校務(wù)信息化促進高校管理變革和數(shù)據(jù)平臺建設(shè)研究*——以廣東醫(yī)科大學(xué)為例

關(guān)繼夫

（廣東醫(yī)科大學(xué) 教育技術(shù)與信息中心，廣東 東莞523808）

校務(wù)信息化促進高校管理變革和數(shù)據(jù)平臺建設(shè)研究*——以廣東醫(yī)科大學(xué)為例

關(guān)繼夫

（廣東醫(yī)科大學(xué) 教育技術(shù)與信息中心，廣東 東莞523808）

針對高校信息系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)據(jù)管理一直存在的問題，本文提出了整體規(guī)劃和設(shè)計校務(wù)信息化建設(shè)的方法：包括基于整體協(xié)同理念的信息數(shù)據(jù)分析規(guī)劃和系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計；進而對已建成的校務(wù)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用進行總結(jié)和分析，提出了實施校務(wù)信息化促進數(shù)據(jù)平臺建設(shè)和管理變革的思路。

校務(wù)；信息化；大數(shù)據(jù)；管理變革；協(xié)同

一、前言

在我國，高校校務(wù)信息化的發(fā)展已有三十年左右的歷史，但一直以來，高校信息管理系統(tǒng)應(yīng)用一般是面向個別業(yè)務(wù)部門的工作實施，具有業(yè)務(wù)工作的局限性，更沒有共享的技術(shù)架構(gòu)和應(yīng)用架構(gòu)，面向單個部門的應(yīng)用不能從全校整體業(yè)務(wù)的角度出發(fā)，部門級的應(yīng)用必然存在信息和應(yīng)用孤島，無法形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，必然導(dǎo)致無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享共用和大數(shù)據(jù)平臺應(yīng)用。另外，各部門的業(yè)務(wù)只考慮了部門內(nèi)部的工作關(guān)系，無法實現(xiàn)部門間的業(yè)務(wù)處理，難以實現(xiàn)大學(xué)管理日趨需求的協(xié)同辦公。校務(wù)信息化不僅僅是變化管理運作手段，更主要的是要優(yōu)化再造業(yè)務(wù)流程，從而進一步提高工作質(zhì)量和效率；要在技術(shù)上和組織制度上設(shè)計實現(xiàn)協(xié)同辦公的環(huán)境，從而逐步實現(xiàn)大學(xué)管理的系統(tǒng)變革。

二、規(guī)劃與設(shè)計

校務(wù)信息化項目的復(fù)雜性和科學(xué)性，不僅涉及到高校的管理和技術(shù)因素，也涉及到系統(tǒng)建設(shè)必須從校級應(yīng)用層面如何尋找部門間協(xié)同、促進全局業(yè)務(wù)改進的機會。所以，校務(wù)信息化建設(shè)需要與業(yè)務(wù)流程再造有機結(jié)合，需要通過數(shù)據(jù)統(tǒng)一創(chuàng)造一個靈活的應(yīng)用環(huán)境。

校務(wù)信息化建設(shè)要促進管理變革和創(chuàng)新需要有一個與之對應(yīng)的科學(xué)規(guī)劃和頂層設(shè)計，也需要有一個恰到好處的實施管理框架和目標推進策略（這就是規(guī)章制度和組織機構(gòu)的重要性）；而在頂層設(shè)計框架的指導(dǎo)下，需要設(shè)計建立具有可持續(xù)發(fā)展能力的基礎(chǔ)技術(shù)架構(gòu)；同時需要有強有力的實施組織管理用以實現(xiàn)項目的更好推進和使用。

1．基于整體協(xié)同理念的信息數(shù)據(jù)分析和規(guī)劃

信息數(shù)據(jù)的規(guī)劃要弄清和解決的問題就是：學(xué)校各層面需要什么信息、這些信息從哪里來、誰來管理和維護、在哪些環(huán)節(jié)需要加工處理、哪些信息數(shù)據(jù)需要共享、如何共享和共用、如何確保安全性等等。

經(jīng)過分析研究，將數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和使用者的層次主要分為決策層、管理層和事務(wù)層。同時將信息數(shù)據(jù)的類別大致劃分為人、財、物三大部分。信息數(shù)據(jù)資源和業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用是密不可分的。從業(yè)務(wù)系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性又可把信息數(shù)據(jù)具體分為本科學(xué)生管理、研究生管理、辦公自動化、人事管理、財務(wù)管理、科研管理、校友管理等幾個方面。

