證照管理系統(tǒng)在油品銷售企業(yè)中的建設與應用

蔡玉臣

(中國石化銷售有限公司 天津石油分公司，天津 300100)

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證照管理系統(tǒng)在油品銷售企業(yè)中的建設與應用

蔡玉臣

(中國石化銷售有限公司 天津石油分公司，天津 300100)

證照管理系統(tǒng)可將分散于各營業(yè)網(wǎng)點及各部門的證照文件、資源、文檔采用統(tǒng)一格式進行拍攝，按規(guī)范命名，歸集到證照管理系統(tǒng)平臺，進行統(tǒng)一存儲和管理，形成證照文檔的數(shù)據(jù)源頭，通過分類、歸檔入庫、檢索利用、過程跟蹤監(jiān)控、安全審計等，加強文檔的生命周期的全方位管理。通過數(shù)據(jù)接口與業(yè)務系統(tǒng)進行聯(lián)動，使企業(yè)各部門信息得以實時共享，實現(xiàn)企業(yè)整體資源的協(xié)同性。

證照系統(tǒng) 油品銷售 信息化建設

1 建設目標與可行性分析

1.1 建設目標

通過證照管理系統(tǒng)項目建設，可實現(xiàn)以下目標：

1) 建立證照管理系統(tǒng)，采用統(tǒng)一格式收集、管理證照資料等其他相關電子文檔。

2) 與OA系統(tǒng)、加油卡系統(tǒng)、增值稅開票系統(tǒng)集成，提取客戶的證照資料至證照管理系統(tǒng)，根據(jù)發(fā)卡信息關聯(lián)出相關申請單、掃描的證照等信息。

3) 對證照資料進行版本管理，更新后的文件留存為新版本，查詢和預覽時提取最新版本。

4) 對企業(yè)內(nèi)部證照進行到期時間的信息提取，設置提醒前置期，提醒消息下達到責任人，有效監(jiān)督責任人對證照資料做相關處理。

1.2 技術可行性

1) 文檔資料采集。包括在線創(chuàng)建、掃描儀獲取、批量傳輸、業(yè)務系統(tǒng)讀取。

2) 集中式存儲模式。加油站網(wǎng)點掃描獲取的證件資料，上傳至服務器保存，本地電腦不可以留存。業(yè)務文檔可通過在線創(chuàng)建或者批量傳輸至服務器進行存儲。

3) 資料分類、檢索。可根據(jù)管理部門、文檔類別、目錄、內(nèi)容、關鍵字等分類檢索，方便用戶查找，做到人性化應用。

4) 文檔控制流程。通過文檔的新增、修改、刪除、歸檔、借用流程，加強文檔的管理，文檔使用周期可以一目了然。

5) 權限設置。用戶未授權的情況下，文檔防拷貝、防拷屏、放拖拽、防打印，加強安全管理。

6) 同步管理。終端電腦的固定文件夾和服務器固定文件夾按照一定的時間策略進行同步管理，無需人工干預。

7) 系統(tǒng)集成。與加油卡系統(tǒng)、增值稅開票系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、MDM標準代碼網(wǎng)站、OA系統(tǒng)、身份證讀卡器等集成。

2 證照管理需求分析

2.1 加油卡客戶證照需求分析

1) 采用高拍儀設備對客戶資料進行掃描，網(wǎng)點本地不留存文件，生成的證照信息直接傳送至網(wǎng)點證照管理系統(tǒng)，避免人為因素造成的文檔流失風險。

2) 建立審批流程，做到權限最小化，杜絕誤操作的可能性，杜絕惡意拷貝客戶信息，避免客戶私人信息的泄漏。

3) 證照信息的版本控制，貫穿了采集、存儲、組織、流轉(zhuǎn)、歸檔、跟蹤和銷毀的整個生命周期的管理過程。

4) 建立與加油卡系統(tǒng)的接口集成，可確保客戶資料的連貫性、完整性，有效管理證照文檔，提高查詢效率，避免文件損壞甚至丟失的狀況。

5) 通過證照管理系統(tǒng)可將增值稅開票客戶信息整合共享。

2.2 成品油客戶證照需求分析

證照系統(tǒng)與OA系統(tǒng)做接口，OA系統(tǒng)錄入直批發(fā)客戶結(jié)構(gòu)化信息，證照文件保存至證照系統(tǒng)，便于證照文件的統(tǒng)一存儲、管理和應用。

