關(guān)于企業(yè)檔案管理精細(xì)化的探討

王 巍

(神華國華徐州發(fā)電有限公司檔案室徐州221166)

關(guān)于企業(yè)檔案管理精細(xì)化的探討

王 巍

(神華國華徐州發(fā)電有限公司檔案室徐州221166)

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源。檔案管理工作的好壞，可以直接或間接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案精細(xì)化管理，就是指對(duì)企業(yè)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，將精細(xì)化管理理念融入企業(yè)檔案工作，并歸納總結(jié)出各個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作方法。

企業(yè) 檔案 精細(xì)化 管理

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。例如企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供必要的參考；在實(shí)施技術(shù)改造時(shí)，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財(cái)力，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益；在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時(shí)，它維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益；在進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估時(shí)，它是必不可少的重要依據(jù)。近年來，我公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

檔案精細(xì)化管理，就是指對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，將精細(xì)化管理理念融入檔案工作，并歸納總結(jié)出各個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作方法。企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源。對(duì)于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益起著潛移默化的影響。

一、與時(shí)俱進(jìn)做好檔案精細(xì)化管理工作的重要意義

1、精細(xì)化管理理念融入檔案工作中能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)功能最大化、檔案管理工作程序與方法的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理即在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作?，F(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，國際競(jìng)爭(zhēng)等活動(dòng)的普遍開展對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提出更高要求。多種管理科學(xué)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中得到普遍應(yīng)用，特別是企業(yè)信息化建設(shè)速度加快、網(wǎng)絡(luò)辦公要求檔案管理精細(xì)準(zhǔn)確，同時(shí)檔案精細(xì)化管理也能夠如實(shí)反映一個(gè)企業(yè)管理水平高低的重要依據(jù)。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有序的精細(xì)化管理，可以充分挖掘出檔案的利用價(jià)值，尋找到發(fā)展的新思路，有助于企業(yè)的發(fā)展，也有利于經(jīng)濟(jì)水平的進(jìn)步。

2、檔案精細(xì)化管理能夠做到落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)的原始記錄和重要信息資源，檔案的原始憑證性要求檔案質(zhì)量必須高而穩(wěn)定，所以只有從檔案形成伊始就精細(xì)地管理才能保證檔案的終身質(zhì)量。因此企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源，對(duì)于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益起著潛移默化的影響。因此對(duì)企業(yè)的檔案管理也必須改變?cè)械墓芾硭悸泛屠砟?，做到精?xì)化、系統(tǒng)化。

3、企業(yè)檔案的精細(xì)化管理能提高企業(yè)經(jīng)營管理機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)廣泛應(yīng)用先進(jìn)的管理科學(xué)，企業(yè)檔案管理這種非常傳統(tǒng)的工作作為企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分應(yīng)當(dāng)積極吸納新的管理學(xué)知識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作創(chuàng)新。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作則是在企業(yè)研發(fā)、企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營等管理活動(dòng)中的基礎(chǔ)性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，將對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提出更高要求。對(duì)于一個(gè)成熟的企業(yè)來說，不僅要有完善的企業(yè)管理體制和沒有漏洞的經(jīng)濟(jì)經(jīng)營制度，企業(yè)經(jīng)營者還要不斷完善的就是企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。

二、企業(yè)檔案管理精細(xì)化實(shí)踐探索

1、健全制度，落實(shí)責(zé)任制首先健全管理制度建立健全《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度》等制度，做到以制度強(qiáng)化管理，保證了檔案的安全，提高了檔案管理工作效率，發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的作用。其次認(rèn)真落實(shí)責(zé)任制，要高度重視檔案工作，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要保證檔案管理必要的經(jīng)費(fèi)開支，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，確保檔案資料的安全。檔案資料安排專人負(fù)責(zé)、專門庫房存放，微機(jī)管理與檔案裝訂管理相結(jié)合。

制度建設(shè)是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入我公司各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

目前，我公司已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實(shí)施，有效地保證了歸檔資料的及時(shí)、完整。我公司檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100％，資料完整率達(dá)99％。

2、建立健全檔案管理流程。社會(huì)的發(fā)展科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使企業(yè)檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化?，F(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中。因此造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對(duì)完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔。未完成的則不可以。進(jìn)行合理的立卷分工，明確歸檔的重點(diǎn)。隨著改革的不斷深化檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要檔案管理工作顯得更加重要。

檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要。1992年開始，我公司就著手實(shí)施采用以光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的多媒體檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合我公司已經(jīng)實(shí)行的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的單軌運(yùn)行，制定了建設(shè)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫信息管理、全文級(jí)圖像管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，并逐步加以實(shí)施。我公司已經(jīng)建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)應(yīng)用了包括文書檔案、科技圖書、生產(chǎn)實(shí)時(shí)信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權(quán)用戶可以上網(wǎng)查詢所需信息，全公司各類文件的管理形成了完整的微機(jī)管理體系，基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進(jìn)微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，自建廠以來的科技檔案也已著錄進(jìn)計(jì)算機(jī)，檔案立卷、統(tǒng)計(jì)、檢索、打印均實(shí)行了微機(jī)管理，科技圖書資料實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理和目錄檢索?，F(xiàn)在，我公司綜合檔案科每位檔案人員配備IBM液晶顯示屏幕微機(jī)一臺(tái)，激光打印機(jī)6臺(tái)，光盤存儲(chǔ)器1臺(tái)，文件掃描儀1臺(tái)。檔案微機(jī)管理已與公司MIS系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，廠領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)職能部室均可按照管理權(quán)限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

檔案信息管理自動(dòng)化，是多媒體計(jì)算機(jī)、光電掃描儀、光盤機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)，將載體有紙張、膠片和磁性記錄介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子信息，建立起一個(gè)能對(duì)檔案文獻(xiàn)和檔案目錄中圖、文、聲各種形態(tài)的一、二次信息存貯、處理、檢輸出復(fù)制，融檔案保護(hù)與信息處理于一體并能實(shí)現(xiàn)信息近、遠(yuǎn)程傳遞。在一定意義上講，檔案管理技術(shù)與設(shè)備自動(dòng)化是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)標(biāo)志，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理的主要基礎(chǔ)。利用計(jì)算機(jī)及光盤技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行存貯、處理、檢索、輸出，目前已由探索變成了現(xiàn)實(shí)。在江蘇省電力系統(tǒng)中已經(jīng)在連云港供電局、無錫供電局、揚(yáng)州供電局、蘇州供電局等單位完成了工程圖檔系統(tǒng)的實(shí)施，并獲得了用戶的好評(píng)。并且，它與電力系統(tǒng)基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。

我公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接，避免了檔案人員對(duì)現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，我公司圖形信息系統(tǒng)已在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上線運(yùn)行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊(cè)、參數(shù)報(bào)表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案的電子文件。

筆者認(rèn)為，電子檔案最好是采用紙質(zhì)檔案掃描件，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網(wǎng)絡(luò)查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護(hù)檔案室的檔案原件。

3、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案精細(xì)化工作重視程度。精細(xì)化管理的發(fā)力點(diǎn)在于抓落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)運(yùn)營的核心組織者和指揮者，具有決策、組織、指揮、創(chuàng)新和人事管理等方面的職能。企業(yè)檔案實(shí)行精細(xì)化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性。使企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，為在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更大的跨越與發(fā)展。企業(yè)負(fù)責(zé)人要真正從思想上把它擺上議事日程，從建設(shè)一流企業(yè)和科學(xué)化管理的高度認(rèn)識(shí)檔案工作的極端重要性，著力加強(qiáng)企業(yè)檔案人才建設(shè)，把思想好、素質(zhì)高、懂專業(yè)、熱愛檔案工作并且有一定研究能力的人員選拔到檔案管理崗位上來造就一支過得硬的專業(yè)隊(duì)伍。

建廠初期，我廠一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長達(dá)10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作造成很大困難。實(shí)踐中的教訓(xùn)和隨著《檔案法》的實(shí)施，使全廠各級(jí)人員對(duì)檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認(rèn)識(shí)。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長任期目標(biāo)》和企業(yè)升級(jí)達(dá)標(biāo)規(guī)劃之中，建立檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。1991年檔案升級(jí)活動(dòng)停止后，廠領(lǐng)導(dǎo)明確指出“檔案升級(jí)停止了，但檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。廠領(lǐng)導(dǎo)一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實(shí)到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實(shí)幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學(xué)習(xí)、調(diào)研。二是充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理體系。在我廠多次體制改革中，我廠在管理機(jī)構(gòu)和人員大幅度精簡(jiǎn)的情況下，仍然堅(jiān)持檔案管理只能加強(qiáng)、不能削弱的原則，不但強(qiáng)化了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而且調(diào)整充實(shí)了檔案人員，同時(shí)還健全了全廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使檔案工作進(jìn)一步加強(qiáng)。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。我廠每年列有檔案資料專項(xiàng)費(fèi)用，用于檔案資料的收集和補(bǔ)充。1990年以來，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅蟲殺菌機(jī)等專用設(shè)備。

