論企業(yè)物料主數(shù)據(jù)建立及數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)化

吳恩宏

（中海油能源物流有限公司深圳分公司 北京 100010）

經(jīng)營管理

論企業(yè)物料主數(shù)據(jù)建立及數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)化

吳恩宏

（中海油能源物流有限公司深圳分公司 北京 100010）

本文簡述了物料主數(shù)據(jù)管控體系、平臺、組織制度的建立，分析了我國企業(yè)物料主數(shù)據(jù)管理中存在的問題，并結(jié)合企業(yè)物料主數(shù)據(jù)管理案例提出了優(yōu)化措施，對提高企業(yè)管理效果良好。

物料主數(shù)據(jù)；ERP；企業(yè)管理；數(shù)據(jù)質(zhì)量；管理平臺

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源計劃，是目前我國企業(yè)應(yīng)用的主要企業(yè)資源軟件之一。它能有效地幫助企業(yè)管理挖掘運用企業(yè)數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)決策層實時掌握企業(yè)內(nèi)部各種信息，從而快速作出正確的決策。物料主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運營的基礎(chǔ)，主數(shù)據(jù)質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)、運、銷、財、物各個模塊的運行是否順暢。如何優(yōu)化物料主數(shù)據(jù)的質(zhì)量，是目前很多企業(yè)實踐研究的重點。

1 物料主數(shù)據(jù)的定義

物料主數(shù)據(jù)是企業(yè)內(nèi)部所有現(xiàn)有庫存及之前一段確定期限內(nèi)計劃采購的全部物料、動態(tài)的采購計劃業(yè)務(wù)的物料的集合，是企業(yè)有關(guān)物料信息（例如庫存水平）的物料數(shù)據(jù)代碼庫。它將所有的物料主數(shù)據(jù)集成在單一的物料數(shù)據(jù)庫中，消除了數(shù)據(jù)冗余的問題，不僅物資部門從計劃、采購、收貨、發(fā)票校驗時使用這些數(shù)據(jù)，而且和其他模塊及生產(chǎn)領(lǐng)用、銷售業(yè)務(wù)、財務(wù)結(jié)算、設(shè)備管理等模塊都直接關(guān)聯(lián)。

在SAP系統(tǒng)MM模塊中，物料主數(shù)據(jù)是其重要組成部分。物料主數(shù)據(jù)是所有模塊的基礎(chǔ)，在整個企業(yè)范圍內(nèi)保持一致性、完整性和可控性。企業(yè)可建立物料主數(shù)據(jù)管理平臺，簡稱MDM（圖1）。

圖1 物料主數(shù)據(jù)管理平臺工作流程圖

2 物料主數(shù)據(jù)管控體系、平臺、組織制度的建立

物料主數(shù)據(jù)管控體系由組織、流程、制度、技術(shù)4部分組成。其中，主數(shù)據(jù)管控體系中的工作安排要實行責任制，每個組成部分都要安排具體的負責人。主數(shù)據(jù)管控體系重要的管理內(nèi)容主要有以下3項。

2.1 實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準化管理

目前數(shù)據(jù)標準化管理主要通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一描述以及對數(shù)據(jù)系統(tǒng)分類來實現(xiàn)。

（1）分類標準。物料分類標準是物料主數(shù)據(jù)編制的依據(jù)，要求其兼具科學性、系統(tǒng)性、可擴延性、兼容性與綜合實用性等特點。在確定物料分類標準的過程中，可參照國家和行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范，根據(jù)企業(yè)所處的行業(yè)類型、生產(chǎn)特點和管理需求等條件，結(jié)合企業(yè)物料全生命周期所涉及到的要素進行科學分類，確定其分類的合理層級，并對每個類別所包含的范疇進行明確的定義，最終形成分類標準管理體系。

（2）編碼規(guī)則。物料基本編碼規(guī)則一般有流水碼、分類碼和特征碼3種。其中，流水碼是一種最簡單、最常用的代碼，能縮短編碼的時間，但無法表現(xiàn)編碼的分類特性，不便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和查詢；分類碼和特征碼包含了類別信息，尤其是特征碼還包含物料的基本屬性，易于記憶、查詢、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，但增加了軟件設(shè)計和使用操作的復雜程度。

（3）描述規(guī)范。物料描述是物料主數(shù)據(jù)信息的重要組成部分，可以解決企業(yè)物料描述普遍存在的隨意性問題。它通過固化物料的特性屬性描述等信息，可有效避免因不同人員操作而產(chǎn)生不同的描述結(jié)果，從而實現(xiàn)一物一碼。規(guī)范物料描述的方法主要有兩種：一是制訂《物料特征屬性描述規(guī)范》，包括物料主要自然屬性的確定、取值范圍及相互關(guān)系，以便對具體物料描述進行規(guī)范化定義；二是針對不同物料類別層次建立對應(yīng)的物料屬性特征描述模板。

