崗位輪換制在文秘專(zhuān)業(yè)課程實(shí)訓(xùn)教學(xué)中的應(yīng)用

曾雪晴

崗位輪換制在文秘專(zhuān)業(yè)課程實(shí)訓(xùn)教學(xué)中的應(yīng)用

曾雪晴

文秘專(zhuān)業(yè)課程實(shí)訓(xùn)教學(xué)中遇到了一些新的問(wèn)題：實(shí)訓(xùn)時(shí)間不夠、實(shí)訓(xùn)崗位少、工作量分配不均等問(wèn)題，亟待解決。為解決實(shí)訓(xùn)教學(xué)中的實(shí)際問(wèn)題，我們借鑒了企業(yè)管理上的制度——崗位輪換制。本文從崗位輪換制、崗位輪換制在實(shí)訓(xùn)教學(xué)中的應(yīng)用以及注意事項(xiàng)等方面來(lái)探討文秘專(zhuān)業(yè)課程實(shí)訓(xùn)教學(xué)的發(fā)展。

在教育部大力發(fā)展職業(yè)教育，特別是注重學(xué)生職業(yè)能力培養(yǎng)的精神指導(dǎo)下，我校文秘教研室在文秘專(zhuān)業(yè)課程實(shí)訓(xùn)教學(xué)方面開(kāi)展了大量的探索及實(shí)踐研究工作。通過(guò)團(tuán)隊(duì)成員的精誠(chéng)協(xié)作，我們與校外周邊企業(yè)建立了合作關(guān)系，為文秘專(zhuān)業(yè)實(shí)訓(xùn)教學(xué)提供了校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)基地；校內(nèi)外的實(shí)訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)，大大促進(jìn)了文秘專(zhuān)業(yè)課程實(shí)踐教學(xué)的發(fā)展，調(diào)動(dòng)了學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，鍛煉了學(xué)生解決實(shí)際問(wèn)題的能力。但我們也遇到了一些新的諸如實(shí)訓(xùn)時(shí)間不夠、工作量分配不均等問(wèn)題，亟待解決。

一、實(shí)訓(xùn)教學(xué)中的問(wèn)題

1、實(shí)訓(xùn)學(xué)生人數(shù)與崗位職數(shù)不相稱(chēng)

文秘專(zhuān)業(yè)一個(gè)年級(jí)兩個(gè)班共60多人，最少時(shí)也有50多人。但秘書(shū)專(zhuān)業(yè)所對(duì)應(yīng)的實(shí)訓(xùn)崗位卻是有限的。校外實(shí)訓(xùn)通常每個(gè)企業(yè)只能安排1到2名學(xué)生；校內(nèi)能安排的人數(shù)稍微多一些，但也很難一次性安排下五六十名學(xué)生。根據(jù)統(tǒng)計(jì)我校院系兩級(jí)綜合性“辦公室”為7個(gè)，再加上職能處室甚至包括圖書(shū)館的采購(gòu)部、流通部、實(shí)訓(xùn)中心等，能提供的校內(nèi)實(shí)訓(xùn)崗位勉強(qiáng)達(dá)到40個(gè)，平均每個(gè)崗位得安排1.5人。要是遇上有的部門(mén)有事不接納，則有的崗位可能要安排3人以上，這樣必定造成人浮于事，學(xué)生無(wú)心實(shí)訓(xùn)。為使每個(gè)學(xué)生都能得到實(shí)踐練習(xí)的機(jī)會(huì)，往往只能將一些“非辦公室”性質(zhì)的部門(mén)考慮進(jìn)來(lái)，但效果差強(qiáng)人意。

2、實(shí)訓(xùn)時(shí)間有限且崗位工作量不均衡

實(shí)訓(xùn)時(shí)間不夠，學(xué)生體驗(yàn)有限。根據(jù)我院文秘專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃及學(xué)院課程的整體安排，文秘專(zhuān)業(yè)校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)分別為一、二周。根據(jù)實(shí)訓(xùn)后調(diào)查反饋，很多實(shí)訓(xùn)崗位都表示實(shí)訓(xùn)時(shí)間太短，學(xué)生剛對(duì)崗位了解了個(gè)大概，還沒(méi)來(lái)得及給學(xué)生進(jìn)行具體的指導(dǎo)，實(shí)訓(xùn)就結(jié)束了；學(xué)生也表示時(shí)間太短，接觸的事情少，談不出什么深刻的體會(huì)。校外實(shí)訓(xùn)時(shí)間稍長(zhǎng)一些，但因?yàn)閷W(xué)生對(duì)企業(yè)不熟悉，且企業(yè)崗位的專(zhuān)業(yè)性都比較強(qiáng)，學(xué)生很難在短時(shí)間內(nèi)較全面地把握企業(yè)崗位的性質(zhì)及功能，更不用說(shuō)整個(gè)崗位的工作流程了。

