淺談以卓越績(jī)效模式推進(jìn)企業(yè)信息工作

焦克強(qiáng),宋文祥

(邢臺(tái)鋼鐵有限責(zé)任公司,河北邢臺(tái)054027)

淺談以卓越績(jī)效模式推進(jìn)企業(yè)信息工作

焦克強(qiáng),宋文祥

(邢臺(tái)鋼鐵有限責(zé)任公司,河北邢臺(tái)054027)

信息工作作為公司辦公室的一項(xiàng)職能工作越來(lái)越成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況、把握趨勢(shì)、制定計(jì)劃、科學(xué)決策、推動(dòng)工作的重要手段,只有充分認(rèn)識(shí)信息、大量擁有信息、準(zhǔn)確利用信息,才能把握機(jī)遇駕馭企業(yè)的自身命運(yùn),因此,信息工作直接影響到企業(yè)中心工作和發(fā)展大局,是企業(yè)軟實(shí)力的體現(xiàn)。以下主要闡述邢鋼導(dǎo)入卓越績(jī)效模式,推進(jìn)信息工作的主要做法及效果,并對(duì)今后工作改進(jìn)提出思考建議。

信息;卓越績(jī)效

1 信息工作重要性

信息,是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)的狀態(tài),以及這種存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的表述。信息不是事物本身,而是由事物發(fā)出并表征事物的性質(zhì)及運(yùn)行狀態(tài)的信號(hào)、消息、情報(bào)、指令、數(shù)據(jù)中所包含的內(nèi)容。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中,人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到信息的作用,視之為“無(wú)形的財(cái)富”。一條有價(jià)值的信息救活一個(gè)企業(yè)的例子比比皆是,而忽視信息,盲目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成庫(kù)存積壓,資金無(wú)法周轉(zhuǎn)致使企業(yè)走投無(wú)路,甚至瀕臨倒閉的情況也不鮮見(jiàn)。諸多事實(shí)和實(shí)踐說(shuō)明,信息是企業(yè)活動(dòng)的神經(jīng),是經(jīng)營(yíng)者成功決策的依據(jù),企業(yè)經(jīng)營(yíng)就是靠信息來(lái)提高對(duì)外界變化的適應(yīng)能力,信息已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中與資金、勞動(dòng)力一樣重要的寶貴財(cái)富。因此,只有科學(xué)地管理和使用信息,把信息作為一種戰(zhàn)略資源加以開(kāi)發(fā)和利用,才能夠把握機(jī)遇,駕馭企業(yè)自身的命運(yùn)。

2 邢鋼信息工作現(xiàn)狀

邢鋼自2010年全面導(dǎo)入卓越績(jī)效模式,逐步認(rèn)識(shí)到信息作為企業(yè)的又一種主要資源的重要性,通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的管理思想與管理方法,不斷提高信息管理工作水平,及時(shí)有效利用信息,不斷改善經(jīng)營(yíng)管理,有效支撐了公司戰(zhàn)略落地與執(zhí)行,取得了一定成效。突出反映在以下兩個(gè)方面:一是信息收集的常態(tài)化、制度化,有效支撐戰(zhàn)略分析的客觀、科學(xué),為戰(zhàn)略部署、戰(zhàn)略監(jiān)測(cè)和戰(zhàn)略調(diào)整提供了依據(jù)。二是利用公司內(nèi)網(wǎng)搭建了完整的信息收集、分析、傳遞和共享的平臺(tái),信息載體更趨多元化,信息總量有較大提升,不僅為公司提供可靠的管理決策支持,還幫助員工、供方和合作伙伴及時(shí)獲取所需信息。三是結(jié)合卓越績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容,理順信息管理體制并不斷完善改進(jìn),實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部信息工作高效一體化,促進(jìn)了公司管理效率的提升,增強(qiáng)了企業(yè)發(fā)展軟實(shí)力。

