企業(yè)文書檔案管理的缺陷及對策研究

李博（沈陽飛機工業(yè)（集團）有限公司，遼寧沈陽 110000）

企業(yè)文書檔案管理的缺陷及對策研究

李博
（沈陽飛機工業(yè)（集團）有限公司，遼寧沈陽 110000）

企業(yè)文件檔案管理的水平是衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化水平高低的標準之一，這主要體現(xiàn)在文書檔案管理上，它能夠反映單位整體水平和綜合水準。為了做好文書檔案工作，嚴格的工作流程和制度必不可少，在此基礎上，文書檔案管理工作之間的有機銜接和規(guī)范管理也非常重要，只有通過不斷努力，加強各個職能部門的合作，才能夠使單位文書檔案的管理工作更加完善。

企業(yè) 文書檔案管理 缺陷 對策

文書檔案是檔案管理工作的重要組成部分，其水平的高低直接關系到檔案的完整性及質量。因此，企業(yè)只有提高文書檔案管理的水平，才能切實實現(xiàn)檔案的價值。但是在實際工作中，文書檔案的管理總是存在這樣或那樣的問題，致使文書檔案的作用不能完整地發(fā)揮。

1 企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

目前，電子計算機技術在企業(yè)文書檔案管理中的應用越來越多，信息化逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展不可或缺的一部分。然而，總體上企業(yè)文書檔案管理在制度化和規(guī)范化等方面都達不到現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，落后的發(fā)展水平不但使檔案管理的質量無法得到有效提高，更是減緩了企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的速度［1］。企業(yè)文書檔案的形成有以下幾個環(huán)節(jié)：收集、整理、開發(fā)利用，三個環(huán)節(jié)都需要消耗大量時間。在某種程度上，企業(yè)文書檔案管理的落后是必然的，然而，企業(yè)文書檔案管理的落后還由于以下幾個原因：部分單位和部門在妥善保管方面做得不夠，在專門的場所沒有配置專門的除濕器和打印機等設備，硬件無法保證文件的完整和安全。檔案軟件銜接不上其他業(yè)務管理系統(tǒng)，檔案軟件的及時升級更新也存在問題［2］。企業(yè)文書檔案管理工作需求較少，見效較慢，日常工作相對復雜，使得領導和檔案管理人員對于工作不夠重視，工作態(tài)度不夠積極。目前部分企業(yè)已經下發(fā)了檔案管理的文件，建立了一系列制度，然而制度文件的實施細則和實際工作存在出入，常常會發(fā)生脫節(jié)的情況，這便導致制度文件無法科學指導企業(yè)開展各項檔案管理工作。

2 企業(yè)單位文書檔案管理的特點

（1）企業(yè)單位在進行各項活動時會產生一些具有保存價值的歷史記錄，它們的形式各不相同，主要包含了企業(yè)的生產、經營、管理活動等。這些具有保存價值的歷史記錄主要通過諸如合同、文書審計以及傳媒類的紙質載體來實現(xiàn)，它們可以將企業(yè)在生產經營發(fā)展整個過程中的每一個事件、相應的事件過程、重要成果以及重要文件等都一一記錄下來。在企業(yè)文書工作當中，其最為關鍵的環(huán)節(jié)便是文書和檔案的收集、文書檔案的管理、將文書及檔案進行分類以及儲存文書、檔案的工作。（2）只有有了企業(yè)文書管理的基礎，才能夠進行相應的檔案管理工作，這是因為企業(yè)的各類文書都需要經過綜合整理，才能夠以其獨有的形式而形成相應的企業(yè)檔案，檔案管理的涉及面十分廣，滲透到企業(yè)的各個部門與環(huán)節(jié)之中，可以說是整個企業(yè)發(fā)展歷程的一種真實記錄，它對于任何一個企業(yè)來講，都具有重要的借鑒意義。企業(yè)行政工作、研究開發(fā)工作、固定資產與企業(yè)的會計業(yè)務都會與檔案有所關聯(lián)，這也變相的說明檔案管理工作在企業(yè)中的重要性。針對不同部門或者環(huán)節(jié)的檔案，其內容也各有不同，因而其儲存形式也有較大的差別。檔案的形式有很多種，常見的主要有以下幾種：紙質文檔、視頻文件、圖片文件以及音頻文件，這些都是檔案的重要載體。（3）企業(yè)的文書管理與檔案管理其實并不是孤立存在的，而是緊密相連的。企業(yè)單位文書的整理、文書的立卷以及文書的歸檔等工作是文書管理工作的主要內容。而文書檔案管理則包含了各類文書以及書寫材料、文件格式的整理以及文件歸檔等方面的工作?？梢哉f企業(yè)單位檔案管理工作的重要基礎和前提就是文書管理，而文書管理的過程也是檔案的形成過程。