理清數(shù)據(jù)的性質(zhì)和范圍，重點就是保證各業(yè)務(wù)線上信息流和數(shù)據(jù)流的貫通；保證各層次間信息整合和協(xié)同工作；正確處理好業(yè)務(wù)流程管理的優(yōu)化；研究分析流程架構(gòu)、流程目標、流程之間的接口和所需的信息數(shù)據(jù)；并配套給定具體可行的規(guī)章制度和管理規(guī)定。在此基礎(chǔ)上，就基本形成了基于信息數(shù)據(jù)規(guī)劃的校務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)和公共信息服務(wù)的需求分析。

2．系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計基本包括業(yè)務(wù)和應(yīng)用架構(gòu)、信息標準、數(shù)據(jù)標準、技術(shù)框架和用戶及權(quán)限管控。

（1）業(yè)務(wù)和應(yīng)用架構(gòu)

定義了業(yè)務(wù)組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)邊界及業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能模塊架構(gòu)。我校將業(yè)務(wù)系統(tǒng)分為招生系統(tǒng)、數(shù)字迎新、宿管系統(tǒng)、學(xué)生收發(fā)費、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、團委系統(tǒng)、數(shù)字離校、研究生系統(tǒng)（正在建設(shè)）、校友系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、一張表和校情等子系統(tǒng)。

（2）信息和數(shù)據(jù)標準。

定義了全校信息編碼的使用原則。考慮到信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，不可能總是完全由同一個公司或團隊完成，那么如何使得不同的開發(fā)實施能得到兼容的結(jié)果呢？統(tǒng)一信息標準是可持續(xù)建設(shè)的前提。

定義數(shù)據(jù)分類標準、數(shù)據(jù)集和元數(shù)據(jù)標準。重點是確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的共享數(shù)據(jù)不再是調(diào)用關(guān)系，這既能極大提高業(yè)務(wù)系統(tǒng)的性能，也能確保數(shù)據(jù)共享的實時性。在此基礎(chǔ)上，不對業(yè)務(wù)系統(tǒng)做業(yè)務(wù)功能的切割。同時，要明確數(shù)據(jù)管理的“誰產(chǎn)生、誰維護、誰管理、誰負責(zé)“的原則。制度上，要通過制定對應(yīng)的應(yīng)用規(guī)范確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和實時性；技術(shù)上，要有授權(quán)體系控制數(shù)據(jù)產(chǎn)生維護的范圍。

（3）總體技術(shù)框架

系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計以先進、成熟的J2EE、EJBs、Web Services、XML等技術(shù)為基礎(chǔ)，以標準化、開放性為準則。采用分層次、組件式、低耦合、高容錯等設(shè)計思想，保證整個應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性和可擴展性、校務(wù)信息管理系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計，從不同層面滿足統(tǒng)一標準、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一用戶管理、統(tǒng)一開發(fā)平臺和統(tǒng)一門戶的要求。系統(tǒng)總體技術(shù)架構(gòu)如圖1所示。

圖1　系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)架構(gòu)分為五層，從下向上為基礎(chǔ)服務(wù)層、數(shù)據(jù)資源層、公共服務(wù)業(yè)務(wù)層、資源展現(xiàn)層和用戶層?；A(chǔ)服務(wù)層主要對應(yīng)學(xué)校規(guī)劃中的校務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施。數(shù)據(jù)資源層是學(xué)校各層面整體信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)環(huán)境。公共服務(wù)業(yè)務(wù)層主要對應(yīng)學(xué)校的應(yīng)用支撐層和應(yīng)用層，是系統(tǒng)功能實現(xiàn)、信息資源交互共享和系統(tǒng)集成的核心部分。資源展現(xiàn)層是在上述信息資源建設(shè)和系統(tǒng)功能實現(xiàn)基礎(chǔ)上的展現(xiàn)平臺，通過基礎(chǔ)支撐平臺的門戶來體現(xiàn)和實施。門戶是平臺的統(tǒng)一服務(wù)平臺，實現(xiàn)單點登錄、統(tǒng)一身份認證，體現(xiàn)平臺共享、個性化、交互式的特點。用戶層是系統(tǒng)和信息資源的直接使用實體。

