市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)檔案工作效益觀

王巍

人類所進(jìn)行的一切活動(dòng)，都存在一個(gè)勞動(dòng)消耗和勞動(dòng)成果的關(guān)系問(wèn)題，即效益問(wèn)題。檔案工作自然不能例外。在不同的社會(huì)發(fā)展階段，由于生產(chǎn)力的發(fā)展水平、社會(huì)分工的復(fù)雜程度以及經(jīng)濟(jì)制度和經(jīng)濟(jì)體制的不同，因而也存在著不同的檔案工作效益觀。

一、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)檔案工作效益觀的誤區(qū)

1.片面追求檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益。片面追求檔案工作經(jīng)濟(jì)效益的主要表現(xiàn)，就是服務(wù)中的錯(cuò)位。近年來(lái)，人們十分強(qiáng)調(diào)檔案工作要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，并提出“經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”。這本是無(wú)可非議的。但令人關(guān)注的是在這過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)位現(xiàn)象：過(guò)分強(qiáng)調(diào)和重視為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，從而弱化和輕視為其他各項(xiàng)工作服務(wù)。這點(diǎn)顯然與企業(yè)檔案工作服務(wù)企業(yè)的宗旨不相符。檔案工作服務(wù)企業(yè)的內(nèi)容和范圍是十分廣泛的，它不僅要為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)，還要為企業(yè)科學(xué)、文化、教育等方方面面服務(wù)。例如2011年9月30日，公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，為證實(shí)此地為電廠所征用公司經(jīng)營(yíng)管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問(wèn)題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），手續(xù)齊全，完全證實(shí)此地已為公司征過(guò)，避免了糾紛，取得了較好的社會(huì)效益。再如2011年10月17日，公司與某施工單位由于深井泵房看護(hù)及灰場(chǎng)灰壩運(yùn)行維護(hù)承包問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，公司紀(jì)檢監(jiān)察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護(hù)及灰場(chǎng)灰壩運(yùn)行維護(hù)承包協(xié)議、合同審核意見(jiàn)單等），證實(shí)公司確實(shí)履行了合同協(xié)議，避免了糾紛，取得了較好的社會(huì)效益。

2.一味糾纏檔案工作的局部效益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人們習(xí)慣于從某一部門本身的收益情況來(lái)衡量該部門的工作成績(jī)的大小與社會(huì)地位的高低，這種衡量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于全方位參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的營(yíng)利性部門來(lái)說(shuō)是完全適用的。但把這種衡量標(biāo)準(zhǔn)不恰當(dāng)?shù)匾频綑n案部門和檔案工作的評(píng)估上就行不通了，甚至?xí)褭n案工作引入歧途。檔案工作具有服務(wù)性、公益性和非營(yíng)利性，一般來(lái)說(shuō)其效益只能在服務(wù)企業(yè)的過(guò)程中來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此這種效益不可能直接體現(xiàn)于檔案部門，而是包含在廣大企業(yè)利用者的收益當(dāng)中。如果一定要糾纏檔案部門本身的收益，就會(huì)造成本末倒置，對(duì)檔案工作的發(fā)展不利。

二、樹立檔案工作的全面效益觀

1.全面考察檔案工作的“投入”與“產(chǎn)出”關(guān)系。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)有一條重要規(guī)律，那就是要求人們無(wú)論做什么事情，都要計(jì)成本，算得失。應(yīng)該明確，基層科技檔案室檔案利用的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出與投入的比（經(jīng)濟(jì)效益），（投入，包括檔案人員的工資、用房及設(shè)備的折舊費(fèi)和維修費(fèi)、水電費(fèi)、檔案辦公用品費(fèi)等。）是很高的?？萍紮n案的利用效益是非常明顯的，其高效益性，主要來(lái)自檔案信息的固有特性和檔案存在的廣泛的社會(huì)功能，以及它的低成本性。例如公司從1994年開(kāi)始探討對(duì)4臺(tái)125MW和4臺(tái)200MW機(jī)組全面改造方案，公司綜合檔案室提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價(jià)值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對(duì)8臺(tái)機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國(guó)內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過(guò)技術(shù)改造，不僅延長(zhǎng)了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動(dòng)化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對(duì)于企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無(wú)疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點(diǎn)，對(duì)發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

2.檔案工作既要講求經(jīng)濟(jì)效益，又要講求社會(huì)效益。檔案工作的服務(wù)內(nèi)容和范圍是非常廣泛的，檔案工作的效益也是多方面的。檔案部門為企業(yè)提供檔案服務(wù)，既可使其獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益，也可對(duì)解決企業(yè)的問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步起重要作用，具有社會(huì)效益。因此，任何片面地追求一種效益而忽視另一種效益的傾向都是欠妥的。例如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過(guò)上級(jí)主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開(kāi)始。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過(guò)程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開(kāi)東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購(gòu)買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。

再如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程2臺(tái)機(jī)組已于2012年12月4日高水平通過(guò)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評(píng)價(jià)工作。為爭(zhēng)創(chuàng)國(guó)家級(jí)優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)，公司邀請(qǐng)中電建協(xié)專家組對(duì)公司百萬(wàn)機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、 電熱、 汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個(gè)專業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國(guó)電力優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)評(píng)選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場(chǎng)檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國(guó)施工協(xié)會(huì)專家組來(lái)公司進(jìn)行國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。國(guó)優(yōu)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查按“兩會(huì)三查”方式對(duì)工程實(shí)體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗(yàn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過(guò)檢查，專家們高度肯定了公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績(jī)。一致認(rèn)為公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程符合國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查重點(diǎn)部位的要求，通過(guò)國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查中，公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為公司順利通過(guò)國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。

3.檔案工作既要講求現(xiàn)實(shí)效益，又要講求長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要，1992年開(kāi)始，公司就著手實(shí)施采用以光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的多媒體檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合公司已經(jīng)實(shí)行的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的單軌運(yùn)行，制定了建設(shè)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理、全文級(jí)圖象管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，并逐步加以實(shí)施。目前，公司已經(jīng)建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)發(fā)應(yīng)用了包括人事檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、生產(chǎn)實(shí)時(shí)信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權(quán)用戶可以上網(wǎng)查詢所需信息，全公司各類文件的管理形成了完整的微機(jī)管理體系，基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。

公司新近投資購(gòu)置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，包括激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無(wú)縫的連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過(guò)光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過(guò)凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。公司在內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。該系統(tǒng)的應(yīng)用給公司的檔案工作帶來(lái)諸多的便利，不僅幫助對(duì)歸檔資料進(jìn)行迅速地分類、組卷、歸檔，能夠充分發(fā)揮當(dāng)前計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的功能和性能，采用客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，采用支持網(wǎng)絡(luò)共享的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，而且用戶利用網(wǎng)絡(luò)瀏覽器查詢方便快捷，在幾十萬(wàn)條記錄中查詢一條記錄只需幾秒鐘。從根本上解決了“本子”里面找檔案的手工操作，大大提高了工作效率。既把員工從手工登錄的繁忙勞動(dòng)中解放出來(lái)，而且為案卷質(zhì)量的提高及檢索工具的編制創(chuàng)造了良好的條件，同時(shí)，也為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

總之，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)強(qiáng)調(diào)以利益為導(dǎo)向，一切按經(jīng)濟(jì)原則辦事，這一方面有利于強(qiáng)化檔案工作的效益觀念。但另一方面也容易導(dǎo)致片面追求效益的短期功利行為。因此，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案工作不僅要講求效益，而且要注意克服各種片面的效益觀點(diǎn)。講求全面的效益。

（作者單位：神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司）