戴明循環(huán)管理法改進住院藥房盤點模式的實踐體會

楊斌，仇錦春，趙耀，許志軍，許靜

(南京醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院藥學(xué)部，江蘇 南京 210008)

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戴明循環(huán)管理法改進住院藥房盤點模式的實踐體會

楊斌，仇錦春，趙耀，許志軍，許靜

(南京醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院藥學(xué)部，江蘇 南京 210008)

目的 探討改進住院藥房盤點模式與成效。方法 對住院藥房在運用戴明循環(huán)(PDCA)管理法改進盤點模式的前后共6個月的盤點數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，并評價改進模式前后的盤點效率。結(jié)果 盤點各類錯誤總數(shù)從123件減少至51件，錯誤總數(shù)降低了58.54%。盤點平均耗時從原來的4 h減少到2 h，耗時減少了50%。 結(jié)論 住院藥房運用PDCA管理法改進盤點模式，觀察指標明顯改善，盤點效率得到了顯著的提高。

PDCA循環(huán)管理；盤點模式；數(shù)量化管理

戴明循環(huán)是由美國管理學(xué)家戴明先生提出的一種具有程序化、標準化、科學(xué)化的基本管理方法，又稱PDCA 循環(huán)，即為通過計劃(plan)、實施(do)、檢查(check)、處理(action) 4個階段的管理過程，使工作質(zhì)量在循環(huán)中得到不斷地提高[1]。南京市兒童醫(yī)院是一家市屬三級甲等兒童?？漆t(yī)院，開放床位1 400張，住院藥房平均每月消耗藥品金額達1 400多萬元，藥品種類達500多種。住院藥房承擔著全院35個住院病區(qū)的藥品管理，同時也承擔著靜脈用藥調(diào)配中心以及手術(shù)室衛(wèi)星藥房的藥品管理。因此住院藥房的藥品數(shù)量化管理就非常的重要。近年來，伴隨著醫(yī)院對用藥安全的重視，通過對信息系統(tǒng)、物流系統(tǒng)的逐漸完善，住院藥房藥品管理方式已基本實現(xiàn)了數(shù)量化管理。

為提高住院藥房盤點效率，找到盤點效率低的原因，從2015年9月起，在住院藥房盤點過程中運用PDCA管理工具，對盤點模式的全過程進行改進，取得了較好的效果。

1 資料與方法

1.1 資料的收集 以南京醫(yī)科大學(xué)附屬南京兒童醫(yī)院住院藥房2015年7～12 月連續(xù)6個月的藥品盤點結(jié)果為原始數(shù)據(jù)，分別將每月所需盤點藥品品種數(shù)以及盤點出來的每種藥品實際數(shù)量與系統(tǒng)所示庫存數(shù)量相符(即帳物相符)的藥品數(shù)量進行匯總，并統(tǒng)計每月盤點過程所需時間。藥品賬物相符率=賬物相符藥品數(shù)量/盤點藥品總數(shù)×100%。將2015年7～9月份采用PDCA管理工具之前為第Ⅰ階段的盤點資料設(shè)為對照組，采用PDCA管理工具之后的2015年10～12月為第Ⅱ階段的盤點資料設(shè)為試驗組進行比較，統(tǒng)計分析住院藥房兩個階段平均盤點賬物相符率和盤點耗時。

1.2 方法選擇 資料查檢—原因分析—擬定對策—對策實施—效果確認—再次原因分析—擬定對策—對策實施—效果確認形成規(guī)定并長期執(zhí)行。

2 資料查檢

2.1 資料基本情況 住院藥房原盤點模式為：將藥品目錄按貨位碼分為片劑組和針劑組兩部分，由相應(yīng)人員盤點片劑組藥品。另外的人員平均分配進行針劑組藥品的盤點。將盤點出的數(shù)據(jù)，由專門的1～2人員錄入系統(tǒng)后，統(tǒng)計出賬物不相符的藥品品種，將其篩選出來，再由之前盤點該區(qū)域藥品的人員重新盤點該藥品數(shù)量。再次錄入數(shù)據(jù)之后，將賬物相差較大的藥品，再由專門的人員進行盤點后，由庫房管理人員進行復(fù)核，并進行月度結(jié)算。

