電網(wǎng)企業(yè)公文精益管理的實(shí)踐與思考

文/國(guó)網(wǎng)漳州供電公司 鄭拓巍

電網(wǎng)企業(yè)公文精益管理的實(shí)踐與思考

文/國(guó)網(wǎng)漳州供電公司 鄭拓巍

本文結(jié)合漳州供電公司近幾年在提升質(zhì)量、提高效率、精簡(jiǎn)數(shù)量等方面開(kāi)展公文精益管理的實(shí)踐，提出了健全制度，嚴(yán)密流程；常抓常新，嚴(yán)格審核；培養(yǎng)人才，完善機(jī)制等持久開(kāi)展公文精益管理的幾點(diǎn)思考和建議。

精益管理；公文；電網(wǎng)企業(yè)

公文管理工作是電網(wǎng)企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中負(fù)有上傳下達(dá)的溝通紐帶作用。強(qiáng)化公文管理工作質(zhì)量有助于促進(jìn)企業(yè)大系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的提升。切實(shí)改進(jìn)公文工作作風(fēng)，對(duì)于提升公文工作價(jià)值、加強(qiáng)企業(yè)整體內(nèi)控管理水平具有重大意義。

近年來(lái)，電網(wǎng)企業(yè)按照中央有關(guān)規(guī)定和要求，認(rèn)真做好公文工作，公文質(zhì)量有了明顯提高。但我們?cè)诠膶徍诉^(guò)程中，也時(shí)常發(fā)現(xiàn)一些這樣那樣的問(wèn)題。歸納起來(lái)，主要集中在以下幾個(gè)方面：公文格式不規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法不規(guī)范、數(shù)字用法不規(guī)范、序次語(yǔ)不規(guī)范、不遵守行文規(guī)則、引文不規(guī)范、文字表述不規(guī)范，等等。

為有效應(yīng)對(duì)和處置各類公文，需要改變以往被動(dòng)式的應(yīng)對(duì)工作，開(kāi)展主動(dòng)式的精益管理，關(guān)口前移，創(chuàng)新公文管理理念，建設(shè)公文精益管理體系，以高效的體系運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)提高公文管理水平。漳州供電公司辦公室近幾年來(lái)在公文精益管理方面做了許多有益的探索，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)踐就如何做好公文精益管理工作談幾點(diǎn)個(gè)人的初步思考。

一、漳州供電公司公文精益管理的實(shí)踐

（一）提升公文質(zhì)量。公文的質(zhì)量是公文的生命，是公文管理的前提。經(jīng)常保持更高的精益目標(biāo)，能夠引導(dǎo)我們積極無(wú)誤地實(shí)施精益管理。為了讓問(wèn)題看得見(jiàn)，從而便于快速改善，漳州供電公司實(shí)施公文管理評(píng)價(jià)體系建設(shè)，加強(qiáng)公文管理基礎(chǔ)，建機(jī)制、細(xì)規(guī)則，全面實(shí)施公文評(píng)價(jià)考核，不斷提高公文辦理的質(zhì)量和效率。

1.制定公文評(píng)價(jià)指標(biāo)。精益管理的對(duì)象廣泛，每個(gè)細(xì)節(jié)都可以被改善。漳州供電公司2013年制定《公文工作綜合評(píng)價(jià)辦法》，以每件公文為考評(píng)對(duì)象，按流程問(wèn)題、行文規(guī)則、主旨內(nèi)容、體例格式、其他5個(gè)類別細(xì)化考核內(nèi)容，對(duì)公司本部37個(gè)、縣公司42個(gè)常見(jiàn)扣分事項(xiàng)設(shè)置不同扣分值，評(píng)價(jià)扣分標(biāo)準(zhǔn)更加明確精細(xì)，評(píng)價(jià)工作更加規(guī)范有序。

2.實(shí)行定量考評(píng)模式。漳州供電公司每月以“評(píng)分制考核”方式對(duì)公司本部、所屬縣公司進(jìn)行評(píng)分考核，各部門(mén)、各單位得分計(jì)分方式為滿分減去折合扣分，折合扣分則是考評(píng)扣分與錯(cuò)病比率關(guān)聯(lián)折算，實(shí)現(xiàn)公文考評(píng)由原來(lái)的定性考核向定量考核轉(zhuǎn)變。通過(guò)定量考核評(píng)價(jià)，深入分析各部門(mén)、各縣公司的病錯(cuò)文產(chǎn)生的原因，進(jìn)行總結(jié)完善，優(yōu)化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。