2.3 內(nèi)部單位證照需求分析

通過系統(tǒng)集中存儲，便于查找管理；通過系統(tǒng)提示在有效期內(nèi)更換證照，并做好相關的資料準備。

3 技術方案及實施

3.1 證照管理系統(tǒng)技術方案

3.1.1 加油卡客戶證照

加油卡客戶證照主要是新開卡客戶的證照與增值稅開票客戶的證照，采集的證照種類有：客戶身份、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織結(jié)構(gòu)代碼、委托人授權書等。管理目標是對這些證照文件掃描生成電子文件，并對這些電子文件建立分類、統(tǒng)一命名規(guī)則，集中存儲到服務器中所對應的加油站網(wǎng)點目錄下，技術方案如圖1所示。

如圖1所示，建立統(tǒng)一平臺后，在各加油站網(wǎng)點部署高拍儀，將高拍儀保存的路徑配置到指定的共享文件夾。對于加油站的終端用戶來說，只需要選擇發(fā)票開票類型(普通發(fā)票/增值稅發(fā)票)，選擇業(yè)務類型(新開戶/信息變更/掛失或壞卡/清戶)，填寫文件名，然后執(zhí)行拍攝、預覽、確認保存。拍攝的文件在加油站本地不留任何副本，拍攝文件和選擇的參數(shù)直接上傳到服務器共享文件夾。

客戶在開具發(fā)票時，在增值稅發(fā)票系統(tǒng)中記錄結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，但是采集的證照信息以復印件的形式留存，造成系統(tǒng)內(nèi)客戶信息不連貫、有缺失。網(wǎng)點證照管理系統(tǒng)與增值稅發(fā)票系統(tǒng)做接口集成，增值稅發(fā)票系統(tǒng)中創(chuàng)建或者修改增票信息時傳遞給證照管理系統(tǒng)參數(shù)，在證照管理系統(tǒng)中創(chuàng)建該客戶的增值稅客戶證照文件夾，同時掃描營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、身份證、申明-委托書等證照文件，保存到該客戶的增值稅客戶證照文件夾內(nèi)，系統(tǒng)間互動，確保客戶信息的完整性。

圖1 加油卡客戶技術方案示意

3.1.2 成品油客戶證照

成品油客戶證照信息和證照文件已錄入OA系統(tǒng)。將證照管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成，OA系統(tǒng)存儲成品油客戶信息的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，所有證照文件通過數(shù)據(jù)接口存儲到證照管理系統(tǒng)中，對證照文件建立命名規(guī)范、文件夾分類，便于全公司證照文件的統(tǒng)一管理和利用。

3.1.3 內(nèi)部單位證照

內(nèi)部單位證照部分已電子化留存，但沒有系統(tǒng)存儲內(nèi)部單位證照文件。針對上述情況，在證照管理系統(tǒng)中建立內(nèi)部單位證照的文件夾，分別存放不同公司的內(nèi)部證照文件。同時，在證照管理系統(tǒng)中建立文件命名規(guī)范，例如：單位名稱+證照類型，便于檢索時精準定位到文件。

3.2 技術詳述

3.2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

針對功能需求，采用成熟產(chǎn)品作為系統(tǒng)的基礎平臺，通過集成開發(fā)，實現(xiàn)用戶與用戶間溝通順暢，系統(tǒng)架構(gòu)如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)架構(gòu)部署示意

1) 將Web服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、文件服務器、索引服務器、轉(zhuǎn)檔服務器等分離部署，保障服務器的分布獨立運行，提高系統(tǒng)運行效率。