2.2 影響因素分析 采用魚骨圖法分析住院藥房盤點效率低的原因，見圖1。

圖1 造成住院藥房盤點效率低的魚骨圖

2.2.1 管理制度因素 首先，在盤點過程中，由于住院藥房人員有限，導(dǎo)致盤點工作量大，盤點過程的人員安排并不合理，有些人員并不熟悉全部藥品的擺放位置，會導(dǎo)致盤點帳物不相符。其次，盤點的順序安排并不合理，整件的藥品未提前由庫房管理人員盤點出來，導(dǎo)致正式盤點過程耗時長。藥劑人員在調(diào)劑過程中，會出現(xiàn)操作失誤從而造成藥品的漏發(fā)和錯發(fā)，導(dǎo)致藥品帳物無法相符。第一遍盤點結(jié)束之后，等待第二遍的過程較長。再次，日常會有藥品損耗以及對于出現(xiàn)原包裝破損的藥品、處于近效期需要報廢的藥品、特殊情況下(如藥物過敏等) 需要退回廠家的藥品，未及時審核登記藥品的批號數(shù)量并錄入電腦系統(tǒng)，造成的藥品庫存誤差[2]。除此之外，住院藥房與門診藥房、急診藥房之間為滿足臨床需要，會臨時調(diào)撥藥品。在實物調(diào)撥后沒有及時進行電腦記賬，造成藥品的賬物不符。

2.2.2 藥品因素 藥品因缺貨更換廠家，或是同一藥品有2 個不同規(guī)格，或是藥品包裝規(guī)格等發(fā)生變更。因工作需要拆零藥品發(fā)放，兒童醫(yī)院本身的特點就是藥品用量較小，而市面上并無相應(yīng)的小規(guī)格藥品，故需要二次分裝小包裝藥品。因此造成了大量片劑藥品剩余。住院藥房共有500多種藥品，藥品分別分布在住院藥房，靜脈用藥調(diào)配中心以及手術(shù)室藥房，因此盤點時容易出現(xiàn)漏盤、錯盤的可能。

2.2.3 人員因素 首先，盤點人員在實際工作中出現(xiàn)漏盤、誤盤的現(xiàn)象均可能導(dǎo)致藥品的賬物不符。在后期的盤點數(shù)據(jù)錄入時沒有仔細核對造成計數(shù)誤差。其次，工作人員均對藥品定位以及庫存擺放位置不熟悉，造成漏盤錯盤。其次，工人師傅在補藥的時候?qū)⑺幤肺恢脭[放錯誤，也會影響賬物相符。另外，在盤點數(shù)據(jù)的錄入過程僅由一兩個人集中錄入，工作量大，容易出現(xiàn)錯誤，造成賬物相符率差。

2.2.4 系統(tǒng)因素 住院藥房信息系統(tǒng)升級過程中會造成系統(tǒng)記賬不準，藥品貨位碼定位錯誤等問題，會嚴重影響賬物相符率以及盤點的耗時，信息系統(tǒng)對于藥品貨位碼的更新不及時。

2.3 原因分析 通過對住院藥房2015年7～9月盤點效率低下問題進行分析：(1)藥品位置僅有庫房管理人員熟知，其余人員可能并不完全知曉自己盤點的每一種藥品是否有庫存以及庫存藥品的擺放位置，會導(dǎo)致錯盤漏盤；(2)盤點正確率低，大部分藥品均需要盤點2～3次，甚至更多次，方能得到準確的藥品數(shù)量，并且無法區(qū)分是由于人員主觀錯誤導(dǎo)致的盤點正確率低還是由于其他因素導(dǎo)致的；(3)人力資源分配不均，耗時過長，平均耗時4～6 h，最長曾耗時9 h。盤點人員大部分時間都是在等錄入人員錄入，而錄入人員因需同時錄入大量數(shù)據(jù)，會導(dǎo)致錯誤率增加。具體見表1。