另外，實(shí)訓(xùn)崗位因其性質(zhì)及工作時(shí)間段不同，各個(gè)崗位工作任務(wù)的分布是不均衡的。比如，有些行政部門(mén)工作量較小，學(xué)生在實(shí)訓(xùn)時(shí)較清閑，基本上接觸不到具體的事務(wù)性工作；有些部門(mén)的工作量呈現(xiàn)階段性，即某一階段工作量特別大，下一階段工作量又特別少，且每個(gè)部門(mén)工作節(jié)奏都不一致，不方便統(tǒng)一安排學(xué)生實(shí)訓(xùn)。

3、學(xué)生素質(zhì)莨莠不齊，指導(dǎo)管理程度難以統(tǒng)一

學(xué)生素質(zhì)有差異，首先體現(xiàn)在工作態(tài)度上，其次是工作能力上。實(shí)訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)要面向所有學(xué)生，必須統(tǒng)一安排。針對(duì)這種情況，我們采取“兩頭搭配，中間平分”。其目的是希望在優(yōu)秀學(xué)生的帶動(dòng)下，促進(jìn)后進(jìn)生的工作與學(xué)習(xí)。但實(shí)際情況是有的學(xué)生并不理解老師的良苦用心，兩人是井水不犯河水，交流很少；大部分學(xué)生都是中等水平，其工作態(tài)度易受環(huán)境影響，工作缺乏主動(dòng)性，需要老師鼓勵(lì)推動(dòng)，這顯然不在崗位老師工作范圍之列，且因?yàn)樽陨砉ぷ鞣敝匾卜稚矸πg(shù)，通常的狀況是老師布置什么就做什么，積極性不高。

以上問(wèn)題大大降低了校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)教學(xué)的效果，甚至還在一定程度上影響了校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)基地的穩(wěn)定性。為解決實(shí)訓(xùn)教學(xué)中的實(shí)際問(wèn)題，我們借鑒了企業(yè)管理上的制度——崗位輪換制。

二、什么是崗位輪換制

崗位輪換制，是讓員工輪換擔(dān)任若干種基層崗位不同工作的做法，從而達(dá)到考察員工的適應(yīng)性和開(kāi)發(fā)員工多種能力的雙重目的。（楊劍）崗位輪換制是企業(yè)內(nèi)部職員流動(dòng)的一種方式，也是人力資源開(kāi)發(fā)和培訓(xùn)的重要手段。

崗位輪換的優(yōu)點(diǎn)是：①有助于職員樹(shù)立全局觀念。職員在企業(yè)內(nèi)部流動(dòng)，經(jīng)歷不同的工作崗位，可以認(rèn)清自己目前所任職務(wù)在全局中所處的地位，加深體會(huì)其他職務(wù)的特點(diǎn)和難處。這對(duì)職員自覺(jué)處理好部門(mén)間、工序間以及工種間的關(guān)系很有好處。②有助于形成合理的人員結(jié)構(gòu)。企業(yè)內(nèi)部各基層組織的人員結(jié)構(gòu)合理化，僅靠人事部門(mén)一次性安排是不夠的。因?yàn)榧词棺畛醯娜藛T配置是最佳的，隨著時(shí)間的推移，原結(jié)構(gòu)也可能變得不合理了。崗位輪換有利于企業(yè)不斷調(diào)整各單位人員結(jié)構(gòu)，并使之產(chǎn)生“雜交”優(yōu)勢(shì)。③有助于激發(fā)職員的上進(jìn)心和創(chuàng)新精神。崗位輪換制度可以滿(mǎn)足個(gè)人求知欲，擴(kuò)大知識(shí)儲(chǔ)備；變換職務(wù)給職工提供新的工作環(huán)境，使他們樹(shù)立起新的目標(biāo)，激發(fā)起新的動(dòng)力。

