“分合”有道數(shù)據(jù)合并有高招

阿木

在日常的工作中，我們經(jīng)常需要對(duì)Excel中的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行合并、統(tǒng)計(jì)。不過(guò)很多時(shí)候需要合并的數(shù)據(jù)并不在同行、同列甚至不在同一個(gè)工作表、文件中，對(duì)于這些數(shù)據(jù)怎樣才能快速進(jìn)行合并？

行列數(shù)據(jù)請(qǐng)一起 合并不同行列數(shù)據(jù)

在日常工作統(tǒng)計(jì)中，一些數(shù)據(jù)經(jīng)常在不同的行列中。比如公司銷(xiāo)售分為A、B兩個(gè)小組，每個(gè)小組分別按自己的時(shí)間進(jìn)行日銷(xiāo)售額的統(tǒng)計(jì)（圖1）。為了便于統(tǒng)計(jì)和查看，現(xiàn)在需要按照時(shí)間重新排序，將時(shí)間合并、A組銷(xiāo)售額、B組銷(xiāo)售額分別排列。

在Excel中打開(kāi)上述表格后，選中H1，點(diǎn)擊工具欄上的“數(shù)據(jù)/合并計(jì)算”按鈕，在合并計(jì)算菜單選項(xiàng)界面中，函數(shù)選擇“求和”，點(diǎn)擊“瀏覽”左側(cè)的選擇數(shù)據(jù)按鈕，在Excel中使用鼠標(biāo)選中需要合并的數(shù)據(jù)，選擇A、B列有效數(shù)據(jù)，勾選“首行”和“最左列”，點(diǎn)擊“添加（圖2）。

同上，繼續(xù)選擇C、D列有效數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“添加”，最后點(diǎn)擊“確定”即可完成合并操作。這樣銷(xiāo)售時(shí)間（如果時(shí)間顯示不正確，請(qǐng)將H列數(shù)據(jù)單元格格式設(shè)置為“日期”）、A組、B組銷(xiāo)售額也會(huì)自動(dòng)合并在一起，更方便進(jìn)行查看（圖3）。

這里是以不同列數(shù)據(jù)合并為例，如果是合并不同行數(shù)據(jù)，則只要將選擇對(duì)象變?yōu)樾袛?shù)據(jù)的選擇即可。當(dāng)然在Excel中除了這種情況的合并外，還有很多類(lèi)似的合并，比如上述表格需要將A組、B組銷(xiāo)售額合并到G列，組合成類(lèi)似“A組日銷(xiāo)售額XX，B組銷(xiāo)售額XX”的形式。

鼠標(biāo)定位B列，然后插入一新列，在其中輸入“A組日銷(xiāo)售額計(jì)：”，接著使用填充工具填充，同樣在D列插入新列，添加“B組日銷(xiāo)售額計(jì)：”，然后定位到G2，輸入“= =B2&C2&E2&F2”， 然后使用填充工具填充，即將B、C、E、F、列內(nèi)容全部合并到G列（圖4）。

九九歸一 合并不同工作表中的數(shù)據(jù)

對(duì)于一些復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)工作，公司報(bào)表大多是由多個(gè)部門(mén)各自匯總統(tǒng)計(jì)，最終要將各自統(tǒng)計(jì)的報(bào)表合并在一起。對(duì)于這類(lèi)不同工作表之間數(shù)據(jù)的合并，可以借助VLOOKUP函數(shù)完成數(shù)據(jù)的合并。比如公司銷(xiāo)售和考勤分別在某個(gè)文件的銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)工作表和考勤統(tǒng)計(jì)工作表中，現(xiàn)在要將這兩個(gè)工作表匯總合并到總計(jì)表中。

在打開(kāi)的工作表下新建一個(gè)名為“統(tǒng)計(jì)匯總表”，然后將銷(xiāo)售報(bào)表的數(shù)據(jù)復(fù)制到新建表中，再新建一標(biāo)題為“考勤統(tǒng)計(jì)”的列，選中C2，點(diǎn)擊“插入→函數(shù)”，插入VLOOKUP函數(shù)，在打開(kāi)的函數(shù)參數(shù)設(shè)置窗口中，第一個(gè)填寫(xiě)框Vlookup_value中直接點(diǎn)擊“銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)”表中的第一位員工“王五”的名字（圖5）。

繼續(xù)在第二個(gè)填寫(xiě)框Table_array中，這里選擇考勤統(tǒng)計(jì)工作表中第一個(gè)員工王五的考勤數(shù)據(jù)即A2：B2的內(nèi)容，在第三個(gè)填寫(xiě)框Col_index_num 中直接填寫(xiě)2，表示選擇第2列的數(shù)據(jù)（即考勤數(shù)據(jù)），然后第四個(gè)填寫(xiě)框Range_lookup中填寫(xiě)0，表示大致匹配（圖6）。

點(diǎn)擊“確定”，這樣在新建的統(tǒng)計(jì)表中就會(huì)自動(dòng)讀取考勤表中相應(yīng)的數(shù)據(jù)。繼續(xù)使用填充工具進(jìn)行填充，其他員工的考勤數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)從考勤表中讀取出來(lái)。這樣即可將兩個(gè)工作表中的數(shù)據(jù)合并到一個(gè)工作表中，由于這里是自動(dòng)引用其他工作表中的數(shù)據(jù)，如果其他工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，比如某人考勤天數(shù)變動(dòng)，這些變動(dòng)數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)同步到新建的統(tǒng)計(jì)表中，而不像簡(jiǎn)單的復(fù)制、粘貼（圖7）。

上述操作是將不同工作表中的數(shù)據(jù)合并一個(gè)新建表中，如果是不同文件中的數(shù)據(jù)要合并到一個(gè)文件中，解決方法類(lèi)似，只要將其他文件中的數(shù)據(jù)復(fù)制到某個(gè)文件中的新工作表中，其他合并操作同上。當(dāng)然，在實(shí)際操作中有很多類(lèi)似的合并，我們只要靈活應(yīng)用好函數(shù)即可。比如原來(lái)產(chǎn)品銷(xiāo)售按照1月、2月、3月（每月一個(gè)工作表）做了三個(gè)月的報(bào)表，現(xiàn)在需要做季度表將3個(gè)工作表合并到一個(gè)，此時(shí)就可以使用INDIRECT函數(shù)進(jìn)行合并（圖8）。

新建一個(gè)“季度匯總”工作表，按照表1格式復(fù)制品名文字字段，并在B、C、D列添加1月、2月、3月字段，然后在B2插入函數(shù)“=INDIRECT（""&B$1&"！B"&ROW（A2））”，通過(guò)函數(shù)引用工作表1的B列數(shù)據(jù)，然后向下、向右填充即可，這樣會(huì)分別引用2月、3月工作表中對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)（圖9）。