淺談企業(yè)辦公室主任的修養(yǎng)

文/克拉瑪依友聯(lián)實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司 林華

淺談企業(yè)辦公室主任的修養(yǎng)

文/克拉瑪依友聯(lián)實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司 林華

公室工作是一項(xiàng)繁雜而事無巨細(xì)的管理工作。企業(yè)辦公室主任的身份不僅體現(xiàn)著個(gè)人綜合素質(zhì)修養(yǎng)，同時(shí)也代表企業(yè)形象，因此，對(duì)其修養(yǎng)有一定的要求。文中淺談一些基本素養(yǎng)，旨在辦公室主任之間相互交流，共同提高。

企業(yè)；辦公室主任；修養(yǎng)

一、注重禮儀

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步開放，企業(yè)對(duì)外交流日益廣泛，作為辦公室主任，陪同高管代表企業(yè)進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)的頻次日漸增多，儀容儀表顯得尤其重要。一般情況下，我們都比較注重商務(wù)活動(dòng)的儀容儀表，如：男士西裝領(lǐng)帶，女士西服套裝、略施淡妝。但是，有些辦公室主任不太注重平時(shí)的儀表儀容，給人邋遢、不利索的感覺。其實(shí)，儀容儀表的背后，體現(xiàn)出一個(gè)人對(duì)待自己、對(duì)待他人的態(tài)度，是尊重社會(huì)、尊重他人、尊重自己的綜合體現(xiàn)。一個(gè)整潔的外表，體現(xiàn)了一個(gè)人在處理事務(wù)上關(guān)注細(xì)節(jié)、追求美好的愿望；一身得到贊許的合適搭配，顯示出對(duì)自身與社會(huì)融合度的評(píng)估和把握尺度的能力；不張揚(yáng)的容妝，也體現(xiàn)出與周邊環(huán)境相得益彰的配合度。透過自身裝束也可看出此人對(duì)社會(huì)的接納程度和順勢(shì)應(yīng)變的能力。

古人曰：不學(xué)禮，無以立。在積極向上的環(huán)境下，一個(gè)注重儀容儀表的人，必定會(huì)從外貌的重視，延伸到對(duì)禮貌文明、舉止言談和行為方式的自我要求和約束上來，作為企業(yè)辦公室主任，在接待客戶來訪時(shí)更要注意以下禮儀工作：

第一種是接待企業(yè)商務(wù)來賓。這些來賓一般都在商務(wù)活動(dòng)之前與企業(yè)有過一些事務(wù)性溝通，這時(shí)辦公室主任首先應(yīng)該與本企業(yè)內(nèi)對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及時(shí)溝通，了解此次活動(dòng)中商談的主要事項(xiàng)、客戶企業(yè)和來訪客人的相關(guān)信息和來訪天數(shù)，根據(jù)以上信息召集相關(guān)崗位人員制定接待日程方案：商定主要接待領(lǐng)導(dǎo)以及陪同人員、布置會(huì)務(wù)地點(diǎn)、確定接（送）機(jī)時(shí)間、安排客人住宿、了解來賓民族習(xí)俗和個(gè)人嗜好、準(zhǔn)備企業(yè)宣傳資料、陪同參觀、文件資料的繕印等，議程方案一經(jīng)確定，就要及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)崗位和個(gè)人，促成接待工作的團(tuán)體參與，同時(shí)，要保證來訪客人愉快、合理的工作與休息時(shí)間，確保接待事務(wù)不空檔，避免留下不熱情、不重視的不良印象。

第二種是接待上級(jí)專項(xiàng)檢查來訪。除了落實(shí)以上必要議程事項(xiàng)外，辦公室主任要讓本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解此次檢查工作的重點(diǎn)內(nèi)容和本企業(yè)相關(guān)狀況，要把本企業(yè)亟待解決的困難和遇到的障礙概況出來，要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把自己的認(rèn)識(shí)與現(xiàn)實(shí)情況加以對(duì)照，用專業(yè)的角度和語言與來訪專家溝通，便于保持意見一致和建議統(tǒng)一；同時(shí)，還要做好匯報(bào)會(huì)的組織工作：要確定好會(huì)議中主賓入（離）席的順序、準(zhǔn)確介紹參會(huì)人員和主匯報(bào)人、制作的PPT匯報(bào)材料要簡(jiǎn)明扼要、播放設(shè)施要流暢有聲、茶水?dāng)z像服務(wù)人員要及時(shí)到位，要確保工作反映真實(shí)、高效、全面，做到坦誠(chéng)相待，真情交流，對(duì)待問題不掩蓋、不回避；只有直面問題，才能得到專家專業(yè)指導(dǎo)、有效解決問題。

