上海財經(jīng)大學(xué)云讓校園文檔管理更靈活

文/陶晉

上海財經(jīng)大學(xué)云讓校園文檔管理更靈活

文/陶晉

上海財經(jīng)大學(xué)以開源框架為基礎(chǔ)，以私有云建設(shè)為核心，極大豐富和拓展了傳統(tǒng)文檔管理的內(nèi)涵。

在當(dāng)前國內(nèi)高校的數(shù)字化建設(shè)中, 文檔是其中非常重要的部分，包括各種辦公文檔、電子表格、教學(xué)資源課件、科研成果、課堂圖片影像等文檔資料在各高校的發(fā)展建設(shè)中至關(guān)重要。文檔數(shù)量與容量的快速增長，給傳統(tǒng)服務(wù)器帶來了挑戰(zhàn)。隨著云技術(shù)的發(fā)展，私有云存儲成為學(xué)校校園數(shù)字化建設(shè)中文檔管理的最佳選擇。它能夠有效控制數(shù)據(jù)及其安全性，可根據(jù)自己的需求特點，部署特定的安全策略，還能與學(xué)校的教學(xué)系統(tǒng)平臺等第三方資源進行整合。我們將該私有云存儲系統(tǒng)部署在安全數(shù)據(jù)托管中心，當(dāng)學(xué)校師生訪問該資源時，不會受到網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定等因素的影響，能提供較高的服務(wù)質(zhì)量。另外相對公有云而言成本較低，可免費給學(xué)校師生提供長期服務(wù)，在部署方式上也更為靈活，能更好地適應(yīng)學(xué)校現(xiàn)有的軟硬件架構(gòu)體系。構(gòu)進行分配，建立靈活的教學(xué)科研等項目小組。而且這種版本控制軟件比較專業(yè)，在使用規(guī)模上難以大規(guī)模推廣，很多教師學(xué)生需要一個直觀且容易使用的平臺，來滿足各種文檔管理的需要。

圖1　工作學(xué)習(xí)協(xié)作平臺

圖2　私有云文檔協(xié)作系統(tǒng)

校園網(wǎng)現(xiàn)有文檔管理現(xiàn)狀

上海財經(jīng)大學(xué)現(xiàn)有院系及某些部門機構(gòu)的文檔管理一般分兩種模式，一種即原始的通過FTP文件服務(wù)器進行管理，在安全管理及多用戶協(xié)作方面存在問題。另一種是部署SVN等服務(wù)器，可對文檔進行多版本管理和多用戶的協(xié)同操作，但是缺少在移動辦公、即時溝通、隨時分享等方面的功能，也不能根據(jù)學(xué)校現(xiàn)有的組織架

校園“云”協(xié)作總體構(gòu)思方案

針對以上問題，我們在上海財經(jīng)大學(xué)校園網(wǎng)文檔管理中設(shè)計了新的解決方案，提出私有云協(xié)作的概念。它是一個文件協(xié)作管理系統(tǒng)，通過整合組織架構(gòu)和靈活的項目小組，給學(xué)校師生提供一個以文件為中心的工作學(xué)習(xí)協(xié)作平臺。

從圖1可以看出，我們設(shè)計的系統(tǒng)支持多類型終端，包括網(wǎng)頁、iOS與Android移動終端APP、PC客戶端和微信企業(yè)號。實現(xiàn)了任何時間、任何地點、任意終端的接入訪問。其中網(wǎng)頁主要提供文檔管理與查看、信息溝通和系統(tǒng)管理功能；PC客戶端提供了文件同步上傳和下載功能；移動終端APP提供文件查看和共享、信息溝通；微信企業(yè)號提供信息推送和文件瀏覽功能。上述文檔包含了所有歷史版本信息，哪個用戶什么時候修改的，相關(guān)用戶都能方便地進行查閱。

