淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

文/吉林省公主嶺市運(yùn)輸管理所 劉淑仙

淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

文/吉林省公主嶺市運(yùn)輸管理所 劉淑仙

本文以事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性為題，展開探討與分析，希望能對(duì)大家有所啟發(fā)。

人事檔案；管理；重要性；創(chuàng)新；手段

在現(xiàn)代社會(huì)生活中，人事檔案對(duì)于一個(gè)人的發(fā)展有著重要影響。做好人事檔案的管理工作，是事業(yè)單位對(duì)員工負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是優(yōu)化人力資源管理工作的前提。人事檔案管理工作對(duì)人員的管理有著潛在的影響，能夠促進(jìn)事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，更能讓個(gè)性化的人力資源得到有效應(yīng)用。重視人事檔案管理工作，就是重視人的價(jià)值，重視知識(shí)力量。

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案管理有利于社會(huì)公共信息建立。人事檔案對(duì)于個(gè)人來說是一種證明，是個(gè)人學(xué)歷、職業(yè)技能、經(jīng)歷以及社會(huì)關(guān)系等信息的載體。從事業(yè)單位人力資源管理的角度來看，人事檔案是個(gè)人求職的必要信息，單位招聘人才也需要參考這些真實(shí)的原始資料。人事檔案，在人們的生活上扮演著不可替代的角色。在某種程度上來講，人事檔案是一個(gè)人發(fā)展的軌跡，不僅包括學(xué)習(xí)生活，還包括工作經(jīng)歷。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，管理的內(nèi)容涉及到方方面面，它翔實(shí)地記錄了事業(yè)單位的人員編制所屬、人員構(gòu)成，是事業(yè)單位人員縮減與擴(kuò)充的重要依據(jù)。事業(yè)單位要利用人事檔案給員工辦理職稱申請(qǐng)，確定退休年齡與繳納各類社會(huì)保障。人事檔案管理工作，是單位構(gòu)建公共信息平臺(tái)的重要手段。

（二）人事檔案管理有利于人才合理配置。在社會(huì)進(jìn)步的今天，人事檔案管理工作內(nèi)容與方法發(fā)生了較大變化。檔案管理工作的現(xiàn)代化，給事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。人事檔案記錄著員工的原始材料以及各類證件，更記錄著一個(gè)人的學(xué)習(xí)與工作作風(fēng)、學(xué)識(shí)能力、思想政治水平以及工作的業(yè)績(jī)等。做好人事檔案管理工作，單位可以更好地衡量一位員工的能力，發(fā)現(xiàn)員工的特點(diǎn)，為其安排最合適的崗位。對(duì)于事業(yè)單位人力資源管理者來說，人事檔案是其全面了解與考察人才的重要憑借。

二、人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)人事檔案管理的程序化力度。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制快速健全的今天，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全面優(yōu)化。在新的發(fā)展時(shí)期，管理者應(yīng)當(dāng)用全新的思想看待人事檔案管理工作，優(yōu)化人事檔案管理工作的程度，明確人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。首先，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)落實(shí)人事檔案管理工作，閱讀與理解《檔案法》與《人事檔案管理?xiàng)l例》等規(guī)定，明確人事檔案管理工作的程序。其次，事業(yè)單位應(yīng)建立完善的人事檔案管理制度。規(guī)范人事檔案管理者的思想，就要建立全面的人事檔案管理制度，從而規(guī)范其人事檔案管理行為。根據(jù)人事級(jí)別，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。建立科學(xué)的人事檔案查閱制度、歸檔制度以及核對(duì)與保密制度，促進(jìn)人事檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理的信息化力度。作為重要的信息資源，事業(yè)單位人事檔案的安全性與合理性倍受關(guān)注?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化。將信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，能夠提高人事檔案管理工作的效率?，F(xiàn)代技術(shù)的支持，讓人事檔案管理工作者擺脫了手工管理檔案的落后模式，減輕了人事檔案管理的負(fù)擔(dān)。首先，利用計(jì)算機(jī)實(shí)施事業(yè)單位人事檔案管理工作。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)單位內(nèi)部的人事檔案管理內(nèi)容，建立一個(gè)專屬于單位的人事信息庫，在有需要時(shí)，快速且準(zhǔn)確地調(diào)出員工的人事檔案。在計(jì)算機(jī)的支持下，紙制檔案可以轉(zhuǎn)變成為電子檔案，管理者可以隨時(shí)更新人事檔案的內(nèi)容。管理者更可以從電子人事檔案信息中了解員工每個(gè)月的獎(jiǎng)懲情況以及個(gè)人技能的提高情況。其次，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。當(dāng)代人事檔案管理者要建立起創(chuàng)新的意識(shí)，為了讓決策者對(duì)人力資源進(jìn)行合理配置，就需要建立一個(gè)完整的人事檔案信息庫，給決策者提供依據(jù)。人事檔案管理者可以從崗位類別出發(fā)，建立清晰的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)人事檔案信息使用的輕松化。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍有效建立。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新，需要建立一支素質(zhì)過硬的人事檔案管理隊(duì)伍。只有思想水平高、生活作風(fēng)好、工作責(zé)任心強(qiáng)且技術(shù)能力高的人才，才能保障人事檔案管理工作的技術(shù)。當(dāng)代人事檔案管理者不僅要掌握計(jì)算機(jī)操作方法，更要了解人事檔案管理工作思想與方法。事業(yè)單位應(yīng)該建立強(qiáng)大的人事檔案管理隊(duì)伍，是做好人力資源管理工作的前提。

事業(yè)單位需要先對(duì)人事檔案管理干部隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)，選擇那些具有正確思想政治觀點(diǎn)與較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的人擔(dān)當(dāng)人事檔案管理干部職責(zé)，在人事檔案管理工作中堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，積極落實(shí)各項(xiàng)政策。在培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)時(shí)，需要從愛、嚴(yán)、勤、新這四個(gè)角度入手，培養(yǎng)有愛、嚴(yán)格要求自己、勤勞付出與樂于創(chuàng)新的現(xiàn)代化人才。人事檔案管理者不斷完善自己，才能促進(jìn)其工作行為的完善以及工作質(zhì)量的提高。

三、結(jié)語

綜上所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的今天，需要改革傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理方法。從事業(yè)單位員工的需求以及事業(yè)單位自身發(fā)展的需求出發(fā)，進(jìn)行人事檔案管理工作更新，才能讓事業(yè)單位人事檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。用創(chuàng)新的人事檔案管理工作提高人才管理與應(yīng)用質(zhì)量，是事業(yè)單位發(fā)展的重要原則。

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