利用Excel高效匯總簡歷信息

摘 要：招聘工作中通常會(huì)收到大量的簡歷，如用Excel統(tǒng)計(jì)應(yīng)聘人員性別、年齡、學(xué)歷結(jié)構(gòu)等方面信息，無論是手動(dòng)錄入還是用電子版簡歷一一復(fù)制粘貼錄入，不僅工作量大，而且容易出現(xiàn)誤差。文章以設(shè)置電子簡歷模板為起點(diǎn)，以公式函數(shù)為工具，對Excel在匯總簡歷信息方面的應(yīng)用技巧進(jìn)行了探索，并提出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：Excel 招聘 簡歷 匯總

中圖分類號(hào)：F240 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）11-238-02

招聘是人事工作中的重要環(huán)節(jié)，除了瀏覽、篩選簡歷，也要對應(yīng)聘人群結(jié)構(gòu)有所了解，匯總、統(tǒng)計(jì)其相關(guān)信息。但是，應(yīng)聘人員少則幾人，多則上百人，即使是最簡單的整理統(tǒng)計(jì)姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、籍貫等基本信息，也要面對大量的數(shù)據(jù)，靠人工錄入填寫，不僅耗費(fèi)時(shí)間精力，而且容易出現(xiàn)誤差。在此情況下，為了減輕工作量，提高準(zhǔn)確率，可以統(tǒng)一設(shè)置簡歷格式，制作簡歷模板，要求應(yīng)聘人員同時(shí)填寫紙質(zhì)版和電子版簡歷，利用Excel公式對電子版簡歷進(jìn)行信息采集，統(tǒng)一填寫錄入?yún)R總表，這樣比人工錄入節(jié)省時(shí)間，而且減少錄入誤差，有效提高工作效率。

一、建立規(guī)范的簡歷模板

因最終需要利用Excel統(tǒng)一采集信息，所以電子版簡歷也要做成Excel格式。新建的Excel工作簿默認(rèn)含有Sheet1、Sheet2、Sheet3三個(gè)表格，為去掉點(diǎn)選工作表步驟，提高操作速度，建議將Sheet2和Sheet3刪除，并將Sheet1名稱改為“簡歷”。一份基本的電子簡歷包括標(biāo)題、人員基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、科研成果、獎(jiǎng)罰情況等項(xiàng)目，就應(yīng)聘人員信息匯總工作而言，一般僅需要匯總基本信息、教育經(jīng)歷和工作經(jīng)歷三項(xiàng)內(nèi)容即可，因此，可以以此三項(xiàng)為重點(diǎn)，對簡歷進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，簡歷模板，如圖1：

1.基本信息。基本信息包括應(yīng)聘部門、崗位、姓名、性別、民族、出生日期、籍貫、政治面貌、婚姻狀況和聯(lián)系方式等內(nèi)容，可以根據(jù)招聘要求對以上項(xiàng)目進(jìn)行排列，每個(gè)項(xiàng)目占一個(gè)單元格，并在旁邊預(yù)留一個(gè)空白單元格以便應(yīng)聘人員填寫。同時(shí)，為方便統(tǒng)計(jì)，明確招聘信息，可以通過設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的方式把填寫應(yīng)聘崗位及部門的空白單元格設(shè)置成下拉菜單，將填報(bào)出生日期的空白單元格設(shè)置成日期格式，并標(biāo)注“yyyy-m-d”字樣以提醒填寫人員注意日期格式。

2.教育經(jīng)歷。相比其他招聘單位，對各階段教育經(jīng)歷都很看重的招聘單位在匯總應(yīng)聘人員信息時(shí)需要錄入更多關(guān)于學(xué)歷的內(nèi)容。一般情況下，招聘單位簡歷中的教育經(jīng)歷從最近最高經(jīng)歷寫起，即縱向填寫，邏輯順序從上到下，如：博士——碩士——學(xué)士，而匯總簡歷信息一般將人員的所有信息從左到右匯總到一行，即橫向匯總，邏輯順序從左到右，如：學(xué)士——碩士——博士，因此，在設(shè)置電子版簡歷時(shí)，需考慮到簡歷填寫和匯總的邏輯順序是否一致，建議將教育經(jīng)歷按照從左到右的時(shí)間順序排列，從招聘崗位對學(xué)歷的最低要求寫起，為橫向匯總提供方便。

