論檔案信息在科研課題中的跟蹤服務

文/云南磷化集團有限公司晉寧磷礦 溫云鳳

論檔案信息在科研課題中的跟蹤服務

文/云南磷化集團有限公司晉寧磷礦 溫云鳳

本文作者結合自身工作實際對檔案信息為科研課題論證、研究、鑒定各階段發(fā)揮的作用進行論述。

檔案信息；科研課題；跟蹤服務

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。也可簡單表述為：檔案是原始的歷史記錄。

檔案是生產(chǎn)建設的重要依據(jù)，是科學研究的必要條件，是宣傳教育的生動素材。

可分為文書檔案、科技檔案和專門檔案。而科技檔案就是科研課題中的必要助手。

一項科研課題的研制成功，要經(jīng)歷課題論證、課題研究和課題鑒定三個階段，而每個階段任務的完成，又必須以占有大量相關的檔案文獻信息為前提，也就是科技檔案。因此，檔案人員可根據(jù)科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續(xù)地向科研人員提供對口的各種檔案文獻資料，直到課題完成。這種服務就是檔案信息跟蹤服務。

一、檔案信息跟蹤服務在課題論證過程中的作用

科研工作的第一個階段就是課題論證。課題論證實際上就是對所擬選題進行可行性分析，論證其有無理論意義、實用價值和經(jīng)濟效益的前期調(diào)研過程。

繼承與創(chuàng)新是科研工作的本質特征，任何一項科研成果都離不開對前人或他人研究成果的借鑒與汲取。在此過程中，檔案人員開展檔案信息跟蹤服務，把過去的、現(xiàn)有的、別人的科技成果匯集起來，經(jīng)過綜合分析整理，精心加工，匯集起來，提供給科研人員，使他們能了解和掌握國內(nèi)外科技水平、科技方面的新工藝、新技術、新成果及市場動態(tài)等，從而確定所擬項目要達到的技術水平、市場目標、成本目標和質量目標，從而完成課題的論證工作。

由此可見，開展檔案跟蹤服務在課題論證中具有十分重要的作用，便于研究者開闊思路，啟迪創(chuàng)新。例如筆者所在的單位有一個技改項目在選定擦洗廠三段旋流器開路流程生產(chǎn)粉磷礦課題時，在論證階段，檔案人員開展跟蹤服務，根據(jù)該課題的具體情況，及時向科研人員提供課題研究的背景資料及有關評價分析性質的資料。

這些前期成果的檔案信息提供，不僅使科研人員找出了有參考價值的數(shù)據(jù)，而且拓展了視野，使他們定出了求新、求異又切實可行的攻關目標，選擇了既投資少、又實用于高產(chǎn)量的三段旋流器開路流程生產(chǎn)粉磷礦的辦法。

由于選題得當，準確把握了生產(chǎn)需求，加之研究深入、創(chuàng)新，該課題獲得了云南省知識產(chǎn)權局、云南省教育廳、云南省科學技術協(xié)會、云南省總工會、云南省發(fā)明協(xié)會頒發(fā)的云南省優(yōu)秀發(fā)明創(chuàng)造“金品杯”選拔賽一等獎。

二、檔案信息跟蹤服務在課題研究中的作用

課題研究是科學研究過程中的創(chuàng)造性勞動階段。在這一階段，同樣需要借助于前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上還依賴于大量的科技檔案。因此，檔案人員可以通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關的資料。

在研究過程中形成的中間材料，包括實驗過程中的各種數(shù)據(jù)和工作進行中的會議記錄等等，檔案人員都切實把這些材料、數(shù)據(jù)收集整理起來，避免了科技人員在下一步的研究中重復勞動，起到“雨前送傘，雪中送炭”的作用。

同時，課題研究中常常需要了解和利用各種最新的理論信息和資料，不斷充實、修正、完善自己的研究內(nèi)容和方法。檔案跟蹤服務就能夠滿足科學研究這一特殊需要。它通過及時、同步的跟蹤服務，向研究人員提供科研信息，確保課題順利地、高質量地完成。

通過檔案人員搜集資料，進行比較、分析、研究，把分析得出的結論及詳細數(shù)據(jù)及時反饋給課題組，使課題組人員及時補充、完善了研究內(nèi)容，得到了科研人員的好評?？梢姡瑱n案人員通過各種渠道和途徑不失時機地開展創(chuàng)造性的跟蹤服務，在課題研究中發(fā)揮著保證課題水平以及質量的作用。

三、檔案信息跟蹤服務在課題鑒定階段的作用

科研成果的鑒定是科學研究的最后一個環(huán)節(jié)，同時也是成果應用或推廣的起點，它是整個課題研究活動中的關鍵工作。

在成果鑒定前，檔案人員要把課題的全部科技文件材料收集齊全，做好檔案跟蹤服務，嚴格審查、把關，確保了歸檔文件材料的質量。

我們在收集一些課題的鑒定材料時，發(fā)現(xiàn)鑒定證書上只有上級主管機關領導的簽字，卻沒有主管機關的公章，反映給課題組后，及時報請上級機關給予補簽，使成果的鑒定具有了法律效果，這對課題鑒定工作起著至關重要的作用。

目前，基層檔案工作面臨著越來越嚴峻的考驗?！安贿M則退，不變則死”“有為才能有位”，檔案人員唯有不斷學習、進取、開拓、創(chuàng)新，使檔案工作有所發(fā)展才能為檔案工作帶來生機和活力。特別是隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻、情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知道的信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，這是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一，也是檔案管理工作的必由之路。