試論檔案管理工作中存在的問題

文/河北省地礦局石家莊綜合地質(zhì)大隊(duì) 孔美麗；河北省地礦局 何娟

試論檔案管理工作中存在的問題

文/河北省地礦局石家莊綜合地質(zhì)大隊(duì) 孔美麗；河北省地礦局 何娟

在信息大爆炸的時代，如何處理龐大的檔案資源，其中包括電子類資源和紙質(zhì)類資源，顯得尤為重要。然而，巨大的數(shù)據(jù)處理對正在發(fā)展的任何一個集體來說都是一件非常棘手的事情，其中會出現(xiàn)很多問題。本文就這些問題提出針對性的建議，以實(shí)現(xiàn)檔案管理最優(yōu)化。

檔案管理；工作；問題；建議

檔案管理涉及到資源保密工作，因此檔案管理是部門管理中必不可少的工作。處理好檔案管理工作有利于實(shí)現(xiàn)資源管理優(yōu)化，有利于資源分類整理，有利于部門人員更加快速地尋找資源，實(shí)現(xiàn)資源利用價值的最大化。在檔案管理中，能夠刪繁就簡，減少資源浪費(fèi)，增加可利用的空間，能夠物盡其用，實(shí)現(xiàn)檔案資源自身的價值。加強(qiáng)檔案管理，時常梳理檔案資源，能夠?qū)Y源做到有效地控制，實(shí)現(xiàn)高效利用的目標(biāo)。資源的無序混亂問題也可以得到及時有效地解決，順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，信息量急速膨脹的社會背景下，激發(fā)自身活力和競爭力，利用檔案實(shí)現(xiàn)自身的飛躍和發(fā)展，因?yàn)榱己玫馁Y源是進(jìn)步的平臺，管理好檔案資源就可以實(shí)現(xiàn)資源的良性利用，創(chuàng)造應(yīng)有的社會效益。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作意識淡薄。檔案管理人員的工作意識淡薄，對檔案管理不夠重視，只是應(yīng)付工作而已，工作日常流于形式，走走程序，檔案管理的重要性沒有深入內(nèi)心。工作的被動懶散化更加不利于檔案管理，疏忽檔案管理的工作人員忙里偷閑干私活，沒有真正落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)管理細(xì)則和規(guī)章條例。檔案管理從領(lǐng)導(dǎo)部門到工作人員的從上到下模式都存在疏忽大意的問題，首先領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對工作人員疏于管理和監(jiān)督，自然，工作人員也就不拿檔案管理當(dāng)一回事，如此的惡性循環(huán)，會嚴(yán)重阻礙檔案管理的發(fā)展，會破壞檔案管理的正常進(jìn)行。

（二）檔案管理工作人員素質(zhì)低下。檔案管理工作人員的素質(zhì)低下，不僅僅體現(xiàn)在專業(yè)素質(zhì)低下，缺乏科學(xué)完善、專業(yè)知識和操作技能等的培訓(xùn)，或者自身完全不具備強(qiáng)有力的專業(yè)素養(yǎng)，容易遭到不明人士的偷盜或者黑客的攻擊；還體現(xiàn)在檔案管理工作人員的思想道德素質(zhì)的低下，在檔案管理中利用職務(wù)之便，不好好進(jìn)行檔案管理，反而以權(quán)謀私，私自販賣公司以及事業(yè)單位等部門的檔案資料，造成機(jī)密外泄，嚴(yán)重影響公司內(nèi)部的正常運(yùn)行和長期發(fā)展。同時，檔案管理工作人員在引進(jìn)資料時不負(fù)責(zé)，檔案名稱與信息出現(xiàn)交叉，造成檔案利用的不便。

（三）檔案管理工作方法不科學(xué)。檔案管理工作方法不科學(xué)，檔案管理工作細(xì)則不具體，模棱兩可，沒有具體到個人的職責(zé)和義務(wù)，沒有形成科學(xué)完善的系統(tǒng)工程。檔案管理工作仍在沿用落后過時的管理方法，沒有積極引進(jìn)更加先進(jìn)化的科學(xué)方法，造成檔案管理的工作量大、工作費(fèi)時間、耗費(fèi)不必要的人力和財(cái)力。檔案管理工作還存在很多漏洞，容易被鉆空子，造成機(jī)密泄露，檔案管理自身的不完備制約發(fā)展。

二、檔案管理工作中存在的問題建議

（一）提高檔案管理工作的意識。提高檔案管理工作的意識，加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，從領(lǐng)導(dǎo)個人開始做起，發(fā)揮模范榜樣的帶頭作用?？梢灾谱餍麄鞑薯?、海報，用娛樂化閱讀的方式推廣普及檔案管理的工作細(xì)則、方法、重要性，使每個工作人員清楚地明白檔案管理工作的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制作網(wǎng)站技術(shù)流程、flash、PPT等形式，加強(qiáng)工作人員對檔案管理的理解。還可以采用問卷調(diào)查的形式對工作人員進(jìn)行評估，同時及時交流，特別是上下級的交流，出現(xiàn)了問題能及時解決。

（二）提高檔案管理工作人員素質(zhì)。提高檔案管理工人員的素質(zhì)，一方面是專業(yè)技能為基礎(chǔ)，另一方面是基本職業(yè)道德素養(yǎng)訓(xùn)練。加強(qiáng)專業(yè)技能和知識的培訓(xùn)，使檔案管理工作人員用熟練科學(xué)的專業(yè)技能來進(jìn)行檔案管理，為需要檔案資料的人提供極大的便利，也優(yōu)化檔案管理。在檔案管理工作人員審核時更加注重專業(yè)的考核，不能只看現(xiàn)在，為了解決一時的需求就無門檻接受檔案管理人員，這樣對檔案管理極為不利。

（三）科學(xué)規(guī)范檔案管理工作方法?？茖W(xué)規(guī)范檔案管理工作方法，加大資金投入，積極主動引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理器材，引進(jìn)先進(jìn)的方法，比如掃描儀、移動硬盤、檔案、密集架、溫控設(shè)備、計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，提高科學(xué)管理水平。成立專門的檔案管理部門，定期召開會議，及時匯報各個檔案管理部門的工作事項(xiàng)。

三、結(jié)論

檔案管理不僅僅是國家重視的問題，還應(yīng)該是每個企業(yè)公司以及事業(yè)單位等部門的必然事項(xiàng)。加強(qiáng)檔案管理，保證機(jī)密資料的安全性，更合理地利用檔案資源，有利于減少工作上的不必要的麻煩，更有利于為解決矛盾問題提供新思路，從而更好地解決問題?？茖W(xué)分析檔案管理工作中的問題，結(jié)合目前的實(shí)際情況，秉持著實(shí)事求是的原則，讓檔案資源發(fā)揮自身獨(dú)有的優(yōu)勢，從而實(shí)現(xiàn)社會效益最大化。同時針對問題提出相應(yīng)的可操作性建議，科學(xué)規(guī)范檔案管理辦法，最終形成一套科學(xué)完善的檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。

[1]瞿靜. 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 黑龍江檔案.2015(03).