規(guī)劃檔案信息化與數(shù)字化研究綜述

陳宏霞

（開封市規(guī)劃勘測設(shè)計研究院　開封　475000）

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規(guī)劃檔案信息化與數(shù)字化研究綜述

陳宏霞

（開封市規(guī)劃勘測設(shè)計研究院開封475000）

摘要規(guī)劃檔案信息化與數(shù)字化是城市規(guī)劃檔案工作發(fā)展的必然要求。梳理城市規(guī)劃檔案信息化與數(shù)字化研究與實踐的成果，有利于日后規(guī)劃檔案信息化與數(shù)字化工作的開展，也有利于推動整個規(guī)劃檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程，更好地服務(wù)社會、服務(wù)公眾、服務(wù)城市建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞規(guī)劃規(guī)劃檔案信息化數(shù)字化

Review on the Planning Archives of Informatization & Digitization Research

Chen Hongxia
(Kaifeng Municipal Planning Survey Design Institute Kaifeng 475000)

Abstract The informatization and digitization of planning archives are the inevitable requirements of urban planning development in archives work Sorting the results of archives informatization and digital urban planning research and practice, it is conducive to the future planning work of archives informatization and digitization, and conducive to promote the modernization of the whole planning archives as well, to serve better the society, the public, the urban construction and development of the service.

Keywords Planning Planning archives Informatization Digitization

一、規(guī)劃檔案信息化

“在一個信息化的時代，信息化的程度成為衡量各行各業(yè)現(xiàn)代化程度的重要評價標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)然在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要作用的城市規(guī)劃檔案管理也不例外，實現(xiàn)城市檔案管理的信息化具有重要意義?！盵1]這里我們從規(guī)劃檔案信息化的必要性、重要性和目標(biāo)，規(guī)劃檔案信息化的重點環(huán)節(jié)，規(guī)劃檔案信息化的特征，規(guī)劃檔案信息化的主要障礙，規(guī)劃檔案信息化的對策與策略幾個方面來梳理一下城市規(guī)劃檔案信息化研究的成果。

1、規(guī)劃檔案信息化的必要性、重要性和目標(biāo)

就規(guī)劃檔案信息化的必要性，一種觀點認(rèn)為：規(guī)劃專業(yè)的檔案與其他專業(yè)檔案不同，既有對某一區(qū)域當(dāng)前建設(shè)的詳細(xì)規(guī)劃設(shè)計，又有對某一區(qū)域今后建設(shè)發(fā)展的前瞻性規(guī)劃。檔案作為規(guī)劃工作的第一手參考資料，在城市的規(guī)劃建設(shè)工作中發(fā)揮了舉足輕重的作用。但是“要想真正充分發(fā)揮規(guī)劃檔案的作用，實現(xiàn)其社會價值的最大化，檔案的管理必須要適應(yīng)信息化環(huán)境，既保持傳統(tǒng)管理方式的優(yōu)點，又利用現(xiàn)代信息化技術(shù)將檔案管理提高一個新水平。”[2]另一種觀點認(rèn)為：“城鄉(xiāng)規(guī)劃部門從過去只重管理向既重管理又重服務(wù)轉(zhuǎn)變，推動城鄉(xiāng)規(guī)劃的實施與管理機(jī)制的創(chuàng)新，即城鄉(xiāng)規(guī)劃的管理機(jī)制由單一的行政審批逐漸轉(zhuǎn)向由行政機(jī)制、市場機(jī)制和法制管理共同發(fā)揮作用?！盵3]而信息化則是適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變的工具，達(dá)成這種轉(zhuǎn)變的平臺。

就規(guī)劃檔案信息化的重要性，李玉芬的觀點最具代表性：“規(guī)劃檔案的信息化管理是一項長期的工作。實現(xiàn)信息化，檔案管理人員就不單純是檔案的保管員，更應(yīng)該是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不是單純的收藏機(jī)構(gòu)，更應(yīng)該是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶?！盵4]

就規(guī)劃檔案信息化的目標(biāo)，汪琴的表述最為簡單明了，她認(rèn)為：“推進(jìn)規(guī)劃單位檔案管理信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用?！盵5]將規(guī)劃檔案信息化的目標(biāo)鎖定在“實現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用”上。

2、規(guī)劃檔案信息化的重點環(huán)節(jié)

