基于ERP時代的會計信息化問題及對策分析

吳優(yōu)

[摘 要] 信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)的會計工作提供了更多的工具，同時也對企業(yè)的會計工作提出了更多的要求，傳統(tǒng)的會計工作模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前形勢下企業(yè)財務(wù)管理的需求。在這種情況下，必須要出現(xiàn)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新型財務(wù)管理系統(tǒng)，而ERP系統(tǒng)就是在這樣的背景下產(chǎn)生的。但由于ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)中的應(yīng)用時間并不長，在實際使用的過程中還存在較大的問題，因此進行有關(guān)ERP系統(tǒng)的相關(guān)研究十分必要。企業(yè)必須重視ERP系統(tǒng)的建立和完善，并根據(jù)自身的需求和能力，選擇適合自身的ERP系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞] ERP;會計;信息化;對策

[中圖分類號] F740[文獻標(biāo)識碼] B

一、“ERP”及會計信息化的含義

（一）ERP含義

ERP是企業(yè)資源計劃（enterprise resource planning）的簡稱。該計劃最初是由美國Gartner Croup企業(yè)于二十世紀(jì)末期提出的。當(dāng)時提出這一計劃主要是為了在計算機技術(shù)的背景下滿足企業(yè)對供應(yīng)鏈管理的需求。當(dāng)時，計算機技術(shù)在企業(yè)管理中已經(jīng)有所應(yīng)用。Gartner Croup公司看到了計算機技術(shù)在企業(yè)信息系統(tǒng)管理中的潛力，從而提出了企業(yè)資源計劃。

最初的ERP系統(tǒng)是由MRP和MRP-II組合而成的，在逐漸演變發(fā)展的過程中形成了今天ERP系統(tǒng)。

今天的ERP系統(tǒng)是在供應(yīng)鏈思想的基礎(chǔ)上，結(jié)合數(shù)據(jù)管理、計算機硬件、軟件等建立起來的企業(yè)信息管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是當(dāng)前企業(yè)管理中較為先進的一種管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠根據(jù)企業(yè)的需求，為企業(yè)提供最佳的管理模式，從而為企業(yè)創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益。應(yīng)用ERP系統(tǒng)的目的是對企業(yè)擁有的資金、人力、設(shè)備、技術(shù)等資源進行全面統(tǒng)一的管理，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，將企業(yè)各個部門有效的整合起來，然后根據(jù)市場的需求開展各項業(yè)務(wù)，提高企業(yè)在市場中的競爭力，實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化。從ERP的上述功能來看，ERP從本質(zhì)上來說是一個軟件系統(tǒng)，同時也是企業(yè)不可或缺的管理工具，它結(jié)合了計算機技術(shù)和信息技術(shù)，是一種先進的管理技術(shù)。

（二）會計信息化的含義

所謂的企業(yè)會計信息化是指企業(yè)將會計信息、項目執(zhí)行、生產(chǎn)、管理等通過信息技術(shù)整合在一起，形成一個信息數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)決策的制定和執(zhí)行提供更好的參考和依據(jù)，以便企業(yè)可以在市場中準(zhǔn)確地找到自己的位置，凸顯企業(yè)的競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)生產(chǎn)要素的整合，合理利用企業(yè)現(xiàn)有的資源，提高企業(yè)應(yīng)對市場變化的靈活性，進而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

企業(yè)會計信息化是近年來才出現(xiàn)的一個概念，人們很容易將它與企業(yè)會計電算化的概念混淆，但兩者有本質(zhì)上的差異。企業(yè)會計信息化是為了幫助企業(yè)更好地適應(yīng)信息化社會而產(chǎn)生的，企業(yè)會計信息化將會計理論知識與會計信息技術(shù)有效地結(jié)合起來，能夠幫助企業(yè)管理人員制定更加科學(xué)合理的決策，拓寬信息獲取的渠道，更好地解決企業(yè)會計電算化過程中出現(xiàn)的各項問題。進行會計信息化發(fā)展還有利于規(guī)范企業(yè)會計工作，提高企業(yè)的核心競爭力。就目前的情況來看，會計信息化是一種必然的趨勢，對企業(yè)的生存和發(fā)展都有著重要的影響。

