新時期綜合檔案數(shù)字化管理探討

王海燕

長慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部寧靖綜合服務(wù)處 750006

新時期綜合檔案數(shù)字化管理探討

王海燕

長慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部寧靖綜合服務(wù)處 750006

在當前社會主義市場經(jīng)濟改革進入深水區(qū)的新時期里，市場經(jīng)濟日益呈現(xiàn)出優(yōu)勝劣汰局面，檔案管理成為現(xiàn)代企業(yè)的重要工作。尤其是在信息時代，數(shù)字化管理成為企業(yè)綜合檔案管理的必然選擇。下面從企業(yè)綜合檔案數(shù)字化管理的特征著手，探討若干數(shù)字化管理措施，以促進新時期里企業(yè)綜合檔案管理水平的提升。

新時期；企業(yè)；綜合檔案；數(shù)字化管理

綜合檔案是企業(yè)的重要資料，記錄企業(yè)日常工作信息，通過搜集、整理及留存等手段能為企業(yè)作出各項決策、開展各項活動等提供支撐。這就需要寧靖綜合服務(wù)處檔案工作嚴格按照油田公司及礦區(qū)事業(yè)部檔案管理工作“收全、管好、用活”的總體要求，加強檔案工作組織領(lǐng)導，突出強化檔案資料收集整理和保管利用、安全保密等重點工作，全面抓好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進檔案業(yè)務(wù)標準化、程序化、規(guī)范化發(fā)展，切實提升服務(wù)處檔案工作水平，為服務(wù)處的發(fā)展提供可靠的檔案信息資源保障。

一、企業(yè)綜合檔案數(shù)字化管理的特征

（一）載體性。企業(yè)的綜合檔案所涉及的內(nèi)容相當廣泛，涵蓋行政、人事、財務(wù)、物資管理等，傳統(tǒng)的綜合檔案管理主要依賴紙張，可直接閱讀，但數(shù)字化管理使綜合檔案的載體變成光盤、磁盤等，且能存儲大量檔案信息，攜帶方便、管理方便。

（二）實效性。企業(yè)實現(xiàn)了綜合檔案的數(shù)字化管理，就能通過計算機查閱檔案資料，快速檢索信息，并遠程查閱、檢索檔案信息，查閱過程簡單，較紙質(zhì)檔案而言能使使用者更及時地獲取信息，實效性很強，為有需要者使用綜合檔案信息提供便利。

（三）共享性。電子檔案主要通過計算機存儲、管理，使信息具備高度共享性。綜合檔案是企業(yè)重要的文件資源，自身就有共享性，但紙質(zhì)檔案的使用受到時間、空間等的限制，極易在使用環(huán)節(jié)發(fā)生丟失、損害等問題，但在數(shù)字化管理的情況下，企業(yè)綜合檔案管理借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可十分方便地傳遞信息，共享信息資源。

二、新時期企業(yè)綜合檔案數(shù)字化管理的措施

（一）強化檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一是加大檔案設(shè)施設(shè)備投入力度，配備了能夠滿足檔案管理工作正常開展所必需的硬件設(shè)施設(shè)備，使檔案庫房全面滿足“三鐵”“八防”要求。二是按照檔案用房“三分開”原則，加強安全防范，將檔案室列為安全防范重點部位，嚴格執(zhí)行檔案安全、保密、消防等管理制度，做到人離門鎖燈關(guān)，非工作人員不得入室，確保檔案資料安全。三是提高檔案管理工作思想認識，加強檔案管理工作的規(guī)劃和部署落實，加大支持力度，保證經(jīng)費預(yù)算，依法合規(guī)管理，確保各類檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，維護好服務(wù)處合法權(quán)益。

（二）推進檔案管理信息化建設(shè)。一是要深化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，切實把中油檔案信息管理系統(tǒng)（E6）管好用好，嚴格落實“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”的歸檔要求，進一步提高服務(wù)處檔案工作效率和服務(wù)水平。二是要規(guī)范檔案信息著錄，堅持電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔機制，整合和管理各類電子文件，為檔案查詢、檢索、利用、統(tǒng)計等各項工作提供真實可靠的數(shù)據(jù)。三是要完善檔案借閱審批制度，健全紙質(zhì)檔案查閱、復制、抄錄和借閱審批手續(xù)，明確借閱要求、利用范圍和歸還時間，并嚴把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強審核力度，確保進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)符合要求。四是做好檔案信息管理系統(tǒng)（E6）備份，保證系統(tǒng)運用，以更好地滿足信息化條件下檔案管理工作的現(xiàn)實需要。

