列巧替換實(shí)現(xiàn)省紙打印

馬震安

辦公人員有時(shí)需要打印參會(huì)人員的名單，但有關(guān)部門提供的記錄表往往只有一列，要打印Excel工作表中的所有參會(huì)人員名單，若記錄非常多，直接將其打印在A4紙上就會(huì)造成很大的浪費(fèi)。如果能將單列數(shù)據(jù)變成多列再進(jìn)行打印，就會(huì)有效節(jié)約紙張（圖1）。

快速實(shí)現(xiàn)單列變多列，可使用一段接一段地剪切、粘貼的笨辦法，也可以使用更加方便的插件進(jìn)行設(shè)置，或者也可以將記錄復(fù)制到Word中再進(jìn)行分欄。這些方案雖都可行，但操作起來都比較費(fèi)事。其實(shí)，只需巧妙地利用Excel中的“替換”功能，就能輕松實(shí)現(xiàn)上述需求。

1. 建立替換內(nèi)容

在本例中，假如想在A4紙上輸出5列，這時(shí)就可以在C2、D2單元格分別輸入“A2、A3”，在C3、D3單元格分別輸入“A7、A8”。選定C2：D3單元格區(qū)域，向右拖動(dòng)填充到G3單元格，再選定C2：G3單元格區(qū)域，向下拖動(dòng)填充，直到所要打印的最后姓名所在的單元格的名稱出現(xiàn)為止，在本例中顯示出A109就可以了（圖2）。

2. 單列轉(zhuǎn)多列巧實(shí)現(xiàn)

完成替換內(nèi)容的填充后，接下來就是見證奇跡的時(shí)候了。選定填充區(qū)域，點(diǎn)擊“替換”按鈕，替換內(nèi)容中輸入“A”，替換為中輸入“=A”。這時(shí)候，被填充單元格的內(nèi)容就變成了姓名列中的相應(yīng)內(nèi)容了。刪除多余的一列原始數(shù)據(jù)，這時(shí)候就實(shí)現(xiàn)了單列變多列了（圖3）。

接下來進(jìn)行打印，只需要添加好表頭，設(shè)置好打印區(qū)域，就可以省省紙打印了。