我們建設(shè)的私有云文檔協(xié)作系統(tǒng)整合了組織架構(gòu)和項目小組的協(xié)作模型，提供了高效便捷的文件共享與工作協(xié)同。該系統(tǒng)本身提供了全方位的安全保障機制，數(shù)據(jù)的傳輸和存儲采用了高級數(shù)據(jù)加密技術(shù)，防止數(shù)據(jù)泄密。實現(xiàn)了多級細粒度權(quán)限控制，按需保護數(shù)據(jù)。可視化的文檔工作區(qū)權(quán)限依次分為：公共空間-我的院系部門-負責(zé)及參與的小組-個人空間等多種形態(tài)，幫助學(xué)校打造專屬的可控文檔管理中心。不同的院系部門和項目小組有自己獨立隔離的文件協(xié)作空間，可由各級指定負責(zé)人來管理上述每個工作區(qū)用戶的訪問權(quán)限。

如圖2所示，我們將私有云文檔協(xié)作系統(tǒng)按功能分成了五個模塊：File Management（文檔管理），F(xiàn)ile Sharing（文檔共享），F(xiàn)ile Collaboration（文檔協(xié)作），F(xiàn)ile synchroniztion（文檔同步）和System management（系統(tǒng)管理）。這五個核心功能模塊在上述四種客戶端中都有設(shè)計實現(xiàn)，但側(cè)重點不同，如網(wǎng)頁端側(cè)重全面整體的功能，移動端APP側(cè)重信息的瀏覽和分享等。

1.文檔管理包括了文件上傳、文件下載、在線預(yù)覽、全文搜索、文件管理、版本控制等功能。其中版本控制會對系統(tǒng)中所有文檔進行版本管理，用戶可通過網(wǎng)頁端查看某文檔的所有歷史版本，包括每個版本號、修改人、修改時間，且可對每個版本進行預(yù)覽、下載和刪除操作。同時用戶也可通過PC端的文檔版本同步工具設(shè)置本地的一個同步文件夾，設(shè)置好自動同步的時間間隔，然后系統(tǒng)會自動將云端的所有文檔同步到本地，如果本地文檔有修改也會自動將本地文檔同步到云端，因此用戶只需在自己的電腦上對文檔進行維護，然后由版本同步工具自動同步，其他用戶就可在云端查看到該用戶對此文檔的修改。另外全文搜索具有索引引擎、查詢引擎、文本分析引擎、對外接口等，不僅可以搜索文檔中的內(nèi)容，還能直接搜索圖片里的文字。我們采用了OCR文字識別，可通過字符識別方法將圖片中的正體文字翻譯成計算機文字，然后通過搜索引擎定位包含該文字的圖片。

2.文檔共享包括文件和文件夾的共享、部門及項目小組的共享、共享權(quán)限控制和外鏈分享等。其中文件共享是指用戶可通過網(wǎng)頁端和移動端APP共享文件，用戶可通過網(wǎng)頁端對文檔進行內(nèi)部分享，即分享給系統(tǒng)中公共空間(所有用戶)或指定的部門和項目小組；而通過移動端APP，用戶則除了內(nèi)部還可以進行外部分享，包括QQ、微信與郵件分享，可以很方便地將文檔分享給自己的同事、同學(xué)、好友。外鏈分享指分享人可通過外鏈方式，將私有云文檔協(xié)作系統(tǒng)中的文件進行對外文件分享，可對外鏈的有效期、訪問密碼及下載權(quán)限進行設(shè)置，同時也支持通過郵件分享該外鏈的URL。得到該外鏈的用戶通過訪問URL可得到下載的文檔和分享人信息，并可通過網(wǎng)頁或二維碼來進行下載。