（4）建立用戶管理和授權(quán)機制

身份認證和授權(quán)管理是統(tǒng)一用戶管理的核心，在認證方面：采用用戶名、職工號、校園卡、學(xué)號及密碼認證方式；授權(quán)采用按照角色崗位分級授權(quán)、安全策略控制授權(quán)、數(shù)據(jù)分級分類訪問控制。需要時將系統(tǒng)的崗位角色與用戶及組織機構(gòu)綁定，通過定義崗位角色的功能權(quán)限和之間的關(guān)系，滿足各種復(fù)雜的用戶需求對各子系統(tǒng)的功能授權(quán)和控制。在訪問控制策略上，根據(jù)應(yīng)用的需要，可以定制不同的安全規(guī)則，如管理員可以根據(jù)具體業(yè)務(wù)工作需求重新定義崗位角色的功能要求，限定某些角色或帳號對訪問內(nèi)容、訪問時限、訪問群體及地點的需求。

三、具體應(yīng)用實例

1．“本科生管理一條線”各子系統(tǒng)全面協(xié)同

本科生管理系統(tǒng)包括招生、迎新、學(xué)生收發(fā)費、教務(wù)、學(xué)工、團委、就業(yè)、離校及校友管理等子系統(tǒng)。實現(xiàn)了從招生新生入校到畢業(yè)離校成為校友的全 “生命周期”的信息化管理。

各子系統(tǒng)基于統(tǒng)一數(shù)據(jù)模式下進行建設(shè)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實時共享。各子系統(tǒng)間無縫對接，不人為切割系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的聯(lián)動。

在系統(tǒng)應(yīng)用的過程中，通過規(guī)章制度，明確哪些數(shù)據(jù)由哪些部門和崗位角色進行數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和維護。如學(xué)籍信息由教務(wù)處負責(zé)、學(xué)生獎懲助貸信息由學(xué)工部負責(zé)。

（1）信息資源實時共享，統(tǒng)計報表靈活全面（以學(xué)生信息為例）

在實施校務(wù)信息化之前，各部門的系統(tǒng)應(yīng)用是獨立的，信息資源不能共享，而且數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一的標準，通常學(xué)生信息在各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要重復(fù)錄入，如果學(xué)生資料有誤或者發(fā)生改變，很難對信息進行及時完全的同步更新?！氨究粕芾硪粭l線”各系統(tǒng)全面啟用后，學(xué)生信息的產(chǎn)生、維護的入口統(tǒng)一，各階段學(xué)生的資料所屬權(quán)限明確，信息更新及時并聯(lián)動。基于學(xué)生信息的統(tǒng)一完整和更新及時，能為學(xué)校各層面提供豐富的統(tǒng)計查詢功能和個性化的數(shù)據(jù)報表。

目前，廣東醫(yī)科大學(xué)基于人、財、物的三大類信息資源在保障數(shù)據(jù)安全完成性的同時，最大程度地實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中共享。通過統(tǒng)一標準、統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺和一張表、校情系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)建設(shè)的標準統(tǒng)一，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和共享，實現(xiàn)了資源共享交換，各業(yè)務(wù)部處、二級單位的業(yè)務(wù)信息資源和服務(wù)在資源調(diào)度整合和業(yè)務(wù)協(xié)同聯(lián)動的基礎(chǔ)上，可面向?qū)W校各層面用戶的個性化需求，通過信息提取、數(shù)據(jù)整理和報表制定等方法，對信息進行整合、分析并可視化，用戶可以基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺靈活的設(shè)計統(tǒng)計報表，從而提供形象直觀的多維度數(shù)據(jù)信息，為進一步實現(xiàn)大數(shù)據(jù)平臺下的決策應(yīng)用打下了較好的基礎(chǔ)。

（2）教學(xué)管理過程的全面貫通

我校在數(shù)據(jù)的集中、共享的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了教學(xué)管理各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)貫通和業(yè)務(wù)聯(lián)動。教務(wù)管理系統(tǒng)在模塊化、組件化設(shè)計時大體分為學(xué)籍管理、成績管理、教學(xué)教務(wù)管理、考試管理和教學(xué)評教等五大部分。包括學(xué)籍、教學(xué)計劃、教學(xué)安排、課程管理、教學(xué)進度安排、排課選課、網(wǎng)上評教、四六級及計算機等級考試報名、成績管理、畢業(yè)管理等功能模塊，涵蓋教務(wù)教學(xué)管理的全過程，為學(xué)校各層級用戶提供了簡便快捷的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)。教學(xué)管理的各個部分完全實時共享信息數(shù)據(jù)，各業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)之間協(xié)同工作，實現(xiàn)了教學(xué)過程的一體化管理。

（3）多方面管理工作的全面協(xié)同

學(xué)工系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生收發(fā)費系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，業(yè)務(wù)聯(lián)動，在服務(wù)學(xué)生各業(yè)務(wù)部門間實行協(xié)同辦公的同時，實現(xiàn)了學(xué)生獎、助、懲、貸及評優(yōu)工作的一體化管理。

