淺談辦公自動化后電子檔案的管理

畢衛(wèi)堃

摘要：本文從網(wǎng)絡(luò)化辦公方式入手，簡要的闡明了檔案在無紙化辦公后如何進行歸檔。

關(guān)鍵字：自動化 電子文件 檔案

現(xiàn)代社會的網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達，簡單的紙質(zhì)辦公已經(jīng)跟不上當代形式的要求，全新的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式既能簡化了辦公程序，又能提高了工作效率，同時，也能使檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理。在這種新辦公方式下，就產(chǎn)生了電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件并存的情況，如何能科學(xué)、高效、合理的收集、整理和歸檔電子文件，是我們進一步研究新的課題。

一、無紙化辦公的特點

辦公自動化是Office Automation的縮寫（簡稱OA系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

（一）電子文件改變了文件處理和運轉(zhuǎn)方式

電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時進行存儲或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現(xiàn)信息共享。

（二）節(jié)約人力、物力，有效的提高了工作效率

協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實行無紙化辦公的最主要出發(fā)點。通過無紙化辦公，企業(yè)的會議紀要、工作總結(jié)、質(zhì)檢報告、通知通告等，都可以通過OA系統(tǒng)向特定對象予以發(fā)布，由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力、物力、財力，又實現(xiàn)了信息共享。同時，運用電腦進行操作后，文件的存檔以及查找等更加方便，快捷，從而大大提高了工作效率。

二、電子檔案的收集、整理、歸檔和保管

（一）電子檔案的收集和整理

？電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的電子文件均屬收集范圍。各單位在工作活動中形成或采用的具有查考利用價值的各類電子文件及各種計算機應(yīng)用系統(tǒng)形成的電子文件（包括相應(yīng)的計算機系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)文件）均應(yīng)歸檔保存。

（二）電子文件的歸檔

1、明確電子文件的歸檔條件，嚴把歸檔檢測關(guān)。首先，必須確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，在對電子文件進行歸檔時，完成文書處理程序后再歸檔保存；其次，要有完整、齊全的電子文件相輔。對于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設(shè)計、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。從計算機或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體以便長期保存。嚴格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。

2、建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒有形成網(wǎng)絡(luò)體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統(tǒng)一管理，同一單位多個部門，多層管理，各自為政，多數(shù)檔案工作者缺乏計算機網(wǎng)絡(luò)知識，使建成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能完全符合檔案傳輸要求。二是電子文件是靠網(wǎng)絡(luò)生存，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，電子文件就會丟失。

3、明確電子文檔管理標準。隨著電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定電子文件的管理標準，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標準化、規(guī)范化、制度化。

三、電子文件檔案的保管和利用

（一）電子檔案的利用

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分得到利用才能體現(xiàn)其價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目芍苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準的則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時間允許范圍內(nèi)進行有效登記，利用到期后自動收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱要有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進行保護。

（二）電子文件的保管

由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因為保存不善會造成破碎、形變或其它損壞，也可能由于操作不當造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對電子檔案載體使用專門的裝具和進行有效的檢測與維護。

首先，電子檔案應(yīng)當存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，其存放環(huán)境和防護設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強震、防病毒等措施。

其次，必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。應(yīng)每年一次檢測，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。然后進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。發(fā)現(xiàn)有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。對電子檔案要進行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時保存一段時間，以確保檔案的安全性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動。