3.強(qiáng)化考評(píng)結(jié)果應(yīng)用。漳州供電公司加強(qiáng)對(duì)公司本部各部門(mén)、各縣公司錯(cuò)病文的及時(shí)評(píng)價(jià)與通報(bào)，提醒各部門(mén)加以規(guī)范。不合格公文實(shí)行回退制度，說(shuō)明回退理由、加以培訓(xùn)指導(dǎo)，多種方式促進(jìn)公文辦理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。年度以“專家評(píng)議制”方式評(píng)選優(yōu)秀公文，作為績(jī)效考評(píng)和公文工作先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人評(píng)選的依據(jù)；充分發(fā)揮優(yōu)秀公文的示范作用，推動(dòng)公文起草、辦理、審核、印制等各個(gè)環(huán)節(jié)辦理水平與質(zhì)量的整體提升，激發(fā)公文創(chuàng)優(yōu)的積極性、主動(dòng)性。

自開(kāi)展公文考評(píng)以來(lái)，漳州供電公司公文考評(píng)無(wú)差錯(cuò)率平均達(dá)到98%以上，各單位報(bào)送公文無(wú)差錯(cuò)率也呈現(xiàn)穩(wěn)步提升態(tài)勢(shì)。此外，福建省電力有限公司自2012年起開(kāi)展了公司各單位年度優(yōu)秀公文評(píng)選，我公司連續(xù)兩年獲得優(yōu)秀公文。

（二）提高辦文效率。拖拉是精益推行的殺手。公文有極強(qiáng)的時(shí)效性，要求文件管理務(wù)必做到及時(shí)、有效。漳州供電公司明確公文流轉(zhuǎn)從起草到辦畢控制在6天內(nèi)，每個(gè)辦理環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時(shí)間控制在1.5天內(nèi)。辦公室通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)辦文效率情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)超時(shí)節(jié)點(diǎn)情況及時(shí)預(yù)警，每月通報(bào)公文辦理超時(shí)的部門(mén)，力爭(zhēng)使公文及時(shí)處理率達(dá)到100%。通過(guò)對(duì)公文辦理的及時(shí)催辦和嚴(yán)格考核力度，有效減少公文辦理麻痹思想，促使辦文人員逐漸形成定期、定時(shí)處理公文的良好習(xí)慣，使得公司整體公文的辦理時(shí)長(zhǎng)處于可控、能控。

1.執(zhí)行公文辦理溝通協(xié)商制。為避免公文在走協(xié)同辦公系統(tǒng)流程時(shí)出現(xiàn)不同部門(mén)意見(jiàn)的往復(fù)，漳州供電公司要求各部門(mén)注重溝通協(xié)調(diào)，在文件辦理中遇到復(fù)雜問(wèn)題、重大分歧，應(yīng)以當(dāng)面溝通、電話溝通方式協(xié)商一致后再行文，禁止用公文辦理意見(jiàn)往復(fù)的低效方式處理辦理過(guò)程中的不同意見(jiàn)，延誤辦文時(shí)間。

2.嚴(yán)格執(zhí)行限時(shí)辦結(jié)制。對(duì)于基層單位請(qǐng)示件，嚴(yán)格按照辦理時(shí)限要求辦理?；鶎訂挝簧蠄?bào)的請(qǐng)示，單一部門(mén)辦理的必須在10個(gè)工作日內(nèi)行文回復(fù)，涉及多個(gè)辦理部門(mén)的必須在15個(gè)工作日內(nèi)行文回復(fù)；急件按需求辦理回復(fù)，最多不超過(guò)5個(gè)工作日；對(duì)于因客觀條件限制無(wú)法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)答復(fù)的事項(xiàng)，必須由分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，主辦部門(mén)先行回復(fù)階段或初步辦理意見(jiàn)，明確辦結(jié)時(shí)間，并在辦公系統(tǒng)留下辦理記錄。

3.嚴(yán)格執(zhí)行缺席默認(rèn)制。對(duì)于基層單位上報(bào)請(qǐng)示，超過(guò)時(shí)限要求未予以答復(fù)，視同同意基層單位請(qǐng)示事項(xiàng)；對(duì)于公文會(huì)稿部門(mén)，崗位辦理時(shí)限超過(guò)48小時(shí)（雙休日和法定節(jié)假日除外）視同同意，主辦部門(mén)有權(quán)收回進(jìn)入下一流程。責(zé)任由缺席或超限的專業(yè)管理部門(mén)承擔(dān)。

