提高檔案管理科學(xué)化水平及路徑選擇

王歡

【摘 要】 本文闡述了檔案管理的基本內(nèi)容和提高檔案管理科學(xué)化水平的基本內(nèi)涵，提出了提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑。要轉(zhuǎn)變思想觀念;創(chuàng)新管理方式;建設(shè)現(xiàn)代化、信息化的管理系統(tǒng);提高檔案管理人員的綜合素質(zhì);建立完善的檔案管理制度。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理;科學(xué)化;路徑

檔案管理一般是我國政府相關(guān)行政單位或是事業(yè)單位所需要進行的日常工作。檔案數(shù)據(jù)信息在一定程度上能夠為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在做一些決策時，提供歷史事實資料作為參考依據(jù)。但是，由于以往所采取的檔案管理方式存在很多的漏洞，使得很多檔案數(shù)據(jù)信息欠缺真實性和有效性。因此，為了提高檔案管理的質(zhì)量，增加檔案數(shù)據(jù)信息的真實性，應(yīng)提高其科學(xué)化的管理技術(shù)水平。本文就針對檔案管理的內(nèi)容和提高檔案管理的科學(xué)化水平進行闡述。

一、檔案管理的基本內(nèi)容

檔案管理的具體內(nèi)容是對檔案的各種信息進行管理，并為人們在開展各項業(yè)務(wù)時提供有效的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)，是一種具有較強服務(wù)性質(zhì)的工作，也是判斷企業(yè)檔案管理是否有效完成的重要標(biāo)準(zhǔn)。[1]而科學(xué)化的檔案管理是通過采用科學(xué)的手段和理論，使相關(guān)工作人員在進行檔案管理工作時更加規(guī)范，能夠有效提高相關(guān)工作人員的工作效率與工作質(zhì)量。

檔案信息是企業(yè)當(dāng)中十分重要的信息，具有一定的機密性。所以，進行管理工作的人員不僅要具有很強的專業(yè)素質(zhì)，還需要良好的職業(yè)道德素質(zhì)，使企業(yè)檔案信息能夠不外泄。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該重視對檔案的管理，并加強相關(guān)的管理工作，當(dāng)在開展管理工作的過程中遇到阻礙時，能夠及時采取有效措施加以解決。[2]

企業(yè)設(shè)立檔案管理部門進行檔案管理工作最重要的目的是給企業(yè)提供信息服務(wù)。工作人員在對檔案信息進行分類、歸檔時，為了能夠更好的為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，需要提高管理的科學(xué)化水平。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的基本內(nèi)涵

對于檔案的管理是一項涉及內(nèi)容較多、領(lǐng)域較廣的工作，隨著社會的發(fā)展向智能化進行轉(zhuǎn)變，檔案管理也應(yīng)該滿足社會的發(fā)展需求開始進行智能化建設(shè)。檔案管理模式的改變在一定程度促進了其發(fā)展，但是由于受到很多外界因素的影響，其本身還存在眾多問題。[3]所以，為了保障檔案管理在社會當(dāng)中所起到的重要作用，提高其科學(xué)化的管理技術(shù)水平是十分重要的。

基于我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及信息化水平的提高，出現(xiàn)了眾多不同的媒體產(chǎn)品，這些產(chǎn)品不僅能夠給人們的日常生活提供極大的方便，還順應(yīng)了社會的發(fā)展。然而，現(xiàn)行的檔案管理方式卻出現(xiàn)了與社會發(fā)展相脫軌的現(xiàn)象，不能夠滿足社會發(fā)展的需求，因此，只有改變現(xiàn)有的管理模式，提高科學(xué)化的管理水平，才能夠促進檔案管理工作的進一步變革。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

1、轉(zhuǎn)變思想觀念

企業(yè)若要提高檔案管理水平，使其變得更加科學(xué)，這就需要相關(guān)管理人員改變其管理觀念，并正確認識到以往管理理念當(dāng)中所存在的問題和不足之處。同時，管理人員還應(yīng)該重視科學(xué)管理的重要性，樹立起良好的工作理念。并認識到主觀意識是影響管理水平的重要因素。

2、創(chuàng)新管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理工作通常是將相關(guān)的檔案信息資料進行搜集和整理，并形成文本資料，集中存放在檔案存儲柜當(dāng)中，如果不發(fā)生調(diào)檔等情況，基本上很少會再次翻閱這些檔案資料。這種管理模式存在很多的問題和不足，不能夠發(fā)揮出檔案本身所具有的作用。[4]所以，相關(guān)工作人員應(yīng)該在以往管理模式上進行創(chuàng)新，建立一個能夠滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展要求的管理模式，以增加檔案信息的利用率，進一步實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的共享，為相關(guān)工作人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，檔案信息資源不僅要具有龐大的數(shù)據(jù)信息，還需要使這些數(shù)據(jù)信息具有良好的質(zhì)量，為人們所提供的信息都是真實有效的。