3.工作經(jīng)歷。工作經(jīng)歷在簡歷上顯現(xiàn)得更為直觀、詳細(xì)，可直接作為招聘參考，而橫向匯總僅作為統(tǒng)計(jì)項(xiàng)使用，無需面面俱到，所以承擔(dān)的信息量較少。另外，應(yīng)聘人員工作經(jīng)歷各不相同，若將每個(gè)人的工作經(jīng)歷全部匯總到一行，有的人工作經(jīng)歷豐富，有的人尚無工作經(jīng)歷，相比之下信息參差不齊，容易造成視覺誤差，且橫向匯總信息不宜過多，因此，僅記錄最近工作情況與更換工作次數(shù)即可。

二、信息采集

信息采集的基本思路是把被采集的簡歷工作表、信息采集公式工作表和匯總表放在同一個(gè)工作簿中，通過公式將特定單元格的值采集到相應(yīng)單元格，最終選擇性粘貼到匯總表中。格式設(shè)置以行為單位，如圖2：

1.對于少量的簡歷，可以通過分別打開并復(fù)制到匯總工作簿的方式進(jìn)行，如以圖1中的簡歷為被采集對象，在圖2的信息采集公式工作表中，B2公式為“=簡歷！C2”，C2公式為“=簡歷！F2”，D2公式為“=簡歷！C3”，E2公式為“=簡歷！E3”，F(xiàn)2公式為“=簡歷！G3”，G2公式為“=簡歷！C4”，H2公式為“=簡歷！E4”，I2公式為“=簡歷！G4”，J2公式為“=簡歷！C5”，K2公式為“=簡歷！E5”，L2公式為“=簡歷！G5”，其他各項(xiàng)以此類推。因公式的固定性，無法同時(shí)完成多個(gè)簡歷信息采集，因此每采集完一條應(yīng)立即選擇性粘貼到正式匯總表中，避免信息流失。

2.對于大量的簡歷，即便可以利用公式進(jìn)行信息采集，逐一打開簡歷復(fù)制并粘貼的方法也十分耗費(fèi)時(shí)間和精力，因此，同時(shí)采集多份簡歷信息成為了匯總工作的最終目標(biāo)，根據(jù)信息采集的基本思路，想要同時(shí)采集多份簡歷信息必須滿足兩個(gè)條件：一是多份簡歷與信息采集公式工作表在同一個(gè)工作簿里；二是信息采集公式工作表中每一行的公式都隨引用簡歷名稱的不同而變化。下面就滿足上述兩個(gè)條件的方法進(jìn)行詳細(xì)說明。

（1）KUTOOLS插件。要滿足第一個(gè)條件，可以使用KUTOOLS插件，利用KUTOOLS插件中的匯總功能快速將獨(dú)立的簡歷工作表全部放入?yún)R總工作簿中。安裝KUTOOLS插件后，打開Excel，在KUTOOLS選項(xiàng)卡中打開“企業(yè)”面板，點(diǎn)擊“匯總”按鈕，匯總類型選擇第三項(xiàng)“復(fù)制多個(gè)工作簿中的工作表到一個(gè)工作簿中”，點(diǎn)擊“下一步”，選擇相應(yīng)的簡歷，工作簿中有多個(gè)工作表的則需要注意點(diǎn)擊右側(cè)工作表列表中“相同工作表”按鈕，點(diǎn)擊“下一步”，設(shè)置相關(guān)條件，最后點(diǎn)擊完成。如果按照上文建議將工作表名稱設(shè)置為“簡歷”，則匯總后的所有簡歷工作表將以“簡歷（2）”、“Sheet1”、“Sheet1（2）”、“Sheet1（3）”……等名稱排列，為方便后續(xù)操作，建議統(tǒng)一工作表名稱，將“簡歷（2）”改為“Sheet1（0）”，將“Sheet1”改為“Sheet1（1）”，如圖2。

（2）INDIRECT函數(shù)。經(jīng)過上面步驟，所有簡歷工作表已全部放在一個(gè)工作簿中，針對一個(gè)簡歷工作表時(shí)，僅用“=”即可完成采集，當(dāng)工作表數(shù)量眾多時(shí)，采集公式需要根據(jù)工作表名稱的不同進(jìn)行變動(dòng)，因?yàn)椤?”無法達(dá)到同時(shí)采集的要求，所以需要采取新的辦法——INDIRECT函數(shù)。

