電子科技檔案建設與管理機制研究

文/陳注文

電子科技檔案建設與管理機制研究

文/陳注文

電子科技檔案建設，就是以科技檔案為核心，以計算機、網絡、信息技術為手段，以現(xiàn)代管理學為理念，對傳統(tǒng)的檔案進行數字化處理，并收集現(xiàn)有的數字形態(tài)的電子檔案，最終形成綜合性的檔案信息資源體系，以服務于本單位、全行業(yè)的一種新型工作模式。電子科技檔案作為電子檔案的一個子集，其管理模式也與電子檔案類似。不過，由于科技工作中廣泛應用了計算機技術，產生了大量的電子技術文件，如計算機編制的技術方案、程序、繪制的電子版圖紙、計算機處理的數據和圖表、實驗結果以及鑒定報告等技術材料，其建設與管理工作又有所不同。

國外針對電子檔案的管理，主要采用兩種模式：檔案館的集中管理模式和檔案存放機構的自行分散式管理模式。如美國和澳大利亞等國采取了檔案館的集中管理模式，而日本的大多數機構則選擇了機構自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門。相關研究指出，我國實際電子檔案管理應用中，在檔案信息載體方面，實行雙套制管理模式。在機構分散式管理模式中，主要以紙質載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質檔案為輔。目前，電子科技檔案建設管理工作屬于機構分散式管理模式，具體的建設與管理工作處于起步探索階段，而相關研究尚處于空白階段，需要開展理論與實操相結合的建設與管理機制研究。

1　電子科技檔案特點

傳統(tǒng)的紙質科技檔案是手工填寫或編制的。而電子科技檔案是以計算機代替手工操作形成的，包括設計的圖紙、編寫的技術文件、編制的項目驗收文件、打印的其他科技項目電子文件材料、存貯數據和程序的存貯介質、系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種科技文檔及其他科技項目信息資料等，電子科技檔案有如下特點：

（1）電子科技檔案的間接閱讀性。

電子科技檔案信息的間接閱讀性是指其信息不能通過人工用肉眼直接讀取。電子科技檔案是在計算機系統(tǒng)中產生和使用的，其信息形態(tài)是數字化的，輸入到計算機系統(tǒng)中的任何科技項目信息都將被轉換成二進制代碼，即用0和1的排列組合來表示和存貯、運算管理，用0和1代碼記錄的科技項目信息。即使是高級計算機人員也無法全部直接識讀，人們對電子科技檔案的識讀管理只能借助于計算機系統(tǒng)。平時我們在計算機屏幕或打印到紙上看到的由文字、字母、數據和圖形等構成的電子化的科技項目電子文件，是計算機系統(tǒng)通過代碼轉換，將0和l的組合轉換顯示為人們能夠直接識讀的文字、數據、字母、圖形等科技項目信息形態(tài)，其實只不過是電子化后的科技項目文件某種輸出形式而已。因此電子科技檔案同可直接識讀的紙質科技電子科技檔案文件相比，間接閱讀性是電子科技檔案的突出特點。

（2）計算機技術為電子科技檔案提供技術支撐。

電子科技檔案的信息文件從生成、運算、傳輸到存貯都是通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)的，這就決定了電子科技檔案對計算機設備和技術的依賴性。沒有相應的計算機系統(tǒng)，電子科技檔案不僅沒法被識讀，更不用說被處理、運算、傳輸和利用。電子科技檔案的這個特性也決定了對其管理、保管和使用的獨特性，即在保管電子科技檔案的同時，還要保證計算機系統(tǒng)的可靠與安全運行。