二、ERP時代的會計信息化存在的問題

（一）企業(yè)沒有真正了解ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)的一個重要功能就是會計信息管理，從某種程度上來說，會計信息系統(tǒng)的運行狀況可以反映ERP系統(tǒng)的功能和價值。但是我國企業(yè)對ERP系統(tǒng)的內(nèi)容了解不夠深入，對其價值和應(yīng)用方法的認(rèn)識也存在很大的偏差。大多數(shù)企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時只是將其作為一個簡單的辦公系統(tǒng)，沒有真正認(rèn)識到ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的作用。這導(dǎo)致企業(yè)在ERP系統(tǒng)的建設(shè)和開發(fā)方向上存在嚴(yán)重的錯誤，沒有真正挖掘出ERP系統(tǒng)的潛力和價值。此外，企業(yè)對ERP系統(tǒng)的投資預(yù)期存在嚴(yán)重的偏差。許多企業(yè)希望通過ERP系統(tǒng)解決企業(yè)經(jīng)營管理中的所有問題，當(dāng)投資與預(yù)期的效果出現(xiàn)落差時就全面否定了ERP系統(tǒng)的價值。絕大多數(shù)企業(yè)對ERP系統(tǒng)功能的認(rèn)識也存在偏差，認(rèn)為ERP系統(tǒng)的功能局限于物流、資金、庫存等信息的管理上，沒有通過ERP系統(tǒng)對整個企業(yè)進行統(tǒng)一化的管理，也沒有發(fā)揮ERP系統(tǒng)的動態(tài)調(diào)節(jié)功能。在ERP系統(tǒng)的管理對象認(rèn)識上也存在很大的問題。許多企業(yè)將ERP系統(tǒng)與物流管理或資金管理系統(tǒng)等同起來，而這兩方面的功能只是ERP系統(tǒng)功能的一小部分。一些企業(yè)雖然建立了ERP系統(tǒng)，但在實際應(yīng)用過程中卻將ERP系統(tǒng)當(dāng)作數(shù)據(jù)庫進行使用，這是對管理資源的極大浪費。

（二）企業(yè)忽視了ERP軟件的配置問題

ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上的，只有進行合理的軟件配置才能真正發(fā)揮ERP系統(tǒng)的功能和價值，但是我國企業(yè)在ERP軟件的配置上沒有投入足夠的資金，也沒有真正認(rèn)識到ERP軟件配置的重要性，這限制了ERP系統(tǒng)功能的發(fā)揮。我國企業(yè)在會計工作上的網(wǎng)絡(luò)化程度較低，此外部門之間缺少配合對ERP系統(tǒng)軟件的配置資金產(chǎn)生了一定的影響。

（三）ERP系統(tǒng)無法保證財務(wù)信息的安全性

ERP系統(tǒng)可以進行信息的分類收集、整理和儲存，但從ERP系統(tǒng)的應(yīng)用情況來看，通過ERP系統(tǒng)收集的信息遠遠無法滿足企業(yè)管理和決策的需求，會計工作缺少與其他部門和工作的聯(lián)系，所收集的數(shù)據(jù)存在與其他業(yè)務(wù)部門相脫節(jié)的現(xiàn)象，從而使得會計信息失去了應(yīng)有的價值。在這種情況下，ERP系統(tǒng)只是將傳統(tǒng)的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作。而ERP系統(tǒng)的深層價值并沒有得到有效的發(fā)揮。在實際管理中，企業(yè)的會計信息也明顯落后于企業(yè)實際的業(yè)務(wù)操作，這樣就導(dǎo)致財務(wù)信息的應(yīng)用存在很大的風(fēng)險，無法真實地反映企業(yè)的運行狀況，會計信息也就失去了為企業(yè)管理者提供參考和依據(jù)的價值。因此，企業(yè)在制定決策時的風(fēng)險也有了明顯的提高，在市場競爭中面臨著更大的威脅，容易失去現(xiàn)有的競爭優(yōu)勢。

（四）企業(yè)在應(yīng)用ERP的過程中缺少專業(yè)人才

在會計信息化發(fā)展的過程中需要“全才”，即會計人員既要掌握會計專業(yè)知識，同時還應(yīng)具有較強的計算機操作能力。但是當(dāng)前我國的企業(yè)在這方面的人才十分匱乏。我國企業(yè)的會計機構(gòu)設(shè)置較為簡單，會計工作人員的分工不明確，很多會計工作人員還兼任其他部門的工作，一些企業(yè)甚至沒有設(shè)置專門的會計部門。其次，我國企業(yè)ERP操作人員的培養(yǎng)制度不夠完善，會計工作人員整體的綜合素質(zhì)水平較低，財務(wù)管理能力較差，缺乏工作經(jīng)驗，一些會計人員雖然通過了會計從業(yè)資格考試，但是實際的工作能力仍然存在明顯的不足，在計算機操作方面更是不過關(guān)，很難應(yīng)用ERP系統(tǒng)進行會計信息的核算和管理。

三、ERP時代的會計信息化問題的解決對策

（一）企業(yè)要正確認(rèn)識ERP系統(tǒng)