我公司按照高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)的要求，從四個(gè)方面著手強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力量。我公司明確總工程師具體分管檔案工作，綜合檔案室共有專職檔案人員5人，各單位配備兼職檔案員。二是重視提高群體檔案意識(shí)。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊(duì)伍，而且需要全廠廣大職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。我們確立了“普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)全員意識(shí)，健全考核機(jī)制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹，對(duì)全公司職工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使廣大職工普遍增強(qiáng)了檔案管理的法制觀念?！稒n案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和中層干部以及工程技術(shù)人員手中，適時(shí)開展了《檔案法》宣傳周活動(dòng)，并利用廣播、廠報(bào)、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎(chǔ)上，組織了全公司檔案知識(shí)競(jìng)賽。我廠還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。同時(shí)，我們從檔案利用產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益中，明確了“檔案興企”的工作思路，使大家能夠理解和支持檔案工作，提高了群體檔案意識(shí)。三是加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)。我公司先后撥?？钣糜跈n案庫房的裝修和檔案設(shè)施、設(shè)備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達(dá)450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計(jì)算機(jī)、掃描儀及檔案專用軟件、自動(dòng)消防報(bào)警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開發(fā)利用提供了良好的條件。四是重視檔案骨于隊(duì)伍建設(shè)。要嚴(yán)把檔案人員的選配關(guān)和人員培訓(xùn)關(guān)，提高檔案人員素質(zhì)。

4、以精細(xì)化管理為目標(biāo)加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。我們要結(jié)合檔案管理精細(xì)化、規(guī)范化的發(fā)展要求積極探索和完善企業(yè)檔案管理模式及標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程制定出科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡(jiǎn)便實(shí)用的管理流程。結(jié)合公司檔案管理工作對(duì)資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料一分析資料一確定歸檔范圍一分類一裝訂一排列一編號(hào)一裝盒一編目一上柜，科學(xué)按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進(jìn)行分類整理、歸檔保管。

三、我公司企業(yè)檔案開發(fā)利用

企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，企業(yè)要壯大競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，振興發(fā)展，就要大力開發(fā)利用檔案信息資源，從企業(yè)檔案信息中獲取有價(jià)值的東西。我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。

1、開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益

我公司從1994年開始探討對(duì)4臺(tái)125MW和4臺(tái)200MW機(jī)組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價(jià)值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對(duì)8臺(tái)機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過技術(shù)改造，不僅延長了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動(dòng)化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對(duì)于企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點(diǎn)，對(duì)發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