3 主要工作做法

3.1 建立《信息管理制度》

圍繞公司戰(zhàn)略、結(jié)合過(guò)程管理制定了《信息管理制度》,分析支持公司戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)管理的關(guān)鍵因素以及公司內(nèi)部各層級(jí)對(duì)信息的需求。對(duì)信息進(jìn)行分類管理,明確內(nèi)部信息包括公司行政信息、財(cái)務(wù)信息、市場(chǎng)信息、生產(chǎn)信息、科研信息和其他內(nèi)部業(yè)務(wù)信息等;外部信息包括政策信息、行業(yè)信息、客戶信息、銷(xiāo)售信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等,確定了內(nèi)部信息和外部信息的歸口管理責(zé)任部門(mén)。同時(shí),對(duì)內(nèi)、外部信息的收集、傳遞、加工、分析、利用等各環(huán)節(jié)提出了具體管理要求。比如:戰(zhàn)略信息分析,要求各單位根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略需要,將收集到的內(nèi)、外部信息進(jìn)行分析整合,每季度進(jìn)行一次戰(zhàn)略信息分析報(bào)公司戰(zhàn)略管理辦公室,為各層級(jí)的決策和管理提供支持。

《信息管理制度》的建立,為有效收集、分析和整合利用公司內(nèi)、外部信息,提供了管理依據(jù)。

3.2 科學(xué)識(shí)別和開(kāi)發(fā)信息源

(1)信息源的識(shí)別

組織各二級(jí)單位、部室對(duì)公司信息流進(jìn)行分析匯總,確定在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、研發(fā)活動(dòng)和其他一切活動(dòng)中所產(chǎn)生或借以獲得的信息,識(shí)別出公司信息源主要包括來(lái)自企業(yè)內(nèi)部研發(fā)、供應(yīng)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等各個(gè)流程和企業(yè)外部的政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、技術(shù)研究機(jī)構(gòu)、專業(yè)雜志、調(diào)查公司等。并對(duì)信息源進(jìn)行歸類整理,明確了信息收集及傳遞渠道,比如:公司標(biāo)桿、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息,能為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供決策支持,主要服務(wù)對(duì)象是高、中、基層管理人員,信息的收集傳遞渠道有網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、咨詢機(jī)構(gòu)、會(huì)議、交流、走訪等,見(jiàn)表1。

對(duì)公司所需信息源進(jìn)行分類識(shí)別,為信息源的開(kāi)發(fā)和使用提供了基礎(chǔ)。

(2)信息源的開(kāi)發(fā)

公司逐步健全了信息工作機(jī)制,基本形成兩級(jí)管理體系,所謂“兩級(jí)管理體系”,就是公司級(jí)和各二級(jí)單位、部室兩級(jí)信息員工作網(wǎng)絡(luò)。公司設(shè)有專門(mén)的信息員,各部室也配備了專、兼職信息員,煉鋼廠、線材廠等一些大的二級(jí)單位還有自己的信息員工作網(wǎng)絡(luò),為企業(yè)信息收集、編輯、發(fā)布創(chuàng)造了有利條件。

目前,公司設(shè)立的專職內(nèi)部信息員有23位,主要負(fù)責(zé)收集編輯公司內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工作動(dòng)態(tài)等信息;在外部信息收集上,除專業(yè)部室對(duì)口負(fù)責(zé)收集外部信息以外,公司還建立完善了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)體系,成立了競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息收集小組,由公司辦公室牽頭,負(fù)責(zé)日常收集公司競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及標(biāo)桿企業(yè)的信息資料。

表1 信息源分類表

為調(diào)動(dòng)信息員的工作積極性,公司辦公室每季公示各單位競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息收集上報(bào)情況;每半年公示內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布情況;每年度對(duì)各單位信息收集上報(bào)及內(nèi)網(wǎng)發(fā)布情況進(jìn)行評(píng)比,對(duì)優(yōu)秀信息員進(jìn)行通報(bào)表彰。

3.3 穩(wěn)定各種渠道,確保數(shù)據(jù)和信息的獲取和共享

公司不斷拓展和穩(wěn)定各種信息渠道,信息收集渠道主要分為購(gòu)買(mǎi)信息、非購(gòu)買(mǎi)信息兩種。購(gòu)買(mǎi)信息主要包括各單位加入?yún)f(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)及其專業(yè)分會(huì)獲取的信息,購(gòu)買(mǎi)的專業(yè)網(wǎng)站信息,征訂的專業(yè)報(bào)刊、書(shū)籍光盤(pán)等;非購(gòu)買(mǎi)信息主要包括網(wǎng)絡(luò)、媒體信息、業(yè)務(wù)交流信息、調(diào)查咨詢信息等。每年初公司辦公室將各單位購(gòu)買(mǎi)信息明細(xì)進(jìn)行匯總公示,供大家共享信息渠道,今年公司購(gòu)買(mǎi)信息共25項(xiàng),各單位征訂的各類報(bào)刊近150種,總計(jì)費(fèi)用約40萬(wàn)元,加入?yún)f(xié)會(huì)學(xué)會(huì)53家,共計(jì)費(fèi)用50余萬(wàn)元。