第三種是到企業(yè)內(nèi)部檢查工作。企業(yè)的效益除了員工的無私奉獻(xiàn)，更重要的是有一批優(yōu)秀的企業(yè)“領(lǐng)頭羊”，高管的權(quán)威形成和魅力展現(xiàn)，左右臂的輔佐與支持起到很大的作用。一個(gè)好的企業(yè)辦公室主任，首先，要禮賢下士，不要狐假虎威，耀武揚(yáng)威，不要因?yàn)樽约旱膫€(gè)人形象，影響員工對(duì)高管的正確評(píng)價(jià)，給企業(yè)帶來負(fù)效應(yīng)。其次，由于辦公室主任長(zhǎng)期與公司高管接融，對(duì)其知識(shí)層面、表達(dá)習(xí)慣、思維模式都有一定的了解，因此，辦公室主任在領(lǐng)導(dǎo)下基層之前，就應(yīng)該深入基層了解本企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，對(duì)一些專業(yè)問題做到提早知曉，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)與基層員工溝通時(shí)可能出現(xiàn)的交流障礙在必要時(shí)可做好講解工作。總之，辦公室主任在此事項(xiàng)上應(yīng)該用心營(yíng)造，搭建起一座高管與基層工作的緊密橋梁，不要假傳“旨”令，興師動(dòng)眾，制造大場(chǎng)面，讓“下基層工作”演變成“迎來賓工作”，應(yīng)該讓“檢查工作”轉(zhuǎn)變?yōu)椤绑w驗(yàn)工作”，只有讓領(lǐng)導(dǎo)親身體驗(yàn)，才能讓領(lǐng)導(dǎo)擁有的權(quán)力得到針對(duì)性地發(fā)揮，讓權(quán)力準(zhǔn)確運(yùn)用到實(shí)踐工作當(dāng)中，才能達(dá)到權(quán)力的高效和實(shí)效；而不是搭建一座海市蜃樓，讓員工與領(lǐng)導(dǎo)隔海相望，讓虛假工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一葉障目，只有讓領(lǐng)導(dǎo)與員工深切地交流，才能讓領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)理念及時(shí)地轉(zhuǎn)化為員工的行動(dòng)，才能讓領(lǐng)導(dǎo)了解員工情感上的需求和工作中的進(jìn)展?fàn)顩r，才能上下形成合力、向心力，共同致力于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、辦公室主任的性格修養(yǎng)

辦公室主任的工作由于始終處在上情下達(dá)，下情上達(dá)的中間地位，一句話、一件事的處理稍有不慎，就很容易出現(xiàn)挫敗感，有時(shí)會(huì)感覺象一支“夾心餅干”，誰都可以咬一口；特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人的價(jià)值衡量很容易與經(jīng)濟(jì)價(jià)值劃等號(hào)，辦公室主任在繁雜、瑣碎的工作壓力中，卻不能體現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)效益，也就不容易被他人及時(shí)認(rèn)可，而這樣的“蟄伏期”又相當(dāng)漫長(zhǎng)，工作很沒有成就感和價(jià)值感，負(fù)面情緒很容易造就成“萬斤油”。因此，積極、陽光的良好心態(tài)，是自我修養(yǎng)和創(chuàng)造良好工作環(huán)境的根本前提。

㈠情商培養(yǎng)。辦公室的很多職能都需要體現(xiàn)良好的情商能力，特別是信訪工作更是展現(xiàn)情商能力的一個(gè)窗口。一個(gè)好的辦公室主任，必須具備較高的情商能力，這就要求在平時(shí)注重培養(yǎng)情商，學(xué)會(huì)控制情緒。我們?cè)谌粘９ぷ髦?，?duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)一般都采取默認(rèn)態(tài)度，而對(duì)于下級(jí)反映上來的各種問題，就會(huì)做情緒化處理，甚至有時(shí)沒有解決問題反而制造了新的矛盾。對(duì)待上級(jí)的態(tài)度，說明我們能夠控制住情緒，也能消化情緒。一般情況下，到辦公室主任面前來反映的問題，要不就是對(duì)辦公室主任的信任，要不就是下屬不能（或無法）有效處理該項(xiàng)問題，如果此刻辦公室主任自感情緒煩躁，就要首先學(xué)會(huì)用自嘲的方式告知對(duì)方此刻的壞情緒，讓來訪人員與自己同時(shí)平穩(wěn)情緒，然后靜心傾聽來訪者敘述，轉(zhuǎn)移自己的壞情緒，以感同深受的態(tài)度勸誡對(duì)方，通過正面情緒疏導(dǎo)和政策引導(dǎo)，讓真誠(chéng)來感化來訪者，讓政策來消化來訪者的認(rèn)識(shí)，使來訪者接受自己的意見和建議，在平撫他人的困難時(shí)，找到自己處理事情的自信心與成就感。