（三）精簡(jiǎn)公文數(shù)量。在公文處理工作中，“精簡(jiǎn)”既是理念的總要求，應(yīng)當(dāng)貫穿于公文處理工作始終，也是實(shí)際操作具體的指導(dǎo)原則，應(yīng)當(dāng)落實(shí)到行動(dòng)上。漳州供電公司2014年年初出臺(tái)《關(guān)于本部實(shí)行發(fā)文計(jì)劃管理的通知》，在公司系統(tǒng)全面實(shí)施發(fā)文計(jì)劃管理，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)2014年發(fā)文總量較上年度減少20%的目標(biāo)。

1.嚴(yán)控發(fā)文總量。漳州供電公司辦公室依據(jù)歷年發(fā)文情況，實(shí)施發(fā)文數(shù)量定額管理，下達(dá)發(fā)文計(jì)劃指標(biāo)，每月公布發(fā)文情況，抓好過(guò)程管控，嚴(yán)控發(fā)文總量。

2.加強(qiáng)發(fā)文統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。漳州供電公司辦公室加大發(fā)文必要性審查力度，嚴(yán)格控制不必要的發(fā)文。要求各部門(mén)、各縣公司加強(qiáng)橫向協(xié)同，同類事項(xiàng)合理歸并，減少發(fā)文總量。節(jié)假日和重大活動(dòng)安排，不多頭和重復(fù)發(fā)文。

3.落實(shí)公文“五不發(fā)”原則。要求行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效。能夠以特殊形式公文辦理的，不再印發(fā)文件式公文和信函式公文；能夠進(jìn)行歸并整合發(fā)文的，不單個(gè)逐一發(fā)文；法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及上級(jí)文件已有明確規(guī)定，或現(xiàn)行文件仍然適用的，不重復(fù)發(fā)文；已通過(guò)會(huì)議或其他形式印發(fā)的文件材料，不再發(fā)文；上級(jí)單位或公司領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有明確要求轉(zhuǎn)發(fā)的，一律不轉(zhuǎn)發(fā)文件。實(shí)施發(fā)文計(jì)劃管理后，漳州供電公司2014年發(fā)文數(shù)量同比減少42%，2015年1-10月發(fā)文數(shù)量同比減少21.64%。

二、對(duì)開(kāi)展公文精益管理的初步思考

（一）健全制度，嚴(yán)密流程。精益管理應(yīng)被轉(zhuǎn)化為職責(zé)。文件運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)彼此關(guān)聯(lián)，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性、確定性和反復(fù)適用性，需建立連續(xù)的工作程序以及使其規(guī)范運(yùn)行的規(guī)章制度，保證文件運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)范性。為發(fā)揮公文應(yīng)有效力，應(yīng)按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）和國(guó)家電網(wǎng)公司《公文處理辦法》，及時(shí)制定、適時(shí)修訂并嚴(yán)格執(zhí)行本單位公文管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保本單位公文格式統(tǒng)一、嚴(yán)肅、整潔、大方，確保公文程序規(guī)范、內(nèi)容完整、處理恰當(dāng)。要建立“事前審核、事中跟蹤、事后考核、季度通報(bào)”的公文質(zhì)量管控機(jī)制，細(xì)化工作流程。強(qiáng)化主體責(zé)任，明確規(guī)定各部門(mén)起草的公司發(fā)文必須由部門(mén)主任負(fù)責(zé)審核，進(jìn)一步督促各部門(mén)擬文時(shí)對(duì)公文內(nèi)容和體例格式進(jìn)行逐級(jí)審核、嚴(yán)把關(guān)口，共同提高發(fā)文質(zhì)量。

（二）常抓常新，嚴(yán)格審核。精益管理的難點(diǎn)在于持續(xù)，故精益是一個(gè)不斷追求進(jìn)步的過(guò)程。為實(shí)現(xiàn)精益成果，不僅要采取有效的改善措施，更要堅(jiān)持循環(huán)開(kāi)展下去。公文處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要按規(guī)范辦理，以規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)，修正一切不規(guī)范行為和不規(guī)范公文。這是提高辦文質(zhì)量的重要保證。

首先，辦公室對(duì)公文的體例格式、語(yǔ)言文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等公文基本要素應(yīng)進(jìn)行更加細(xì)致、嚴(yán)格的審核，嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）以及《國(guó)家電網(wǎng)公司公文管理辦法》要求，不放過(guò)任何細(xì)節(jié)瑕疵，有錯(cuò)必糾，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要提出明確的修改意見(jiàn)，問(wèn)題較為嚴(yán)重的公文可直接退回?cái)M稿部門(mén)重?cái)M。

其次，辦公室應(yīng)緊密結(jié)合黨和國(guó)家重大方針政策、公司重大決策部署，對(duì)公文的主旨內(nèi)核進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真推敲公文中的重大政策理論、事實(shí)表述、工作要求等，不僅要堅(jiān)決杜絕公文與中央精神不一致，與公司發(fā)展指導(dǎo)思想不一致的情況發(fā)生，還要修正、潤(rùn)色一些不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的表述。

