適應(yīng)與創(chuàng)新：新形勢(shì)下地方院校檔案管理芻議

文/賀州學(xué)院綜合檔案室 葉景青

適應(yīng)與創(chuàng)新：新形勢(shì)下地方院校檔案管理芻議

文/賀州學(xué)院綜合檔案室 葉景青

本文從檔案管理工作在信息時(shí)代的地位切入，結(jié)合地方高校實(shí)際分析目前檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出地方高校檔案管理工作創(chuàng)新的具體措施，旨在促進(jìn)地方高校檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

檔案管理；適應(yīng)；創(chuàng)新

地方高校檔案部門保存著學(xué)校黨政、教學(xué)、科研等工作中形成的文件材料，是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)歷史記錄，對(duì)學(xué)校、畢業(yè)生乃至社會(huì)都起到查考和憑證的作用。由于地方高校檔案部門的硬件建設(shè)、檔案意識(shí)、人員素質(zhì)等方面存在著一定的局限性，其管理模式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求，創(chuàng)新工作方式方法是當(dāng)務(wù)之急。

一、地方高校檔案管理工作創(chuàng)新是形勢(shì)所趨

（一）緊跟信息時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案包含著數(shù)以萬(wàn)計(jì)的信息量，要充分發(fā)揮檔案的作用，檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量的提高是很有必要的。如今，廣大群眾對(duì)檔案的需求量和需求范圍越來(lái)越廣，為了滿足群眾對(duì)檔案的需求，為檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作的管理模式和方法以及相關(guān)工作人員的觀念等各方面都要進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新。

（二）滿足檔案管理工作發(fā)展的需要。世界上的任何事物都在不斷地變化和發(fā)展之中，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不能適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展，就應(yīng)該做出相應(yīng)的改變，以滿足檔案管理工作發(fā)展的需要。檔案管理工作要緊跟信息時(shí)代發(fā)展的步伐，就必須跨出從實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M檔案的重要一步，但落實(shí)到實(shí)際來(lái)說(shuō)，就是檔案管理工作的制度、工作平臺(tái)、工作流程、服務(wù)等方面都要有所創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的管理手段，不斷推進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）國(guó)家全面深化改革的要求。黨的十八屆三中、四中全會(huì)就全面深化改革作出了詳細(xì)的部署，勾勒了改革創(chuàng)新的新藍(lán)圖。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求、新面貌，我們要遵循全面深化改革的要求，進(jìn)一步解放思想、事實(shí)就是，以改革創(chuàng)新精神推進(jìn)檔案管理工作往科學(xué)化方向發(fā)展。據(jù)悉，2016年是國(guó)家檔案工作全面深化改革的第三年，各級(jí)檔案部門圍繞黨委、政府工作大局，重點(diǎn)抓好檔案管理工作的改革，在全面深化改革中做出成績(jī)，做到全面深化改革推進(jìn)到哪里，檔案管理工作就跟進(jìn)到哪里。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理、服務(wù)方式單一陳舊。近年，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案管理工作雖然取得了一定的成效，但是檔案管理制度和方式有待完善，不科學(xué)、不規(guī)范、不健全的管理制度導(dǎo)致了在檔案管理工作過(guò)程中主要出現(xiàn)了以下四個(gè)方面的問(wèn)題：其一是采用傳統(tǒng)的接收-整理-保管-查閱-歸還這樣簡(jiǎn)單的模式。其二是檔案管理工作的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編研八個(gè)環(huán)節(jié)大都是手工進(jìn)行，工作量大，效率低，提供利用效率不高。其三是檔案管理不規(guī)范，有些規(guī)模較小的地方院校，甚至沒(méi)有專職檔案人員，歸檔程序相對(duì)簡(jiǎn)單、檔案借用手續(xù)簡(jiǎn)單。其四是檔案數(shù)字化過(guò)程存在問(wèn)題，如文件掃描時(shí)漏掃、錯(cuò)掃、重掃情況突出；圖像模糊、偏斜，邊角未裁剪；掃描圖像名稱與掃描的檔案原件不相符；文件命名格式不正確等等。

（二）檔案管理工作人員素質(zhì)普遍不高。目前，地方高校檔案人員素質(zhì)普遍不高，受學(xué)校部分領(lǐng)導(dǎo)“檔案工作就是簡(jiǎn)單收集、整理、查閱”等意識(shí)的影響，配備人員時(shí)往往沒(méi)有考慮與檔案工作相適應(yīng)的檔案專業(yè)或計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，而是使檔案部門成為一些高學(xué)歷、高職稱人才家屬的?？奎c(diǎn)，檔案人員學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)主動(dòng)性較差，對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)不夠，缺乏應(yīng)有的工作熱情和積極性以及過(guò)硬的操作技能，無(wú)法滿足信息化時(shí)代檔案管理工作發(fā)展的需要。

（三）檔案硬件建設(shè)不合理。地方高校的中心工作是教學(xué)，學(xué)校對(duì)檔案工作的投入往往會(huì)受到不同程度的忽略。整體而言，多數(shù)地方高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入過(guò)少，缺乏現(xiàn)代檔案管理所需的高端復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，無(wú)法投入足夠的資金建立檔案局域網(wǎng)，設(shè)備的相對(duì)滯后，制約了新技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的應(yīng)用。

