人事檔案管理與信息化建設(shè)

王一楠（煙臺(tái)市技術(shù)監(jiān)督信息研究所，山東煙臺(tái) 264003）

人事檔案管理與信息化建設(shè)

王一楠
（煙臺(tái)市技術(shù)監(jiān)督信息研究所，山東煙臺(tái) 264003）

人事檔案是人才的信息儲(chǔ)備庫(kù)，是為領(lǐng)導(dǎo)提供人才決策的重要信息來源。通過人事檔案，能夠反映一個(gè)人的職業(yè)軌跡、德才狀況、工作獎(jiǎng)懲、家庭背景等等，這是了解人、善用人的重要工具。人事檔案管理工作的好壞與否，可以直接影響到單位的工作效率，涉及到每一個(gè)人的切身利益。如何管理好人事檔案，發(fā)揮檔案的最佳用途，是每一名工作人員應(yīng)該思考的問題。本文分析了人事檔案管理的措施與信息化建設(shè)的要點(diǎn)。

人事檔案 檔案管理 信息化

1 加強(qiáng)人事檔案管理方法對(duì)策分析

1.1 加強(qiáng)單位日常事宜中檔案管理的內(nèi)容

必須將人事檔案管理提上單位日常工作的議程當(dāng)中，這樣才能使得單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)及工作人員更加重視人事檔案的管理。在有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度中仔細(xì)規(guī)定人事檔案管理的內(nèi)容，并且單位領(lǐng)導(dǎo)層定期舉行有關(guān)人事檔案管理的會(huì)議，探討單位內(nèi)部近期人事檔案管理中存在的問題并提出解決措施。同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)單位內(nèi)部工作人員有關(guān)人事檔案管理的宣傳，例如開展有關(guān)人事檔案管理主題的有獎(jiǎng)知識(shí)競(jìng)答活動(dòng)等。

1.2 建設(shè)專業(yè)化的管理隊(duì)伍

許多單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一般招聘的都是沒有檔案管理的人員，許多檔案管理經(jīng)驗(yàn)人員是領(lǐng)導(dǎo)的親屬，不僅專業(yè)知識(shí)沒有，并且文化素質(zhì)也較低，導(dǎo)致了檔案管理的落后。單位要加強(qiáng)人事檔案管理首先要從高校高薪招聘與檔案管理專業(yè)相關(guān)的專業(yè)人才，并且再進(jìn)行嚴(yán)格的人事檔案管理重要事項(xiàng)的培訓(xùn)。其次要制定嚴(yán)格的檔案材料收集整理、存檔以及使用制度，保證人事檔案充分利用的同時(shí)也加強(qiáng)了其保密性能。只有打造一支專業(yè)化的人事檔案管理隊(duì)伍，檔案管理工作才能得以順利實(shí)行。

1.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

21 世紀(jì)是信息化的時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都在加強(qiáng)信息化建設(shè)，檔案管理也不能落后。單位要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版人事檔案與電子版人事檔案并存的檔案管理化模式，并且保證兩者的同步性和真實(shí)性。單位相應(yīng)的人事檔案管理部門要及時(shí)更新每個(gè)人員的信息，并建立人事檔案管理信息交流平臺(tái)，單位領(lǐng)導(dǎo)要調(diào)閱相關(guān)工作人員的工作進(jìn)度等情況，可以通過既定的合法程序及時(shí)地調(diào)閱，一方面可以評(píng)估員工工作能力，另外一方面可以及時(shí)地進(jìn)行工作調(diào)整，加強(qiáng)內(nèi)部控制。只有人事檔案信息化加強(qiáng)，才能保證其時(shí)效性和實(shí)用性。

1.4 完善檔案管理硬件設(shè)施配備

在檔案管理時(shí)相應(yīng)的硬件設(shè)備是建設(shè)的基礎(chǔ)，例如辦公區(qū)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。據(jù)2014年某省對(duì)一些事業(yè)單位進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在調(diào)查的單位內(nèi)，有近90%的單位在檔案建設(shè)時(shí)候沒有足夠的辦公區(qū)域，辦公室與檔案儲(chǔ)存室在一起，并缺乏相應(yīng)的電腦設(shè)備，僅有的電腦設(shè)備一般都被用于來記錄人員的名字和檔案號(hào)，便于及時(shí)找出紙質(zhì)版檔案，并沒有記錄詳細(xì)信息。所以單位要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的配備，只有充足的辦公區(qū)和電腦網(wǎng)絡(luò)，人事檔案的管理和信息化建設(shè)才能保證其可行性。