三、崗位輪換制在文秘專(zhuān)業(yè)實(shí)訓(xùn)教學(xué)中的應(yīng)用

1、利用集中與平時(shí)相結(jié)合方式，解決實(shí)訓(xùn)時(shí)間不夠體驗(yàn)不深問(wèn)題

集中實(shí)訓(xùn)能統(tǒng)一安排學(xué)生實(shí)訓(xùn)也方便管理，但時(shí)間短，不利于學(xué)生深入了解辦公室這一工作崗位的職能與作用，且短時(shí)間內(nèi)也很難培養(yǎng)出學(xué)生解決實(shí)際工作問(wèn)題的能力。通過(guò)集中與平時(shí)相結(jié)合的方式，就能在不影響正常教學(xué)秩序的情況下延長(zhǎng)實(shí)訓(xùn)時(shí)間。具體的操作是：根據(jù)文秘專(zhuān)業(yè)課程教學(xué)計(jì)劃選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間集中安排一周實(shí)訓(xùn)，這一周實(shí)訓(xùn)主要是讓學(xué)生了解崗位的基本情況，熟悉崗位老師，為后續(xù)的平時(shí)實(shí)訓(xùn)做好準(zhǔn)備。集中實(shí)訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)生在與崗位老師建立良好溝通的基礎(chǔ)上，利用課余時(shí)間繼續(xù)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的實(shí)訓(xùn)。

2、利用崗位輪換制解決崗位少、工作量不均衡問(wèn)題

根據(jù)調(diào)查，校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)崗位基本上可以分為綜合性辦公室（行政辦公室）、職能部門(mén)（如人事處、科研處、教務(wù)處、學(xué)生處等）、技術(shù)型部門(mén)（如文印室、實(shí)訓(xùn)中心、采購(gòu)部）。綜合性辦公室功能最齊全，能為學(xué)生提供辦文、辦會(huì)、辦事等全方位的實(shí)訓(xùn)機(jī)會(huì)，是安排文秘專(zhuān)業(yè)實(shí)訓(xùn)最理想的崗位；職能部門(mén)專(zhuān)業(yè)性及工作連續(xù)性相對(duì)較強(qiáng)，需要較長(zhǎng)的實(shí)訓(xùn)時(shí)間才能完整地把握部門(mén)的工作流程，也只有時(shí)間長(zhǎng)才能接觸到適合于分配給學(xué)生的具體事務(wù)，這類(lèi)崗位對(duì)學(xué)生信息整理與分析能力有較好的鍛煉；技術(shù)型部門(mén)則能為學(xué)生的辦公室設(shè)備及軟件操作技能訓(xùn)練提供很好的條件。以上三種類(lèi)型的實(shí)訓(xùn)崗位對(duì)文秘專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)所產(chǎn)生的作用各有側(cè)重。在綜合性辦公室少、職能部門(mén)工作量不均衡的情況下，為使學(xué)生能全方位了解辦公室職能及其具體工作內(nèi)容，真正培養(yǎng)學(xué)生的辦公室事務(wù)處理能力，崗位輪換制可以較好地解決這些問(wèn)題。通過(guò)在不同崗位輪換實(shí)訓(xùn)，既可解決僧多粥少的問(wèn)題，讓學(xué)生體驗(yàn)不同崗位的職責(zé)與作用，還能最大限度地滿(mǎn)足學(xué)生的求知欲，擴(kuò)大學(xué)生的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)備。

3、利用崗位輪換形成晉升機(jī)制解決學(xué)生素質(zhì)差異的管理問(wèn)題

實(shí)訓(xùn)效果與學(xué)生本身的素質(zhì)也有著緊密的聯(lián)系。謙恭有禮、勤奮好學(xué)、善于溝通的學(xué)生在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中能有更多的收獲：首先是體會(huì)做人的道理；其次專(zhuān)業(yè)技能能得到崗位老師更多的指導(dǎo)；還能獲得更多被推薦工作的機(jī)會(huì)。相反表現(xiàn)平平、做事被動(dòng)的學(xué)生其實(shí)訓(xùn)收獲顯然不如主動(dòng)的學(xué)生。采用崗位輪換制或可激發(fā)更多學(xué)生的主動(dòng)性，讓學(xué)生有更多的收獲。通過(guò)崗位輪換，給學(xué)生創(chuàng)造新的工作環(huán)境，促使學(xué)生樹(shù)立更新更高的目標(biāo)，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)力。

校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)崗位可分成三個(gè)級(jí)別：校內(nèi)職能部門(mén)、技術(shù)型崗位為初級(jí)，校內(nèi)綜合性辦公室為第二個(gè)級(jí)別，企業(yè)行政辦公室（或人力資源部）為最高級(jí)別。通過(guò)在初級(jí)崗位上的實(shí)訓(xùn)，學(xué)生具備了初級(jí)專(zhuān)業(yè)技能如辦公設(shè)備操作、辦公室基礎(chǔ)事務(wù)的處理等，只要通過(guò)了老師的評(píng)定就可以輪換到第二級(jí)實(shí)訓(xùn)崗位即校內(nèi)綜合辦公室實(shí)訓(xùn)，以此類(lèi)推最終晉升至最高級(jí)別，成績(jī)優(yōu)異的學(xué)生可以被推薦或安排至企業(yè)的行政辦公室實(shí)習(xí)。利用崗位輪換形成晉升機(jī)制，既可以解決因?qū)W生素質(zhì)有差異不方便統(tǒng)一安排的問(wèn)題，又能確保所有學(xué)生有更多更高級(jí)別的鍛煉機(jī)會(huì)。