最后，辦公室應(yīng)從企業(yè)工作全局角度出發(fā)，對(duì)公文的程序合規(guī)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)涉及多個(gè)部門(mén)職責(zé)的公文，以及涉及人事、財(cái)務(wù)、機(jī)構(gòu)編制、獎(jiǎng)懲、領(lǐng)導(dǎo)日程安排等特殊事項(xiàng)的公文，必須督促擬稿部門(mén)嚴(yán)格履行會(huì)稿程序，維護(hù)各部門(mén)間整體工作秩序的規(guī)范、和諧。此外，對(duì)涉及緊急或敏感事項(xiàng)的公文，在不影響公文及時(shí)辦理、嚴(yán)守秘密的基礎(chǔ)上，辦公室應(yīng)堅(jiān)守原則，不失位、不推諉，堅(jiān)持執(zhí)行必要的審核程序，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對(duì)擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)。

（三）培養(yǎng)人才，完善機(jī)制。在公文精益管理中，人力資源是核心要素。一支高素質(zhì)、穩(wěn)定的文書(shū)團(tuán)隊(duì)往往可以使公文管理達(dá)到事半功倍的效果。

1.在人員選擇上必須把好關(guān)。公文辦理要求文書(shū)人員責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)能力并重。科學(xué)合理配置文書(shū)人員，要不斷優(yōu)化文書(shū)隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)，提升整體管理水平；要強(qiáng)化“干一行愛(ài)一行”“百分之一參與，百分之百責(zé)任”“細(xì)節(jié)決定成敗”的意識(shí)。文書(shū)人員要堅(jiān)持原則、大膽審核，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、腳踏實(shí)地，在日常工作中注意了解有關(guān)情況，學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)和有關(guān)方針政策，做到對(duì)每一個(gè)常用文種、每一個(gè)文種的不同內(nèi)容、公文辦理的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)相關(guān)的方面都十分熟悉，隨時(shí)可以接受公文辦理，并能優(yōu)質(zhì)高效地完成任務(wù)。

2.完善培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制。要重點(diǎn)加強(qiáng)各部門(mén)文書(shū)的公文業(yè)務(wù)培訓(xùn)，分批開(kāi)展本部人員公文培訓(xùn)，努力提高全體員工的公文處理水平。梳理各類典型問(wèn)題作為案例納入培訓(xùn)范圍，精選公文常用知識(shí)點(diǎn)，編制《公文常用項(xiàng)目審核對(duì)照表》，不斷加強(qiáng)公文寫(xiě)作薄弱環(huán)節(jié)學(xué)習(xí)，將公文頻率較高的錯(cuò)誤點(diǎn)消除在擬稿環(huán)節(jié)。積極收集整理公文工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，利用協(xié)同辦公交流平臺(tái)不定期召開(kāi)即時(shí)通信會(huì)議，點(diǎn)評(píng)工作、交流經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作互動(dòng)。要實(shí)行公文審核常態(tài)化通報(bào)，對(duì)公文寫(xiě)作中熱點(diǎn)、頻發(fā)性問(wèn)題和錯(cuò)誤實(shí)施月通報(bào)，明確規(guī)范內(nèi)容，避免錯(cuò)誤反復(fù)出現(xiàn)。適時(shí)組織優(yōu)秀公文評(píng)選活動(dòng)，對(duì)優(yōu)秀公文予以通報(bào)表?yè)P(yáng)，營(yíng)造良好氛圍。

[1]趙繡雪.公文審核常見(jiàn)問(wèn)題例析（上）[J].秘書(shū)工作，2013（5）：20～23.

[2]趙繡雪.公文審核常見(jiàn)問(wèn)題例析（下）[J].秘書(shū)工作，2013（6）：25～27.

[3]楊霞. 文件管理規(guī)程與案例[M]. 北京：北京大學(xué)出版社，2014：132.

[4、5、7] 孫科柳、孫麗. 精益精神[M]. 北京：中國(guó)電力出版社，2014：10，15，26，208.

[6] 趙力. 淺談公文處理的科學(xué)性[J]. 秘書(shū)工作，2012（10）：37.

[8]李中標(biāo).談?wù)劰奶幚淼摹八捻?xiàng)原則”[J].秘書(shū)工作，2012（10）：35.

[9]李勇超.公文辦理工作的幾個(gè)關(guān)鍵詞[J].秘書(shū)工作，2011（8）：29.

[10]裴建饒. 公文審核“五要訣”[J]. 秘書(shū)工作，2013（8）：28.