2) 索引服務器獨立部署，大幅分解了主Web服務器的運行壓力，該運行架構(gòu)可保證主Web服務器的持續(xù)穩(wěn)定高效運行，極大提高檢索速度。

3.2.2 管理流程

系統(tǒng)從文檔的創(chuàng)建/獲取、基本的管理應用、全面的存儲機制、展現(xiàn)傳遞直到歸檔/銷毀等全生命周期的過程，有以下三方面的特點：整合大量的離散的文檔數(shù)據(jù)；兼容不同的文檔格式，并且能同時支持多格式的文檔內(nèi)容；易于訪問，易于管理，形成有效的統(tǒng)一信息平臺。管理流程如圖3所示。

3.3 功能架構(gòu)

針對各部門對證照系統(tǒng)的需求，采用成熟產(chǎn)品加接口定制開發(fā)的方式進行，如圖4所示，證照管理平臺作為系統(tǒng)的基礎平臺，通過集成開發(fā)，實現(xiàn)系統(tǒng)與系統(tǒng)互通，用戶與用戶間溝通順暢。

圖3 管理流程示意

圖4 功能架構(gòu)示意

3.4 系統(tǒng)集成

證照管理系統(tǒng)提供標準的Web service接口，可快捷地與各業(yè)務系統(tǒng)進行接口集成，打通各個系統(tǒng)的信息孤島，高效傳遞參數(shù)和文件，保障了系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的有效交互。

可采用與OA系統(tǒng)集成的方式，將消息推送到OA待辦事項，用戶統(tǒng)一在OA待辦事項里接收消息提醒，點擊消息，可直接鏈入證照管理系統(tǒng)。

基于業(yè)務部門提出的身份證有效性驗證及關鍵屬性提取的需求，系統(tǒng)可與身份證讀卡器集成，調(diào)用身份證讀卡器的接口獲取身份證真?zhèn)螛俗R，對假身份證系統(tǒng)彈出信息提示；同時還可以通過接口方式獲取信息提取，例如：姓名、身份證號、有效期等。

4 結(jié)束語

文中首先介紹了證照管理系統(tǒng)對加油站管理發(fā)展的意義。在認真研究銷售企業(yè)證照管理工作現(xiàn)狀基礎上，根據(jù)需求分析對證照系統(tǒng)進行了功能設計，軟件對于計算機運行環(huán)境要求低，方便用戶使用，方便系統(tǒng)管理，更符合加油站的實際應用。

搭建證照管理系統(tǒng)后，會形成證照文件的管理平臺，系統(tǒng)中保留整套的證照文件存儲目錄，各部門管理自己的證照，并可向下二次授權。證照文件

由傳統(tǒng)的復印文件改為掃描儀拍攝文件，系統(tǒng)自動命名上傳到證照管理系統(tǒng)對應的目錄，極大地提高了證照管理人員的工作效率，同時也對各類證照進行了有效的管理，防止遺失。

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Construction and Application of Certificate Management System in Oil Sales Enterprises

Cai Yucheng

(Tianjin Branch Company, Sinopec Chemical Commercial Holding Company Ltd., Tianjin,3001400, China)

s：Certificate management system can be used to take pictures with unified format, name according to specification for all certificates, resources and documents scattered at each individual outlet and department. They are collected ,stored and managed uniformly to form a certificate data source. Comprehensive document management is constructed through classification, pigeonhole, retrieval, use, process tracking monitoring, security audit to strengthen life cycle of documentation. Each individual department information can be shared to realize collaboration for enterprises’ overall resource through linkage of data interface and business system.

certificate management system; oil sales; informatization construction

蔡玉臣(1974—)，女，天津人，1996年畢業(yè)于重慶建筑大學計算機及應用專業(yè)，2015年獲南京大學軟件工程碩士學位，現(xiàn)就職于中國石化銷售有限公司天津石油分公司，負責天津石油分公司信息化項目建設應用及維護工作，任信息管理處處長助理，高級工程師。

TP273

B

1007-7324(2016)05-0047-04

稿件收到日期：2016-06-29，修改稿收到日期：2016-07-28。