（4）編碼數(shù)據(jù)庫。物料主數(shù)據(jù)編碼的惟一性是物料主數(shù)據(jù)標準化管理的主要目標。所謂編碼的惟一性，是指同一具體物料出現(xiàn)在任何業(yè)務(wù)環(huán)境中，只能用同一個編碼；而不同的物料，即使在規(guī)格、參數(shù)上有極微小的區(qū)別，也不得使用同一個編碼。

2.2 物料主數(shù)據(jù)管理平臺

物料主數(shù)據(jù)管理平臺是一個先進物料編碼管理理念的載體。通過它可以將物料主數(shù)據(jù)標準化管理的標準、規(guī)范和流程在系統(tǒng)中固化，有效提高物料主數(shù)據(jù)管理質(zhì)量和效率。

2.3 物料主數(shù)據(jù)管理組織及制度

明確物料主數(shù)據(jù)管理組織及職能，建立物料主數(shù)據(jù)管理專職機構(gòu)、相關(guān)管理制度及流程。建立企業(yè)物料主數(shù)據(jù)標準化管理組織結(jié)構(gòu)，實行規(guī)范操作、責任到人，實現(xiàn)物料主數(shù)據(jù)標準化管理的長效化和常態(tài)化。

3 目前企業(yè)物料主數(shù)據(jù)管理中存在的問題

一直以來，物料主數(shù)據(jù)清理工作都是影響ERP成功上線的重要因素之一，是影響物料主數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要因素，也是企業(yè)物料主數(shù)據(jù)管理工作的重點。我國企業(yè)在物資數(shù)據(jù)管理體系建立過程中遇到的問題及難點主要有以下6個。

（1）企業(yè)在分類體系、數(shù)據(jù)模板、物料編碼等方面都沒有統(tǒng)一的標準。各單位往往都自行制定并使用本單位的標準，沒有集中層面的主數(shù)據(jù)管理體系，推行標準化工作難度大，并且經(jīng)驗相對較少。

（2）企業(yè)中企業(yè)物資主數(shù)據(jù)管理人才匱乏，許多企業(yè)都有成果轉(zhuǎn)換階段的真空時期，熟悉物資標準化工作成果且了解ERP的內(nèi)部人員不足，體系優(yōu)化及完善后繼工作無法保障。

（3）各單位的編碼體系存在重碼、錯碼、數(shù)據(jù)量大等現(xiàn)象，數(shù)據(jù)清理難度大。缺乏IT手段支持數(shù)據(jù)標準化管理，沒有統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，主數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)經(jīng)驗少。

（4）企業(yè)一級單位與二級單位目標往往不統(tǒng)一，二級單位動態(tài)數(shù)據(jù)量大，隨著公司高速發(fā)展，物資靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)不完全相同，需要進一步優(yōu)化分類體系及屬性模板。

（5）企業(yè)在建立物料主數(shù)據(jù)管控系統(tǒng)時無相應(yīng)的物資主數(shù)據(jù)管控組織，系統(tǒng)上線后的物資運維體系需要建立。

（6）企業(yè)在推行ERP系統(tǒng)時沒能打破舊的管理思維，存在強制性不強、推行標準化的力度不夠等現(xiàn)象。

4 物料主數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)化方法

針對以上企業(yè)在物料主數(shù)據(jù)管理中遇到的具體問題，我們將逐講述解決這些問題的方法。

4.1 優(yōu)化分類體系，實行標準化管理

（1）將物料基本信息建立一套針對物料的標準化審批流程，讓物料信息與實物一一對應(yīng)，減少“一物多碼”現(xiàn)象。

（2）在整個企業(yè)內(nèi)部制定并執(zhí)行統(tǒng)一的、符合業(yè)務(wù)要求的、科學合理的物料主數(shù)據(jù)標準體系，提高物料主數(shù)據(jù)的使用率和用戶對數(shù)據(jù)質(zhì)量的信任度，最終滿足企業(yè)諸多管理戰(zhàn)略目標的需求。

（3）通過對物料分組，實現(xiàn)對物料主數(shù)據(jù)的專屬化側(cè)重管理，為物資資源、財務(wù)資源、銷售、信息資源等的管理和統(tǒng)計分析提供必要、便捷的基礎(chǔ)，使用唯一有效的高質(zhì)量數(shù)據(jù)。

（4）制定物料組填寫規(guī)范和物料屬性描述規(guī)范，從設(shè)計源頭控制物料屬性，提高了物料屬性的準確性、規(guī)范化和標準化程度，有助于提升企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)的技術(shù)管理水平。