表1 住院藥房2015年7～9月盤點差錯率情況

3 對策擬定

針對住院藥房盤點效率低的現(xiàn)狀，通過對原因進行分析運用PDCA循環(huán)管理工具，我們在以下幾個方面提出改進措施。

3.1 完善住院藥房各項制度 完善住院藥房藥品管理的各項制度，是提高盤點效率的基礎(chǔ)。在調(diào)劑藥品時做到雙人核對發(fā)藥，對貴重藥品、毒性藥品、精神藥品每日盤點，嚴格高警示藥品發(fā)放，貴重藥品發(fā)放做到人人交接登記，保證冷鏈運輸藥品冷藏轉(zhuǎn)運等制度。同時以個人為單位，將藥架上藥品的效期管理、日常養(yǎng)護工作，并將相應(yīng)責任落實到個人。安排專人對冰庫內(nèi)的冷藏藥品進行請領(lǐng)和補充，并與庫房管理人員雙人核對、確保藥品數(shù)量的準確性。定期核查臨床相關(guān)科室的搶救車藥品，督促其整理破損、變質(zhì)或近效期藥品，并及時上報藥庫辦理破損報廢和調(diào)換手續(xù)，以保證藥品質(zhì)量，避免藥品浪費、造成損失[2]。

3.2 人力資源合理配置 首先，重新分配藥品分組，將住院藥房所有藥品分為口服擺藥臺組、針劑組(分3組)、靜脈用藥調(diào)配中心、麻醉藥房、貨架、冰箱和口服貨架組(分2組)。其次，全員參與，每2～3人一組，交叉盤點并核對盤點的數(shù)據(jù)，并由本組人員將其錄入系統(tǒng)中，再次核對無錄入錯誤后，進行保存數(shù)據(jù)。另外，由庫房管理人員在正式盤點之前，將整件的庫存藥品進行盤點，提高了盤點效率。

3.3 藥品擺放合理布局[3]首先，重新核對貨位碼，做到一物一碼，刪除掉已經(jīng)不再使用藥品的貨位碼。將藥品進行重新定位，合理的按照藥品分類以及使用情況進行重新定位，并將所有系統(tǒng)中的貨位碼統(tǒng)一。其次，將盤點表合理設(shè)計，分組工作量平均分配。錄入順序與貨位碼定位順序相符，可直接按貨位碼順序錄入，并不需要查找藥品錄入。

3.4 實行多次核對盤點制度，確保盤點準確 兩組人員在盤點完各自的組分后，分別將對方盤點的藥品進行復(fù)核盤點后，將兩次盤點的數(shù)據(jù)進行核對。如數(shù)據(jù)一致，則通過。如數(shù)據(jù)有誤，則再次重新盤點該藥品，直至達成統(tǒng)一的數(shù)量為止。再由該組人員將其錄入系統(tǒng)中，先由本組人員將錄入數(shù)據(jù)核對后，再由庫房管理人員對錄入數(shù)據(jù)進行審核，如相差較大，再次指定專人進行復(fù)核。這時已經(jīng)過3～4次盤點與核對，故實際數(shù)量已核實。如無特殊情況，即可將本月數(shù)據(jù)進行審核記賬，并在月底進行月度結(jié)算。

4 結(jié)果

將2015年10～12月盤點過程中的數(shù)據(jù)錄入EXCEL表中進行統(tǒng)計，并與7～9月的數(shù)據(jù)進行比較。從圖2中可以看出，未找到庫存藥品從原來的3個月72種減少至24種，錯誤率降低了66.67%。不清楚藥品的包裝規(guī)格從原來的24種減少至17種，錯誤率降低了29.19%；主觀點錯藥品數(shù)量從原來的16件減少為5件，錯誤率降低了68.75%；人為錄入錯誤從原來的7件降低為0件，錯誤率降低了100%；系統(tǒng)原因從原來的4種增加至5種，錯誤率增加了25%；盤點平均耗時從原來的4 h減少到2 h，效率提高了50%。