四、崗位輪換制應(yīng)用的注意事項(xiàng)

1、教研室應(yīng)事先要與校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)基地尤其是校內(nèi)各實(shí)訓(xùn)崗位進(jìn)行深入的溝通，以確保集中實(shí)訓(xùn)與平時(shí)實(shí)訓(xùn)能順利開(kāi)展。

2、實(shí)施崗位輪換制，要有科學(xué)合理的監(jiān)管措施，以確保實(shí)訓(xùn)的實(shí)際效果?？梢圆扇　皩?shí)訓(xùn)手冊(cè)”管理的方法，規(guī)定每個(gè)學(xué)生實(shí)訓(xùn)的時(shí)間、實(shí)訓(xùn)的崗位、實(shí)訓(xùn)的內(nèi)容；要求學(xué)生進(jìn)行詳細(xì)的工作記錄，指導(dǎo)學(xué)生的實(shí)訓(xùn)工作；每個(gè)崗位上的實(shí)訓(xùn)結(jié)束后，老師都要給學(xué)生寫(xiě)考評(píng)評(píng)語(yǔ)，以作為崗位輪換與上升的依據(jù)。

3、實(shí)施全程管理，跟進(jìn)溝通。學(xué)生實(shí)訓(xùn)的整個(gè)過(guò)程，專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)老師對(duì)學(xué)生的實(shí)訓(xùn)情況進(jìn)行全程跟蹤管理，積極與學(xué)生交流，要求實(shí)訓(xùn)小組負(fù)責(zé)人及時(shí)向?qū)I(yè)老師反饋學(xué)生實(shí)訓(xùn)中出現(xiàn)的問(wèn)題，針對(duì)實(shí)際問(wèn)題及時(shí)作出調(diào)整和解決方案。在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)老師到各實(shí)訓(xùn)部門(mén)與相關(guān)辦公室指導(dǎo)老師交流，了解學(xué)生前階段的工作狀態(tài)，咨詢(xún)相關(guān)老師意見(jiàn)和建議，及時(shí)將意見(jiàn)反饋給學(xué)生，以促進(jìn)工作方式的改進(jìn)和效率的提高。對(duì)學(xué)生接到的有一定難度的實(shí)訓(xùn)任務(wù)，專(zhuān)業(yè)老師應(yīng)該給予足夠關(guān)注和指導(dǎo)，能夠?qū)θ蝿?wù)的完成提供一定的解決思路和方法。實(shí)踐表明，只有和學(xué)生之間不斷的溝通了解，才能針對(duì)其問(wèn)題提出參考性的建議。學(xué)生在不斷的溝通和順利解決問(wèn)題中也會(huì)進(jìn)一步提高自己的人際交流技巧。

4、定期開(kāi)展實(shí)訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)交流暨表彰會(huì)。表彰先進(jìn)并組織一批優(yōu)秀的學(xué)生來(lái)交流實(shí)訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，尤其是被安排至企業(yè)實(shí)訓(xùn)的同學(xué)將其在企業(yè)工作的情況及收獲與大家分享。實(shí)踐證明，表彰會(huì)尤其是有領(lǐng)導(dǎo)參與的情形下，往往能讓學(xué)生產(chǎn)生被關(guān)注被重視的心理，進(jìn)而提高學(xué)生對(duì)實(shí)訓(xùn)的重視程度。以這種正式的活動(dòng)來(lái)肯定學(xué)生的成績(jī)，推廣實(shí)訓(xùn)中先進(jìn)的做法，更能激發(fā)學(xué)生實(shí)訓(xùn)的動(dòng)力，激勵(lì)學(xué)生積極思考專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，探索解決問(wèn)題的方法與措施。

[1]楊劍，黃英編著.優(yōu)秀班組長(zhǎng)人員管理 第3版[M]中國(guó)紡織出版社,2012.09,第131頁(yè)

[2]梁貝妮．淺析文秘“校內(nèi)頂崗“實(shí)訓(xùn)模式——關(guān)于《辦公室事務(wù)管理》課程的一點(diǎn)思考[J]．湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009.05，（第15卷，第3期）

[課題項(xiàng)目：湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級(jí) 《高職院校<辦公室事務(wù)處理>課程教學(xué)改革的探索與實(shí)踐研究》 課題編號(hào)：12JY12 ]

（作者單位：湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院）