（3）電子科技檔案復制傳輸的可靠性。

電子科技檔案從一個載體復制到另一個載體，或從一臺計算機傳遞到另一臺計算機，實際上是在計算機內部進行數字信號的傳輸處理。這種處理與傳統(tǒng)的紙質科技項目文件的復制或縮微膠片的拷貝有著根本的區(qū)別。后者屬于模擬量的處理，不可避免地出現(xiàn)清晰度下降、變形、信息失真或丟失等問題。而電子科技檔案的復制傳輸．由于是數字化的信息處理，所以完全不存在清晰度下降、變形、信息失真或丟失的現(xiàn)象，其復制件、傳輸到其他計算機上的副本同原件完全一致，沒有任何差別。

（4）電子科技檔案信息內容可重寫性。

計算機存儲器如磁帶、磁盤、可擦寫光盤等存儲載體的可重寫性，計算機存儲器的隨機讀寫功能，以及科技項目電子文件與載體的分離性使得電子化后的電子科技檔案文件信息內容增、刪、改十分方便，且不留痕跡。這就為日后電子科技檔案真實性、原始性鑒定和電子化文件的保密管理增加了難度。

（5）電子科技檔案載體的不可靠性。

目前，電子化科技項目文件大多存儲在硬磁盤、磁帶、光盤等幾種主要介質上。這些磁性介質與傳統(tǒng)的紙張相比，可靠性較差，在常溫常濕環(huán)境里容易發(fā)生結構變化，而且對磁場和有害氣體、灰塵等也相當敏感。載體結構稍有變化，存儲在其中的電子科技檔案文件信息便會丟失或無法讀出。因此電子科技檔案載體的不可靠性對電子科技檔案文件保管提出了更高的要求。

2　電子科技檔案建設與管理機制

電子科技檔案建設工程具有技術密集、時間長、建設工作復雜等特點，為確保建設工作質量和檔案資料的完整、真實、系統(tǒng)、規(guī)范，建設單位要依法治檔，嚴格執(zhí)行《檔案法》及國家有關部門對檔案工程項目的規(guī)定，嚴格執(zhí)行檔案工作與項目建設工作三同步制度，對設計、施工、監(jiān)理單位實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理；對電子科技檔案管理工作要實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、分級管理、集分結合的檔案管理體系。

2.1建立電子科技檔案管理責任體系

（1）將電子科技檔案管理工作納入各參建單位質量行政領導人責任制。 各參建單位要依照《檔案法》和《國務院關于加強基礎設施工程質量管理的通知》要求，建立和落實建設電子科技檔案工作領導責任制，按照項目所屬關系，將檔案工作納入工程質量行政領導人責任制和參建單位工程質量領導人責任制，把建設電子科技檔案工作確實抓緊抓好。

（2）將電子科技檔案管理工作納入項目責任單位經濟責任制和年終績效考核內容之中，是對建設單位內部檔案工作的約束和控制手段。建設單位每年將檔案管理目標、年度歸檔計劃、整編要求、利用成果、系統(tǒng)運用情況等細化成系數，列入到項目責任單位經濟責任制年終績效考評的內容，根據考核結果兌現(xiàn)獎懲。

（3）將電子科技檔案管理工作納入各級領導、業(yè)務人員職責范圍之中。工程電子科技檔案是工程質量管理的有機組成部分，各級領導、工程技術人員在工程建設管理期間，同時更要注重對工程檔案的同步管理，將檔案工作納入各級領導和工程技術人員年終目標考核之中，嚴把督導關，應用職能手段提前控制。

（4）利用市場經濟手段確保工程檔案的質量。建設單位在工程項目與設計、施工、監(jiān)理單位簽定合同時，合同條款必須明確歸檔要求及質量，電子科技檔案驗收不合格，檔案部門不審簽、財務部門不予結算，運用經濟手段超前控制。

2.2建設電子科技檔案采集與管理平臺

（1）電子科技檔案信息采集平臺建設。

數字化電子科技檔案信息采集平臺建設分四步進行：

第一步，對檔案進行整理、分類，建立科學合理的檔案目錄。建立的檔案目錄應包括檔案所有的信息內容，不僅要對檔案精細、科學地分類，同時要能夠反映出紙質檔案存放的地址以及每一部分內容所在的書冊和所在的頁碼范圍。