3.文檔協(xié)作包括任務(wù)管理、即時消息發(fā)送、基于文件的討論、通知推送等。其中通知推送指協(xié)作項目團隊、部門和公共空間中的每個工作進展(包括文檔的添加更新和成員的更新)都會推送到移動端APP，以便相關(guān)用戶能第一時間掌握信息。同時考慮到微信的日益普及，上海財經(jīng)大學(xué)微信企業(yè)號的師生用戶數(shù)已有16000多人，普及率超過95%，因此在設(shè)計本系統(tǒng)時將通知推送功能集成到了學(xué)校的微信企業(yè)號中，通過建立消息型應(yīng)用和配置自定義菜單，在移動端APP收到的消息通過微信同樣能接收，方便部分沒有安裝APP的用戶及時獲取消息。即時消息發(fā)送指部門和項目小組成員可通過在組織內(nèi)發(fā)送消息進行交流。文檔協(xié)作系統(tǒng)管理的對象是文檔，各個用戶可通過基于文件的討論，對指定文檔進行評論注釋，方便整個團隊的協(xié)作管理。另外任務(wù)管理中也可添加指定的文檔，設(shè)定任務(wù)的參與者與開始結(jié)束時間等，將工作任務(wù)分配給部門及項目小組成員，方便成員以任務(wù)的方式來管理維護文檔。

圖3　搜索實現(xiàn)流程

4.文檔同步包括實時和差量同步、斷點續(xù)傳和文件秒傳等功能。我們根據(jù)服務(wù)器上文件的MD5標(biāo)識，只要存在相同文件內(nèi)容，就可實現(xiàn)秒傳。不僅節(jié)約同步時間，也節(jié)省帶寬和存儲空間，因此在服務(wù)器端重復(fù)文件只保留一份。

5.系統(tǒng)后臺管理模塊包括組織架構(gòu)管理、權(quán)限角色定義、空間配額配置、審計日志和系統(tǒng)回收站等。系統(tǒng)后臺管理主要由管理員在網(wǎng)頁端進行控制，由于我們的認(rèn)證采用與現(xiàn)有AD認(rèn)證服務(wù)器對接的方式，因此所有用戶的組織架構(gòu)信息會自動從AD進行同步。系統(tǒng)管理員可以對部門和項目小組進行空間配額設(shè)置，各個權(quán)限角色的定義，日志的查看審計。

部署上，系統(tǒng)支持跨區(qū)域分布式云存儲和集群部署，在代碼層面實現(xiàn)了Node Manager和Metadata Manager，可通過系統(tǒng)配置靈活的增減系統(tǒng)的節(jié)點服務(wù)器，進行負載均衡，避免單點故障的發(fā)生。

圖4　Blackboard整合私有云文檔協(xié)作系統(tǒng)流程

校園“云”協(xié)作的整合擴展

面對大量非結(jié)構(gòu)化文檔，為了方便用戶快速搜尋到相關(guān)文件的位置，在私有云協(xié)作系統(tǒng)中，整合了文本挖掘過程中的預(yù)處理分詞技術(shù)。在具體選用中，我們選擇了IK Analyzer這個開源的基于Java開發(fā)的輕量級中文分詞工具包，它包括IK Analyzer For Lucene接口單元、IK Segm entation主分析器、詞元處理子單元、詞典配置管理模塊和擴展配置管理單元這幾個模塊。該工具包自帶的主詞典擁有27萬左右的漢語單詞量，且提供了通過API或IKAnalyzer.cfg.xml配置文件對詞典進行擴展，還可以配置自己的擴展停止詞字典，這樣某些不用解析的字就不會體現(xiàn)在分詞結(jié)果上。

實現(xiàn)流程如圖3所示，首先實例化一個IKAnalyzer分詞器，然后建立內(nèi)存索引對象RAMDirectory，將配置寫入索引IndexWriter。在后續(xù)的搜索過程中需要實例化搜索器，最后用構(gòu)造的Query對象在搜索器中進行搜尋，可依次搜索到相似度最高的指定條數(shù)的記錄。