規(guī)劃檔案信息化涉及到規(guī)劃檔案管理的各個環(huán)節(jié)，如何確定其中的重點環(huán)節(jié)，將有限的資源、時間與精力集中在這些重點環(huán)節(jié)上，能起到綱舉目張，事半功倍之效。有人將歸檔環(huán)節(jié)視為規(guī)劃檔案信息化的重點環(huán)節(jié)，認(rèn)為歸檔是規(guī)劃檔案信息化管理的基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)“加強(qiáng)歸檔制度和歸檔要求的建設(shè)，并嚴(yán)格執(zhí)行歸檔檢查和要求，從源頭上強(qiáng)化管理?！盵6]

3、規(guī)劃檔案信息化的特征

在已有文獻(xiàn)中，有人將城市規(guī)劃檔案管理信息化的特征概括為“三性”：既檔案資料開發(fā)利用的高效性，檔案管理系統(tǒng)具有共享性，檔案資料管理具有虛擬性。[7]也有人將其概括為“三化”：既信息存取系統(tǒng)化、檔案管理數(shù)字化、檔案信息共享化。[8]歸納起來是四點：既高效、系統(tǒng)、共享、虛擬。

4、規(guī)劃檔案信息化的主要障礙

叢化龍認(rèn)為：城市規(guī)劃檔案管理信息化主要障礙是：數(shù)字化文件具有豐富的種類和檔案管理的信息化需要大量的先進(jìn)的信息設(shè)備的技術(shù)支持。[9]葉清潔認(rèn)為：“一是圖紙、資料管理的手段和方式落后，導(dǎo)致出現(xiàn)資料丟失、損壞的現(xiàn)象，收集的資料沒有按照立卷規(guī)范進(jìn)行整理、編目。二是以手工作業(yè)為主的城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)與管理工作方式難以適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需要。”[10]歸納起來一句話：管理理念、管理方式、技術(shù)手段的落后。

5、規(guī)劃檔案信息化的對策與策略

面對規(guī)劃檔案信息化面臨的問題及任務(wù)，研究者紛紛提出了各自的對策與策略，開出了自己的藥方。李玉芬認(rèn)為適時改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，是最為重要的對策，應(yīng)當(dāng)“由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)為檔案信息的重組和創(chuàng)新，變被動的、低檔次的備查服務(wù)，為積極主動的、超前的配送服務(wù)，使檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮。”[11]而叢化龍認(rèn)為：做好工作人員的培訓(xùn)工作，加大軟硬件的投資力度，高效開發(fā)利用檔案資源是城市規(guī)劃檔案管理信息化主要策略。[12]汪琴提出了更新觀念，提高認(rèn)識；加快軟、硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化；建立、創(chuàng)新規(guī)范的檔案管理機(jī)制；引進(jìn)和培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才；提高檔案信息的收集能力[13]的五點措施。葉清潔則提出了：建設(shè)“城鄉(xiāng)檔案信息共享平臺”，建設(shè)城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息數(shù)據(jù)一體化庫，建立城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息中心，集中管理檔案信息資源的設(shè)想。這些對策與策略各有則重，各有特點，在實踐過程中了各有成效。同時為當(dāng)前及今后規(guī)劃檔案信息化建設(shè)提供了一些可供借鑒的思路與參考。

二、城市規(guī)劃檔案數(shù)字化

城市規(guī)劃檔案數(shù)字化城市規(guī)劃檔案現(xiàn)代化的重要組成部分，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化從起步到今天大致經(jīng)歷了從構(gòu)想到實施；從單機(jī)到網(wǎng)絡(luò)，再到互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展過程。

1、必要性與重要性

對于城市規(guī)劃檔案數(shù)字化的必要性與重要性，一些研究者認(rèn)為：“隨著信息技術(shù)的發(fā)展和相關(guān)設(shè)備、應(yīng)用軟件的成熟和普及，建立數(shù)字化規(guī)劃檔案資料中心己經(jīng)成為歷史的必然?！盵14]也有人認(rèn)為：“推行規(guī)劃檔案電子化管理，可便捷地提供多方位的檔案信息查詢統(tǒng)計服務(wù)，提高規(guī)劃檔案的查詢效率和服務(wù)質(zhì)量，并可延長規(guī)劃檔案的保存壽命，充分發(fā)揮規(guī)劃檔案的歷史價值?！盵15]還有人認(rèn)為：“城市規(guī)劃檔案數(shù)字化的社會環(huán)境已經(jīng)具備城市數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)開始帶動規(guī)劃檔案信息化發(fā)展，規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)也是城市數(shù)字化建設(shè)的重要的有機(jī)組成部分。”[16]