3、建設(shè)現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要企業(yè)投入一定的硬件和軟件成本，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等，以實現(xiàn)管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)。當(dāng)完成建設(shè)以后，能夠有效提高工作人員的的工作效率，降低其工作強度。此外，檔案的管理系統(tǒng)還需要引進自動化的管理技術(shù)，使其能夠在一定程度上實現(xiàn)自動化的管理，從而降低工作人員進行管理工作的時間。

4、建設(shè)信息化的管理系統(tǒng)

政府對于一些檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，應(yīng)給予大力支持，其主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是政府需要為其提供足夠的建設(shè)資金;二是企業(yè)單位需要加強內(nèi)部管理系統(tǒng)的建設(shè);三是企業(yè)單位應(yīng)該充分利用相關(guān)的科學(xué)技術(shù)，發(fā)揮其重要的作用，以增加存儲相關(guān)檔案信息的空間。

5、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員在檔案管理過程中所具有的主體地位是不可被忽視的，其綜合素質(zhì)和管理水平的高低將對管理工作產(chǎn)生直接影響。在新時期的背景下，人們對于檔案管理的要求更加嚴(yán)格，其所包含的內(nèi)容不僅要十分豐富，還要具有一定的系統(tǒng)性，這便要求新時期的檔案管理人員需要具備較高的綜合能力和專業(yè)素質(zhì)。因此，相關(guān)單位應(yīng)加強對其管理人員的培養(yǎng)，除了要培養(yǎng)管理人員具有專業(yè)的能力和素質(zhì)以外，還需要能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的管理技術(shù)有一個充分的了解，并能夠熟練掌握和應(yīng)用。[5]另外，管理人員還要會使用計算機，并能夠掌握一些相關(guān)的專業(yè)技能，如數(shù)據(jù)庫的建立等。只有綜合提高相關(guān)工作人員的綜合能力和素質(zhì)，才能夠促進檔案管理技術(shù)的不斷改革和發(fā)展，提高其科學(xué)化的管理技術(shù)水平。

6、建立完善的檔案管理制度

在建立管理制度時需要有相應(yīng)的管理責(zé)任制度作為保障，并結(jié)合檔案管理工作時所具有的各種特征和需求建立相應(yīng)的管理制度。在開展檔案管理工作的過程中，單位內(nèi)部的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)每一個工作人員不同職責(zé)和能力分配相應(yīng)工作內(nèi)容和任務(wù)，然后由領(lǐng)導(dǎo)者指定的人員對其進行全程的管理。除了企業(yè)單位內(nèi)部所建立相關(guān)管理制度以外，政府還應(yīng)該根據(jù)檔案管理的具體情況出臺相應(yīng)的法律法規(guī)，用以指導(dǎo)檔案管理工作，使相關(guān)管理人員能夠嚴(yán)格遵守管理規(guī)范。企業(yè)所建立的管理制度只有綜合考慮到各方面的因素，才能夠使檔案的管理順利進行。

四、結(jié)語

隨著我國社會進入信息化時代，檔案管理模式也需要逐漸轉(zhuǎn)向信息化模式，而科學(xué)化的管理正是管理信息化的良好體現(xiàn)?，F(xiàn)階段，由于檔案管理所發(fā)揮的作用越來越重要，其所處的地位已經(jīng)得到了大幅度提高，也在一定程度上與人們的生活建立起了緊密的聯(lián)系。因此，為了能夠發(fā)揮出其最大的效益，應(yīng)以科學(xué)的理論體系為指導(dǎo)，完善相應(yīng)的管理制度，在此基礎(chǔ)上對其管理模式進行創(chuàng)新和改革，進一步提高檔案管理的技術(shù)水平。

【參考文獻】

[1] 李建飛.論如何提升檔案管理的科學(xué)化水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016.09.120.

[2] 孟祥富.更新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化[J].中國職工教育，2013.20.124.

[3] 王法昌.提高檔案管理科學(xué)化水平的策略探究[J].東方企業(yè)文化，2015.23.45.

[4] 張福家.關(guān)于提高檔案管理的科學(xué)化水平的思考[J].民營科技，2016.06.119.

[5] 郭淑霞.提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012.01.20.

【作者簡介】

王 歡（1987-）女，漢族，新疆哈密人，大學(xué)本科學(xué)歷，助理館員，研究方向：檔案管理.