信息化環(huán)境下的企業(yè)檔案信息管理

◎張輔云

信息化環(huán)境下的企業(yè)檔案信息管理

◎張輔云

21世紀是信息化時代，在當今時代企業(yè)信息化也逐漸發(fā)展，信息化使得企業(yè)檔案管理方便快捷，但是與此同時也帶來了一系列的問題、難題。本文主要論述了企業(yè)檔案管理所出現(xiàn)的問題及變化。

企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問題

信息多元化問題。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要是以紙質文檔為主要載體，并且管理比較嚴格而且也十分有效。在如今的信息化時代，企業(yè)管理會運用當今先進的計算機技術，將企業(yè)的信息以文字，圖像，聲音等各種信息作為載體來進行保存。信息化管理能夠改進企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系，將內部與外部信息進行整理融合，建立比較龐大的企業(yè)數(shù)據(jù)管理體系，各種各樣的載體及企業(yè)信息內容給企業(yè)信息一體化管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

電子檔案與紙質擋案一致性問題。企業(yè)信息化大部分的工作擺脫了傳統(tǒng)的紙質方法，它是以網(wǎng)絡和信息做為平臺，從而對企業(yè)的各項工作進行管理。因此，這就促進了網(wǎng)絡信息的發(fā)展，我們可以很方便的在一個軟件上對所做內容進行無數(shù)次的設計與修改。等到設計修改完成之后，我們將保存紙質及電子版信息。但是如今面臨的一個問題是我們無法保證圖紙的變更問題，紙質版文件不能夠與電子版對應起來。這個電子版文件與紙質版文件的統(tǒng)一性問題也是企業(yè)檔案面臨的重大難題，如何采取有效的措施來保證信息能夠真實準確的反應實際情況著實讓企業(yè)檔案管理者頭疼。

“信息孤島”問題。企業(yè)檔案管理部門是保存企業(yè)生產(chǎn)以及管理等重要信息的部門，它作為企業(yè)信息的集散地具有較強的信息優(yōu)勢，但是與此同時也同樣存在著“信息孤島”的危機。其主要原因有以下幾點：第一個方面，雖然現(xiàn)在是信息化時代，計算機網(wǎng)絡技術發(fā)達，但是在企業(yè)管理方面運用的還不是很成熟，企業(yè)檔案信息還不能和其他信息很好的聯(lián)系起來；第二個方面，鑒于現(xiàn)在信息化管理不是很成熟，企業(yè)的大部分電子文件還沒有向企業(yè)檔案部門提交，這些電子檔案還處于一種分散的狀態(tài)，不能實現(xiàn)電子檔案的集中管理；第三個方面，現(xiàn)在的信息化發(fā)展，企業(yè)所用的軟件也是各種各樣的，不同的公司之間采取的軟件不一樣，那么在數(shù)據(jù)交換或者交流的時候就不能實現(xiàn)資源的共享。信息化軟件的標準問題也是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重大問題。

企業(yè)信息化基礎數(shù)據(jù)技術標準問題。企業(yè)信息化管理應該具有準確性、可靠性以及及時性的特點，這樣才能夠保證數(shù)據(jù)準準確性以及各個環(huán)節(jié)的正常運轉。但是我國大多數(shù)的企業(yè)還是處于傳統(tǒng)的管理模式之中，很大一部分企業(yè)的數(shù)據(jù)庫還是處于完善的階段，各項標準正等待進一步的完善。這樣就影響了企業(yè)信息數(shù)據(jù)的準確性，安全性以及及時性，阻礙了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

對策

抓住機遇,全面推進企業(yè)檔案信息化建設。信息系統(tǒng)有十分完善的數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)之所以能夠成功的運行是由于對數(shù)據(jù)的系統(tǒng)的研究，數(shù)據(jù)庫的管理對于企業(yè)的建設具有至關重要的作用。企業(yè)的檔案部門保存了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等重要的資源，是企業(yè)信息數(shù)據(jù)的集散地，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)的重要組成部分。企業(yè)的檔案管理部門要根據(jù)企業(yè)自己的情況進行規(guī)劃和要求，充分利用計算機網(wǎng)絡技術和信息化平臺，對企業(yè)的檔案進行有效的管理及利用。

健全制度、加強監(jiān)管、規(guī)范管理。企業(yè)的信息化過程改變了傳統(tǒng)的企業(yè)管理，是企業(yè)創(chuàng)新的表現(xiàn)，它的創(chuàng)新表現(xiàn)在技術、制度以及管理方面。建立了比較科學的管理制度，企業(yè)檔案部門運用先進的計算機網(wǎng)絡技術，對企業(yè)的檔案管理制度以及方法進行創(chuàng)新。為了保證企業(yè)的檔案工作在這樣的環(huán)境下的發(fā)展，我們必須健全檔案管理制度。我們應該及時的調整企業(yè)檔案包括的內容，及時調整企業(yè)的信息，特別是對企業(yè)發(fā)展有利的文件。數(shù)字化檔案方便快捷，我們要建立相應的管理制度，對電子檔案的安全以及保密性做出相應的規(guī)定。公司要對企業(yè)的各種文件進行監(jiān)管，確保電子版檔案與紙質版檔案一致，并且真實有效。將檔案進行歸類管理是對企業(yè)管理的重要的一環(huán)，企業(yè)檔案部門要積極參加質量認證的活動，確保信息制度化和規(guī)范化。

完善檔案信息化建設標準體系,實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的集成和共享。任何行為都有標準，是否標準化是評價檔案信息化穩(wěn)步發(fā)展的重要條件。企業(yè)檔案管理要根據(jù)國家制定的標準來執(zhí)行，要實現(xiàn)信息采集、信息交換和數(shù)據(jù)維護的統(tǒng)一，這樣才能實現(xiàn)企業(yè)各種信息的匯集以及信息安全性，這樣才能使數(shù)字化管理走進我們的生活。

綜上所述，計算機信息技術應用范圍越來越廣泛，與此同時，也給檔案的管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式以及技術已經(jīng)與時代脫節(jié)，無法適應時代的需求。檔案管理工作者要順應時代的發(fā)展需求，運用當代先進的網(wǎng)絡信息技術來提高信息管理的能力，使檔案信息管理在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。

（作者單位：長沙市望城區(qū)第一中學）