淺談高職高專院校辦公室工作能力的培養(yǎng)

文/蘇州托普信息職業(yè)技術學院 李甜甜

淺談高職高專院校辦公室工作能力的培養(yǎng)

文/蘇州托普信息職業(yè)技術學院 李甜甜

近年來，隨著高職高專院校管理體制改革的不斷深入，院校辦公室的作用更加突出，工作任務也日益繁重。如何在新形勢下，突出工作重點，強化工作職能，培養(yǎng)工作能力，提升業(yè)務水平，成為了橫亙在每個高職高專院校辦公室人員面前的一項核心課題。

高職高專；院校辦公室；能力培養(yǎng)

“繡花要得手綿巧”，以“三個強化”為抓手，培養(yǎng)辦公室人員的工作能力，提升業(yè)務水平，是履行好辦公室職能，抓好辦公室工作的重要途徑。

一、強化文字綜合能力

文字綜合工作是做好辦公室工作的前提和基礎。只有夯實這項工作基礎，才能清晰、準確地把上級意圖和領導決策，把各項工作的要求部署變成文字材料，深入貫徹落實下去。

（一）真心付出。辦公室的工作繁雜而瑣碎，很容易使人變得心浮氣躁，不能沉下心來寫作，因此，有的人一旦接到工作任務，就從網上摘抄相關的文章，至多稍微修改下應付了事，這樣是絕對不行的。我們應該進一步堅定把自己培養(yǎng)成大“筆桿子”的信心和決心，夯實基礎，多付出、多投入，把任何的寫作任務都當成提高自身寫作水平的契機。

（二）加強學習。若想成為文字材料的高手，就必須做“勤學者”，進一步增強自身的理論修養(yǎng)，特是要加強對高職高專院校相關業(yè)務理論的學習，深入把握和正確領會國家對于加快高職教育發(fā)展的各項方針、政策。

（三）注重積累。對上級文件、領導講話、部門總結、學校內的各種信息等材料，認真收集整理，仔細歸納研究，積極思考提煉，并將其運用到實際寫作中去。

（四）把握大局。在科學運用黨和國家以及教育行政部門的要求部署，以及學校相關發(fā)展思路的基礎上，結合學校實際，貼近發(fā)展大局、貼近領導思路、貼近師生意愿、把握工作規(guī)律，高標準完成各種綜合文字材料的撰寫工作，切實達到“出思想、出精品”的目標。

（五）做好修改。做好文章修改是提高文字綜合水平的關鍵點。對于不緊迫的工作任務，完成初稿后，可以放置一段時間再修改，這樣自己有更多的時間去思考，也能使文章內容更加豐富，主題更加突出，語言更加到位。

二、強化培養(yǎng)綜合協(xié)調能力

綜合協(xié)調工作是辦公室的一項常規(guī)工作，認真做好綜合協(xié)調工作，使校內各行政機構始終保持順暢聯(lián)系，是保障學校工作任務扎實有效完成的重要基礎。綜合協(xié)調工作應抓好以下兩個方面。

（一）對外的綜合協(xié)調。抓好對教育行政主管單位、企事業(yè)單位以及其他相關業(yè)務部門的接待工作，不斷加強與他們的溝通協(xié)調，只有這樣，才能清晰掌握各單位的動態(tài)和工作要求，才能盡可能地爭取到社會各界的關注與幫助，這為學校的教育事業(yè)更快更好地發(fā)展營造良好氛圍具有重要作用。

（二）對內的綜合協(xié)調。抓好校內的協(xié)調服務，是確保各項工作正常有序開展的基礎。要當好校領導的參謀，加強與教務、學生、后勤行政職能部門以及各二級學院之間的溝通協(xié)調。認真做好這些工作，才能深入貫徹落實校領導的要求與部署，準確把握工作重點，分清工作主次和輕重緩急，及時精準掌握學校的各種情況，真正確保學校各項工作的穩(wěn)步推進。

辦公室人員要在準確把握“立足大局、認真細致、服務有力”的原則基礎上，強化溝通協(xié)調的方法與技巧的培養(yǎng)，由此來提高自身的綜合協(xié)調能力。既要能夠采用溝通、激勵等科學方法，又要能夠采用命令、指示等有效手段。在協(xié)調角度的選擇上，既要從全局與整體的利益著眼，又要從細節(jié)入手，機動靈活地開展溝通，真正保證決策的有效執(zhí)行。另外，溝通還要掌握談話時機，注重選擇良好的語言手段，溝通協(xié)調工作還應注重“換位思考”，多聽取不同的看法和聲音，以最好的態(tài)度進行溝通協(xié)調，爭取達成共識。

三、強化培養(yǎng)服務管理能力

辦公室人員應該從以下四個方面來培養(yǎng)服務管理能力。

（一）要做好會務和活動安排。要本著“信息準確、服務周到”的工作原則，按照會議活動的細致性、周到性和實效性的客觀要求，進一步提升會務服務質量和相關活動的組織協(xié)調能力，保證院校工作中的各項會議、重大活動順利開展。

（二）要做好督辦落實工作。圍繞學校發(fā)展的工作思路和校領導關于各項工作的重要講話精神抓督查，促落實，做到督查工作有力到位。同時，要進一步強化督查成果運用，認真做好對工作推進情況的匯總、分析，及時向領導反饋意見，為領導的科學決策提供有力依據。

（三）扎實做好公文處理工作。要進一步明確公文在收發(fā)、登記、傳遞、用印、歸檔等重點環(huán)節(jié)的責任，嚴格遵守公文處理相關制度，確保所有文件的上傳下達。同時，要做好接打電話和收發(fā)傳真工作，做到內容記錄正確、上報及時，按期歸檔。

（四）要加強宣傳工作。要進一步強化宣傳工作的新舉措，扎實做好校園的對外宣傳工作，以“大”“快”“好”為著眼點，利用互聯(lián)網，以微博、微信、社交網絡和手機客戶端等新媒體為載體，重點宣傳學校在教育教學、學生管理等各方面的成果，全力提高學校的知名度和影響力。

四、結束語

隨著高職高專教育加快發(fā)展和高等教育管理體制改革的深入推進，高職高專院校辦公室將面臨著更高的要求和更嚴峻的挑戰(zhàn)。作為新時代的辦公室工作人員，必須要進一步明確工作職能，培養(yǎng)工作能力，增強服務效能，全面提升辦公業(yè)務水平，為更好地服務高職高專院校的建設和發(fā)展貢獻更大力量。

【1】陳哲新.高職院校辦公室業(yè)務能力提升初探[J].職大學報,2015（3）.

【2】王艷.提高高職院校系辦公室管理工作質量的新思考[J].當代職業(yè)教育, 2013（12）.