實(shí)驗(yàn)材料管理方法探析

張 嚴(yán)， 楚曉麗， 梁 山

(1.廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)，教育技術(shù)中心， 廣東 廣州 510320；2.廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，網(wǎng)絡(luò)中心，廣東 廣州 510507)

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實(shí)驗(yàn)材料管理方法探析

張 嚴(yán)1， 楚曉麗2， 梁 山1

(1.廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)，教育技術(shù)中心， 廣東 廣州 510320；2.廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，網(wǎng)絡(luò)中心，廣東 廣州 510507)

實(shí)驗(yàn)材料具備品種多、數(shù)量大、采購(gòu)周期短等特點(diǎn)，在管理工作中常被忽視，且存在購(gòu)置不合理、管理機(jī)制不健全、浪費(fèi)嚴(yán)重等問(wèn)題。但其又占較大比例的經(jīng)費(fèi)支出，在實(shí)驗(yàn)工作中廣泛存在，直接影響實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量與科研成果產(chǎn)出，因此需要廣大實(shí)驗(yàn)工作者高度重視。文章探析了實(shí)驗(yàn)材料的管理方法，從制度建設(shè)與健全機(jī)制入手，強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)材料的申報(bào)、采購(gòu)、儲(chǔ)存、調(diào)撥流程，借助信息化手段實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理，引入審計(jì)程序加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)管，并倡導(dǎo)高效節(jié)約理念，積極吸取國(guó)外實(shí)驗(yàn)室管理的先進(jìn)理念與經(jīng)驗(yàn)，提升實(shí)驗(yàn)材料利用效率，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)材料的科學(xué)化管理。

實(shí)驗(yàn)材料； 協(xié)同創(chuàng)新； 管理機(jī)制； 信息化； 高效

0 引 言

“協(xié)同創(chuàng)新人才的培養(yǎng)”是我國(guó)納入國(guó)家戰(zhàn)略層面的核心路徑，是當(dāng)代轉(zhuǎn)型期高等教育理念重構(gòu)的重要手段，作為高等教育創(chuàng)新教學(xué)的基礎(chǔ)，實(shí)驗(yàn)教學(xué)是最重要的一環(huán)，也是創(chuàng)新理念得以實(shí)施的實(shí)踐平臺(tái)。在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中，實(shí)驗(yàn)室的規(guī)模、實(shí)驗(yàn)儀器的購(gòu)置都是參與者廣泛關(guān)注的重點(diǎn)區(qū)域，而往往忽視實(shí)驗(yàn)材料的管理。而在實(shí)驗(yàn)教學(xué)過(guò)程中，各類(lèi)實(shí)驗(yàn)材料大多以低值易耗品的形式存在，并廣泛滲透在實(shí)驗(yàn)教學(xué)的細(xì)節(jié)中，充當(dāng)必要的物質(zhì)條件。

實(shí)驗(yàn)材料數(shù)量大、品種多、型號(hào)雜、范圍廣、采購(gòu)周期短、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)、供應(yīng)要求時(shí)間急、計(jì)劃變化快、來(lái)源渠道廣、不入資產(chǎn)賬等特點(diǎn)[1-4]，而且，高校相當(dāng)部分的業(yè)務(wù)費(fèi)和約近半數(shù)的科研費(fèi)的支出是購(gòu)買(mǎi)和消耗實(shí)驗(yàn)材料[5]，因此如何科學(xué)管理、合理分配、優(yōu)化購(gòu)置實(shí)驗(yàn)材料是實(shí)驗(yàn)室工作者需要考慮的問(wèn)題，不僅反映了實(shí)驗(yàn)室管理水平的高低，也直接影響購(gòu)置經(jīng)費(fèi)使用，更間接關(guān)聯(lián)到教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)定與科研成果的產(chǎn)出。

1 實(shí)驗(yàn)材料管理存在的問(wèn)題

實(shí)驗(yàn)材料在管理工作中存在較多問(wèn)題，例如缺乏重視、購(gòu)計(jì)劃不合理、管理混亂、體制不健全、缺乏有效監(jiān)督等，都是影響實(shí)驗(yàn)材料有效利用的主要因素。