2、發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益

例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過上級(jí)主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。再如為了減少二氧化硫排放量，保護(hù)大氣環(huán)境，完成江蘇省政府和省環(huán)境保護(hù)廳下達(dá)的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標(biāo)和防治計(jì)劃，我公司在#7、#8機(jī)組配套安裝煙氣脫硫設(shè)備。福建龍凈環(huán)保股份有限公司上海龍凈環(huán)?？萍脊こ逃邢薰竞臀夜旧\(yùn)部、鍋爐公司等部門的工程技術(shù)人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價(jià)值的科技檔案，為改造工作的前期初步設(shè)計(jì)、工程的順利實(shí)施提供了基礎(chǔ)條件。#7、#8機(jī)組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50％的除塵效率，煙塵排放濃度可進(jìn)一步降低，改善當(dāng)?shù)卮髿猸h(huán)境質(zhì)量，因此項(xiàng)目具有顯著的環(huán)保效益。又如2000年10月，山西省某煤礦二位同志來我公司要求查閱1995年和1996年兩筆煤款未收到，要求徐州發(fā)電廠支付此款。我公司財(cái)務(wù)部同志來到綜合檔案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明細(xì)帳及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）會(huì)計(jì)憑證檔案，我公司分別于1995、1996年度向?qū)Ψ揭迅哆^款，使對(duì)方承認(rèn)了此款已匯出這一事實(shí)。為我公司挽回了經(jīng)濟(jì)損失。再又如2011年9月30日，我公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，為證實(shí)此地為電廠所征用我公司經(jīng)營管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），手續(xù)齊全，完全證實(shí)此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。以及2011年10月17日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護(hù)及灰場(chǎng)灰壩運(yùn)行維護(hù)承包問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，我公司紀(jì)檢監(jiān)察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護(hù)及灰場(chǎng)灰壩運(yùn)行維護(hù)承包協(xié)議、合同審核意見單等），證實(shí)我公司確實(shí)履行了合同協(xié)議，避免了糾紛。再再又如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程2臺(tái)機(jī)組已于2012年12月4日高水平通過達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評(píng)價(jià)工作。為爭(zhēng)創(chuàng)國家級(jí)優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)，我公司邀請(qǐng)中電建協(xié)專家組對(duì)我公司百萬機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個(gè)專業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)評(píng)選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場(chǎng)檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協(xié)會(huì)專家組來我公司進(jìn)行國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。國優(yōu)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查按“兩會(huì)三查”方式對(duì)工程實(shí)體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗(yàn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認(rèn)為我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程符合國家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查重點(diǎn)部位的要求，通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。再再再又如為確定我公司兩臺(tái)百萬機(jī)組工程投資項(xiàng)目竣工決算的合法性、真實(shí)性，資金使用的合理性和有效性，提高項(xiàng)目管理水平，保障資金合法使用，維護(hù)出資人合法權(quán)益，保證投資活動(dòng)合法、真實(shí)、合規(guī)，我公司委托天職（北京）國際工程項(xiàng)目管理有限公司進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)人員自2013年3月中旬進(jìn)駐至2013年9月，陸續(xù)對(duì)工程、服務(wù)、物資等合同結(jié)算情況、兩臺(tái)百萬機(jī)組財(cái)務(wù)決算情況、交付使用資產(chǎn)情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)人員到我公司檔案室借閱了大量基建檔案、設(shè)備檔案及光盤檔案，使我公司順利完成兩臺(tái)百萬機(jī)組工程項(xiàng)目竣工決算審計(jì)工作，取得天職（北京）國際工程項(xiàng)目管理有限公司出具的《建設(shè)工程項(xiàng)目結(jié)算報(bào)告》和天職國際會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具的《竣工決算審核報(bào)告》。及2013年9月10日，北京國華電力有限責(zé)任公司電力研究院專家組成的評(píng)審組對(duì)我公司進(jìn)行為期一周的安全標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)評(píng)審，此次評(píng)審標(biāo)志著國華公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化工作已全面進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審階段。安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作，對(duì)于提升我公司安全管理能力，夯實(shí)我公司安全生產(chǎn)基礎(chǔ)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安全、健康、環(huán)境，全面改進(jìn)和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的安全管理工作，促進(jìn)安全管理水平不斷提高，具有十分重要的意義。2013年9月15日，我公司安健環(huán)監(jiān)察部葛某到檔案室借閱了0400-8048-1，2，3、0401-8041-007、0400-8080-009等檔案案卷，正是由于檔案人員熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，使我公司順利通過國華公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作。以及2013年7月18日凌晨4：30分，我公司百萬機(jī)組運(yùn)行中的2號(hào)斗輪機(jī)突然無法回轉(zhuǎn)，燃料生產(chǎn)部迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，一方面協(xié)調(diào)保證兩臺(tái)百萬機(jī)組正常上煤，一方面組織精兵強(qiáng)將進(jìn)行設(shè)備搶修，燃料生產(chǎn)部班長胡某到檔案室借閱了0400-913-008，009斗輪機(jī)案卷，至18日晚上22：40分，2號(hào)斗輪機(jī)回轉(zhuǎn)缺陷消除，投入運(yùn)行，輸煤系統(tǒng)恢復(fù)正常，為百萬機(jī)組安全運(yùn)行提供了有力保障。近年來，我公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

四、結(jié)束語

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。同時(shí)是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。因此用精細(xì)化的管理手段保存好這些檔案是所有企業(yè)檔案管理中的重中之重。

王巍，男，漢族，1965年11月生，神華國華徐州發(fā)電有限公司檔案室科檔主管，研究館員。

Discussing about the Refining of Archives Management in Enterprises

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company Limited Xuzhou 221166）

The enterprise archives as the record of enterprise development process is an important information resources of enterprise development and innovation.Good work or bad work of archives management can directly or indirectly effect the economic benefit of enterprise.The refining management of enterprise archives is referred to refine and decomposit every link of enterprise archives work and put the ideas of refining management into enterprise archives work as well as summarise the best working method of each link.

Enterprise Archives Refining Management

G270.71

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161114-7423