如何利用計算機技術(shù)進行縣級機關(guān)文書檔案管理

文/平山縣機關(guān)事務(wù)管理局 封軍華； 平山縣城市供水管理辦公室 仇曉燕

如何利用計算機技術(shù)進行縣級機關(guān)文書檔案管理

文/平山縣機關(guān)事務(wù)管理局 封軍華； 平山縣城市供水管理辦公室 仇曉燕

本文主要研究計算機技術(shù)在縣級機關(guān)單位文書檔案管理工作中的應(yīng)用?？h級機關(guān)由于辦公設(shè)施配置的相對落后，導致檔案管理工作效率不高，重復勞動多，應(yīng)用計算機技術(shù)與電子檔案技術(shù)進行縣級機關(guān)文書檔案的管理，能夠提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，但是電子文檔的安全性尚面臨著一定的挑戰(zhàn)，需要采取必要的安全管理措施保證檔案的安全性和可靠性。

計算機；檔案管理；文書

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，在各行各業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，深刻改變了生產(chǎn)方式和人們的工作方式，在檔案管理方面，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給實現(xiàn)檔案資源的科學管理提供了技術(shù)支持，應(yīng)用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理成為了檔案管理自身發(fā)展的客觀方向，自動化、機械化、無紙化成為檔案管理工作的新趨勢，在縣級機關(guān)，機關(guān)文書檔案管理工作同樣可以應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)高效化管理，對提高檔案管理效率和質(zhì)量有著很大幫助。

一、縣級機關(guān)檔案工作現(xiàn)狀

（一）文書時效性不強。一些比較關(guān)鍵的文書，尤其是上級部門文書基本上只有一份，導致許多領(lǐng)導或者部門需要輪流查看，即便在查閱過程中存在著急用的情況，也只能排隊等待，導致文書使用影響率不高，文書的共享性和時效性不強，影響了文書價值的發(fā)揮。

（二）文檔查閱與管理不便。當文書在重復使用時，需要填寫借閱登記，管理流程冗余，重復低價值勞動。而且紙質(zhì)文件的存儲都按照類別的不同進行存放，當查閱條件不完備時，需要逐一查找，導致每次文書的使用查找都十分困難，花費很多不必要的時間。

（三）文件歸檔、整理操作重復。機關(guān)單位的文書檔案每年都需要歸檔整理一次，原文檔在存放時就已經(jīng)分門別類地整理完畢，歸檔工作是將已經(jīng)整理完畢的檔案重新整理一次，存在著重復勞動。

二、計算機技術(shù)在縣級機關(guān)文書檔案管理中的應(yīng)用

（一）計算機檔案存儲。傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)文件或者影音錄像光碟等等，這些傳統(tǒng)的檔案存儲介質(zhì)存儲密度低，文件容易損壞，如紙質(zhì)文檔需要注意防潮防蟲，照片會逐漸失真。文書檔案工作量越來越大，直接將文檔存放在庫房中，手工抄寫目錄的方式不再適應(yīng)現(xiàn)階段縣級機關(guān)的文書工作。但是應(yīng)用計算機實現(xiàn)檔案的歸檔，卻能夠有效減少歸檔需要的空間，并且能夠容納的檔案容量也非常大，如一個T的移動硬盤，能夠存放2700億個漢字的文檔，除了文檔，紙質(zhì)文書還可以掃描成為PDF或者應(yīng)用高清相機拍攝成為照片格式，無論是圖文聲像等各類檔案類型，都能夠存入硬盤中，數(shù)據(jù)的檢索和備份也十分方便。

（二）檢索查找十分迅捷。采用實體排列的方式保管的紙質(zhì)文檔，大多數(shù)都應(yīng)用類似圖書館的檢索信息列表，如果查閱者的檢索條件不同或者查詢條件不完整，或者需要的文檔分別歸在不同的類別中時，紙質(zhì)文檔的檢索查找就十分讓人頭疼，僅僅依賴人工查找效率不高，并且容易遺漏。但是計算機卻有著先進的關(guān)鍵字檢索系統(tǒng)，借助計算機強大的并行計算能力，能夠在幾乎瞬間就根據(jù)關(guān)鍵字檢索到需要的文書檔案。例如國家檔案局的檔案管理系統(tǒng)，將幾十萬條檢索信息存放在計算機數(shù)據(jù)庫，一般來說查找某個文書檔案只需要幾秒鐘，效率高并且檢索結(jié)果十分準確。

（三）編制電子版檔案檢索目錄。現(xiàn)代檔案管理中一般有文件目錄、案卷目錄、全引目錄三種，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔中只能實現(xiàn)文件目錄和案卷目錄兩種。紙質(zhì)文檔的檢索目錄通常都是人工抄寫的，如果想要獲得全引目錄，就需要對全部檔案進行重新抄寫，工作量大，不切實際。但是計算機檔案數(shù)據(jù)庫卻能夠?qū)崿F(xiàn)一次數(shù)據(jù)的多次輸出，減少了大量的重復勞動，索引目錄準確性和效率都遠遠高于傳統(tǒng)的文書檔案管理方法。

三、電子檔案的安全防護

（一）建立安全管理體系制度。正是因為如此，對電子文檔的安全管理工作需要格外重視。首先需要提高機關(guān)內(nèi)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，加快人才培養(yǎng)，建立專業(yè)化的檔案管理隊伍，熟練掌握計算機技術(shù)，將電子文檔的安全責任牢記于心。與此同時，需要建立計算機電子文檔的安全管理體系，進行敏感電子文件信息的訪問控制，形成完善嚴密的權(quán)限體系，明確規(guī)定哪些賬號能夠接觸哪類級別的檔案，賬號注冊和登錄都需要進行嚴格的審核，保證賬戶自身安全。

（二）應(yīng)用計算機安全技術(shù)。除了必要的備份，應(yīng)用安全性強的檔案管理系統(tǒng)也是提高電子檔案管理安全性的重要措施，一些先進的計算機檔案管理系統(tǒng)能夠完成自身安全性的檢測和文檔存儲介質(zhì)健康狀況檢查，配合局域網(wǎng)和防火墻技術(shù)，能夠有效攔截木馬和后門程序，同時還能夠避免機關(guān)內(nèi)文檔的非法流出。

四、結(jié)語

縣級機關(guān)文書檔案管理工作應(yīng)用計算機技術(shù)能夠大幅度提高檔案管理的可靠性，實現(xiàn)文書檔案直觀、清晰、系統(tǒng)地管理，文檔查詢調(diào)用、修改歸檔等操作都更加便捷，對提高文書檔案管理水平，提高縣級機關(guān)單位工作效率意義重大。

[1]李宏.計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].呼倫貝爾學院學報,2013（01）.

[2]譚曉蓓.淺談計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技咨詢導報,2012（13）.

[3]周錦云.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].電子科技大學,2013.