企業(yè)要應(yīng)用好ERP系統(tǒng)首先要對ERP系統(tǒng)的功能和價值有正確深入的認(rèn)識，尤其要了解ERP系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)的關(guān)系。企業(yè)的會計信息系統(tǒng)通常就是指企業(yè)的財務(wù)管理系統(tǒng)，同時也是ERP系統(tǒng)的重要組成部分。ERP系統(tǒng)主要包括三個方面的功能，分別是生產(chǎn)、銷售、財務(wù)管理，其中財務(wù)管理是主要的功能。因此，財務(wù)系統(tǒng)的運行效率將會對ERP系統(tǒng)整體的運行效率產(chǎn)生較大的影響。企業(yè)會計信息系統(tǒng)主要反映企業(yè)生產(chǎn)、銷售、經(jīng)營之間的關(guān)系，并且體現(xiàn)了企業(yè)資金的流向。企業(yè)會計信息管理貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的整個過程之中。ERP系統(tǒng)的核心部分就是財務(wù)信息的管理，但ERP系統(tǒng)中還包括其它的管理功能。事實上，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)實現(xiàn)了企業(yè)事后管理向事前管理的轉(zhuǎn)變。這是因為ERP系統(tǒng)簡化了會計核算和財務(wù)管理的流程，計算機技術(shù)的應(yīng)用極大地提高了會計信息處理的效率，從而降低了會計工作的成本。此外，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用還加強了各部門財務(wù)信息的溝通和交流，實現(xiàn)了信息整合的目的，使得財務(wù)信息的反饋和流通變得更加地便捷、快速。在這種情況下，就可以對企業(yè)的流動資金進行全局化的管理。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用還加強了信息定點收集的效率，便于進行數(shù)據(jù)的分析和整理，可以對企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營過程進行實時的監(jiān)控和管理，為客戶提供更好的服務(wù)，為各部門的決策制定提供更加有效的參考。

（二）企業(yè)要對ERP系統(tǒng)進行優(yōu)化配置

實際上，ERP系統(tǒng)的運行原理十分簡單，但是當(dāng)前企業(yè)應(yīng)用的ERP系統(tǒng)質(zhì)量和功能參差不齊，使用的軟件系統(tǒng)也有很大的差異。企業(yè)要想上馬ERP系統(tǒng)，則需要較大的資金投入。一般來說，ERP系統(tǒng)的啟動資金可以達到千萬。此外，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對企業(yè)的管理決策流程、管理者能力、生產(chǎn)管理能力提出了更高的要求。在這一過程中做好ERP系統(tǒng)的優(yōu)化配置是關(guān)鍵所在，它關(guān)系到ERP系統(tǒng)能否真正發(fā)揮作用和功能。企業(yè)在進行ERP系統(tǒng)的建設(shè)時要優(yōu)選系統(tǒng)和相應(yīng)的產(chǎn)品，降低ERP系統(tǒng)投資的風(fēng)險。ERP系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用是一個復(fù)雜的過程，在這一過程中企業(yè)的各個部門必須有效的配合與溝通，在選擇ERP系統(tǒng)的類型時則要從系統(tǒng)的功能、性價比、企業(yè)自身的需求等方面入手。

當(dāng)前，我國企業(yè)在引進ERP系統(tǒng)時主要采取的是直接購買成型軟件或與軟件開發(fā)公司合作開發(fā)兩種形式，極少有企業(yè)能夠自主研發(fā)ERP系統(tǒng)。我國企業(yè)在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用上缺乏經(jīng)驗，在選擇ERP系統(tǒng)時必須考慮到自身的情況。ERP系統(tǒng)并不是規(guī)模越大、價格越高就越好，企業(yè)要根據(jù)自身的資金實力和管理需求選擇最適合自己的系統(tǒng)類型。國外的大型ERP系統(tǒng)通常是為規(guī)模較大的企業(yè)設(shè)計的，并不適用于我國的中小企業(yè)，且這些系統(tǒng)對軟件和硬件的要求很高，我國中小企業(yè)對系統(tǒng)的要求并沒有這么高，選擇規(guī)模較小，價格相對較低的系統(tǒng)完全可以滿足要求。此外，大規(guī)模的系統(tǒng)在日常的維護中所需要花費的資金更多，對資金實力不強的企業(yè)來說也是一個較大的負(fù)擔(dān)。因此，企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)類型時一定要充分考慮自身的承受能力。