2、設(shè)想

在城市規(guī)劃檔案數(shù)字化初期，有人就提出了“構(gòu)建數(shù)字化規(guī)劃檔案資料中心”的設(shè)想。指出：“隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會信息化的發(fā)展，蘭州市現(xiàn)行的城市規(guī)劃和建設(shè)檔案管理體系出現(xiàn)了一系列不可避免的矛盾。這些矛盾越來越嚴(yán)重地影響了檔案、文件、信息的科學(xué)管理和有效利用，有損于檔案文件管理和使用者之間的協(xié)調(diào)性。”[17]為了解決檔案管理者和使用者、檔案介質(zhì)和信息化時代兩個方面的矛盾。提出了建立數(shù)字化規(guī)劃檔案資料中心機(jī)構(gòu)，對歷史檔案資料的數(shù)字化處理，建立數(shù)字化規(guī)劃檔案資料數(shù)據(jù)庫的設(shè)想。

3、實施

2003年提出設(shè)想后，規(guī)劃設(shè)計界陸陸續(xù)續(xù)開始了相關(guān)實踐。比如，2011年，海南省?？谑幸?guī)劃局決定開展規(guī)劃檔案綜合管理系統(tǒng)建設(shè)，加快實現(xiàn)規(guī)劃檔案的數(shù)字化管理和檔案信息電子化服務(wù)?！案鶕?jù)規(guī)劃檔案綜合管理系統(tǒng)的要求，規(guī)劃窗口受理報建檔案時，將按市政府無紙化辦公的要求，建立規(guī)范的檔案電子模塊，逐件進(jìn)行電子化拷貝錄入，形成電子檔案和紙件檔案；業(yè)務(wù)處室在辦理項目規(guī)劃審批手續(xù)時，按規(guī)劃檔案的歸檔范圍和審批電子化要求，及時收集整理相關(guān)材料，完善電子檔案和紙件檔案內(nèi)容；項目審批發(fā)證后，紙件檔案交由檔案室登記、分類、編目，放入密集架存放，項目電子檔案則存入由局勘測信息中心開發(fā)的規(guī)劃檔案綜合管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的電子化、現(xiàn)代化?！盵18]

4、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的城市規(guī)劃檔案數(shù)字化

隨著時間的推移，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時代。2015年，肖英在《城市規(guī)劃檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)》一文中指出：“網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的硬件環(huán)境?！盵19]具體實施步驟一是構(gòu)建城市規(guī)劃數(shù)字化檔案管理體系。包括構(gòu)建涵蓋全市范圍的規(guī)劃電子文件管理網(wǎng)絡(luò)體系和實施規(guī)劃檔案一體化管理人員隊伍整合；二是完成城市規(guī)劃檔案信息化、數(shù)字化。包括：城市規(guī)劃檔案信息化、城市規(guī)劃檔案數(shù)字化、數(shù)字化要以客觀需要和現(xiàn)實可能為基礎(chǔ)、檔案鑒定與數(shù)字化同步、多種數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步；三是數(shù)字化加工與利用同步。四是信息安全建設(shè)。

三、結(jié)語

規(guī)劃檔案信息化與數(shù)字化，是國家檔案信息化重要組成部分，也是城市建設(shè)檔案信息化的組成部分。實現(xiàn)規(guī)劃檔案的信息化與數(shù)字化，是城市規(guī)劃檔案工作發(fā)展的必然要求?？偨Y(jié)與梳理城市規(guī)劃檔案信息化與數(shù)字化理論研究與實踐的成果，不僅有利于日后規(guī)劃檔案信息化與數(shù)字化工作的開展，也有利于推動整個規(guī)劃檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程，還有利于更好地服務(wù)社會、服務(wù)公眾、服務(wù)城市建設(shè)與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[16][19]肖英.城市規(guī)劃檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)[J].蘭臺世界，2015，S3：52.

陳宏霞：出生年月：1967.11，性別：女，民族：漢，學(xué)歷：本科，籍貫：河南省固始縣，職務(wù)：館員，職稱：中級，研究方向：檔案管理，工作單位：開封市規(guī)劃勘測設(shè)計研究院。

作者簡介

中圖分類號G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識碼B

文章編號151226-7179