(1) 實(shí)驗(yàn)材料的管理缺乏重視。隨著教學(xué)改革的深入與實(shí)驗(yàn)教學(xué)的拓展，新專(zhuān)業(yè)、新課程日益繁多，各類(lèi)驗(yàn)證性、綜合性、開(kāi)放性、科研性實(shí)驗(yàn)廣泛開(kāi)設(shè)。由于大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)或管理人員認(rèn)為實(shí)驗(yàn)材料與固定資產(chǎn)相比價(jià)值較低，所占金額比重較小，往往不被重視，因此廣泛存在“重錢(qián)輕物，重買(mǎi)輕管”的現(xiàn)象[6]。又由于在資金出處方面，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與儀器購(gòu)置須通過(guò)學(xué)校立項(xiàng)論證，資金從實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)中出納，成為了職能部門(mén)與管理部門(mén)較重視的環(huán)節(jié)，而實(shí)驗(yàn)材料的購(gòu)買(mǎi)往往從實(shí)驗(yàn)教學(xué)維持費(fèi)中固定支出，反而不受重視。

(2) 購(gòu)置計(jì)劃不合理。因?qū)嶒?yàn)材料的經(jīng)費(fèi)出處多為實(shí)驗(yàn)教學(xué)維持口，各教學(xué)單位(院系或者實(shí)驗(yàn)室)根據(jù)自身情況自行購(gòu)買(mǎi)，價(jià)格與質(zhì)量參差不齊，有相當(dāng)程度的隨意性，節(jié)約意識(shí)淡薄，又加上監(jiān)控不到位，使得積壓、浪費(fèi)損耗現(xiàn)象嚴(yán)重[7]。再則，存在重復(fù)購(gòu)置、利用率低、針對(duì)性差、共享程度低等各種弊病，購(gòu)買(mǎi)后閑置、丟棄等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

(3) 管理混亂、分散，體制不健全。部分院校的實(shí)驗(yàn)材料的管理仍采用手工記賬的方式，工作效率低下，久而久之造成賬目混亂、賬物不符、數(shù)量金額不準(zhǔn)確等各種問(wèn)題。而在實(shí)際的使用中，普遍是誰(shuí)用誰(shuí)領(lǐng)，無(wú)法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)出學(xué)期的實(shí)際消耗量與教學(xué)成本，繼而影響下年申購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性。其次，申請(qǐng)購(gòu)置的教學(xué)單位與試驗(yàn)管理部門(mén)溝通不暢，雙方就實(shí)際的庫(kù)存缺口與積壓情況的認(rèn)識(shí)存在出入。并且，職能部門(mén)、實(shí)驗(yàn)室管理部門(mén)與教學(xué)單位三方就實(shí)驗(yàn)材料的協(xié)同管理存在機(jī)制上的缺失，沒(méi)有清晰的處置方案與流程。

(4) 缺乏財(cái)務(wù)監(jiān)管。 實(shí)驗(yàn)室管理部門(mén)對(duì)實(shí)驗(yàn)材料的購(gòu)置與管理缺乏專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，且實(shí)驗(yàn)材料的購(gòu)置存在批次多、金額少、門(mén)類(lèi)雜等特點(diǎn)，一般都由實(shí)驗(yàn)室管理員自行盤(pán)點(diǎn)、清查及管理[8]，并直接用于實(shí)驗(yàn)教學(xué)，因此在實(shí)驗(yàn)材料的盤(pán)點(diǎn)與驗(yàn)收方面存在一定的漏洞。大多數(shù)高校購(gòu)進(jìn)實(shí)驗(yàn)材料按照收付實(shí)現(xiàn)制的會(huì)計(jì)原則，采用一次性核銷(xiāo)材料增加經(jīng)費(fèi)支出的做法，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)實(shí)驗(yàn)材料等存貨類(lèi)資產(chǎn)管理缺位[5]。

2 實(shí)驗(yàn)材料管理對(duì)策

實(shí)驗(yàn)材料的有效管理不僅要樹(shù)立“高效節(jié)儉”的理念，更要在在制度上加強(qiáng)建設(shè)，建立健全全套機(jī)制，規(guī)范申報(bào)、采購(gòu)、儲(chǔ)存、調(diào)撥環(huán)節(jié)，借助現(xiàn)代化手段實(shí)施信息化管理，同時(shí)也須將財(cái)務(wù)審計(jì)引入，監(jiān)督制約實(shí)驗(yàn)材料的流通，保障實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作有條不紊的開(kāi)展。

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

根據(jù)實(shí)驗(yàn)室工作的實(shí)際情況，建立切實(shí)有效、操作性強(qiáng)的實(shí)驗(yàn)材料管理規(guī)章制度，規(guī)范實(shí)驗(yàn)材料的申報(bào)、采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、調(diào)撥流程，明確管理部門(mén)、實(shí)驗(yàn)室管理員、實(shí)驗(yàn)教師與學(xué)生的各方責(zé)任，完善購(gòu)置計(jì)劃、驗(yàn)收、入賬、使用登記、消耗、借用、賠償、報(bào)廢記錄等流通環(huán)節(jié)，最大限度降低實(shí)驗(yàn)材料的無(wú)效損耗，提升實(shí)驗(yàn)材料的使用效益。