另外，學(xué)校配備的檔案用房未能達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)2008年國(guó)家頒布的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，大部分地方高校存在檔案用房不足、庫(kù)房老化不安全、安排在頂樓、一樓等情況。根據(jù)2014年相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，全國(guó)有36個(gè)檔案館（室）被鑒定為D級(jí)危房。廣西的24所本科院校中，有6所將庫(kù)房安排在頂樓。檔案用房的不合理，直接影響地方高校檔案保管和利用的工作效率。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的途徑和措施

針對(duì)地方高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，要提高檔案管理工作效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，需要全方位實(shí)行檔案管理創(chuàng)新模式。

（一）檔案管理方式的創(chuàng)新。1.完善檔案管理工作的投入機(jī)制。爭(zhēng)取支持，用好檔案投入資金。通過(guò)補(bǔ)助投資、業(yè)務(wù)工作外包等形式，逐步加大學(xué)校財(cái)政資金投入，落實(shí)項(xiàng)目配套經(jīng)費(fèi)。如每年的學(xué)校檔案部門在接收檔案入庫(kù)前的殺蟲劑、消毒處理工作、除濕等工作不僅需要花費(fèi)巨資購(gòu)買專業(yè)設(shè)備，而且還需要專業(yè)技術(shù)人員花費(fèi)大量的時(shí)間，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，成本較高。如果檔案部門采用外包服務(wù)，交給專業(yè)的社會(huì)組織或公司來(lái)處理，既可以省了設(shè)備的購(gòu)買及維護(hù)費(fèi)用，又可以使檔案管理人員有時(shí)間做日常事務(wù)工作，從而有效促進(jìn)檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。廣西南方電網(wǎng)賀州分公司、賀州市人防辦、賀州市交通局都采用了部分檔案業(yè)務(wù)外包的工作方式，反響較好，值得地方高校借鑒。2.增強(qiáng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，實(shí)施績(jī)效考評(píng)。“有為才能有位”，這是不變的主題。領(lǐng)導(dǎo)重視有偏差，檔案人員在加大宣傳力度的同時(shí)，爭(zhēng)取多方支持，用優(yōu)秀的工作業(yè)績(jī)體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，換取領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。要把檔案工作擺上重要議事日程，納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，納入各部門、院（系）事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，列入年度工作檢查考核內(nèi)容。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，定期聽(tīng)取工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，為本單位檔案工作科學(xué)發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境，提供堅(jiān)強(qiáng)有力的人力、物力保障。并隨著學(xué)校其它各項(xiàng)工作的發(fā)展，將考核內(nèi)容和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制做出相應(yīng)的變化。3.檔案管理工作的內(nèi)容創(chuàng)新。近年來(lái)，隨著檔案管理工作由單一的“政治服務(wù)”逐步向民生服務(wù)邁進(jìn)，在檔案工作內(nèi)容選題上要貼近校友和社會(huì)公眾需求熱點(diǎn)，接地氣，聚人心。以檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)為例，首先一個(gè)好的檔案文化產(chǎn)品，應(yīng)該具備信息時(shí)代風(fēng)貌的特征，能夠發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。如地方高校檔案部門可與當(dāng)?shù)貓?bào)社合作，由檔案部門負(fù)責(zé)鑒定、審核和提供素材，報(bào)社記者出外采風(fēng)，結(jié)合社會(huì)熱點(diǎn)話題，在檔案中查找、整理篩選題材，然后采用固定版面和欄目的形式刊登出來(lái)，或在學(xué)校的入學(xué)教育、畢業(yè)典禮、校慶等活動(dòng)時(shí)放映或宣傳，讓校友、學(xué)校、教職工更好地了解學(xué)校的歷史，先進(jìn)人物的事跡，激發(fā)他們愛(ài)校的熱情，從而達(dá)到德育教育的目的，這無(wú)疑比德育教育課的說(shuō)教方式更為有效。

（二）檔案管理工作觀念和素質(zhì)的創(chuàng)新。1.提高檔案管理員的思想政治素質(zhì) 。檔案工作是一項(xiàng)具體而又繁雜的工作，并且檔案內(nèi)容有可能涉及到各方面的經(jīng)濟(jì)、政治、文化建設(shè)等機(jī)密文件，所以作為一名檔案管理工作人員，要牢記中國(guó)檔案工作者誓詞。首先必須具有較高的思想覺(jué)悟，必須堅(jiān)持馬克思主義、毛澤東思想和鄧小平理論以及“三個(gè)代表”重要思想，理解和執(zhí)行黨的路線、方針和有關(guān)法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度。其次還要有保密意識(shí)，要按照《保密法》的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格要求自己，并遵照?qǐng)?zhí)行。最后還要不斷豐富自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷擴(kuò)大和深化自己的知識(shí)領(lǐng)域，不斷追隨信息時(shí)代檔案發(fā)展的知識(shí)更新速度。2.提高檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理工作人員人員具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先要提高自己在檔案管理工作方面需要掌握的技能，運(yùn)用信息化時(shí)代賦予的環(huán)境，不斷提高自己的電腦操作水平。其次，通過(guò)參加培訓(xùn)，提高自己對(duì)有關(guān)檔案管理設(shè)備的實(shí)用技能，不斷提高檔案工作效率。

