JCI標(biāo)準(zhǔn)下醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)檔案的管理

文/深圳市南山區(qū)蛇口人民醫(yī)院 張然

JCI標(biāo)準(zhǔn)下醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)檔案的管理

文/深圳市南山區(qū)蛇口人民醫(yī)院 張然

醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)是JCI認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的重要內(nèi)容，醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)檔案在JCI認(rèn)證及日常設(shè)備管理中起著重要作用。做好醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)檔案管理與利用不僅可以保證患者及醫(yī)護(hù)人員的安全，也為醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)與管理提供了可靠依據(jù)。

醫(yī)療設(shè)備；預(yù)防性維護(hù)檔案；管理

JCI是“國(guó)際醫(yī)療認(rèn)證聯(lián)合委員會(huì)”的英文縮寫，是世界衛(wèi)生組織認(rèn)可的全球評(píng)估醫(yī)院質(zhì)量的機(jī)構(gòu)，JCI標(biāo)準(zhǔn)是全世界公認(rèn)的醫(yī)療服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，代表了醫(yī)院服務(wù)和醫(yī)院管理的最高水平，也是世界衛(wèi)生組織認(rèn)可的認(rèn)證模式。

“降低風(fēng)險(xiǎn)，保證安全，醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)改正”是JCI評(píng)審的核心價(jià)值，其中的“患者安全”又是核心中的核心。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生診治過(guò)程中不可或缺的重要輔助和診療工具，同時(shí)也是醫(yī)院產(chǎn)生醫(yī)療信息的主要來(lái)源，與患者安全有著密切的關(guān)系。俗話說(shuō)：三分修理七分養(yǎng)護(hù)，做好醫(yī)療設(shè)備的預(yù)防性維護(hù)（以下簡(jiǎn)稱PM）可以降低醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)，防止事故和傷害，最大限度地為患者和使用人員提供安全的診療服務(wù)。醫(yī)療設(shè)備的預(yù)防性維護(hù)檔案是做好醫(yī)療設(shè)備維護(hù)的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，是JCI認(rèn)證中必查的項(xiàng)目。我院2013年10月通過(guò)了“JCI認(rèn)證”，是華南地區(qū)首家、國(guó)內(nèi)第10家通過(guò)JCI認(rèn)證的綜合性公立醫(yī)院。下面就PM檔案管理中實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與同行進(jìn)行一些探討。

一、醫(yī)療設(shè)備PM檔案的歸檔范圍

根據(jù)JCI“醫(yī)院應(yīng)制定和實(shí)施一項(xiàng)方案，用于檢查、測(cè)試、維護(hù)醫(yī)療技術(shù)并記錄結(jié)果”的標(biāo)準(zhǔn)，PM檔案資料歸檔劃定為二類：

（一）通用資料。包括醫(yī)療設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)書面計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算書、培訓(xùn)資料、PM制度、流程，PM周期、本單位維護(hù)人員的資質(zhì)、外包維保單位、人員的資質(zhì)、定期維護(hù)清單、定期維護(hù)結(jié)果處理情況匯總、設(shè)備巡查記錄等。

（二）一臺(tái)一檔的入檔資料。定期維護(hù)保養(yǎng)記錄表、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表、開機(jī)檢查校驗(yàn)表、設(shè)備首次使用前或維護(hù)后的測(cè)試記錄、定期安全檢查（測(cè)）表、問(wèn)題反饋表、持續(xù)改進(jìn)情況記錄。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)強(qiáng)制檢定工作計(jì)量器具目錄》的醫(yī)用器具和設(shè)備的強(qiáng)制檢測(cè)報(bào)告、維修申請(qǐng)、維修結(jié)果、費(fèi)用清單、維保合同、設(shè)備使用情況記錄、設(shè)備異常記錄及處理情況、設(shè)備動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)記錄等。

二、醫(yī)療設(shè)備PM檔案的分類編號(hào)

根據(jù)JCI的標(biāo)準(zhǔn)“應(yīng)努力為患者提供安全可靠設(shè)備，并加強(qiáng)管理”的要求，本著方便查找、保證利用的原則，制定分類編號(hào)方案。我院PM檔案的分類編號(hào)，根據(jù)科室和設(shè)備分類相結(jié)合的辦法，并結(jié)合國(guó)家醫(yī)療器械的分類目錄，將PM檔案分成Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風(fēng)險(xiǎn)三類，一類一臺(tái)一檔一個(gè)案卷號(hào)。每個(gè)案卷標(biāo)明使用科室，清晰明了。