INDIRECT函數(shù)是間接引用函數(shù)，可以把一個(gè)字符表達(dá)式或名稱轉(zhuǎn)換為地址引用，在不更改公式本身的情況下，通過對公式中引用單元格的更改而引用不同值。例如：

單元格中A1值是10，A2值是20

=A1返回10

=“A1”返回的是字符串A1

=INDIRECT（“A1”）返回10

=INDIRECT（“A”&1）返回10

=INDIRECT（“A”&1+1）返回20

由此可見，INDIRECT函數(shù)可以通過計(jì)算的方式變換引用地址，從而達(dá)到批量引用不同工作表、單元格的效果，下面以此為基礎(chǔ)，對INDIRECT函數(shù)在多工作表信息采集工作中的使用方法進(jìn)行說明。

以圖2的信息采集公式工作表為例，對公式進(jìn)行分析如下：

B2采集第一個(gè)簡歷，即“Sheet1（0）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1（0））'！C2"）”，C2采集“Sheet1（0）”工作表中F2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1（0）'！F2"）”，D2采集“Sheet1（0）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1（0）'！C3"）”……

B3采集第二個(gè)簡歷，即“Sheet1 （1）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！C2"）”，C3采集“Sheet1 （1）”工作表中F2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！F2"）”，D3采集“Sheet1 （1）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！C3"）”……

B4采集第三個(gè)簡歷，即“Sheet1（2）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（“‘Sheet1（2）’！C2”）”，C4采集“Sheet1（2）”工作表中F2的值，公式為“=INDIRECT（“‘Sheet1（2）’！F2”）”，D4采集“Sheet1（2）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（“‘Sheet1（2）’！C3”）”……

根據(jù)以上的公式的排列可以得出兩個(gè)結(jié)論：（1）每列公式中，只有“Sheet1（*）”中的“*”是變量，其他皆為固定值；（2）“*”以“0”為起點(diǎn)，以“1”為間隔，依次向后排列。由此，在公式引用地址中插入變量并用“&”連接起來，可以簡寫成“=INDIRECT（“‘Sheet1（“&*&”）’！相應(yīng)單元格”）”。想要達(dá)到公式向下拖拽一鍵完成全部簡歷信息采集的效果，需要把行數(shù)和變量“*”聯(lián)系起來。在“信息采集公式”工作表中，A2是第二行，相應(yīng)的“*”值為0，A3是第三行，相應(yīng)的“*”值為1，A4是第四行，相應(yīng)的“*”值為2……由此可推斷出，行數(shù)與變量“*”之差為2，即“*”的生成公式可以寫成“ROW（相應(yīng)單元格）-2”，則最終公式為：

B2=INDIRECT（“‘Sheet1（“&ROW（B2）-2&”）’！C2”）

C2=INDIRECT（“‘Sheet1（“&ROW（C2）-2&”）’'！F2”）

D2=INDIRECT（“‘Sheet1 （“&ROW（D2）-2&”）’！C3”）

……

在采集數(shù)據(jù)的第一行橫向設(shè)置好每個(gè)單元格的公式之后，向下拖拽即可完成所有簡歷的信息采集工作，方便快捷，準(zhǔn)確無誤，大大提高工作效率。

三、信息匯總

“信息采集公式”工作表僅作為信息采集的工具，無法進(jìn)行改動(dòng)，因此，將“信息采集公式”工作表中采集到的所有數(shù)據(jù)全部復(fù)制后，選擇性粘貼到匯總表，并對文本、數(shù)值、時(shí)間格式進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，方可完成本次匯總。

綜上所述，設(shè)置電子版簡歷模板并運(yùn)用Excel公式、函數(shù)等功能進(jìn)行信息采集、匯總，可以顯著提高簡歷統(tǒng)計(jì)的效率和準(zhǔn)確性，對招聘工作具有重大意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] Excelhome.實(shí)戰(zhàn)技巧精粹：Excel2010函數(shù)與公式[M].人民郵電出版社，2014

[2] Excelhome.Excel2010實(shí)戰(zhàn)技巧精粹[M].人民郵電出版社，2013

[3] 王國勝，李春曉編.Excel2010公式與函數(shù)辭典606秘技大全[M].中國青年出版社，2012

（作者單位：吉林師范大學(xué) 吉林四平 136000）

（作者簡介：于佳含，碩士研究生，吉林師范大學(xué)人事處科員，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：人事管理。）

（責(zé)編：賈偉）