推進(jìn)高職院?；n案管理規(guī)范化初探

【摘 要】 本文分析了高職院?；n案管理現(xiàn)狀，提出了高職院校基建檔案管理規(guī)范化的途徑：提高重視程度，增強(qiáng)全院師生的基建檔案意識(shí);做好基建檔案制度建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行力度，提高基建檔案服務(wù)水平;完善基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制;對(duì)基建檔案管理人員要不斷進(jìn)行再教育，提高其創(chuàng)新服務(wù)能力;拓展基建檔案的信息來(lái)源，提高基建檔案收集的完整性;充分利用信息化的管理手段。

【關(guān)鍵詞】 高職院校;基建檔案管理;規(guī)范化;途徑

近年來(lái)，在《國(guó)務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》號(hào)召下，各地市的高職院校如雨后春筍般快速建立起來(lái)。高職院?；n案是在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)院未來(lái)的發(fā)展有價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等材料?；n案的價(jià)值是“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”。高職院校基建檔案不僅是記錄基建歷史的真實(shí)寫(xiě)照也是涉及各方面權(quán)益的憑證和依據(jù)，在維護(hù)學(xué)院權(quán)益和學(xué)院未來(lái)建設(shè)、發(fā)展方面的作用無(wú)可替代。它是高職院?；窘ㄔO(shè)發(fā)展和科學(xué)規(guī)劃工作的真實(shí)記錄，同時(shí)也為學(xué)院的后勤服務(wù)工作提供了有力的信息保障，是整個(gè)學(xué)院檔案的重要組成部分。因此，加強(qiáng)高職院?；n案的管理勢(shì)在必行。本文簡(jiǎn)要分析了高職院?；n案在整個(gè)學(xué)院檔案中的重要性及目前管理的現(xiàn)狀，提出了提高高職院?；n案管理規(guī)范化的途徑。

一、高職院?；n案管理現(xiàn)狀

1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

合并中的高職院校領(lǐng)導(dǎo)大多都把學(xué)校工作的重心放在教學(xué)管理和招生就業(yè)上，認(rèn)為基建方面只要把工程的質(zhì)量關(guān)把好就行了，對(duì)于基建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。

2、管理人員素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)

大數(shù)多的基建檔案管理人員都是臨時(shí)指派的，不但沒(méi)有專(zhuān)業(yè)工作能力而且沒(méi)有責(zé)任心，更談不上和學(xué)院檔案館檔案管理工作的統(tǒng)一。

3、管理制度不規(guī)范，管理手段落后

目前基建檔案管理大多沒(méi)有明確的管理制度，多是進(jìn)行最基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有按制度對(duì)基建檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編研，至于基建檔案的利用更是得到不保障。在高職院校合并初期，工程量大，基建檔案多，加上領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高，現(xiàn)代化的管理工具也不能及時(shí)配備，手工管理模式仍是目前管理的常態(tài)。手工管理效率低，不能完全體現(xiàn)基建檔案的參考價(jià)值和使用價(jià)值。

二、高職院校基建檔案管理規(guī)范化的途徑

1、提高重視程度，增強(qiáng)全院師生的基建檔案意識(shí)

首先要積極主動(dòng)的通過(guò)學(xué)院網(wǎng)絡(luò)、廣播、報(bào)紙等媒體大力宣傳基建檔案在學(xué)院建設(shè)發(fā)展中的重要作用，引起全院師生對(duì)基建檔案的重視;其次，要求各部門(mén)要積極參與配合，把日常工作中接觸到的基建檔案要及時(shí)交給基建檔案管理人員讓及時(shí)歸檔;再次，要在各部門(mén)明確1名基建檔案管理工作的對(duì)接人，對(duì)這些對(duì)接人要定期實(shí)行培訓(xùn)，讓其全面了解基建檔案的歸檔案范圍和近期的收集動(dòng)向，以方便大家更好的為基建檔案管理工作服務(wù)。

2、做好基建檔案制度建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行力度，提高基建檔案服務(wù)水平

要根據(jù)本院的實(shí)際情況和檔案管理需求，建立起適合合并時(shí)期高職院校的基建檔案管理機(jī)制，來(lái)保障基建檔案管理工作的常態(tài)化開(kāi)展。一是要做好保密制度，確?；n案不失密、不泄密;二是要制訂好《基建檔案工作制度》、《基建檔案借閱制度》、《基建檔案保密制度》、《基建檔案庫(kù)房管理制度》、《基建檔案利用制度》，使基建檔案歸檔有明確的范圍，立卷有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，借閱有特定的制度，保密有條例，庫(kù)房管理有合理的措施，開(kāi)發(fā)利用有明確的方向和目標(biāo)。三是各項(xiàng)制度要上墻，基建檔案管理工作者要嚴(yán)格按照制度辦事。只有這樣基建檔案管理人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制

基建檔案是學(xué)院建設(shè)過(guò)程中形成的第一手資料，在學(xué)院以后的建設(shè)發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，所以基建檔案的監(jiān)督管理機(jī)制一定要完善。完善的監(jiān)督管理機(jī)制能有效地發(fā)現(xiàn)、制止、糾正基建檔案使用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，以保證基建檔案的完整與安全。

4、對(duì)基建檔案管理人員要不斷進(jìn)行再教育，提高其創(chuàng)新服務(wù)能力

學(xué)院的基建檔案管理人員基本上都是兼職的，各方面的素質(zhì)都有待提高。要不斷對(duì)基建檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，提高基建管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想境界。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式和服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要。通過(guò)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)使得基建檔案管理人員掌握現(xiàn)代化管理手段，把基建檔案管理由原來(lái)的手工管理變成現(xiàn)在的數(shù)字化管理。通過(guò)學(xué)習(xí)，讓基建檔案管理人員從思想深層認(rèn)識(shí)到基建檔案在高職院校檔案管理中的重要性，以促使其發(fā)揮更大的潛能做好基建檔案管理工作。

5、拓展基建檔案的信息來(lái)源，提高基建檔案收集的完整性

高職院校的基建檔案管理工作由于各方的重視程度不高，這就要求我們基建檔案管理人員首先要明確出基建檔案的收集范圍，其次要依據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，有效的指導(dǎo)和組織各相關(guān)部門(mén)做好基建檔案的立檔工作，確保基建檔案立檔工作的順利進(jìn)行。

6、充分利用信息化管理手段

通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件、圖表、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)基建文件信息的生成、基建檔案信息的轉(zhuǎn)化、基建檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化管理，來(lái)提高基建檔案管理的效益，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理信息化。計(jì)算機(jī)輔助管理已成為新時(shí)期檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。把竣工圖等材料可以通過(guò)EXCEL電子表格建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使基建檔案管理全面進(jìn)入信息化時(shí)代。

學(xué)院基建檔案管理工作是一項(xiàng)既重要又專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，所以在今后的工作中基建檔案管理者要提高認(rèn)識(shí)，采用電子化和信息化的管理方法，高效管理，使高職院?；n案的管理與時(shí)俱進(jìn)。

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【作者簡(jiǎn)介】

豆亞玲（1979-）女，陜西眉縣人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員.