(1) 健全實(shí)驗(yàn)材料申報(bào)機(jī)制。要求需求計(jì)劃與購(gòu)置計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化，從實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃的源頭把關(guān)，使實(shí)驗(yàn)材料申購(gòu)的種類(lèi)與數(shù)量具備針對(duì)性、準(zhǔn)確性與合理性。申報(bào)依據(jù)直接來(lái)源于實(shí)驗(yàn)教學(xué)或科研，并繼續(xù)服務(wù)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)或科研。

(2) 健全實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)與驗(yàn)收機(jī)制。改善分散隨意、浪費(fèi)嚴(yán)重、效益低下的采購(gòu)方式，規(guī)范實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)流程。根據(jù)政府采購(gòu)招標(biāo)法規(guī)，采取詢(xún)價(jià)、談判、招標(biāo)等方式遴選2～3個(gè)定點(diǎn)供應(yīng)商，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、價(jià)格、服務(wù) 水平、產(chǎn)品質(zhì)量承諾等要求，保障實(shí)驗(yàn)材料的供給[9]。實(shí)驗(yàn)室的職能管理部門(mén)根據(jù)教學(xué)單位開(kāi)據(jù)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃，嚴(yán)格審核采購(gòu)計(jì)劃，統(tǒng)籌安排實(shí)驗(yàn)材料的采購(gòu)，并在驗(yàn)收環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，強(qiáng)化合同執(zhí)行結(jié)果。

(3) 健全實(shí)驗(yàn)材料儲(chǔ)存機(jī)制。國(guó)外高水平大學(xué)均在實(shí)驗(yàn)材料的存儲(chǔ)上具備完整的登記制度[10-11]，對(duì)實(shí)驗(yàn)材料的采購(gòu)時(shí)間、數(shù)量、廠家、經(jīng)手人、詳細(xì)參數(shù)等信息詳細(xì)記錄，改善儲(chǔ)存的效果。尤其涉及到化學(xué)材料的管理，更應(yīng)該注意安全，實(shí)施專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)保管的原則，選取合理存放點(diǎn)，嚴(yán)控登記、進(jìn)出環(huán)節(jié)，嚴(yán)防火、潮、霉變等問(wèn)題發(fā)生。因此實(shí)驗(yàn)材料的儲(chǔ)存應(yīng)具備安全、規(guī)范、合理的特點(diǎn)，便于統(tǒng)一管理、歸檔保存，使實(shí)驗(yàn)室材料始終處于有序狀態(tài)。

(4) 健全實(shí)驗(yàn)材料調(diào)撥機(jī)制。加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的管理，嚴(yán)格要求實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃的設(shè)置，落實(shí)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目消耗實(shí)驗(yàn)材料的配額，實(shí)行精細(xì)化的量化管理模式。其次，提升實(shí)驗(yàn)材料的共享水平，盡量面向全校，而不是僅限于各教學(xué)單位，使實(shí)驗(yàn)材料處于良性流轉(zhuǎn)狀態(tài)。

2.2 加強(qiáng)賬目管理，建立信息化管理系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及校園網(wǎng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng))的廣泛使用，實(shí)驗(yàn)室賬目的信息化管理是實(shí)驗(yàn)材料管理的發(fā)展趨勢(shì)，以南開(kāi)大學(xué)[12]為代表的大部分高校采用了實(shí)驗(yàn)材料管理系統(tǒng)并體現(xiàn)出良好效果，部分院校已經(jīng)將其對(duì)接到學(xué)校OA系統(tǒng)中去。

通過(guò)信息管理系統(tǒng)，不僅具備了分類(lèi)、盤(pán)存、出入庫(kù)等常規(guī)功能，而且集成了查詢(xún)、提示、統(tǒng)計(jì)、分析功能，另外可根據(jù)不同需求選擇性的接入財(cái)務(wù)審核、申請(qǐng)報(bào)批、審計(jì)等模塊，便于實(shí)現(xiàn)多部門(mén)協(xié)同辦公，全方位規(guī)范實(shí)驗(yàn)材料的管理。這樣，不僅提供了及時(shí)、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，同時(shí)也降低了物資管理和供應(yīng)部門(mén)的管理成本，增加了材料費(fèi)使用的透明度，為使用單位與各級(jí)管理部門(mén)實(shí)時(shí)了解并掌握材料費(fèi)與其他相關(guān)經(jīng)費(fèi)的實(shí)際使用情況，便于經(jīng)費(fèi)方案的制訂與調(diào)整，最終實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)材料的合理配置與資源共享[13]。