（三）加大檔案安全保管的力度。一是要確保檔案絕對安全是檔案工作的首要任務(wù)，按照檔案安全防范要求，不斷加強安全措施，建立健全人防、物防、技防“三防一體”的檔案安全防范體系，加強檔案安全管理，強化安全保密教育，抓好信息數(shù)據(jù)備份，把安全理念始終貫穿于檔案工作的各個環(huán)節(jié)，杜絕檔案失泄密事件發(fā)生。二是改善檔案保管條件，加強對檔案的綜合性保護，嚴格落實檔案保管“八防”措施。三是要建立健全各項規(guī)章制度，重點抓好制度落實，經(jīng)常開展檔案安全保密自查，加強對涉密檔案、重要檔案的存儲介質(zhì)、檔案信息的上網(wǎng)審查和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)汝P(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，堵塞管理漏洞，嚴防檔案損毀和失泄密事件發(fā)生。

（四）深度開發(fā)并利用綜合檔案。在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化辦公環(huán)境的支撐下，企業(yè)針對綜合檔案開展的檢索信息、分析匯總、跟蹤專題等編研工作也得到相應(yīng)的保障。因此，綜合服務(wù)處可按照專題、類別對綜合檔案信息資源實施二次、三次加工、提煉，深層次開發(fā)信息，拓寬提供綜合檔案信息服務(wù)的領(lǐng)域和渠道。同時，要健全紙質(zhì)檔案查閱、復制、抄錄和借閱審批手續(xù)，明確借閱要求、利用范圍。建立檔案保管臺賬，及時登記檔案入庫、移出、借出等情況，及時修補和復制檔案破損或載體變質(zhì)的檔案，掌握庫藏動態(tài)和庫藏數(shù)量，做到賬、物相符。另外，綜合服務(wù)處還可按照檢索者的要求或意見，采納其合理化、科學化的建議，作出適當?shù)木幯懈倪M，對綜合檔案信息資源實施深度的開發(fā)與利用，推進數(shù)字化管理進程。

（五）提高檔案人員的綜合素質(zhì)。綜合檔案數(shù)字化管理的科技含量高、涉及面廣，檔案人員素質(zhì)的高低成為重要因素，會對綜合檔案數(shù)字化管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，提高檔案人員綜合素質(zhì)是企業(yè)實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的保證。因而綜合服務(wù)處應(yīng)選派檔案人員到專業(yè)培訓部門學習、培訓，到先進單位觀摩、學習，樹立嚴謹、認真的工作態(tài)度，提高職業(yè)道德水平，從而使檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標準化。尤其是綜合服務(wù)處務(wù)必要加強對檔案人員的電子檔案管理培訓，因為數(shù)字化是檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，只有檔案人員掌握計算機知識，具備靈活運用計算機的能力，熟悉軟件系統(tǒng)的功能，才能促進綜合檔案的數(shù)字化管理。企業(yè)還應(yīng)將綜合檔案管理納入員工考核范疇，將檔案人員的績效與綜合檔案數(shù)字化管理成效掛鉤，有效提升綜合檔案數(shù)字化管理水平。

三、結(jié)語

在新時期，科學技術(shù)的發(fā)展日新月異，數(shù)字化正在社會的方方面面滲透，綜合檔案作為企業(yè)的信息資源正發(fā)揮著重要價值。在實際工作中，企業(yè)檔案部門及人員務(wù)必要順應(yīng)新時期的發(fā)展要求，明確綜合檔案數(shù)字化管理的特征，在綜合檔案管理工作中滲透數(shù)字化，真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，促進綜合檔案價值的進一步發(fā)揮。

[1]韓曉晶．檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制[J]．赤子(上中旬),2015(09):174．