為了電子科技檔案的真實、完整、可靠與可用，電子科技檔案系統(tǒng)應按照《可交換圖像文件格式》標準要求，自動在數字圖像頭文件中寫入4個元數據值，并確保寫入信息不丟失。4個元數據寫入要求如表1所示。

第三步，將形成的各類電子化檔案進行匯總、檢查審核，紙質檔案歸檔。對第二步完成的各類電子化檔案匯總成冊，在匯總的過程中進行數據檢查審核工作，確保電子檔案信息的準確性，同時完成紙質檔案的歸檔工作。

表1　數字圖像元數據格式

第四步，對電子化檔案建立科學的檢索方法。在完成紙質檔案數字化、電子化后，將其中的內容與目錄科學地聯(lián)系在一起，建立科學、高效的檢索方法。

（2）電子科技檔案信息管理平臺建設。

該平臺主要功能包括電子檔案接收、檔案資料編目、在線檢索利用、庫房動態(tài)管理、檔案資料征集、檔案信息編研、數據報表打印、檔案數字化、系統(tǒng)維護等功能。

（3）電子科技檔案應用平臺建設。

以往人們查閱歷史檔案信息需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、復制或者拍照等形式來獲取所需信息，如果實現(xiàn)電子科技檔案之后，檔案資源以數字化形式存在，數字化網絡平臺為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數字化檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多項傳遞，形成傳遞網絡，而且可以通過網絡方便地進行遠程協(xié)助，利用者能夠突破時空的界限，能夠在任何時間、任何地點以任何方式檢索和利用所需的信息。

服務對象擴大化和服務方式多樣化使得電子科技檔案館與其他檔案信息機構及用戶之間的聯(lián)系更加普遍和廣泛，其用戶范圍也突破局域網限制。用戶范圍擴大化也帶來用戶需求的擴大化，從而用戶需求信息類型也更加多樣化、內容更加廣泛化。

式中:I0為紅外光源入射光強,I為有氣體吸收時出射光強,k(λ)為CO2氣體吸收系數,l為紅外光光程,C為CO2氣體的體積比濃度,單位為×10-6。

2.3建立子科技檔案資源的開發(fā)、利用體系

（1）閱覽服務。

檔案部門設置現(xiàn)行文件閱覽室和檔案資料閱覽室，向各單位、部門提供現(xiàn)行文件服務。閱覽服務具有簡便、快捷、質量、直接的特點，是最基本、最普遍、最簡便的現(xiàn)行文件和檔案資料服務形式。

（2）網絡服務。

建立文檔信息系統(tǒng)，實現(xiàn)網上辦文、流轉、借閱等功能。網絡服務具有傳播速度快、利用方便、不受地域限制、內容更新快的特點，是一種現(xiàn)代化的服務方式。

（3）編研服務。

為了更好地為各項管理工作服務，檔案部門利用信息資源按專業(yè)、時間、行文單位進行編研，滿足利用需求。編研服務是一種較高層次的現(xiàn)行文件、檔案資料服務方式，具有周期長、主動性、系統(tǒng)性、時效性、史料性強，技術含量高等特點。

（4）咨詢服務。

文書、檔案人員根據利用者的要求，以現(xiàn)行文件和檔案資料為依據，通過綜合分析、以解答問題的形式，為利用者服務。

3　結語

根據電子科技檔案的形成特點，采取相應的措施．切實加強電子科技檔案管理工作，這是新時期科技項目研究或實施領域技術人員與檔案人員需要共同研究和探討的重要課題。本文探討了電子科技檔案建設與管理機制，希望能為電子科技檔案建設工作起到一定參考與幫助作用。

陳注文（1964-），男，經濟師，大專，任職于廣東省科學技術情報研究所，從事科技管理研究工作。