三、醫(yī)療設(shè)備PM檔案的整理編目，一臺(tái)一檔

PM檔案有其特殊性，分通用資料和專用資料。通用資料按文書檔案整理規(guī)范，按成文年度、日期分類編寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄。因醫(yī)療設(shè)備使用年限一般為5年以上，到期經(jīng)檢測(cè)為合格的仍可以繼續(xù)使用，檔案在設(shè)備報(bào)廢后應(yīng)繼續(xù)保存5年。因此，PM檔案保管期限設(shè)置為長(zhǎng)期。卷內(nèi)目錄設(shè)六欄：件號(hào)（件號(hào)前應(yīng)寫案卷號(hào)）、責(zé)任者、文件題名、成文日期、頁(yè)數(shù)、備注。案卷目錄設(shè)八欄：分類號(hào)、案卷號(hào)、案卷題目、件數(shù)、保管期限、科室、柜號(hào)、備注。檔案盒：因設(shè)備分成Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風(fēng)險(xiǎn)三類，一類一臺(tái)一檔。

四、設(shè)備使用記錄

醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)分為一級(jí)維護(hù)和二級(jí)維護(hù)，其中二級(jí)維護(hù)主要是工程師的日常工作，也是PM檔案的主要資料來(lái)源，而一級(jí)維護(hù)為臨床科室設(shè)備使用人，主要負(fù)責(zé)設(shè)備準(zhǔn)確度的簡(jiǎn)單檢測(cè)、設(shè)備功能正常與否的檢驗(yàn)及設(shè)備使用情況的記錄。在JCI檢查中，要求一級(jí)維護(hù)的資料需與二級(jí)維護(hù)的檔案資料一起保存。為了使一級(jí)維護(hù)的資料方便記錄、便于保存，我們專門定制了《醫(yī)用設(shè)備使用記錄本》，要求使用的各責(zé)任人按時(shí)記錄，定時(shí)上交入檔。避免了資料五花八門，記錄各式各樣的狀況，而且保證了檔案的整齊，方便利用。

五、醫(yī)療設(shè)備PM不良設(shè)備的改進(jìn)檔案

醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)的根本在于減少醫(yī)療設(shè)備對(duì)員工和病人的傷害，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。但在日常使用中，設(shè)備出現(xiàn)故障是不可避免的。我們建立了醫(yī)療設(shè)備不良事件的監(jiān)測(cè)報(bào)告制度，從發(fā)現(xiàn)疑似不良事件開始的申報(bào)、到不良事件的跟蹤處理以及對(duì)不良設(shè)備的改進(jìn)措施一整套的資料，我們隨時(shí)歸檔，使每臺(tái)設(shè)備的維護(hù)、使用狀況都有完整的記錄。

六、建立PM電子信息檔案，方便利用與服務(wù)

為快速查找PM檔案，我們編制了電子目錄，在目錄中不僅按Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風(fēng)險(xiǎn)三類分類，還根據(jù)同樣設(shè)備不同科室的特性，加上了病區(qū)（科室）及樓層、設(shè)備編碼，保證查找的快速性和準(zhǔn)確性。在JCI檢查驗(yàn)收中，對(duì)檢查抽查到的設(shè)備，我們都能在最短時(shí)間內(nèi)查找到需要的設(shè)備檔案，受到了檢查組的好評(píng)。

檔案的價(jià)值在于對(duì)利用者的有用性，PM檔案也不例外。依據(jù)PM檔案，我們編制了全院醫(yī)療設(shè)備故障情況一覽表，據(jù)此可以快速判斷設(shè)備故障，縮短維修時(shí)間。還可依據(jù)故障率，為設(shè)備的選購(gòu)和選型提供參考，為購(gòu)置決策提供依據(jù)，避免購(gòu)置的盲目性，提高醫(yī)院的管理水平。依據(jù)PM檔案，我們對(duì)大型醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行使用狀況分析，確定醫(yī)療設(shè)備的工作狀況，確定合適的工作量，提高設(shè)備的使用率，為新設(shè)備的引進(jìn)、使用科室進(jìn)行設(shè)備管理提供科學(xué)依據(jù)。

PM檔案是醫(yī)療設(shè)備檔案不可或缺的一部分，確保醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量安全是PM檔案存在的價(jià)值，“患者安全”永遠(yuǎn)至上，是JCI認(rèn)證的核心價(jià)值之一，“病人安全和醫(yī)療質(zhì)量永遠(yuǎn)是最重要的”也是我們做好PM檔案管理的動(dòng)力。

[1] 季慧芳 張小芬.基于JCI標(biāo)準(zhǔn)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理實(shí)踐(J). 中國(guó)病案,2014(11).

[2] 梁靜.醫(yī)療設(shè)備檔案管理(J). 中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備, 2009(12).

[3] 張麗霞.醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策(J).實(shí)用醫(yī)技雜志，2012(4).