2 人事檔案信息化建設(shè)的要點(diǎn)

2.1 樹立新的檔案管理理念，增強(qiáng)檔案主動(dòng)管理的意識(shí)

傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不適合企業(yè)的常規(guī)管理，需要樹立新的檔案管理理念。企業(yè)屬于非營(yíng)利性的公共醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，其中人力資源是企業(yè)的主要力量，沒有優(yōu)秀的醫(yī)學(xué)人才資源，企業(yè)是無法發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)效益的。人事檔案管理的不斷改進(jìn)，不僅能夠完成企業(yè)相關(guān)的人事任務(wù)，對(duì)企業(yè)人力資源進(jìn)行合理的調(diào)配，在薪資以及福利方面發(fā)揮出巨大的優(yōu)勢(shì)，有利于發(fā)揮人力資源管理的作用。因此，企業(yè)檔案的管理工作需要企業(yè)全體人員齊參與，樹立人事檔案管理的意識(shí)和大局觀，特別是推動(dòng)企業(yè)服務(wù)水平的意識(shí)，在資金和人才的繼續(xù)教育上加大投入，使用最先進(jìn)的檔案管理的相關(guān)軟件和設(shè)備，健全單位內(nèi)的檔案管理體系。

2.2 采用信息化管理手段，提高檔案管理的效率

信息化管理和人事檔案相結(jié)合，是管理工作的大勢(shì)所趨，要求人事檔案工作要運(yùn)用新的科技手段，提高工作的效能，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理方式的徹底轉(zhuǎn)變。國(guó)外先進(jìn)的國(guó)家已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化建設(shè)，信息化程度很高，我國(guó)的三級(jí)甲等企業(yè)已經(jīng)全面普及了計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，正在進(jìn)一步向鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)擴(kuò)大。

2.3 加強(qiáng)思想道德和職業(yè)道德素質(zhì)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

企業(yè)可以配備專職的檔案員，開展的培訓(xùn)活動(dòng)要包括對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)的方式有很多，如在職進(jìn)修、外出考察以及參加研討會(huì)等各種方式，以不斷適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理工作的要求，作為檔案管理工作人員，要樹立正確的價(jià)值觀，增強(qiáng)自己的責(zé)任心和團(tuán)體意識(shí)，學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和手段，使工作的效率得到提高，掌握檔案管理的綜合技能，以從容的應(yīng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展需要。

2.4 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化

為了順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該建立電子檔案，力求人事檔案管理工作的科學(xué)合理，并用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，提高檔案信息的真實(shí)度，通過現(xiàn)代化信息采集的設(shè)備，建立企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)的升級(jí)和更新，使人事檔案管理的信息呈動(dòng)態(tài)化的趨勢(shì)，保障檔案信息不過時(shí)，增強(qiáng)信息的可信度，便于隨時(shí)檢索和查詢，只有做到檔案信息的規(guī)范化和科學(xué)化管理，才能提高人事檔案管理的工作水準(zhǔn)，服務(wù)于企業(yè)的中心工作。

2.5 給予政策、資金等方面的支持，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

（1）制定科學(xué)合理的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，加強(qiáng)檔案審核，避免人檔分離、檔案不全、檔案失真現(xiàn)象出現(xiàn)，保證檔案的科學(xué)性、完整性。（2）給予政策上的支持，適當(dāng)提高企業(yè)檔案管理人員的工作待遇，為其提供參加檔案信息化管理學(xué)術(shù)會(huì)議機(jī)會(huì)，以提高其工作積極性。（3）加大檔案管理資金投入，改善企業(yè)檔案管理的設(shè)施設(shè)備，如建立恒溫檔案管理室、更新軟硬件設(shè)施等，以全面提高企業(yè)檔案信息化管理水平。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，能夠不斷提高人事檔案管理工作的效率，降低人事檔案管理工作的成本，提高管理中的安全性和可靠性。通過信息化手段，對(duì)管理人員進(jìn)行云儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)管理的方便快捷，從而促進(jìn)檔案資源的相關(guān)的開發(fā)和利用，不斷推動(dòng)檔案工作向更高的水平和層次發(fā)展，不斷使檔案管理適應(yīng)新形勢(shì)的要求。

［1］王靜霞.人事檔案管理的信息化建設(shè)研究［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014（2）.

［2］孫冬云.人事檔案管理信息化的對(duì)策研究［J］.信息技術(shù)，2012（5）.

［3］郝小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）.

［4］管建輝.淺析人事檔案管理信息化建設(shè)［J］.黨史博采（理論），2013 （10）.