(dāng)前的需求了，因此，本文擬從以下幾個(gè)方面提出一些高校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑，希望對(duì)目前高校人事檔案管理存在問(wèn)題的改進(jìn)有借鑒意義。

二、高校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

1、人才培養(yǎng)體系科學(xué)合理化

高校人事檔案管理人員素質(zhì)的高低是高效管理的保證。要從根本上解決目前高校人事檔案管理的各項(xiàng)問(wèn)題，必須培養(yǎng)出素質(zhì)高、能力強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)過(guò)硬的人才和儲(chǔ)備人才。首先，要嚴(yán)格規(guī)范高校人事檔案管理人員的檔案意識(shí)、法律意識(shí)。從事高校人事檔案管理人員要嚴(yán)格遵守人事檔案相關(guān)的法規(guī)、政策，健全民主法制觀念，不得以非法方式、方法利用高校人事檔案信息，還要注意保護(hù)好個(gè)人隱私，不得利用職務(wù)之便隨便透漏個(gè)人隱私信息。這是從事高校人事檔案管理的基本素質(zhì)。其次，注意培養(yǎng)高校人事檔案管理人員的信息整理和搜集能力。搜集人事檔案時(shí)要注意搜集范圍的廣泛性，檔案材料的連續(xù)性，檔案材料之間的聯(lián)系性;整理檔案材料時(shí)要注意材料信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性。最后，定期對(duì)高校人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提供最新的信息管理知識(shí)和技術(shù)、最新的檔案整理方法、最成熟的檔案管理體系供工作人員學(xué)習(xí)、借鑒，從而保證工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的不斷提高，高從而促進(jìn)高校人事檔案管理方法的日益成熟，高校綜合管理的日益完善。

2、檔案收集管理規(guī)范有序化

目前，高校人事檔案管理存在著檔案收集管理不規(guī)范的問(wèn)題，如，紙質(zhì)檔案大小不一，信息不全，“人檔不一”情況嚴(yán)重，檔案順序混亂，查詢困難，容易遺失等等。針對(duì)以上情況，高校人事檔案管理部門可以通過(guò)使檔案收集管理規(guī)范有序化來(lái)改善這類問(wèn)題。首先，科學(xué)分類，編排有序。改革開放以來(lái)，我國(guó)大部分高校人事檔案管理由干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砣藛T、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員等三類形式。因此，檔案管理人員應(yīng)以這三類為依據(jù)對(duì)人事檔案進(jìn)行編排、整理，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，達(dá)到完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用的要求。其次，規(guī)范檔案收集管理要求，做到統(tǒng)一規(guī)范，科學(xué)管理。具體做到：明確人事檔案紙張大小，明確人事檔案各項(xiàng)順序，明確人事檔案編排規(guī)則，明確人事檔案的更新、修正原則，給定人事檔案規(guī)范樣本等供工作人員學(xué)習(xí)、借鑒。通過(guò)這兩個(gè)方法，可以有效地將人事檔案的管理引向更加規(guī)范化、有序化的道路，方便高校人事檔案的存儲(chǔ)、檢索和備案。

3、人事檔案管理電子信息化

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，大數(shù)據(jù)成為了時(shí)代的潮流和要求，舊有的高校人事檔案管理模式已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求了。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息總量變大，信息更新速度變快，信息傳播速度也快，這就要求高校人事檔案管理部門建立起一套完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。這種電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)的操作要領(lǐng)在于更好地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，通過(guò)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息管理與數(shù)據(jù)共享。該類電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息管理者、信息被管理者、信息使用者都非常方便。對(duì)于信息管理者來(lái)說(shuō)，不用反復(fù)整理紙質(zhì)資料，信息錄入以后隨時(shí)可以更改、隨時(shí)可以更新、隨時(shí)可以檢索，信息儲(chǔ)存在電子信息庫(kù)中更減少了紙質(zhì)檔案的磨損、消耗，還可以減少信息傳播的速度，方便了不同部門之間信息的交接，大大提高了工作效率，減少了工作成本。對(duì)于被管理者和信息利用者來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)網(wǎng)上數(shù)據(jù)平臺(tái)申請(qǐng)信息更新，檢查信息完整性，查詢相關(guān)信息等，減少了更新信息、檢索信息的時(shí)間成本。人事檔案管理電子信息化既是大數(shù)據(jù)時(shí)代的客觀要求，也是提高人事檔案管理效率的必經(jīng)之路，更是高校綜合管理模式改革的題中之義。

三、總結(jié)

創(chuàng)新必須是為提高高校人事檔案管理效率而創(chuàng)新，不是為了創(chuàng)新而創(chuàng)新。此外，要注意正確對(duì)待借鑒其他高校人事檔案管理模式和改善本校人事檔案管理模式之間的問(wèn)題。借鑒不是照搬，借鑒不是抄襲，而是要結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)，用外校管理模式的優(yōu)勢(shì)彌補(bǔ)本校管理模式的劣勢(shì)，找到適合本校發(fā)展的檔案管理路徑，創(chuàng)造出多元的管理模式。因此，高校人事檔案管理要突破舊有模式、取得重大改革成效，必須具備多元管理模式理念，發(fā)揮創(chuàng)造性思維，尋找到適合本校的人事檔案管理方式。

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