公司通過(guò)不同渠道定期收集內(nèi)部、供方及合作伙伴所需信息,并通過(guò)信息共享平臺(tái),確保組織獲得和提供所需的數(shù)據(jù)和信息。內(nèi)部員工所需信息通過(guò)公司ERP-NC系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等平臺(tái)獲取,合作伙伴、供方、顧客通過(guò)公司外網(wǎng)系統(tǒng)、邢鋼經(jīng)銷(xiāo)網(wǎng)系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、400電話等平臺(tái)獲取,見(jiàn)表2。

表2 依據(jù)不同需求建立信息平臺(tái)系統(tǒng)

3.4 形成增值信息,最終為公司決策服務(wù)。

作為企業(yè),只有建立高效系統(tǒng)的信息管理機(jī)制,從內(nèi)部和外部環(huán)境中搜集各種信息,并加以分析、處理,最終形成增值信息,才能準(zhǔn)確可靠地做出決策。邢鋼制定并有效運(yùn)行《信息管理制度》,明確日常信息搜集范圍及要求,公司專、兼職信息員通過(guò)不同渠道及時(shí)收集信息,根據(jù)收集到信息與公司戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)的相關(guān)程度,進(jìn)行識(shí)別和分類,并將與經(jīng)營(yíng)、顧客與市場(chǎng)、生產(chǎn)等關(guān)聯(lián)程度高的信息,通過(guò)公司商務(wù)智能系統(tǒng)、ERP管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為企業(yè)可用的對(duì)比分析信息;政策、行業(yè)等信息及時(shí)在OA系統(tǒng)和公司內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布,為公司提供可靠的管理決策支持。比如:圍繞戰(zhàn)略分析進(jìn)行外部環(huán)境信息收集, 2014年公司共收集整理相關(guān)文件、報(bào)告500余項(xiàng),內(nèi)網(wǎng)“信息參考”信息1 000余篇,競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、標(biāo)桿企業(yè)信息近400篇,內(nèi)部期刊《信息精編》47期;戰(zhàn)略九大關(guān)鍵成功因素(人力資源、財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)管理、采購(gòu)供應(yīng)、技術(shù)、營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)、裝備設(shè)施、物流)內(nèi)部信息,主要由各職能部室提供專業(yè)報(bào)表、總結(jié)分析、專業(yè)報(bào)告等,大量的數(shù)據(jù)和信息支撐了公司戰(zhàn)略有效執(zhí)行。

4 信息工作存在的不足

(1)外部信息來(lái)源渠道不流暢。在外部信息收集上,公司成立了競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息收集小組,配備了兼職信息員,但能夠真正掌握業(yè)務(wù)范圍內(nèi)一手資料的往往是一線工作人員而不是兼職信息收集人員,他們往往忙于業(yè)務(wù)或其他工作,雖然掌握有第一手的信息資料,卻不注重信息的整理與報(bào)送,造成了信息資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。分析原因主要是態(tài)度問(wèn)題,參與意識(shí)不強(qiáng),對(duì)信息工作的重要性沒(méi)有充分認(rèn)識(shí),信息工作沒(méi)有與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同進(jìn)行、同考核,導(dǎo)致有的部門(mén)信息報(bào)送渠道不暢,信息挖掘深度不夠,數(shù)量少。

