物聯(lián)網(wǎng)在檔案智能化管理中的應(yīng)用研究

文/安徽大學(xué)管理學(xué)院 陳妍杉 丁俊飛

物聯(lián)網(wǎng)在檔案智能化管理中的應(yīng)用研究

文/安徽大學(xué)管理學(xué)院 陳妍杉 丁俊飛

本文從物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的原理出發(fā)，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理工作進行有機結(jié)合，詳細地展現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案智能化管理各個環(huán)節(jié)。

物聯(lián)網(wǎng)；檔案管理；智能化

檔案管理水平的高低是衡量檔案館現(xiàn)代化發(fā)展水平的依據(jù)，但檔案管理模式單一，管理人員少且素質(zhì)不一，種種問題導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)失于規(guī)范的現(xiàn)象。鑒于以上現(xiàn)狀，對檔案管理進行技術(shù)升級與改造，從而實現(xiàn)智能化管理刻不容緩。目前，物聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于工業(yè)、交通、物流等20多個領(lǐng)域，根據(jù)IDC的數(shù)據(jù)，預(yù)計到2020年底，全球物聯(lián)網(wǎng)連接的“東西”將達到大約2120億個，產(chǎn)生的收入將達8.9萬億美元，全球?qū)⑦M入物聯(lián)網(wǎng)時代，而中國目前是僅次于美歐的第三大物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用領(lǐng)域的地區(qū)，預(yù)計2016年總體規(guī)模將突破萬億元。

未來各項條件滿足的情況下，物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用范圍也會擴及至檔案館，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)智能化管理檔案前景廣闊，發(fā)展?jié)摿薮蟆?/p>

一、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案智能化管理的關(guān)鍵技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)的概念是1999年MIT Auto-ID中心Ashton教授在研究RFID時首次提出來的，它是物與物、人與物之間的信息傳遞與控制，其中最重要的技術(shù)是射頻自動識別(RFID)技術(shù)。射頻識別（RFID）技術(shù)通過采用無線射頻方式，識別目標(biāo)對象然后獲取所需數(shù)據(jù)，無需識別設(shè)備與目標(biāo)之間建立機械或光學(xué)接觸。

RFID設(shè)備一般由三部分組成：電子標(biāo)簽、讀寫器和天線。電子標(biāo)簽是無線收發(fā)裝置，它們附著或嵌入在目標(biāo)物體中，實現(xiàn)對其追蹤定位，廣泛應(yīng)用于門禁考勤、倉儲管理等領(lǐng)域。讀寫器是RFID系統(tǒng)的信息控制和處理中心，負(fù)責(zé)給電子標(biāo)簽提供能量并與電子標(biāo)簽進行雙向通信，還可以在其工作范圍內(nèi)實現(xiàn)多標(biāo)簽識別。天線是一個“橋梁”，閱讀器通過天線發(fā)射能量，形成范圍電磁場，對磁場中的電子標(biāo)簽進行識別，在電子標(biāo)簽與閱讀器之間發(fā)揮著射頻通信功能。

RFID的技術(shù)的基本工作原理并不復(fù)雜，電子標(biāo)簽進入閱讀器的可讀區(qū)域后被激活，其編碼就會通過讀寫器解碼并傳至主機，主機識別標(biāo)簽身份，然后向讀寫器發(fā)出讀或?qū)懙拿?。?dāng)主機遠程控制讀寫器發(fā)出“寫”的指令時，通過天線發(fā)出射頻命令與電子標(biāo)簽建立通信協(xié)議，然后標(biāo)簽開始傳送所要求的數(shù)據(jù)。當(dāng)收到“讀”的命令時，讀寫器發(fā)出查詢信號，電子標(biāo)簽收到查詢信號，將數(shù)據(jù)信息調(diào)制后返回讀寫器。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案智能化管理中應(yīng)用的必要性和可能性

（一）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案智能化管理中應(yīng)用的必要性。近年來，傳統(tǒng)檔案管理手段導(dǎo)致的問題日益突顯。在傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進行殺蟲消毒、分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案的相關(guān)信息，雖然當(dāng)下大多檔案館都配備有計算機等設(shè)備，但是這些設(shè)備只是主要應(yīng)用于檔案的著錄，而且還是人工手動著錄，耗時耗力。部分檔案館中的借閱工作也由計算機承擔(dān)，但只是負(fù)責(zé)借閱記錄，并沒有在檔案工作方面有所簡化。整體上，我國檔案管理還是處在傳統(tǒng)的手工方式，這種陳舊的管理方式與當(dāng)下科技發(fā)展的水平不相適應(yīng)，長此以往，必然會影響檔案管理工作的發(fā)展和升級，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理的各環(huán)節(jié)是簡化檔案管理工作，推動我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要途徑之一。

（二）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案智能化管理應(yīng)用中的可行性。

在我國，為了促進物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的健康快速發(fā)展，國家相關(guān)部門已把物聯(lián)網(wǎng)列入國家重點支持的戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)之一。2010年9月，國務(wù)院通過《國務(wù)院關(guān)于加快培育和發(fā)展戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)的決定》，物聯(lián)網(wǎng)被列為新一代戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)之一。2013年2月5日出臺的《國務(wù)院關(guān)于推進物聯(lián)網(wǎng)有序健康發(fā)展的指導(dǎo)意見》提出了2015年物聯(lián)網(wǎng)在經(jīng)濟社會的重要領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)示范應(yīng)用的總目標(biāo)。此外，全國已經(jīng)有200多家本科院校開設(shè)了這一專業(yè)，例如武漢大學(xué)、西安交通大學(xué)等等，物聯(lián)網(wǎng)教育體系不斷完善，為物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提供人才資源。