（三）檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新。1.建立網(wǎng)站，開展在線服務(wù)。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，人們的生活、工作、學(xué)習(xí)環(huán)境發(fā)生了很大的變化，更加注重信息的時(shí)效性了。傳統(tǒng)的檔案查閱方式是由專人到檔案館查閱或者閱覽檔案的復(fù)印件、參加檔案展覽會(huì)等方式才能獲得自己想要的信息，這種服務(wù)方式不僅工作效率低，而且查閱程序過(guò)于繁雜，造成了檔案利用率低的后果。因此，可以建立相應(yīng)的數(shù)字檔案室，將相關(guān)的數(shù)據(jù)匯編成專題放到專門的檔案網(wǎng)站，利用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱服務(wù)等方式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上快速查詢。2.建立檔案微信等公共交流平臺(tái)。微信作為目前用戶數(shù)量最大、影響最大的即時(shí)通信工具，可以快速、及時(shí)地發(fā)布檔案工作資訊，是信息化時(shí)代背景下具有個(gè)性、簡(jiǎn)單、便捷和實(shí)用的互動(dòng)交流工具。微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用，具有多元化的應(yīng)用平臺(tái)、多樣化的傳播方式、推送即時(shí)準(zhǔn)確的信息、優(yōu)秀的公眾賬號(hào)等優(yōu)勢(shì)。地方高?？蓜?chuàng)建個(gè)性化檔案服務(wù)平臺(tái)，提供在線咨詢、傳播檔案信息服務(wù)等多樣化的服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的極速傳達(dá)。賀州學(xué)院分為東西兩個(gè)不同的校區(qū)，為提高檔案利用效率，綜合檔案室根據(jù)形勢(shì)發(fā)展需要，修訂查借閱檔案規(guī)定，利用QQ、微信、郵箱對(duì)校內(nèi)教職工、學(xué)生及已畢業(yè)校友提供檔案利用作出明確規(guī)定，簡(jiǎn)化程序，大大提高了工作效率。2014年11月，廣東一用人單位為證實(shí)賀州學(xué)院一畢業(yè)生的學(xué)歷證真?zhèn)危螂娫挼綑n案室查證，檔案室提出要對(duì)方提供單位介紹信和該畢業(yè)生的畢業(yè)證掃描傳送過(guò)來(lái)，即可提供檔案查詢，前后不到半小時(shí)即完成了相應(yīng)信息的查詢工作，避免了以往查檔案一定要親自帶上身份證到檔案室查詢的麻煩。

（四）檔案宣傳工作的創(chuàng)新。利用“社會(huì)檔案人”，宣傳檔案工作。隨著信息化社會(huì)信息產(chǎn)生和傳播技術(shù)的發(fā)展，廣大群眾參與檔案工作的意愿和方式有了更多機(jī)會(huì)和條件，于是，出現(xiàn)了利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的社交媒體等工具，自愿參與檔案事務(wù)的志愿者或志愿者團(tuán)體，稱之為“社會(huì)檔案人”?！吧鐣?huì)檔案人”的出現(xiàn)不僅實(shí)現(xiàn)了他們對(duì)檔案事業(yè)的貢獻(xiàn)，同時(shí)也為檔案文化的宣傳提供了人力資源和發(fā)展的空間?！吧鐣?huì)檔案人”主要工作方式是通過(guò)社交媒體參與，搭建“社會(huì)檔案人”工作平臺(tái)，以推動(dòng)群眾參與檔案工作的動(dòng)力。2013年，美國(guó)國(guó)家檔案館就為公民檔案工作者開辟了幾個(gè)參與平臺(tái)“公民檔案工作者”板塊、檔案產(chǎn)業(yè)“維基人”網(wǎng)站——“我們的檔案”等等。而我國(guó)檔案部門對(duì)社交媒體的研究和應(yīng)用也初見(jiàn)端倪，如遼寧省檔案信息網(wǎng)已嘗試建立“社會(huì)檔案人”綜合平臺(tái)，以此推動(dòng)公民對(duì)檔案工作的參與和貢獻(xiàn)，也有利于宣傳檔案工作，擴(kuò)大檔案的影響力，更為我國(guó)建立一批有戰(zhàn)斗力的檔案工作者隊(duì)伍打好了基礎(chǔ)。地方高?？梢砸源藶榻梃b，搭建學(xué)?！吧鐣?huì)檔案人”公眾平臺(tái)，利用校慶等活動(dòng)加強(qiáng)交流和宣傳互動(dòng)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于校友、服務(wù)于社會(huì)的目的，使學(xué)校的檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

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南嶺走廊族群文化研究基地開放基金課題。編號(hào)：2015kf10）