學(xué)工系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動，使得學(xué)生評優(yōu)與學(xué)生成績直接掛鉤；學(xué)工系統(tǒng)與財務(wù)收發(fā)費系統(tǒng)的聯(lián)動，使得學(xué)生的獎助管理與學(xué)費抵扣有效掛鉤；學(xué)工系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)和收發(fā)費系統(tǒng)聯(lián)動使得學(xué)生選課與學(xué)習(xí)獎懲和欠費管理掛鉤。例如，通過在教務(wù)系統(tǒng)的選課功能中設(shè)置約束條件，使得欠費并沒有辦理緩交手續(xù)的學(xué)生不能選課。通過在學(xué)工系統(tǒng)中確定獎助學(xué)生名單和獎助金額，可以在收發(fā)費系統(tǒng)中直接按要求向?qū)?yīng)的學(xué)生銀行卡發(fā)放獎助金。通過提取計算教務(wù)系統(tǒng)中的學(xué)生成績并結(jié)合平時綜合成績，可以在學(xué)工系統(tǒng)中形成學(xué)生的綜合測評名單。業(yè)務(wù)工作的聯(lián)動，極大程度的提高了工作效率，提升了學(xué)生工作的管理質(zhì)量。

教務(wù)系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、財務(wù)收發(fā)費聯(lián)動，教學(xué)工作量根據(jù)教學(xué)進度和教學(xué)任務(wù)書自動生成并實時共享，人事系統(tǒng)提供完整的教師詳細信息并實時共享，財務(wù)收發(fā)系統(tǒng)可據(jù)此發(fā)放授課教師的課酬。

（4）數(shù)字迎新、數(shù)字離校為學(xué)生提供便捷服務(wù)

數(shù)字迎新系統(tǒng)是協(xié)同工作成功體現(xiàn)案例之一。從業(yè)務(wù)工作本身來看，迎新涉及的部門有教務(wù)處（招生辦）、學(xué)生處、財務(wù)處、一卡通管理中心、各二級學(xué)院等部門，參與迎新的各個部門使用統(tǒng)一的管理平臺，數(shù)據(jù)實時共享，確保迎新各部門辦理各業(yè)務(wù)工作無縫對接，為新生報到提供了一站式的服務(wù)。系統(tǒng)不但提高了工作效率和質(zhì)量，而且各部門可以實時掌握新生報到情況，為及時做出工作調(diào)整提供了實時可靠的數(shù)據(jù)。另外新生報到后的數(shù)據(jù)在共享平臺下平滑成為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源。

我校也成功實施了數(shù)字離校系統(tǒng)。從離校工作的反饋結(jié)果來看，系統(tǒng)實現(xiàn)了各部門的協(xié)同辦公和數(shù)據(jù)共享。極大提高了工作效率，簡化了離校學(xué)生手續(xù)的辦理。

2．OA系統(tǒng)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，促進協(xié)同辦公

辦公自動化是校務(wù)信息化建設(shè)的重要方面，我校辦公自動化系統(tǒng)在融合了企業(yè)辦公自動化普通特點之外也進行了獨特的設(shè)計和實施。

（1）明確并優(yōu)化工作流程

高校在沒有校務(wù)信息管理系統(tǒng)作為工作的工具之前，業(yè)務(wù)工作的流程往往是不清晰、不合理或是繁瑣復(fù)雜的，而且各工作崗位和工作職責(zé)在這種情況下也并不明確，因而在工作上往往出現(xiàn)踢皮球、互相扯皮的現(xiàn)象，這一方面嚴重影響了工作效率，另一方面卻很難定位責(zé)任人和責(zé)任環(huán)節(jié)。

為了保證公文處理的規(guī)范化，公文處理的工作流程由校長負責(zé)，校長辦公室和黨委辦公室牽頭，根據(jù)業(yè)務(wù)工作的分類，合理科學(xué)安排各類公文處理的工作流程。流程的設(shè)計既要滿足公文處理的規(guī)范性，也要考慮處理過程的靈活性和全面性；既要滿足專業(yè)公文流程專人處理的要求，也要考慮人員變動所要求系統(tǒng)對應(yīng)變更的實際情況。同時，系統(tǒng)可根據(jù)工作的實際業(yè)務(wù)需求能自定義新的工作流程。