4.2 處理好物料主數(shù)據(jù)管理體系建立各環(huán)節(jié)的重點內(nèi)容

企業(yè)物資數(shù)據(jù)管理體系建立的目標是利用信息化平臺幫助企業(yè)進行物資管理，爭取打造國際一流的管理體系。在建立物資數(shù)據(jù)管理體系過程中通常要注意以下3個方面的內(nèi)容。

（1）數(shù)據(jù)清理。在這一階段主要包括對靜態(tài)數(shù)據(jù)的清理和對動態(tài)數(shù)據(jù)的清理工作，其中針對靜態(tài)數(shù)據(jù)的清理工作，對現(xiàn)有各二級單位物資數(shù)據(jù)進行匯總整理，在整理過程中優(yōu)化完善現(xiàn)有分類體系及屬性模板，形成具有鮮明特色的分類定義手冊。公司還應(yīng)該對各二級單位動態(tài)數(shù)據(jù)進行清理，例如有計劃業(yè)務(wù)、未結(jié)訂單，庫存數(shù)據(jù)等物資數(shù)據(jù)進行整理。

（2）系統(tǒng)上線前的準備。主要是動態(tài)數(shù)據(jù)的準備工作，在這階段公司要對部分試點二級單位ERP系統(tǒng)進行上線，并對企業(yè)編碼審批、數(shù)據(jù)提報等線上操作流程進行固化，同時企業(yè)準備其它二級單位ERP的上線工作。

（3）系統(tǒng)上線，完善配套措施及運營維護體系。概括來說，企業(yè)物資數(shù)據(jù)管理體系的建立主要是經(jīng)歷了基礎(chǔ)標準化體系建立、標準化體系的調(diào)整與初步應(yīng)用、標準化體系運行以及系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化幾個主要階段。

4.3 建立科學合理的組織機構(gòu)

（1）建立科學合理的清理隊伍。根據(jù)公司物資管理業(yè)務(wù)的特點，擬定清理人員的人數(shù)和要求。因為此項目特點是跨多個行業(yè)，必須要有從各個版塊的專業(yè)人員中挑選出的解數(shù)據(jù)分類且熟悉專業(yè)物資的人員，負責ERP數(shù)據(jù)清理小組的工作。小組其他人員可回原單位進行標準化成果推行及配合ERP的實施工作。

（2）建立專家團隊管理制度。實現(xiàn)企業(yè)標準化管理，專家團隊參與物資數(shù)據(jù)標準、管理規(guī)范的制定、修訂、審核工作。專家團隊根據(jù)物資數(shù)據(jù)管理的需要，隨時參與并負責總部組織的數(shù)據(jù)標準化工作。專家管理機制的確定并實施很大一部分取決于管理團隊的建設(shè)與管理，專家團隊管理要建立相應(yīng)的機制。

4.4 做好物料主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建設(shè)的后期維護工作

從參與主數(shù)據(jù)平臺建設(shè)的人員中挑選了出1名員工，作為未來企業(yè)主數(shù)據(jù)管控組織中物資數(shù)據(jù)綜合管理崗人員，主要負責培訓、考核及數(shù)據(jù)平臺的試用推廣工作。

從數(shù)據(jù)清理小組中挑選綜合管理素質(zhì)較高的人員1名，作為物資數(shù)據(jù)管理崗或標準管理崗人員，負責數(shù)據(jù)標準、編碼維護工作。

然后，從前期標準化小組成員中挑選優(yōu)秀、敬業(yè)的人員，為公司的數(shù)據(jù)審核專崗擔負數(shù)據(jù)最終審核工作，參與標準化體系的建設(shè)，整體把控版塊與通用、分類體系的優(yōu)化、公司各子分公司人員的培訓等工作，人數(shù)根據(jù)各版塊的數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)整合的難度而定。其他人員可作為原二級單位本地審核崗位負責人，帶領(lǐng)團隊進行二級單位的數(shù)據(jù)審核工作。

5 總結(jié)

隨著全球經(jīng)濟一體化的逐漸深入，企業(yè)必須進行信息化改革，提高企業(yè)管理的質(zhì)量和效率，而物料主數(shù)據(jù)質(zhì)量直接影響到企業(yè)ERP的建立和快速正確的決策。為了提高企業(yè)物流主數(shù)據(jù)的質(zhì)量，應(yīng)當優(yōu)化分類體系、強化標準管理，打造科學合理的組織機構(gòu)，并且充分注重物料主數(shù)據(jù)系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的建立重點，搞好后期的維護工作，以幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率，在市場競爭中取得優(yōu)勢。

[1]周玉清，劉伯瑩，周強.ERP原理與應(yīng)用教程[M].北京：清華大學出版社，2010.

[2]吳冬梅.走“海油特色”的物資標準化之路[J].石油石化物資采購，2014（8）：30-33.升到1.3（圖6）。說明調(diào)控方案合理，為今后試驗區(qū)注采調(diào)控提供了有效手段。