(2)內(nèi)部信息質(zhì)量不高。公司內(nèi)部信息采集,很大程度上依賴各二級(jí)單位部室的辦公室提供的信息。辦公室的兼職信息員額外工作過(guò)多,除了從事信息工作外,還擔(dān)負(fù)著大量的其他工作任務(wù),往往兼調(diào)研、信息、統(tǒng)計(jì)甚至是新聞等數(shù)項(xiàng)工作于一身,這在一定程度上影響了他們分配在信息工作上的時(shí)間和精力。還有,就是對(duì)信息工作的性質(zhì)理解不清,混淆信息與宣傳的界限,把信息情報(bào)工作理解為自我吹捧的宣傳;混淆信息與調(diào)研的界限,不能將調(diào)研結(jié)果轉(zhuǎn)化為信息。

(3)信息共享利用不能滿足個(gè)性化需求。公司具有較好的信息化建設(shè)基礎(chǔ),注重信息系統(tǒng)建設(shè)投入,但也存在信息孤島。比如:在信息共享利用上,外部信息轉(zhuǎn)載主要是依托內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)“信息參考”欄目;內(nèi)部信息發(fā)布到內(nèi)網(wǎng)“公司動(dòng)態(tài)”、“生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)”、“技術(shù)園地”等相應(yīng)欄目;但同時(shí)公司OA協(xié)同辦公系統(tǒng)、商務(wù)智能系統(tǒng)也存在大量?jī)r(jià)值信息,如何將這些信息進(jìn)行整合,并與公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)鏈接,實(shí)現(xiàn)信息零級(jí)共享、源頭管理、系統(tǒng)管理,使公司決策者打開(kāi)共享系統(tǒng),能夠方便快捷看到自己待辦的工作和關(guān)注的信息,實(shí)現(xiàn)信息個(gè)性化服務(wù),有待思考解決。

5 工作改進(jìn)思路及建議

(1)完善《信息管理制度》,建立健全信息管理機(jī)制。一是強(qiáng)化全員參與意識(shí)和對(duì)信息工作重視程度,拓寬信息源,保持通暢的信息采編渠道。把信息的觸角延伸到公司各部門(mén)、各崗位,發(fā)揮各部門(mén)的整體合力,通過(guò)全員積極參與,使信息編報(bào)從題目擬定、素材挖掘、分析加工到發(fā)布、傳遞等各方面都做到有序運(yùn)轉(zhuǎn)。二是建立定期培訓(xùn)交流學(xué)習(xí)制度,提高專兼職信息工作人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)從事信息工作的人員還應(yīng)加強(qiáng)與各部門(mén)信息員的聯(lián)系溝通,確保重要信息不被漏報(bào)或遲報(bào)。三是采用獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)信息人員工作熱情。

(2)建立信息質(zhì)量評(píng)價(jià)體系,提高信息工作質(zhì)量。目前各單位信息員上報(bào)內(nèi)網(wǎng)的信息,僅按信息發(fā)布量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)公示并作為考核依據(jù),這樣可能存在有的信息員只求信息數(shù)量而忽視信息質(zhì)量的情況,為提高信息員上報(bào)信息的質(zhì)量,通過(guò)調(diào)研,可考慮采用信息“折合篇數(shù)”(或“評(píng)分等級(jí)”)的方式對(duì)上報(bào)信息的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。

(3)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)有效地開(kāi)發(fā)和利用信息資源,提升信息共享應(yīng)用效能,應(yīng)用先進(jìn)的信息分析方法,提高信息利用效果?？蓪W(xué)習(xí)借鑒信息工作效果突出單位的經(jīng)驗(yàn)做法,拓寬我公司信息工作思路。

Discussion on the Performance Excellence Mode to Promote the Business Enterprise Information Work

JIAO Ke-qiang,SONG Wen-xiang

(Xingtai Iron and Steel Corp.,Ltd.,Xingtai 054027 Hebei,China)

Information as a function in the company office work increasingly become leaders at all levels to understand situation,grasp the trend,make plans,scientific decision-making,promote the important means of work,only fully understand the information,a lot of information,the use of information accurately,to grasp the opportunity to manage the enterprise's own fate,as a result,information work directly affect the enterprise center work and development,is the embodiment of the enterprise soft power.This paper mainly expounds the xingang import performance excellence model,the main methods and the effect of advance information work and puts forward Suggestions for future work to improve.

information,performance excellence

1001-5108(2016)04-0085-05

TN915

A

焦克強(qiáng),工程師,主要從事網(wǎng)站及信息管理工作。