（2）預(yù)先設(shè)定與靈活選擇

在公文處理的過程中，可預(yù)先設(shè)置各個環(huán)節(jié)流程的處理人，也可以實時選擇；公文在本部門內(nèi)部可以任意流轉(zhuǎn)，在特定的環(huán)節(jié)可靈活傳送到其它任何部門進行審批工作。這提高了崗位和公文處理的靈活性。

（3）全程監(jiān)督公文流轉(zhuǎn)，確保數(shù)字化辦公效率

公文流轉(zhuǎn)審批的整個過程中。對于各經(jīng)手崗位人員能做到全程可視可查。這符合國家要求的政務(wù)公開政策，能有效督促各環(huán)節(jié)處理人員盡快辦理已到達本崗位的文件；同時為了更好的做到公文流程過程中的高效性，系統(tǒng)提供了統(tǒng)計超時未辦理文件的詳細信息，公文流轉(zhuǎn)管理人員可以通過定時公布這些信息起到更好的督辦效果。另外，我校還與電信運行商合作，做到當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到某崗位，該崗位的用戶就能收到處理該公文的短信提醒。

（4）各單位公文處理融匯貫通，實現(xiàn)多級協(xié)同辦公

協(xié)同辦公是以管理人員協(xié)作為核心，強化信息資源的共享，管理工作流程的優(yōu)化以及管理信息系統(tǒng)應(yīng)用集成的政務(wù)形式。

我校實現(xiàn)協(xié)同辦公首先是實現(xiàn)了技術(shù)層面上的協(xié)同，包括資源協(xié)同和流程協(xié)同，資源協(xié)同是對包括人、財、物、信息數(shù)據(jù)等資源的調(diào)配和優(yōu)化，使這些資源在統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)下為實現(xiàn)共同的任務(wù)而服務(wù)。流程協(xié)同保證了各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)間能進行安全快捷的信息交流。二是實現(xiàn)了組織制度層面上的協(xié)同。為確保協(xié)同辦公的實效性，廣東醫(yī)科大學(xué)制定了《廣東醫(yī)科大學(xué)信息化建設(shè)與管理委員會章程》和《廣東醫(yī)科大學(xué)校務(wù)信息管理系統(tǒng)運行使用管理規(guī)定》等規(guī)章制度，明確了系統(tǒng)、數(shù)據(jù)建設(shè)管理的組織機構(gòu)和相關(guān)職責(zé)，確保協(xié)同辦公順暢實行。

我校有兩個校區(qū)，直轄管理兩家附屬醫(yī)院，下轄多家非直屬附屬醫(yī)院，各校區(qū)、各附屬醫(yī)院都能使用辦公自動化系統(tǒng)為校區(qū)間、學(xué)校與醫(yī)院間、醫(yī)院間的公文審批提供服務(wù)，這不但在學(xué)校內(nèi)部各部門間實現(xiàn)了協(xié)同辦公的目的，還實現(xiàn)了學(xué)校各校區(qū)、各醫(yī)院之間的協(xié)同辦公。極大的節(jié)省了溝通協(xié)商時間，節(jié)省了寶貴的資源，減少了人力、財力的消耗。

四、結(jié)束語

廣東醫(yī)科大學(xué)校務(wù)信息管理系統(tǒng)基于協(xié)同工作理念在全校總體業(yè)務(wù)框架設(shè)計，分為本科學(xué)生管理一條線、研究生管理一條線（在建）和教工服務(wù)管理一條線。所涉及的底層數(shù)據(jù)充分融合、高度共享；能夠有效實現(xiàn)綜合查詢、統(tǒng)計分析、一張表校情展示和各種一站式服務(wù)；基于校務(wù)信息系統(tǒng)的管理，對每一向業(yè)務(wù)工作再造業(yè)務(wù)流程，使得業(yè)務(wù)流程最簡化最優(yōu)化，能夠有效實現(xiàn)流程聯(lián)動，有效實施協(xié)同工作。我校校務(wù)信息化建設(shè)很好地促進了管理變革和數(shù)據(jù)平臺建設(shè)。

[1]吳汝明,辛小霞.基于協(xié)同工作的高校校務(wù)管理系統(tǒng)[J].中山大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2009(3):112-115.

[2]全力.電子校務(wù)對高校行政協(xié)同管理的影響與互動[J].江蘇高教,2010(1):58-60.

（編輯：王曉明）

TP393

B

1673-8454（2016）21-0063-04

2016年度湛江市非資助科技攻關(guān)計劃項目“基于流程可配置的數(shù)字化離校管理平臺研究”（2016B01206）。