我們還在該私有云文檔系統(tǒng)內(nèi)部集成了對學(xué)校Blackboard教學(xué)軟件平臺的支持，該平臺是以課程為中心的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)環(huán)境，在國際國內(nèi)各高校有著廣泛的應(yīng)用。通過擴展Blackboard的Building Block，實現(xiàn)了校園教學(xué)網(wǎng)和文檔協(xié)作系統(tǒng)的整合。可以方便地將文檔系統(tǒng)中的教學(xué)資源課件及課程視頻等文檔發(fā)布到教學(xué)網(wǎng)相關(guān)課程中；通過在BB中增加模板，也可將教學(xué)系統(tǒng)中的文檔同步到文檔協(xié)作系統(tǒng)中去。通過系統(tǒng)整合，既豐富了私有云文檔系統(tǒng)的內(nèi)涵，又很好地提升了我校教學(xué)網(wǎng)中師生間、院系間和學(xué)科間的交流與協(xié)作功能，提升了學(xué)校教學(xué)信息化的整體水平，同時也方便了學(xué)校和院系加強教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控。

我們在整合過程中使用了Building Block開發(fā)組件，該組件可實現(xiàn)Blackboard與外部系統(tǒng)的集成。它能作為課程和用戶工具集成到課程首頁和課程用戶工具面板中，也能作為系統(tǒng)管理員工具集成到系統(tǒng)管理員面板中。組件本身基于servlet，提供可擴展API，支持熱部署，可以方便地在當(dāng)前系統(tǒng)增加集成功能。

Blackboard整合私有云文檔協(xié)作系統(tǒng)流程如圖4所示，首先在系統(tǒng)中增加了Blackboard基礎(chǔ)庫文件(bb-cms-admin.jar, bb-platform.jar和bb-taglibs.jar等)。隨后配置bb-manifest.xml，該文件是Building block的描述文件，配置接入的文檔協(xié)作系統(tǒng)名稱、整合頁面文件索引、組件類型等信息。在整合頁面中，我們添加了文件同步等功能，方便用戶操作。最后需導(dǎo)出該整合項目的jar包，由系統(tǒng)管理員在管理頁面中完成該jar包的安裝。

Building Block組件還與外部系統(tǒng)間架設(shè)了橋連接，反過來也實現(xiàn)了通過調(diào)用Web服務(wù)在文檔協(xié)作系統(tǒng)中來引入Blackboard內(nèi)容。

經(jīng)過私有云文檔協(xié)作系統(tǒng)的建設(shè)和投入使用，學(xué)校人事處及科研處等職能部門與院系已經(jīng)將文檔管理的任務(wù)放在了本系統(tǒng)中，通過配置文檔工作區(qū)權(quán)限，將部門及全校公開文檔分別設(shè)置，相關(guān)人員可方便地在自己空間中查詢到對應(yīng)文檔，比之前單一通過文件服務(wù)器來管理的模式要方便有效得多。在本系統(tǒng)中我們已經(jīng)整合了文本挖掘技術(shù)，整合了教學(xué)軟件平臺及移動微信企業(yè)號功能，之后將會把它進一步推廣成一個綜合的文檔協(xié)作管理平臺，所有的文檔都能在系統(tǒng)中進行操作和管理。學(xué)校師生如要查詢或打印文檔，查詢教學(xué)課件視頻或固定設(shè)備資產(chǎn)明細，閱讀相關(guān)制度規(guī)則等都可在本系統(tǒng)內(nèi)完成，而不像之前各個分離的文檔信息孤島，要到特定系統(tǒng)中的某個位置才能查詢到指定文檔。

上海財經(jīng)大學(xué)以開源框架為基礎(chǔ)，以私有云建設(shè)為核心，極大豐富和拓展了傳統(tǒng)文檔管理的內(nèi)涵，在校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下給學(xué)校師生提供了更便捷的文檔服務(wù)。

（為上海財經(jīng)大學(xué)教育技術(shù)中心 ）