（二）志商擔(dān)當(dāng)。辦公室的工作綜合性強(qiáng)，涉及面廣，因此，對(duì)辦公室主任的綜合能力要求就很高，如果辦公室主任放松對(duì)自身素質(zhì)的要求，隨著工作壓力的不斷增大，負(fù)面心態(tài)就影響個(gè)人的工作動(dòng)力，甚至可能影響到自己的前程。這就要求辦公室主任要始終保持積極向上的陽光心態(tài)；要在工作中樹目標(biāo)、求創(chuàng)新、擔(dān)責(zé)任。辦公室的行政事務(wù)工作基本都是圍繞行政領(lǐng)導(dǎo)的管理工作來開展，是領(lǐng)導(dǎo)的另一副“耳、鼻、舌”。要想讓這副器官發(fā)揮好作用，辦公室主任就要將自己的志商理念貫穿到工作當(dāng)中，肯定自己的人生志向和目標(biāo)一定會(huì)讓企業(yè)受益。墨子曰：“志不強(qiáng)者智不達(dá)，言不信者行不果”。辦公室主任只有敢于把自己放到領(lǐng)導(dǎo)的位置上，以企業(yè)使命的責(zé)任心對(duì)待工作，就能真正站在企業(yè)的高度思考問題和解決問題；只有將企業(yè)的生存與自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)相關(guān)聯(lián)，就會(huì)自覺關(guān)心國(guó)家、政府和產(chǎn)業(yè)政策信息，并及時(shí)反饋運(yùn)用到企業(yè)；只有以求真務(wù)實(shí)、深入實(shí)際的工作作風(fēng)，就能發(fā)現(xiàn)問題，指出問題，找到克服困難、消除阻礙的方法。只要敢于擔(dān)當(dāng)，以陽光心態(tài)對(duì)待工作就會(huì)減少失誤，影響他人，提高工作效率，就會(huì)為高管的經(jīng)營(yíng)理念、戰(zhàn)略決策和目標(biāo)確立提供有效信息，指引企業(yè)朝著正確的方向發(fā)展。

三、辦公室主任的魅力培養(yǎng)

（一）優(yōu)秀品行。辦公室主任由于與企業(yè)高管接觸較多，掌握企業(yè)秘密和商業(yè)機(jī)密的機(jī)會(huì)也比較多，這就要求辦公室主任首先要堅(jiān)守保密原則，即使在受委屈和不被認(rèn)可的情況下，把握住有所為和有所不為的尺度，決不能以犧牲企業(yè)的代價(jià)換取個(gè)人的痛快。第二要團(tuán)結(jié)同事，企業(yè)發(fā)展離不開團(tuán)隊(duì)合作，維護(hù)友好的工作環(huán)境是提高工作效率的根本保證。辦公室的許多職能部門都有和高管直接溝通接觸的機(jī)會(huì)，有時(shí)可能造成管理散漫的現(xiàn)象，甚至可能會(huì)有下屬公私混談、占據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間的現(xiàn)象發(fā)生。如何嚴(yán)格區(qū)分公私時(shí)間，把好第一關(guān)口？辦公室主任就要發(fā)揮統(tǒng)籌管理的方法，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)客時(shí)間要求與會(huì)客程序，并同《工作描述及崗位職責(zé)》相配套，以《員工守則》培訓(xùn)教育大家，通過制度管理人和事，減少人際關(guān)系中可以引起的矛盾沖突，既給員工權(quán)屬時(shí)間和空間，又要通過工作程序來約束不合理行為。第三要實(shí)事求是，辦公室主任與領(lǐng)導(dǎo)接觸機(jī)會(huì)較多，時(shí)間長(zhǎng)了，容易讓領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生偏信偏聽的依賴性，因此，作為辦公室主任，在反映和匯報(bào)工作時(shí)，一定要恪守原則，實(shí)事求是，不要隱瞞、不要妄斷，也不要夸大事實(shí)，更不要借機(jī)泄私憤、尋報(bào)復(fù)，要懂得罔言可誤事，讒言可害人。第四要行事果斷，辦公室主任在上下級(jí)溝通中，時(shí)間要求很高，辦公室主任要具備迅速劃分催辦緊急程度能力，歸整待辦事項(xiàng)，通過標(biāo)簽色彩的區(qū)分，配合工作筆記備忘錄的習(xí)慣，逐漸培養(yǎng)增強(qiáng)處理事務(wù)效率的能力。同時(shí)，辦公室主任要有善于總結(jié)工作規(guī)律和分析的能力，采用發(fā)散式思維，把事物延展開來，通過關(guān)聯(lián)概況，豐富自己的工作經(jīng)驗(yàn)。

（二）行政業(yè)務(wù)能手。辦公室主任應(yīng)該熟練運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備，能夠了解行文格式要求，掌握應(yīng)用文寫作技巧；要具備一定的文才，能指導(dǎo)秘書寫作方向、啟發(fā)思路、評(píng)文判句；要對(duì)文書與檔案的管理程序相熟知；要掌握與企業(yè)相關(guān)聯(lián)的國(guó)家法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)范；要掌握經(jīng)營(yíng)管理之道和法律基本常識(shí)；要保持學(xué)習(xí)的自覺性，主動(dòng)了解和掌握與本企業(yè)發(fā)展相聯(lián)的產(chǎn)業(yè)前沿信息和發(fā)展前景，要通過你的業(yè)務(wù)能力讓辦公室的人有凝聚力和向心力，激發(fā)出辦公室工作的熱情；要讓辦公室創(chuàng)造和積累出的文字力量，為企業(yè)發(fā)展體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值和企業(yè)認(rèn)同。

綜上所述，辦公室主任的修養(yǎng)應(yīng)該是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)，不斷追求卓越的艱辛歷程，要以俯首甘為孺子牛的精神，自我提高、自我約束，學(xué)到老，修行到老，這就是辦公室主任的使命。