3 企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)化途徑

要做到企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的優(yōu)化，首先就應當規(guī)范化企業(yè)單位的文書檔案管理工作，將責任落實到具體責任人身上。一體化管理對文書檔案管理工作也十分必要，從文書檔案的紙張規(guī)格及標準，到文書檔案的儲存格式和書寫要求等細則都應當有全面而嚴格的統(tǒng)一規(guī)定。專業(yè)技能對于相應從業(yè)人員的重要性不容忽視，因此，企業(yè)單位應當將強對他們的技能培訓工作，讓企業(yè)員工能夠在內心建立起對于文書檔案管理的重要性認識，不僅僅是一句口號。要做到這一點，可以通過采取培訓的方式來提升企業(yè)單位員工的專業(yè)技能并增強工作意識，作為文書檔案管理工作的人員，自身也需要加強理論知識的學習，提高業(yè)務技能和素質［3］。此外，隨著科學技術的不斷發(fā)展以及社會的快速前進，企業(yè)單位也應當緊跟時代腳步，學會多種現(xiàn)代化辦公技能，使自身辦公流程得到不斷的優(yōu)化，這樣有利于企業(yè)辦事效率以及專業(yè)性的提升。文書工作和文書檔案管理工作之間存在著緊密的聯(lián)系，文件是檔案的形成基礎，檔案是文件的最終形式。文書工作完成的好壞程度將對檔案工管理工作完成的好壞起到決定性的影響。所以，文書工作人員需要具備較強的檔案意識，除此之外，還需要留意檔案管理人員的培訓工作，只有通過培訓，才能夠加強員工的管理意識和責任感，增加員工的檔案管理專業(yè)知識，對其進行現(xiàn)代化信息技術基礎培訓，員工能夠自覺地現(xiàn)代化手段運用到檔案管理工作中。需要在企業(yè)內部將檔案宣傳和教育工作視為重點，開展廣泛和各種形式的檔案管理知識普及工作，從而將企業(yè)員工對檔案管理的了解、認識提高，支持企業(yè)文書檔案管理工作所營造的有序環(huán)境，最終促進企業(yè)文書檔案管理各項工作的有序進行。最后，企業(yè)單位應當建立健全相應的規(guī)章制度及監(jiān)督機制，明確責任，同時建立起科學的獎懲機制來督促檔案管理工作的改進與提升。

4 結語

總之，信息時代的快速發(fā)展，要求企業(yè)文書檔案管理必須與時俱進，實現(xiàn)文書檔案管理科學化、規(guī)范化和創(chuàng)新化；必須轉變傳統(tǒng)觀念，提高企業(yè)對文書檔案管理的重視程度；必須強化制度保障，建立健全檔案管理制度；必須重視電子文件管理，實現(xiàn)檔案管理的電子化。只有這樣，才能發(fā)揮企業(yè)文書檔案管理的最大效能，實現(xiàn)價值最大化，才能促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，才能為社會進步和經濟發(fā)展做出最大貢獻。

［1］聶海榮.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究［J］.財經界（學術版），2014（06）.

［2］馬力媛.淺析企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策［J］.檔案天地，2015（06）.

［3］張聰.試論文書檔案管理中存在的問題及對策［J］.現(xiàn)代交際，2015 （07）.