（三）企業(yè)要加強財務(wù)工作和ERP系統(tǒng)之間的聯(lián)系

經(jīng)濟全球化時代的到來使得我國企業(yè)在面對激烈的國內(nèi)競爭的同時還要應(yīng)對巨大的國際市場的競爭。但與此同時，我國企業(yè)也獲得了更多的發(fā)展機遇，在新的市場競爭中，如何優(yōu)化管理、科學(xué)決策是企業(yè)提高市場競爭力的關(guān)鍵。在當(dāng)前的市場競爭中，應(yīng)用ERP系統(tǒng)是企業(yè)提高自身競爭實力的重要途徑之一，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?qū)⑵髽I(yè)的決策系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)有效的結(jié)合起來，提高企業(yè)管理的質(zhì)量和效率。應(yīng)用ERP系統(tǒng)的最終目的是提高企業(yè)決策的科學(xué)性，因此在應(yīng)用過程中需要站在企業(yè)決策者的角度，對企業(yè)的各項財務(wù)信息進行有效地整合，并對數(shù)據(jù)進行深入地分析和整理，將財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化能夠為企業(yè)決策提供參考的數(shù)據(jù)。通過對這些數(shù)據(jù)的分析，企業(yè)管理人員可以更快地掌握企業(yè)運行管理的相關(guān)信息，分析市場的變化趨勢，了解企業(yè)項目業(yè)務(wù)的內(nèi)容特點，合理分析企業(yè)的財務(wù)信息，提高企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險的能力。此外，通過ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，還能幫助企業(yè)更好的在市場中找到自己的位置。二十一世紀(jì)是信息化的時代，企業(yè)的信息化水平直接決定著其綜合實力。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能夠使信息的收集與處理變得更加地便捷。在信息化時代中，企業(yè)日常生產(chǎn)管理過程中需要處理的信息數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)爆炸式的增長，但在傳統(tǒng)的會計財務(wù)管理模式下，企業(yè)能夠處理的財務(wù)信息卻是十分有限的，而ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及時地解決了這一問題。ERP系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)會計系統(tǒng)只能進行數(shù)據(jù)分析的限制，能夠在眾多的財務(wù)信息中找到對企業(yè)決策制定有用的信息，并進行合理的應(yīng)用，幫助企業(yè)決策者制定出合理的決策。會計信息的處理關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，必須引起企業(yè)的重視。

ERP系統(tǒng)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)與外界的聯(lián)系需要通過數(shù)據(jù)庫完成，這樣才能形成一個完善的信息系統(tǒng)，為企業(yè)管理者提供直觀的參考信息。通常，ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理主要包括兩個方面的內(nèi)容，一是對傳統(tǒng)會計系統(tǒng)中的信息進行整理，其次是對系統(tǒng)運行后的數(shù)據(jù)進行集中管理。一些生產(chǎn)規(guī)模較小的企業(yè)產(chǎn)生的會計信息數(shù)據(jù)量較少，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中面臨的不穩(wěn)定因素也較多，為了減少ERP系統(tǒng)的應(yīng)用成本和風(fēng)險，可以先進行一段時間的試用，在試用期可以輸入一些數(shù)據(jù)進行模擬測試。在采用傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)時，一個數(shù)據(jù)可能被重復(fù)編碼，在收付款的過程中就可能會出現(xiàn)重復(fù)和混亂的情況，還會造成不必要的人力和物力的浪費。在應(yīng)用了ERP系統(tǒng)后，這種情況就能得到極大的改善，避免了數(shù)據(jù)重復(fù)編碼的情況，方便了決策的制定。

（四）企業(yè)要重視ERP專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進

當(dāng)前，我國ERP系統(tǒng)專業(yè)操作人員十分匱乏，為此企業(yè)必須做好ERP專業(yè)人才的培養(yǎng)工作。ERP專業(yè)人才的培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括項目管理、ERP理論知識、系統(tǒng)操作、會計知識等。培訓(xùn)的對象范圍不僅要包括會計工作人員，還有技術(shù)操作人員。對人員的培訓(xùn)要貫穿于日常工作中，并提高企業(yè)所有員工對ERP系統(tǒng)重要性的認(rèn)識。在培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)置上，除了一般的會計專業(yè)知識外，還應(yīng)當(dāng)包括相關(guān)的法律法規(guī)、計算機技術(shù)、軟件知識等，提高ERP專業(yè)操作人員的整體素質(zhì)水平。此外，ERP專業(yè)人員還要熟悉掌握企業(yè)會計管理的各項業(yè)務(wù)流程，能夠根據(jù)企業(yè)的實際需求合理的應(yīng)用系統(tǒng)。培訓(xùn)的內(nèi)容和對象也要定期進行調(diào)整，逐漸提高培訓(xùn)的深度，企業(yè)可以制定人員培訓(xùn)的方案和計劃，按照計劃有序第開展培訓(xùn)工作。

綜上所述，ERP系統(tǒng)在企業(yè)會計信息化過程中發(fā)揮著重要的作用，企業(yè)必須重視ERP系統(tǒng)的建立和完善，并根據(jù)自身的需求和能力，選擇適合自身的ERP系統(tǒng)。

[參 考 文 獻]

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[責(zé)任編輯：潘洪志]