三、物聯(lián)網(wǎng)在檔案智能化管理中的應(yīng)用

（一）檔案智能化收集過程中物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。各單位按時將各類檔案送至檔案館，檔案管理員將檔案整理完成后，按類裝入不同的檔案盒，利用檔案收集子系統(tǒng)中的RFID管理板塊生成RFID標(biāo)簽內(nèi)的數(shù)據(jù)，例如責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)等，利用讀寫器寫入并打印RFID標(biāo)簽貼到檔案上，放到檔案架上。

入庫時，只需儲位管理版塊發(fā)出入庫指令，讀取檔案盒上的RFID標(biāo)簽信息，儲位編號與檔案盒編號進行匹配，儲位管理版塊會自動識別并分配存放的儲位。

（二）檔案智能化保管過程中物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可實現(xiàn)檔案實體的防盜管理。RFID讀寫器讀取范圍涵蓋檔案存放的整個物理空間，RFID智能安全檢測門能夠?qū)n案出入門口自動識別，并具有聲光報警功能，當(dāng)檔案被取出時，出口的RFID讀寫器就會捕捉被取檔案的信息，并與利用系統(tǒng)中檔案借閱版塊的指令進行比對，如若二者不同，那門禁設(shè)備就會自動報警，同時能自動統(tǒng)計和顯示人員進出次數(shù) 。此外，傳感網(wǎng)絡(luò)中的傳感器可以對檔案庫房、機房進行監(jiān)控并管理，在庫房或檔案館機房中布置各種傳感器和攝像頭，使其能“感知”實物檔案生存環(huán)境。

除了監(jiān)測外，機房或庫房可通過庫房自動調(diào)節(jié)系統(tǒng)保證恒溫、恒濕。

（三）檔案智能化利用過程中物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。1.依靠物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案實體內(nèi)部閱覽。利用者在借閱檔案時，可在系統(tǒng)根據(jù)關(guān)鍵詞等信息查閱具體位置，因為借閱模塊有檔案自動識別的功能，可告訴檔案管理員該檔案的存放位置，并將信息發(fā)往手持顯示屏，這就減少了查找檔案的時間。檔案管理員取出該件檔案后，系統(tǒng)會自動記錄查閱過程，查詢結(jié)束后，檔案管理人員將檔案送回庫房，一次查詢結(jié)束。以上過程只需要人工進入庫房取和放回檔案，其他一切過程均有系統(tǒng)自動記錄完成。2.依靠物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案實體外借。在檔案經(jīng)過智能安全檢測門時，RFID閱讀器會將檔案信息反饋到利用子系統(tǒng)的借閱版塊，如果反饋信息與出庫信息不同，監(jiān)控模塊就會向警報模塊發(fā)出警報，反饋信息無誤時，管理員確認(rèn)后進行出庫。

與此同時，系統(tǒng)會對檔案的出庫時間進行記錄,并由管理員在射頻標(biāo)簽內(nèi)寫入被借閱檔案的相關(guān)信息，即可完成借閱。

檔案歸還時，檔案工作人員使用RFID讀寫器讀出檔案信息，系統(tǒng)自動消除該案卷的借閱記錄，最后根據(jù)RFID中的檔案位置信息送回相應(yīng)的位置，完成還卷的工作。

（四）檔案統(tǒng)計過程中物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。1.依靠物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案堆垛掃描。系統(tǒng)的標(biāo)簽具有穿透性強、讀取速度快等優(yōu)勢的優(yōu)勢。RFID讀寫器基本可以同時從多個射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器以200/s的速度讀取標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)，這種掃描速度比傳統(tǒng)掃描速度要超過100倍。

因此，在入庫時，可進行檔案堆垛掃描，實現(xiàn)批量盤點，極大地提高檔案接收、入庫工作的效率。檔案歸檔時系統(tǒng)對入庫檔案的數(shù)據(jù)進行記憶性的保存，加之日常檔案出入庫的數(shù)據(jù)也有留存，所以每次檔案盤點理論上的數(shù)據(jù)是可以通過系統(tǒng)計算出來的。2.依靠物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案空間定位?，F(xiàn)實盤點工作可以依靠RFID技術(shù)的實物檔案定位功能，即因為在每個實物檔案形成的RFID標(biāo)簽中包括存放地點、來源、摘要等信息。檔案盤點時，只需由查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，若是少量的檔案，檔案管理人員可利用手持RFID設(shè)備掃描檔案架的RFID標(biāo)簽。盤點后可將所獲得的信息傳遞到后臺處理服務(wù)器。而對于工作量大的庫房的清點工作可借助FRID移動閱讀器。

四、結(jié)語

物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和普及是科技發(fā)展的產(chǎn)物，在物聯(lián)網(wǎng)普及的行業(yè)，它逐漸解放了人力，使各環(huán)節(jié)工作互通智能，更加有效地服務(wù)社會。在我國檔案部門已經(jīng)著手構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理框架，隨著時代的發(fā)展，制約因素的解決，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)必將普及至我國檔案管理領(lǐng)域，屆時物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案館升級成為一個智能化，多功能的場所，推動我國檔案事業(yè)良性循環(huán)發(fā)展。

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