綜上所述，除了信息系統(tǒng)原因?qū)е碌谋P點錯誤無法有效控制以外，其余均可以取得了良好的效果。信息系統(tǒng)原因需要與醫(yī)院其他科室以及信息管理部門的合作方可解決。在盤點過程中，遇到了不清楚應(yīng)該錄入盤點組還是復(fù)核組的數(shù)據(jù)的情況，藥品臨時缺貨未找到藥品，人員分配未考慮年齡長者盤點速度較慢，剛開始運行新的盤點方式不夠流暢等情況。據(jù)此需要在今后的盤點過程中繼續(xù)運用PDCA循環(huán)管理法，提出新的方式方法解決以上問題。

圖2 2015年7～12月盤點情況比較

5 討論

藥品是醫(yī)流動資產(chǎn)的重要組成部分，流動性強、周轉(zhuǎn)快、品種繁多，藥品管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益，而藥品的定期盤點是醫(yī)院藥品管理質(zhì)量的重要組成部分[4]。藥品盤點不但要保證金額的符合率，也應(yīng)努力提高藥品的賬物相符率，而后者比前者要困難的多[5]。為了提高藥品的調(diào)劑質(zhì)量，使患者能安全有效地用藥，始終是藥學(xué)工作者的使命之一[6]。藥房是集管理、技術(shù)、經(jīng)營、服務(wù)及臨床藥學(xué)研究于一體的綜合性科室，其職責是及時滿足臨床用藥需求、合理控制藥品、降低藥品成本，提供相關(guān)用藥咨詢和指導(dǎo)服務(wù)，促使藥品管理程序化、連續(xù)化、科學(xué)化及經(jīng)濟化的發(fā)展。通過不斷探索，改善盤點模式，防范和降低人為差錯，提高藥品盤點效率及盤點準確性，加強藥品數(shù)量管理[7]。嚴格按照各項工作流程進行操作，正確維護藥品庫存，是提高藥品賬物相符率的保障[8]。PDCA循環(huán)是動態(tài)的循環(huán)[9]，由于影響因素眾多，通過運用科學(xué)合理的PDCA循環(huán)管理法，針對上述影響因素，住院藥房全體人員積極采取措施，努力提高盤點效率和藥品的帳物相符率所采取的各項相應(yīng)措施，可顯著的提高住院藥房盤點效率，提高員工的滿意度和幸福感。

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Improvement of inventory management mode in dispensary for inpatients by PDCA cycle

YANG Bin，QIU Jinchun,ZHAO Yao,et al

(Children′sHospitalofNanjingMedicalUniversity，Nanjing,Jiangsu210008,China)

Objective To ensure the quality of drug,to achieve the digital managements,to improve the efficiency of drug inventory,and to explore the effect of the PDCA cycle management on the improvement of drug inventory pattern in dispensary for inpatients.Methods Drug inventory data during the six months since the application of PDCA cycle management were collected and analyzed to evaluate the efficiencies of inventory pattern before and after the improvement.Results Mistakes in inventory reduced by 58.54%,from 123 to 51 pieces.The average time consumed in check reduced by 50%,from 4 hours to 2 hours.Conclusions The observed indexes and the inventory efficiency were improved significantly with PDCA cycle management.

PDCA cycle management;Inventory Pattern;Digital management

許靜，女，副主任藥師，碩士生導(dǎo)師，研究方向:臨床藥學(xué)與醫(yī)院藥事管理，E-mail:njxujing@163.com

10.3969/j.issn.1009-6469.2016.10.041

2016-03-14，

2016-07-03)