2.3 樹(shù)立高效節(jié)儉的實(shí)驗(yàn)材料使用觀念

實(shí)驗(yàn)材料的購(gòu)置與使用不僅關(guān)系著實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)的花銷(xiāo)，同時(shí)也反映著教學(xué)資源的流失，樹(shù)立“高效節(jié)儉”的觀念尤為重要。這種觀念不僅適用于經(jīng)費(fèi)緊張的普通院校，同樣適用于經(jīng)費(fèi)充足的一流院校，以美國(guó)為代表的國(guó)外著名高校也普遍樹(shù)立“高效節(jié)儉”的實(shí)驗(yàn)材料使用觀念。

2.4 加強(qiáng)審計(jì)介入，完善財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)體系

《教育部直屬高等學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》第六十二條明確規(guī)定：“高校應(yīng)當(dāng)建立健全科學(xué)合理的國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理責(zé)任制，將資產(chǎn)監(jiān)督管理責(zé)任落實(shí)到具體部門(mén)、單位和個(gè)人，加強(qiáng)對(duì)國(guó)有資產(chǎn)利用效率和效益的考核，依法維護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的安全完整，提高國(guó)有資產(chǎn)使用效益”。

因此建立審計(jì)與財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)的監(jiān)督制約機(jī)制勢(shì)在必行，通過(guò)對(duì)實(shí)驗(yàn)材料的購(gòu)置、存放、使用等整個(gè)流通環(huán)節(jié)的監(jiān)管，完成其經(jīng)濟(jì)性與效益性的評(píng)價(jià)。以安徽大學(xué)為例，該校采用實(shí)驗(yàn)材料管理系統(tǒng)軟件，使財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)也介入到實(shí)驗(yàn)材料的流通環(huán)節(jié)，用現(xiàn)代會(huì)計(jì)管理手段加強(qiáng)了實(shí)驗(yàn)材料的管理以及教育經(jīng)費(fèi)的使用效率。因此，只有通過(guò)強(qiáng)化的實(shí)驗(yàn)材料管理的外部監(jiān)控，才可以使得實(shí)驗(yàn)材料合法、合理、高效的服務(wù)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科研當(dāng)中去。

3 結(jié) 語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)材料是實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科研的重要組成部分，建立完善的實(shí)驗(yàn)材料申報(bào)、采購(gòu)、儲(chǔ)存、調(diào)撥管理機(jī)制，樹(shù)立“高效節(jié)約”的使用理念，借助信息化的手段，完善財(cái)務(wù)審計(jì)體系，方能從根本上實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)材料的科學(xué)化與合理化的管理，保障實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科研的順利開(kāi)展。

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[2] 潘 蕾.實(shí)驗(yàn)室安全管理體系的構(gòu)建與實(shí)踐[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索,2010,29(12):188-190.

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[13] 教育部.教育部關(guān)于印發(fā)《教育部直屬高等學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》的通知:教財(cái)(2012)6號(hào)[EB/OL].(2012-12-17)(2013-07-05).

Research for Management Methods of Experimental Materials

ZHANGYan1,CHUXiao-li2,LIANGShan1

(1.Center of Education Technology, Guangdong University of Finance and Economics, Guangzhou 510320, China; 2.Center of Network, Guangdong AIB Polytechnic College, Guangzhou 510507, China)

The experimental materials have many characteristics, such as large varieties, large quantity, short purchasing cycle, etc. There are many problems in their management, for example, purchase is not reasonable, management mechanism is not sound, serious waste happens and so on. It also represents a significant share of spending. These phenomena widely exist in the experimental work, and directly affect the quality of experiment teaching and scientific research, so it needs that laboratory staffs pay more attention. This paper researches the management methods of experimental materials. It starts with institutional improvement and mechanism amplifying to intensify process of declaration, purchase, store and allotment of experimental materials. It applies information measure to enhance system management; and auditing procedure to reinforce financial regulation; it sparkplugs efficient and thrifty idea and assimilates advanced manage idea and experience of foreign laboratories. All of these are used to promote utilization efficiency and implement the scientific management of experimental materials.

experimental materials; collaborative innovation; management mechanism; informatization; efficiency

2015-12-22

國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目(14BJY155)；廣東省高等教育學(xué)會(huì)實(shí)驗(yàn)室管理專(zhuān)業(yè)委會(huì)研究基金項(xiàng)目(GDJ2014055)

張 嚴(yán)(1983-)，男，山西沁縣人。碩士，實(shí)驗(yàn)師，教育技術(shù)分中心實(shí)驗(yàn)室主任，主要從事電路與系統(tǒng)、教育技術(shù)的研究。

Tel.：18925127589；E-mail：zhangyan@gdufe.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2016)08-0289-03