當(dāng)前形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

文/吉林省四平市檔案局 康杰

當(dāng)前形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

文/吉林省四平市檔案局 康杰

隨著我國國民經(jīng)濟和國民生活水平的提高，在當(dāng)前形勢下，我國的事業(yè)單位的檔案數(shù)量和需求量也越來越大，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法真正適應(yīng)事業(yè)單位的需求，所以事業(yè)單位應(yīng)該尋求一種新型的檔案管理模式。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種信息化的管理模式層出不窮，所以事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該向著信息化靠近。本文主要探討了在當(dāng)前形勢下的事業(yè)單位檔案信息化管理路徑。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化

在當(dāng)前形勢下，隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一個必然的發(fā)展趨勢。所以，作為事業(yè)單位，應(yīng)該積極地探索檔案管理信息化的路徑，加強自身的改革，使檔案管理能夠跟上我國飛速發(fā)展的經(jīng)濟步伐。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

我國的事業(yè)單位隨著不斷的深化改革，基本上都進行了檔案的信息化管理，但是，在信息化管理建設(shè)的過程之中，卻引發(fā)了一些比較普遍的問題。

首先，在事業(yè)單位之中，不論是領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員，對于檔案信息化管理都缺乏足夠的重視。事業(yè)單位的員工對于檔案信息化能夠給事業(yè)單位帶來的科學(xué)性和便利性，并沒有過多的認識，所以信息化管理未能引發(fā)事業(yè)單位的足夠重視，以至于事業(yè)單位在建設(shè)信息化檔案管理模式的時候，大多都是流于表面的完成任務(wù)，并沒有深入、細致的工作，僅僅當(dāng)作形式主義的事情來完成。

其次，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度還需要有所加強。

在當(dāng)前形勢下，雖然我國的大部分事業(yè)單位已經(jīng)進行了檔案管理的信息化建設(shè)，但是大多數(shù)事業(yè)單位的信息化程度還嚴重不足。事業(yè)單位在檔案信息化的建設(shè)之中，雖然對工作人員的信息均進行了錄入，但是隨著時間的推移，并沒有對其信息進行及時和有效的更新，使得檔案所保存的信息仍然是初始信息。因此，很多情況下，沒有辦法對事業(yè)單位內(nèi)工作人員的信息進行真實的反應(yīng)，嚴重影響了單位的工作效率。

最后是事業(yè)單位之中，管理檔案的工作人員沒有較高的綜合素質(zhì)。在當(dāng)前的事業(yè)單位之中，管理檔案的人員普遍綜合素質(zhì)比較低，難滿足檔案信息化的真正需求。有些單位在建設(shè)檔案信息化管理的過程之中，并沒有對管理檔案的工作人員進行培訓(xùn)，仍然采用的是為實行信息化管理之前的管理人員，這導(dǎo)致其在執(zhí)行檔案工作時，很難熟練、快速地完成任務(wù)，并且有可能會出現(xiàn)信息分類錯誤等情況，為事業(yè)單位的工作帶來麻煩。

二、當(dāng)前形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)路徑

（一）加強對檔案管理信息化的重視。在當(dāng)前形勢下，事業(yè)單位必須要實現(xiàn)全面化的檔案管理信息化建設(shè)，而要想實現(xiàn)這個目的，就必須要讓事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及員工均加強對檔案管理信息化重要性，以及必要性的認識。只有這樣，事業(yè)單位才能夠真正實現(xiàn)檔案管理信息化的目標。所以事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，在進行信息化建設(shè)之時，應(yīng)該及時對自己的檔案信息化管理知識進行補充，并且正確認識檔案信息化管理，給單位帶來的種種便利。領(lǐng)導(dǎo)在加強自身認識的同時，還要開展相關(guān)的宣傳活動，進行相關(guān)的動員工作，讓每一個員工都能夠認識到信息化檔案管理的重要性，以及實質(zhì)性的意義，使今后的檔案信息化管理建設(shè)能夠更加順利。

（二）建立高素質(zhì)管理隊伍。事業(yè)單位要對檔案管理信息化進行有效的推動，就必須擁有一支真正了解信息技術(shù)以及檔案管理的高素質(zhì)檔案管理隊伍。所以事業(yè)單位應(yīng)該對于檔案管理人員進行有效的培訓(xùn)，對檔案管理人員的信息技術(shù)水平以及其計算機操作技術(shù)進行強化，讓檔案管理人員能夠跟上現(xiàn)代化信息技術(shù)的步伐，掌握相應(yīng)的設(shè)備操作技術(shù)。此外，事業(yè)單位還要加強檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，要加強工作人員的工作道德、工作技術(shù)、工作精神等，讓檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠真正滿足當(dāng)前形勢下的時代需求。

（三）制定詳細的檔案管理信息化方案。我國的每一個事業(yè)單位都擁有著不同的經(jīng)濟基礎(chǔ)與實際需求，所以在進行檔案管理信息化時，事業(yè)單位要根據(jù)自己單位的實際情況，制定一套建設(shè)規(guī)劃，采用規(guī)劃方案實行本單位的檔案管理信息化建設(shè)。此外，在事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)過程中，要時刻保持靈活并且注重可擴展性，要為長久的發(fā)展和需要打下基礎(chǔ)。同時，為了讓事業(yè)單位的發(fā)展能夠得到滿足，在信息化建設(shè)時，要將信息化管理的管理模式，通過網(wǎng)絡(luò)進行構(gòu)建，讓方案一目了然。有條件的事業(yè)單位，可以專門建立一個以網(wǎng)頁為主要形式的檔案信息網(wǎng)站，通過這個網(wǎng)站，讓相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，能夠提供給自己的客戶或者相關(guān)人員，從而實現(xiàn)真正的網(wǎng)上辦公。

（四）確保資金的投入。檔案管理的信息化建設(shè)，需要一些信息技術(shù)設(shè)備以及工具，所以事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)時，要保證充足的資金投入，保證檔案管理的相應(yīng)軟件和硬件設(shè)備的齊全，并且保證人員培訓(xùn)的資金。

三、結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)前我國經(jīng)濟快速發(fā)展的形勢下，事業(yè)單位必須也必然要進行檔案管理的信息化建設(shè)，并且要加強對信息化建設(shè)的重視，及時對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，同時制定合理科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃，保證資金充足，才能夠讓信息化檔案管理真正適應(yīng)我國的國情。

[1]趙國俊.我國圖書情報與檔案管理學(xué)科發(fā)展中的分化與整合[J].情報資料工作,2013(3):11-16.

[2]王秋紅.鐵路客運專線施工企業(yè)項目檔案管理探討[J].價值工程,2015(6):198-198,199.

[3]劉蓓,劉江霞.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理的信息化[J].價值工程,2012,31(4):327.